Oslo kommune Utdanningsetaten. Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen. Versjon 2.0
|
|
- Brage Knudsen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Utdanningsetaten Saksbehandlingsrutiner for Utdanningsadministrasjonen Versjon 2.0
2 Utdanningsetaten Side 3 Innhold 1. Styrende dokumenter Hovedprinsipper for i Utdanningsadministrasjonen 4 3. Arkivets oppbygging Rollebeskrivelse i saksbehandlingsprosessen Sikkerhet sikret sone og tilgangsstyring Sikret sone Tilgangsgrupper Dokumentflyt i utdanningsadministrasjonen Dokumenttyper i Utdanningsadministrasjonen Interne dokument Prosedyre behandling interne dokument Eksterne dokument Prosedyre eksterne dokument Restansekontroll Kvartalsvis restansekontroll Restansekontroll når noen slutter i sin stilling Møte- og utvalg Prosedyre behandling av møtedokumenter Dokumentasjon av anskaffelsessaker Generelle krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker: Anskaffelser over kr Direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under kr Avrop/minikonkurranse innenfor rammeavtale inngått av UDA Avrop på rammekontrakter/samkjøpsavtaler gjeldene for Oslo kommune Tilsettingssaker Prosjekter Rundskriv Pressemeldinger Offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer Pliktavlevering Rutiner ved driftsstans Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 3
3 Utdanningsetaten Side 4 1. Styrende dokumenter Arkivloven med forskrifter pålegger offentlige organ å ha arkiv og regulerer hvordan disse skal innrettes Offentlighetsloven sikrer innsynsretten til offentligheten Forvaltningsloven styrende for hvordan saksbehandlingen skal foregå Personopplysningsloven sikrer at personvernet blir ivaretatt Instrukser og rundskriv som er spesifikke for Oslo kommune: Rundskriv Regler om offentlighet i Oslo kommune - regulerer hvordan Oslo kommune skal praktisere offentleglova Rundskriv Revidert instruks for bruk av e-post i Oslo kommune regulerer hvordan e-post kan benyttes av ansatte Arkivinstruks for Oslo kommune For å sikre at saksbehandling og følger gjeldende regelverk, benyttes Public 360 som saksbehandlingssystem. 2. Hovedprinsipper for i Utdanningsadministrasjonen Alle dokument som er å regne for et saksdokument for UDA skal lagres elektronisk i virksomhetens saksbehandlingssystem Public 360. Saksdokument defineres som dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Dette betyr at: Alle dokument som er å regne for et saksdokument for UDA skal produseres i eller importeres/skannes inn i Public 360. Alle saksdokument som sendes ut av UDA til eksterne mottakere skal være godkjent i Public 360 av en leder i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise. Unntaket er rene oversendelsesbrev, men det forutsettes da at signerte vedlegg (for eksempel kontrakter) er skannet inn Alle saksdokument skal være journalført før de sendes ut. All utsending av dokumenter skal gå via /postmottak. Saksbehandler skal ikke sende ut dokumenter selv. Interne dokument skal produseres og lagres i Public 360. Dokument som inneholder personsensitive opplysninger skal alltid lagres i sikret sone. Tilgang til sikret sone gis ut fra tjenestelig behov. Tilgang til dokumenter styres av tilgangsgrupper. Medlemskap i tilgangsgrupper gis ut fra tjenestelig behov. Denne tilgangsstyringen gjelder også for dokument som skrives ut i papirformat. Det vil si at en ansatt som ikke er medlem av en bestemt tilgangsgruppe heller ikke skal ha tilgang til samme dokument i papirformat. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 4
4 Utdanningsetaten Side 5 3. Arkivets oppbygging Dokumentene lagres i følgende struktur: Arkivdeler: En arkivdel er en del av et arkiv som inneholder en bestemt type saker ordnet etter et felles ordningsprinsipp. I UDA er det tre arkivdeler: o o o Sakarkiv: Arkivdel for felles administrative saker. Arkivkode benyttes som ordningsprinsipp Elev-/lærlingmapper: Arkivdel for elev- og lærlingmapper. Fødselsdato (ddmmåå) benyttes om ordningsprinsipp Personalarkivet: Arkivdel for personalmappene for ansatte i UDA. Fødselsdato (ddmmåå) benyttes som ordningsprinsipp Sak: En sak er ett eller flere dokument som logisk hører sammen, enten i form av en saksbehandlingsprosess eller at dokumentene er knyttet til et objekt eller en person. En sak skal alltid være tilknyttet en av arkivdelene. Dokument: Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et (hvilket som helst) medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Et dokument må bestandig være tilknyttet en sak. I Public 360 består et dokument av en eller flere filer Fil: Lagringsmedium for innholdet i dokumentet. En fil må være knyttet til et dokument i form et hoveddokument eller et vedlegg Arkivet og arkivdeler Arkivdel for felles administrative saker Arkivdel for elev- og lærlingmapper Arkivdel for personalmapper til ansatte i UDA Sakarkiv - Inneholder felles administrative saker Saksnivå En sak pr. elev/lærling En sak pr. ansatt i UDA - Personalmappa Dokumentnivå - intern og sikret sone Dokument tilknyttet den enkelte sak. Lagres på intern sone såfremt det ikke inneholder personsensitive opplysninger Hvis dokumentet inneholder personssensitive opplysninger, skal det lagres på sikret sone Filer på filnivå Hovdokument med eventuelle vedlegg Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 5
5 Utdanningsetaten Side 6 4. Rollebeskrivelse i saksbehandlingsprosessen I en saksbehandlingsprosess er det ulike roller, avhengig av hvor i prosessen en er. Disse rollene benyttes i Public 360 og regulerer ansvarsområde og tilgangsstyring til dokumentene: Administrator: En person i Utdanningsetaten som gir tilgangsrettigheter til saksbehandlere, ledere, seksjoner og avdelinger samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten. Arkivleder innehar administratorrollen og er ansvarlig for oppretting av brukere og tildele roller Arkivar: En person som åpner, registrerer, skanner, distribuerer til avdeling og journalfører dokumenter, oppretter, redigerer og avslutter saker, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten Leder: En person som har det overordnede saksansvar for avdeling/seksjon og som godkjenner dokument Saksbehandler: En person som behandler enkeltdokumenter og/eller er saksansvarlig for hele saker En person kan ha flere roller. 5. Sikkerhet sikret sone og tilgangsstyring Sikkerhet og tilgang til dokumenter styres på to måter, ved bruk av sikret sone og ved hjelp av tilgangsgrupper. 5.1 Sikret sone For å kunne lagre dokument som inneholder personsensitive opplysninger er det stilt krav fra Datatilsynet om at slike dokument lagres på et eget område som er avskjermet fra det øvrige nettverket og som ikke er tilknyttet internett. Sikret sone oppfyller disse kravene. Dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger blir lagret på en egen server som ligger på et lukket område adskilt fra det øvrige nettverket. Sikret sone krever egen pålogging. Med personsensitive opplysninger menes (Personopplysningsloven 2 pkt 8): Opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning Opplysninger om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling Opplysninger om helsearbeid (dette innbefatter også opplysninger om sosiale forhold) Opplysninger om seksuelle forhold Opplysninger om medlemskap i fagforeninger Alle dokument som inneholder opplysninger av denne art, skal alltid lagres på sikret sone. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 6
6 Utdanningsetaten Side Tilgangsgrupper Tilgangsgrupper regulerer hvilke dokumenter ansatte internt i Utdanningsadministrasjonen skal få tilgang til. Alle dokumenter skal være tilknyttet en tilgangsgruppe. For å få tilgang til dokumentet, må en være medlem av tilgangsgruppen dokumentet ligger i. Av personvernhensyn skal ansatte kun ha tilgang til de dokumentene som de har tjenestelig behov for. Tilgangsmatrise er knyttet til rolle og avdeling/seksjon. Medlemskap i en tilgangsgruppe innebærer at det gis tilgang til alle dokumenter i tilgangsgruppen. Følgende tilganger gis som standard: Alle ansatte har tilgang til tilgangsgruppe Public Ledere: Tilgang til personalmapper i egen avdeling. I tillegg har ledere tilgang til tilsettingssaker (tilgangsgruppe Tilsetting) og tilgangsgruppe som dekker eget fagområde. Saksbehandlere: Tilgang til tilgangsgruppe som dekker eget fagområde. Ved nytilsettinger meldes behov for tilganger skriftlig til arkivleder av avdelingsdirektør. Dette gjelder også hvis det er behov for endringer i tilganger. Enkeltdokumenter kan fordeles til ledere og eller saksbehandlere selv om de ikke er medlem av tilgangsgruppen. De får da kun tilgang til det ene dokumentet i tilgangsgruppen. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 7
7 Utdanningsetaten Side 8 6. Dokumentflyt i utdanningsadministrasjonen Mottak av dokumenter i seksjon for vurderer om dokumentet er å regne som et saksdokument Journalfører dokument, knytter det til sak og skanner inn seksjon for fordeler til avdeling Saksbehandling i avdeling Leder fordeler dokument til sakbehandler Saksbehandler ekspederer dokumentet til arkiv etter det er godkjent Saksbehandler vurderer saksbehandlingsform - besvar med utgående dokument, eler avskriv med kode Dokumentet sendes på saksgang for godkjenning Saksbehandler ekspederer dokumentet til arkiv etter det er godkjent Utsending av dokument kontrollerer om dokumentet er godkjent av leder. Er alt i orden, sendes det ut til mottaker 7. Dokumenttyper i Utdanningsadministrasjonen Dokumenttypene grupperes i to hovedgrupper, interne og eksterne dokumenter. I tillegg er det knyttet noen dokumenttyper til modul for møte- og utvalg. Til de ulike dokumenttypene er det knyttet bestemte maler. 7.1 Interne dokument Et internt dokument er et dokument som sendes innenfor et enkelt organ. For UDA vil det si dokument som sendes mellom saksbehandlere/ledere og/eller seksjoner/avdelinger. Internt dokument med oppfølging skal brukes på dokument internt i UDA når det er ønskelig at mottaker må ta stilling til innholdet (derav med oppfølging). Mottakeren må da ta stilling til innholdet i dokumentet enten i form av et svar eller ved at dokumentet avskrives. Internt dokument uten oppfølging brukes på interne dokument som ikke har innhold som stiller krav til saksbehandling, men som skal lagres som en informasjon knyttet til en sak Intern e-post skal brukes på e-post fra interne brukere i UDA som inneholder arkivverdig informasjon Til internt dokument er det knyttet følgende maler: Innkalling, notat, referat, rundskriv og tom mal (for avtaler, kontrakter og lignende). Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 8
8 Utdanningsetaten Side Prosedyre behandling interne dokument Ansvarlig Prosedyre for interne dokument Oppretter dokumentet på riktig sak i Public 360 og velger riktig type internt dokument. 1 Saksbehandler 2 Saksbehandler/Leder 3 Saksbehandler Hvis dokumentet skal følges opp av mottaker, velges Intern dokument med oppfølging. Hvis det interne dokumentet ikke krever oppfølging, velges Intern dokument uten oppfølging Godkjenning av interne dokument er ikke obligatorisk, dette avgjøres av hvem dokumentet sendes på vegne av og/eller hvem som er mottaker. Hovedregel er hvis dokument skrives på vegne av egen avdeling til annen avdeling skal det godkjennes av leder Hvis dokumentet krever godkjenning, sender saksbehandler det til godkjenning i Public 360 Leder vurderer dokumentet med hensyn til godkjenning Når saksbehandler har ferdigstilt dokumentet, sendes det til mottaker ved å ekspedere det i P360. Har saksbehandler valgt " Intern dokument med oppfølging" vil dokumentet havne i "Ubesvarte dokumenter" hos den saksbehandleren som er satt som mottaker. Er en avdeling satt som mottaker vil dokumentet havne i mappen til fordeling i vedkommende avdeling. 4 Mottaker av intern notat Behandling av mottatte interne dokument Er et "Intern dokument med oppfølging" sendt en avdeling, må det fordeles til saksbehandler før det behandles. Intern dokument med oppfølging kan behandles ved at det avskrives med kode. Dokumentet er da ferdig behandlet når avskrivingskode er påført i P360. Et internt dokument med oppfølging kan også behandles ved at det besvares med et nytt dokument. Saksbehandler velger da "Besvar" og produserer et nytt Internt dokument med oppfølging som svar Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 9
9 Utdanningsetaten Side Eksterne dokument Eksternt dokument er et dokument som har en ekstern mottaker eller avsender. For Utdanningsadministrasjonen vil det si et dokument som skal sendes ut til eller er mottatt fra eksterne. Følgende dokumenttyper i Public 360 kan brukes som eksterne dokument: Dokument ut brukes på dokumenter som skal sendes i papirformat til eksterne mottakere Dokument inn brukes på dokumenter mottatt i papirformat fra eksterne avsendere E-post ut brukes på dokument som sendes ut elektronisk via postmottak. NB! Kan ikke benyttes hvis dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger E-post inn brukes på dokument som mottas pr e-post fra eksterne avsendere Til eksterne dokument er det knyttet følgende maler: Brev, innkalling, pressemelding, referat, rundskriv og tom mal (for avtaler, kontrakter og lignende) 8.1 Prosedyre eksterne dokument Ansvarlig Prosedyre for eksterne dokument Innkommet dokument som skal besvares, opprett svardokument ved å velge Besvar i Public Saksbehandler Innkomne dokumenter som ikke krever skriftlig svar - dokumentet avskrives med kode. Følgende koder kan benyttes: o TO Til orientering o TE Til etterretning o Tlf Telefon Dersom saksbehandlingen starter i UDA, opprettes nytt dokument. Saksbehandler sjekker om det eksisterer en sak fra før, hvis ikke opprettes ny sak 2 Leder 3 Saksbehandler 4 Når saksbehandler er ferdig med dokumentet, sendes det til godkjenning via Public 360 Leder vurderer dokumentet med hensyn til godkjenning o Godkjent hvis dokumenter godkjennes o Ikke godkjent vis dokumentet ikke godkjennes. Dokumentet må da behandles videre av ansvarlig saksbehandler Når dokumentet har fått status Godkjent, ekspederes dokumentet til arkiv. Dokumentet får status Ferdig fra ansvarlig person/leder Når dokumentet skal sendes ut i papirformat, må saksbehandler selv skrive ut dokumentet og levere det fysisk til seksjon for. Dette gjelder også alle kopier til eventuelle kopimottakere Endrer status på dokumentet til Journalført og sender ut dokumentet Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 10
10 Utdanningsetaten Side Restansekontroll Restansekontroll gjennomføres for å sikre at alle inngående dokumenter og interne dokumenter med oppfølging blir ferdigbehandlet til rett tid i henhold til kravene til rett saksbehandlingstid. Restansekontrollen gjennomføres fire ganger pr. år. Hensikten er å gjøre det enklere for lederne å følge opp saksbehandlingen. I tillegg skal det gjennomføres endelig restansekontroll når noen slutter i sin stilling. 9.1 Kvartalsvis restansekontroll Ansvarlig Prosedyre restansekontroll 1 Utarbeider hvert kvartal oversikt over følgende dokument sorter på Avdeling/seksjon og saksbehandler: Inngående dokument som ikke er ferdig behandlet Interne dokument med oppfølging som ikke er ferdig behandlet 2 Leder 3 Saksbehandler Oversikten sendes avdeling Ansvarlig for at restanselistene fordeles ut til den enkelte saksbehandler Saksbehandler gjennomgår restanselisten ved å påføre kommentarer for hvert enkelt dokument. Saksbehandler opplyser om: Om dokumentet fortsatt er under arbeid Eller om dokumentet allerede er besvart med et utgående dokument, da oppgis dokumentnummer Eller hvis dokumentet ikke krever skriftlig svar, avskrives det med kode og dette oppgis i restanselisten 4 Når restanselisten er gjennomgått, leveres den til Seksjon for Gjennomgår restanselistene og oppdaterer dokumentstatus i Public Restansekontroll når noen slutter i sin stilling Når ansatte slutter i sin stilling, skal det foretas en gjennomgang av dokumenter vedkommende er ansvarlig for å sikre at alle er besvart eller avskrevet. Leder er ansvarlig for at saksbehandler som skal slutte må: Kontakte for å få oversikt over restanser Gå gjennom restanselisten for å avskrive med kode dokumenter som ikke krever skriftlig svar Dokumenter som krever skriftlig svar må enten ferdigstilles før saksbehandleren slutter eller de må omfordeles til andre. Omfordeling gjøres i samråd med leder Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 11
11 Utdanningsetaten Side 12 Når restanselisten er gjennomgått og alle dokumenter er avskrevet, ferdigstilt eller omfordelt, leveres listen til som så oppdaterer dokumentstatus i Public 360 Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 12
12 Utdanningsetaten Side Møte- og utvalg Dokumenter som produseres i forbindelse med møter og utvalg er å regne som saksdokumenter og skal derfor produseres i Public 360. Til følgende møter skal møteog utvalgsmodulen i Public 360 benyttes: Arbeidsmiljøutvalget i Utdanningsetaten(AMU) Arbeidsmiljøutvalget i Utdanningsadministrasjonen (AMU-UDA) Medbestemmelsesutvalget (MBU) UBY - Underutvalg for byggesaker Attføringsutvalget AKAN utvalget Direktørmøtet Ovennevnte møter skal ha en fast møtesekretær som er ansvarlig for å produsere møteinnkalling og protokoll på bakgrunn av innmeldte saker Saker som fremmes for disse møte- og utvalgene, skal produseres hjelp av dokumenttypen saksfremlegg og knyttes til riktig møte- og utvalg via Public Prosedyre behandling av møtedokumenter Ansvarlig Prosedyre for interne dokument 1 Saksbehandler Oppretter saksframlegg og sender det til godkjenning 2 Leder Godkjenner dokumentet 3 Saksbehandler Sender saksframlegget til utvalget Klargjør innmeldte saker til møte 4 Utvalgssekretær Sender møtedokumenter til utvalgsmedlemmer 6 Utvalg Behandler innmeldte saker Produserer møteprotokoll. Vedtak genereres som eget 7 Utvalgssekretær dokument i opprinnelig sak 8 Saksbehandler Følger opp vedtak Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 13
13 Utdanningsetaten Side Dokumentasjon av anskaffelsessaker Dette kapittelet beskriver krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker. For komplett rutine ved anskaffelser, se Anskaffelsesrutiner for UDE 11.1 Generelle krav til dokumentasjon i anskaffelsessaker: 1. Anskaffelser skal ha et anskaffelsesnummer 2. Alle dokument i en anskaffelse skal samles i en sak. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 39-UDE-2011 APEX videreutvikling styringsparametre og indikatorer 3. Tilbud skal leveres seksjon for uåpnet (NB! Det kan være unntak for direkteanskaffelser under og avrop på rammeavtaler, se kap og 10.5 og i Anskaffelsesrutiner for UDE 4. Anskaffelser over skal gjennomføres av sertifisert innkjøper Alle dokumenter skal fortløpende registreres og lagres på saken. Følgende dokumenter må lagres på anskaffelsessaken: Behovsmelding/behovsverifikasjon Kontraktsstrategi Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon Tilbudsbrev Åpningsprotokoll Utfyllende korrespondanse vedrørende tilbudet Referat fra forhandlingsmøter Anskaffelsesprotokoll med vedlegg som vektingsmatrise, vurderinger og begrunnelser Meddelelse til tilbyderne som for eksempel begrunnelser, avvisninger og meddelelsesbrev Signert kontrakt Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 14
14 Utdanningsetaten Side Anskaffelser over kr Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler Prosedyre Saksbehandler kontakter seksjon for for tildeling av anskaffelsesnummer. Saksbehandler opplyser samtidig om det er en anskaffelse på over oppretter egen sak i Public 360. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 42-UDE-2010 Påmeldingssystem Sommerskolen Oslo Når frist for innlevering av tilbud er fastsatt, informerer saksbehandler seksjon for om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) Når innleveringsfrist er Alle tilbud skal leveres dokumenttjenesten uåpnet. Seksjon for påfører anbudene dato og klokkeslett for mottak. Anbudene overleveres så saksbehandler Henter anbudsdokumentene i. Gjennomfører tilbudsåpning og lager åpningsprotokoll. Anbudsdokumentene og signert åpningsprotokoll leveres så til arkiv for registrering. 6 Dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360. Når anskaffelsesprotokoll er signert, leveres denne arkiv for skanning Registrerer og skanner inn signert kontrakt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 15
15 Utdanningsetaten Side Direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under kr Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler 6 Prosedyre Saksbehandler kontakter for tildeling av anskaffelsesnummer. Saksbehandler opplyser samtidig om det er en direkteanskaffelse/tilbudsinnbydelse under kr oppretter egen sak i Public 360. Sakstittel skal inneholde anskaffelsesnummer og beskrivelse av hva som anskaffes. Eks: 42-UDE Påmeldingssystem Sommerskolen Oslo Saksbehandler skal innhente minst 3 tilbud, og fra minst en ny tilbyder der det er mulig. Når frist for innlevering av tilbud er fastsatt, informerer saksbehandler om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) Når innleveringsfrist er Hvordan tilbudene leveres. Ved direkteanskaffelser kan tilbud mottas pr. e-post, postmottak@ude.oslo.kommune.no skal i da benyttes Registrerer tilbudene fortløpende på saken og fordeler til saksbehandler Anskaffelsesprotokoll føres fortløpende av saksbehandler og ferdigstilles samtidig som kontrakt underskrives. Signert anskaffelsesprotokoll leveres for skanning. Øvrige dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360 Registrerer og skanner inn signert kontrakt når den er mottatt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 16
16 Utdanningsetaten Side Avrop/minikonkurranse innenfor rammeavtale inngått av UDA Ansvarlig Prosedyre Sender forespørsel til aktuelle avtaleparter. Dokumentene opprettes på saken for rammeavtalen det gjøres avrop på. 1 Saksbehandler 3 Saksbehandler 4 5 Saksbehandler Dokumenttitlene skal ha en referanse til hvilken rammeavtale som benyttes: Eks. 1: Minikonkurranse 40-UDE-2010 Rammeavtale Medietreningskurs Eks. 2: Avrop på 12-UDA-2011 Bistand til rekruttering til ledig stilling Når frist for innlevering er fastsatt, informerer saksbehandler om dette. Sendes postmottak med følgende opplysninger: Hvilken anskaffelse det gjelder (anskaffelsesnr.) og når innleveringsfrist er Alle tilbud skal leveres dokumenttjenesten uåpnet. Seksjon for påfører anbudene dato og klokkeslett for mottak. Anbudene overleveres så saksbehandler Henter tilbudsdokumentene i. Gjennomfører tilbudsåpning og lager åpningsprotokoll. Anbudsdokumentene og signert åpningsprotokoll leveres så til arkiv for registrering. Dokument som produseres i anskaffelsessaken lagres fortløpende i Public 360. Når anskaffelsesprotokoll er signert, leveres denne arkiv for skanning 6 Registrerer og skanner inn signert kontrakt. Saken avsluttes når kontraktsperiode er gått ut og all dokumentasjon er lagt inn på saken. Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 17
17 Utdanningsetaten Side Avrop på rammekontrakter/samkjøpsavtaler gjeldene for Oslo kommune For samkjøpsavtaler gjeldene for hele Oslo kommune, gjelder fortsatt det samme anskaffelsesregelverket, men mye av det formelle er allerede ivaretatt ved inngåelsen av samkjøpsavtalene. Krav til dokumentasjon av anskaffelsen avhenger da av hvilke type avtale som er inngått. Bestilling/avrop på samkjøpsavtalene kan gjøre på følgende måter: Bestilling direkte fra leverandør må ikke dokumenteres i Public 360. Dokumentasjon blir ivaretatt av Agresso E-handel (bestilling direkte fra Markedsplassen) må ikke dokumenteres i Public 360. Dokumentasjon blir ivaretatt av Agresso Anbud se krav i den enkelte samkjøpsavtale. Noen avtaler har en øvre grense for bestilling. Dersom denne grensen overstiges, må det gjennomføres egen anbudskonkurranse. I så tilfelle følges prosedyre for dokumentasjon i anskaffelsessaker Minikonkurranse innenfor samkjøpsavtale - Samme prosedyre som avrop på rammeavtale inngått av UDA, men anbudsforespørsel sendes direkte til tilbydere det er inngått avtale med. Dokumenteres i egen sak. Sakstittel skal henvise til hvilken samkjøpsavtale som benyttes. Eks: Minikonkurranse Samkjøpsavtale Konsulenttjenester IKT Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 18
18 Utdanningsetaten Side Tilsettingssaker Ved tilsetting i ledige stillinger i Utdanningsadministrasjonen skal rekrutteringssystemet Webcruiter benyttes. Webcruiter er integrert med Public 360 og alle arkivverdige dokument produsert der blir overført Public 360. Systemet benyttes under følgende trinn i tilsettingsprosessen: 1. Stillingen publiseres via Webcruiter og det opprettes automatisk en sak i Public Søkere sender sin søknad via Webcruiter. Søknaden blir automatisk overført til riktig sak i Public 360. Søkeren får automatisk en bekreftelse på mottatt søknad 3. Når søknadsfristen utløper, genereres utvidet og offentlig søkerliste fra Webcruiter som overføres til Public Når kandidat er valgt og tilsatt, sendes det ut brev til alle søkere om resultatet av tilsettingsprosessen fra Webcruiter Tilsettingssaker administreres av rekruttering og personalplanlegging i ADP, men det er den enkelte avdeling som er ansvarlig for å lage annonsetekst og utvelgelse av kandidat (ved tilsetting av rektorer, er det områdedirektør som lager annonsetekst og velger ut kandidat). Ansvarlig 1 Saksbehandler 2 Saksbehandler i ADP 3 Saksbehandler 4 Saksbehandler i ADP 5 Prosedyre i tilsettingssaker Avdeling med ledig stilling utarbeider utlysningstekst på eget skjema og sender det til rekruttering og personalplanlegging Publiserer utlysning i Webcruiter. Er ansvarlig for at utlysning blir publisert i media (i henhold til bestilling på skjema) Ved publisering i Webcruiter blir det automatisk opprettet sak i Public 360. Blir tilgjengelig for ansvarlig for tilsettingen (saksbehandler) under Mine åpne saker. Følgende dokument blir overført fra Webcruiter: Utlysning, søknader, melding om mottatt søknad og melding om tilsetting/endelig svar på søknad Når søknadsfrist er utløpt, genereres utvidet søkerliste som overføres til Public 360 Er ansvarlig for utvelgelse av kandidat, innkalling og gjennomføring av intervju Når kandidat er valgt, produseres innstilling i Public 360. Innstilling sendes organisasjonene Når tilbakemelding på innstilling er mottatt og behandlet, lager rekruttering og personalplanlegging tilsettingsbrev og arbeidskontrakt som sendes aktuell kandidat. Tilsetting fullføres og brev med melding om tilsetting sendes øvrige søkere. Melding om tilsetting genereres i Webcruiter og overføres automatisk til sak i Public 360 Oppretter personalmappe på tilsatt kandidat. Overfører søknad og CV fra søknad til personalmappe. Tilsettingssak avsluttes i Public 360 Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 19
19 Utdanningsetaten Side Prosjekter Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Hele prosjektet skal dokumenteres og prosjektets saksdokumenter skal lagres samlet på en sak i Public Sakstittel skal ha følgende oppbygging: Prosjekt navn på prosjektet Eksempel: Prosjekt Innføring av nytt HR-system i Utdanningsetaten 3. Dokument som produseres i prosjektet skal fortløpende lagres på saken etter hvert som de blir ferdigstilt. NB: Dette gjelder også dokument som er produsert ved hjelp av malene i prosjektrammeverket. I den grad disse benyttes, er det for å dokumentere aktiviteter, avgjørelser, vedtak og lignende. Disse blir da å regne som saksdokumenter og skal alltid lagres i Public Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektets dokumenter blir lagret i Public Rundskriv Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Alle rundskriv skal ha eget rundskrivnummer. Tildeles av 2. Det opprettes en sak pr. rundskriv. Sakstittel skal ha følgende oppbygging: Rundskriv Tittel på rundskriv Eksempel: Rundskriv Utbetaling av lønn i juni og juli Rundskriv lages på dokumenttype E-post ut og mal for rundskriv 4. Når rundskrivet er godkjent av leder og ekspedert til arkiv, sender det ut og legger det ut på UDEs internettsider 15. Pressemeldinger Generell saksbehandlingsprosedyre følges med følgende tilleggskrav: 1. Pressemeldingen legges på saken som pressemeldingen omhandler 2. Dokumenttittel skal ha følgende oppbygging: Pressemelding det pressemeldingen omhandler. Eksempel: Pressemelding Inntak til videregående skoler skoleåret Lages som på dokumenttype E-post ut og på mal for pressemelding 4. Når pressemeldingen er godkjent av leder og ekspedert arkiv, sendes det ut fra postmottak 5. Eventuell publisering på UDE s nettsider gjøres av Info-teamet etter at dokumentet er journalført Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 20
20 Utdanningsetaten Side Offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer Offentlig journal består av UDAs inn- og utgående journalførte saksdokument. Offentlig journal produseres og publiseres daglig av, senest 3 dager etter journalføring. Interne saksdokument blir ikke publisert på offentlig journal. Grunnlaget for behandling av innsynsbegjæringer er at noen ber om innsyn i en sak eller et eller flere dokument. Det er ikke noe krav eksakt saks- og dokumentnummer ved innsynsbegjæringer. Det er nok at et dokument og/eller en sak blir identifisert. Innsynsbegjæringer behandles på følgende måte: 1. Innsynsbegjæringer skal sendes postmottak. Kommer en innsynsbegjæring direkte til en saksbehandler, skal denne straks videresendes arkiv 2. setter en intern svarfrist på 3 virkedager på innsynbegjæringen og sender den til ansvarlig saksbehandler med kopi til avdelingsdirektør/overordnet leder 3. Saksbehandler vurderer innsynsbegjæring i samråd med sin avdelingsleder/overordnet leder. Hvis det er en sak det er bedt om innsyn i, skal alle sakens dokumenter vurderes, også interne dokument 4. Når innsynsbegjæringen er vurdert, meldes dette skriftlig til pr. e-post. Hvis avslag gis, skal det alltid oppgis hvilken paragraf i offentleglova avslag gis i henhold til 5. Hvis innsyn gis, sender ut dokumentene. Hvis avslag gis, sender ut melding om dette, og da med informasjon om klagerett 6. Innsynsbegjæringer journalføres ikke. De journalføres først hvis det kommer en klage på avslag om innsyn. Klagen legges da på samme saken til det dokumentet de ble bedt om innsyn i Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 21
21 Utdanningsetaten Side Pliktavlevering Dokument som produseres av UDA som gjøres tilgjengelig for allmennheten, skal avleveres til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Med tilgjengelig for allmennheten menes dokument som er spred utover en avgrenset krets. Organinterne dokument skal ikke avleveres såfremt det ikke er spredt til medlemmer av en åpen organisasjon. Dokument som produseres i UDA som skal avleveres er: o o o Papirdokument, som for eksempel årsmelding, årsrapport, rapporter som blir gjort allment tilgjengelig, skal avleveres i 5 eksemplarer. Småtrykk, som reklametrykk, brosjyrer, kataloger, programmer, kalendere og lignende publikasjoner som blir gjort allment tilgjengelig, skal avleveres i 2 eksemplarer Filmer som er vist offentlig skal avleveres i 2 eksemplarer. Dette gjelder også reklamefilmer og filmer som er laget for å markedsføre Osloskolen Dokument som innbefattes av pliktavlevering, leveres arkiv i riktig antall. sender til Nasjonalbiblioteket. Alle dokument som er pålagt avleveringsplikt skal også arkiveres elektronisk på riktig sak i Public Rutiner ved driftsstans Ved lengre driftsstans som gjør at det ikke er mulig å bruke Public 360 vil iverksette følgende tiltak: 1. journalfører innkomne dokument i en papirjournal 2. fordeler dokumentet til avdeling og eller direkte til saksbehandler med følgende påskrift: Dokumentene mangler saks- og dokumentkortnummer fordi systemet er nede. Dokumentene blir lagt inn i systemet så snart som mulig 3. Dokumentet blir behandlet i avdeling. Dokumenter godkjennes ved at papirversjoner signeres 4. Innkomne dokument som ikke krever svar avskrives ved å påføre avskrivingskode på dokumentet. Dokumentet leveres så til 5. Utgående dokument leveres arkiv for journalføring og avskriving 6. Når Public 360 er i drift igjen vil dokumentene produsert under driftsstansen bli journalført og skannet inn Saksbehandlingsrutiner for UDA Side 22
22
23 Utdanningsetaten Strømsveien 102 Pb 6127 Etterstad, 0602 Oslo Tlf: Faks: Endret dato: Endret av: Sidenummer: Omhandlende Uke Heidi Randem 6, Oppdatert plan for periodisering samt rutinene 1, 2b, 3 og 9 Uke Heidi Randem Oppdatert for nytt dokumentasjonssystem Public 360 Uke Tore Berg Alle sider Oppdatert og revidert ved innføring av møte- og utvalgsmodul i Public 360
Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
DetaljerAnsvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader
Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på
DetaljerOpplæring i ESA 8 Saksbehandlere
1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir
DetaljerVedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav
Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Innhold 1 Publisering på offentlig elektronisk postjournal (OEP)... 2 1.1 Hva skjer før publisering i OEP?... 2 1.2 Hva skjer etter publisering i OEP?...
DetaljerType avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for
Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner
DetaljerRUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER
Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: 21.1.2015 RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret
DetaljerPUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING
PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013 Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER...
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerOslo kommune Utdanningsetaten
Utdanningsetaten P. Reinholdsen Dato: 22.03.2016 Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: 16/02641-2 Rohan Fininger, 95754230 Innsynshenvendelse etter Offentlighetslova - Konsekvenser ved valg
DetaljerAnbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn Registrering, journalføring etc. Anbudene registreres i sak-/arkivsystemet. Registrert saks- og dokumentnummer skrives utenpå konvolutten.
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet
DetaljerHøgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerStandard dokumentproduksjon
Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...
DetaljerKONNERUD SKOLE KONKURRANSEGRUNNLAG KONNERUD SKOLE - UTELEKER. Tilbudsfrist: 11.06.2015 klokken 14.00
KONNERUD SKOLE KONKURRANSEGRUNNLAG KONNERUD SKOLE - UTELEKER Tilbudsfrist: 11.06.2015 klokken 14.00 Innhold 1 Generell informasjon... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Informasjon om regelverket... 4 1.3 Offentlig
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerRutiner for utvalgsbehandling
Rutiner for utvalgsbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Ansvar/myndighet... 3 4 Rollebeskrivelser... 3 4.1 Møtesekretær... 3 4.2 Utvalgsleder... 3 4.3 Stedfortreder...
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerSENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet
ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne
DetaljerDokumenthåndtering i Public 360
Dokumenthåndtering i Public 360 - arkivering, saksbehandling og P360 v DIPS Seminar Kontorfaglig ansatte i PHA Elisabeth Olsen Mona Furseth 08.02.18 Innhold i presentasjon Dokumentflyt i P360 Gjennomgang
DetaljerArkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift
Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper
DetaljerBrukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.
Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. PILOT RAUFOSS VGS. Tjenesten «LAO» (Lærers Administrative Oppgaver) erstatter dagens løsning for generering av elevvarsler i OFK. Denne nye
DetaljerTilgangsstyring i PUBLIC 360
Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP
DetaljerPostadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler
Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4
DetaljerKONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV
KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV Lederutviklingsstøtte ANSKAFFELSESNR. A-92459 FRA NSB Konsern (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 15. mai 2013 ANSKAFFELSESNR.: A-92459 Lederutviklingsstøtte Side 2 av
DetaljerFrokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune
Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon
DetaljerMine restanser. Svare på notat Avskrive restanse
Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Formål Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på posten. Du får restanse
DetaljerVeileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017
Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...
DetaljerHøgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon
Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Skjermbildet... 2 Venstremenyen... 3 Verktøylinjen...
DetaljerVeileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi
Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: 10.07.2015 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: 10.07.2015 Erstatter:
DetaljerAnskaffelser Sakstype: en sak for hver anskaffelse. Arkivdel: SAK UIO. Sakseier:
1 Anskaffelser 14.01.2016 Sakstype: en sak for hver anskaffelse Arkivdel: SAK UIO Sakseier: Sakstittel: Anskaffelse - kontraktsnr - navn på tjeneste/produkt institutt samt avdeling/klinikk - leverandør/kontraktspartner
DetaljerFORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte. Tilbudsforespørsel på Føreropplæring
FORESPØRSEL: 2014027296 Side 1 av 10 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på Føreropplæring Forespørsel 2014027296
DetaljerVelkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode #
1 Nettkurs ephorte Nina Farahi, senior-/fagkonsulent (ephorte) Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon 23 96 10 04 Tast kode 199193712# Agenda Sak/Journalpost/Dokument
DetaljerKommunedelplan for Dagalifjellet
Kommunedelplan for Dagalifjellet KONKURRANSEGRUNNLAG Frist for innlevering av tilbud 30.09.2011 kl. 12.00 NORE OG UVDAL SEPTEMBER 2011 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2
DetaljerMiljøtilskudd til beitelag i Nordland kommentarer til forskriften og saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 1. november 2012
I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
DetaljerESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne
ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»
DetaljerMed forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.
Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for
DetaljerPOST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert:
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
DetaljerMøte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning
26.04.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater
DetaljerKONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelse av Rammeavtale for elektrikertjenester m.m. Eiendomsavdelingen Ås kommune
KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av Rammeavtale for elektrikertjenester m.m. Eiendomsavdelingen Ås kommune Innholdsfortegnelse 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13
DetaljerVeileder for registrering av generelle saker i P360
Veileder for registrering av generelle saker i P360 UiS 2016 Saker som ikke omhandler student eller personal legges som saker i arkivdel Sak. Disse sakene er ofte ikke rutinemessige saker, og det er derfor
DetaljerKONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling (ett-trinn) etter Forskrift om offentlige anskaffelser del I
KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling (ett-trinn) etter Forskrift om offentlige anskaffelser del I for kjøp av Bruksrett til rekrutteringsverktøy Innleveringsfrist: 08.02.2012 kl. 12.00 Saksnr.
Detaljerephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende
ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Agenda Kort om arkivverdighet
DetaljerRetningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare
DetaljerBrukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.
Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. Innhold 1 LAO - Lærers administrative oppgaver... 3 2 Varsel... 4 2.1 Maler... 4 2.2 Personsensitive opplysninger - hva skal ikke i varselbrevet...
Detaljer(Kriminelle forhold må klager anmelde til politiet. Bare domstolene kan ilegge erstatninger.)
NGFs behandling av klager 1. Generelt 1.1 Hvordan klage Dersom en klient av en gestaltterapeut som er medlem av NGF mener gestaltterapeuten har brutt NGFs etiske prinsipper eller vedtekter, kan klienten
DetaljerMøte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning
09.01.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater til slider.
DetaljerNorsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5
Norsk Arkivråd - Høstseminar 2009 Erfaringer med bruk av NOARK 5 Om å bestille et system for Statens Vegvesen v/ Espen Vaager, informasjonsarkitekt 1 Om å bestille et system for Statens Vegvesen Hovedpunkter
DetaljerMøte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning
24.01.2018 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater
DetaljerBrukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal
Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...
DetaljerRutine for postbehandling
Rutine for postbehandling Gjelder fra 15.06.2009 Rev. nr 1 DM dokumentnr Godkjent av Økonomi/administrasjon/ Bernt Bauge Utarbeidet av Arkiv/Ingeborg Svenseid Side 1 av Innholdsfortegnelse 1 Formål...
DetaljerArkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:
Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn
DetaljerQuiz om innsynskrav. a. Sikre enhetlige saksbehandlingsregler i det offentlige
Quiz om innsynskrav Noen av spørsmålene har 2 riktige svar eller et fritt svar. Svar på spørsmålene finner du ved å kontakte SDI på post@hioa.no. God fornøyelse! 1. Hva er formålet med offentleglova? a.
Detaljerephorteoutlook for leder og saksbehandler
ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...
DetaljerHøgskolen i Telemark Arkivseksjonen
Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:
DetaljerHva er Sak. Hva er Journalpost
ESA 8.1. 11.02.16 1 Innhold Hva er Sak... 3 Hva er Journalpost... 3 Lage en ny sak... 5 Registrere en ny journalpost... 10 Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post )... 17 Arkiver e-post... 21
DetaljerLeveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering
// PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen
DetaljerRutine for klage- og disiplinærsaker mot studenter
Dokumenteier: Seksjon dokumentasjonsog inmasjonsvaltning Godkjent av: Lars E. Vorland Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: 07.03.18 Rutine klage- og disiplinærsaker mot studenter Formål: Rutinen
Detaljerephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014
ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises
DetaljerArkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no
Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle
DetaljerMøte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS
Møte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS UiS 2017 Innhold Generelt om utvalgsmodulen... 1 1.Opprettelse av Utvalg... 1 2. Opprette saksfremlegg melde inn saker til et møte (saksbehandler)... 2 3. Utvalgssekretærens
DetaljerTil alle ephortebrukere
Til alle ephortebrukere Det vises til oppfølgingsbrevet etter arkivtilsyn. Denne brukerveiledningen er ment som støtte til deg som saksbehandler, til å følge opp de deler av dokumentoppfølging som hver
Detaljer1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt.
Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS OUS nivå 1 / Personal Dokument-ID: 2671 Versjon:
DetaljerKonkurransegrunnlag del I
Konkurransegrunnlag del I Tilbudsforespørsel KT 1309 VA-sanering Åstadveien Sanering VA-ledninger Asker 24.02.2014 Konkurransegrunnlag del I - Tilbudsforespørsel KT 1309 Åstadveien Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse
DetaljerHva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?
Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS
DetaljerMerkantilsamling 2019
-Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling 2019 Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret ephorte Dei 6 første sidene er gjengangarar, vi tar dei med for at alle nye (og gamle) arkivarar skal
DetaljerAutomatisering av saksbehandlingsprosesser
Automatisering av saksbehandlingsprosesser Navn Atle Johansen Tittel? Enhet Seksjon for dokument og informasjonsforvaltning SDI Agenda Når og hvorfor skal vi automatisere saksbehandlingsprosesser? Avklaring
DetaljerBrukerveiledning for ledere / saksfordelere ved
Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat
Detaljerephorte Brukerkurs saksbehandlere
ephorte Brukerkurs saksbehandlere Denne kursdokumentasjonen er laget for kursdeltakernes personlige bruk. Kopiering og mangfoldiggjøring av hele eller deler av heftet er ikke tillatt uten tillatelse fra
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerDoknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet: Endringer: Brukerveiledning for ledere P360
Dokumenteier: Enhet arkiv Produsent: Christina Berger Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet: 12.03.2018 Endringer: Brukerveiledning for ledere P360 1 Innholdsfortegnelse Formål... 3 Arbeidsflater og roller i
DetaljerRapport Verran Kommune
Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune
DetaljerPasientreiser ANS - Offentlig journal
I,, N, X, S tgående internt produsert, 11/00261-167 Forlengelser mars 2017 - Pasientreiser ANS - Reiser uten rekvisisjon Bestilling av vikarer - Avtale om bistand av Vikartjenester - Manpower Offl 25 Avdeling
Detaljer3. Forbehold til kontrakt som har økonomisk og/eller risikomessig betydning Kriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge.
Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klager har deltatt i en konkurranse med forhandling i ett trinn for inngåelse av rammeavtale for tiltak beregnet på langtidsledige med behov for veiledning og bistand
DetaljerKONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN KONKURRANSE MED FORHANDLING
KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN KONKURRANSE MED FORHANDLING INVITASJON 1.1 Oppdragsgiver Husbanken region Midt-Norge heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen konkurranse med forhandling i forbindelse med
DetaljerVeiledning for registrering av tilskudd i Askeladden
INNHOLDSFORTEGNELSE Grensesnittet «Tilskuddsbehandling og rapportering».... Startsiden for tilskudd.... Status.... Aktive Tilskudd... 5 Registrering av en søknad... 5. Ny søknad/nytt tiltak... 6. Egenskapssøk...
DetaljerMottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker.
ESA HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning
DetaljerLitt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her
Fra fagsystem til sak- og arkivløsning Et eksempel på hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer Paul Hallan Svendsen BiRK Prosjektleder Barne-, ungdoms- og familieetaten 1 Sak og Portaldagene
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon:
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Nytt saksfremlegg Versjon/dato for revisjon: 17.10.2017 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 09.11.2015 Ansvarlig: Dokumentsenteret Formålet
DetaljerOffentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse
Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for
DetaljerRetningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune
W Retningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune Innhold 1. Bruker-ID og passord... 3 2. Privat bruk og eiendomsrett... 3 3. Innsyn... 3 4. Virus og spam... 4 5. Konfidensialitet...
DetaljerÅpenhet i Bærum kommune
Åpenhet i Bærum kommune Innlegg på Norsk Arkivråds kommunekonferanse 14.02.2012 v/gunn Sværen, rådgiver, Bærum Kommune Agenda Kort om Bærum kommune Åpenhetsindeksen - resultat for Bærum kommune Hva gjør
DetaljerArbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang
Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvorfor sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Ansvarsvarsler... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 2 Sende et dokument til gjennomgang:...
DetaljerKonkurransegrunnlaget i forbindelse med anskaffelse av
Konkurransegrunnlaget i forbindelse med anskaffelse av System for behandling av 16.12.2015 Del 1: Konkurransebetingelser Innholdsfortegnelse og dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget for Anskaffelse av
DetaljerRutinebeskrivelse for saksbehandling av arbeidsavtale for timelønnede arbeidstakere
Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: Prosjektleder Cecilie Haugen Horn og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 01.07.2016 Endret dato: Rutinebeskrivelse for saksbehandling
DetaljerRegistrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerRutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet
Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: 0.1 Opprettet dato: 09.09.2013 Endret dato: 20.11.2014 Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for
Detaljer