A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato: Endret dato:

Transkript

1 Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.1 Opprettet dato: Endret dato: Rutine for forvaltning av studentmapper Formål Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering og dokumentering av studentsaker ved HiOA i henhold til gjeldende regelverk. Tidspunkt/regelmessighet for utførelse Rutinen følges fortløpende ved saksbehandlilng av studentsaker. Se også: Forvaltningsloven Offentleglova Arkivloven Universitets- og høyskoleloven Rutiner for FS Innhold Rutine for forvaltning av studentmapper...1 Begrepsavklaringer...1 Saksbehandling av studentsaker...2 Innholdet i en digital studentmappe...2 Dokumenter som kan holdes utenfor saksbehandlingssystemet...4 Hvordan dokumenteres studentsaker i saksbehandlingssystemet...4 Saker...5 Dokumenter...5 Prosessen/saksbehandling av studentsaker ved HiOA...6 Begrepsavklaringer FS: Studieadministrative fagsystemet for studentsaker. Aktiviteter fra en person blir tatt opp som student ved HiOA til han/hun uteksamineres registreres i dette systemet. Public 360: Høgskolens saksbehandlings- og dokumenthåndteringssystem. 1

2 Side 2 av 6 Studentsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse til/fra og om studenter ved HiOA. Studentmappe: Mapper som inneholder saker som angår den enkelte student og dennes studieforhold. All dokumentasjon som har verdi for en enkelt student ved HiOA skal lagres i en digital studentmappe. Mappen skal klasseres etter arkivkode 52 med personummer som sekundærkode og unntas offentlighet, jf. Offentleglova 13, jf. Forvaltningsloven Student (arkivdel): Arkivdel for studentsaker. Det er denne arkivdelen alle studentmapper blir knyttet til. Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til HiOAs arkivnøkkel. Klasseringen avhenger av hva sakene dreier seg om. Se egen rutine for saker som skal i saksarkivet. Saksbehandling av studentsaker Systemene som genererer dokumentasjon som ifølge regelverket skal bevares i en digital studentmappe er primært fagsystemet FS og Public 360 Public 360 er det eneste dokumenthåndteringssystemet ved HiOA som er godkjent etter gjeldene regelverk for oppbevaring av dokumentasjon. Det betyr at den digitale studentmappen skal lagres i Public 360. All korrespondanse av dokumentasjonsmessig verdi skal oppbevares i denne digitale mappen. Da vil hele historikken til studenten bli samlet et sted på en oversiktlig og sikker måte som er i tråd med gjeldende regelverk. I praksis innebærer det at all dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i Public 360 automatisk blir lagret korrekt i den digitale studentmappen. Dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i FS må inntil videre manuelt legges over i den digitale studentmappen i Public 360. Det er en integrasjon mellom FS og Public 360. Alle studenter som er aktive i FS blir automatisk overført og registrert som en kontaktkort i Public 360. Dokumenter som gjelder opptak av studenter legges inn fra FS i den digitale studentmappen i Public 360. Målet er at det skal bli en integrasjon mellom systemene som på sikt gjør at det skal være tilstrekkelig å lagre korrespondanse av dokumentasjonsverdi et sted. Innholdet i en digital studentmappe Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter en digital studentmappe bør inneholde. Listen er ikke uttømmende, men inneholder en oversikt over de ulike sakstypene med angitte eksempler. For dokumentasjon av meget begrenset verdi kan man se bort i fra kravet om oppbevaring i den digitale studentmappen. Om en student for eksempel søker om utvidet tid til en enkelt eksamen og vedtaket ikke har noe verdi etter at eksamen er avholdt er det ikke nødvendig å oppbevare dette i en elektronisk studentmappe. 2

3 Side 3 av 6 Om det er dokumentasjon utover rutinen saksbehandler mener bør være i saksbehandlingssystemet må dette skannes inn av saksbehandler selv. I studentmappe Alle svar på klager og søknader skal også registreres de oppsatte eksemplene gjelder både inngående og utgående brev Vurdering av annen Eksempler Kommentarer utdanning Innpassing av fag Godkjenning av delstudier i utlandet Innpassing/godkjenning av annen utdanning Forhåndsgodkjenning av fag Praksis Eksempler Kommentarer Klager i tilknytning til praksis Tilrettelagt praksis / flere forsøk Permisjon Vurdering av praksis Utestengelse fra praksis Klage på formelle feil Klage på øvingslærer/ praksisveileder /praksissteder Søknad om tilrettelagt praksis Søknad om tredje praksisforsøk Søknad om permisjon fra dager i praksisperiode Søknad om permisjon fra praksis Ikke bestått praksis Utestengelse grunnet manglende politiattest Medisinsk testing Legges på studentmappe som X-notat Studieløp Eksempler Kommentarer Tap av studierett Varsel om tap av studierett Vedtak om tap av studierett Permisjon Søknad om permisjon fra studiet Tilrettelegging av studiet Søknad om tilrettelegging av studiet Utveksling Søknad om utveksling Learning agreement Kontrakt/brev mellom institusjoner utveksling av enkeltstudenter Eksamen og vitnemål Eksempler Kommentarer 3

4 Spesialordninger/ tilrettelegging av eksamen Eksamen begrunnelser/klager Rutine for forvaltning av studentmapper Side 4 av 6 Søknad om alternativ vurderingsform Klage på formelle feil Flere eksamensforsøk Søknad om fjerde eksamensforsøk Trekk fra eksamen Trekk pga manglende arbeidskrav Fri bachelorgrad Søknad om 2+1 vitnemål/sammensatte vitnemål/fri bachelorgrad Karakterutskrifter/Vitnemål Bekreftelse på gjennomført studium (når det ikke utstedes vitnemål) Vitnemål Begrunnelse på karakter kan registreres der dette foreligger skriftlig Legges inn i studentmappe når vitnemålene foreligger elektronisk. Diverse Eksempler Kommentarer Politiattester med Politiattest merknader Sykmeldinger Klagesaker til klagenemnda Fuskesaker Eksamensprotokoller Privatist Søknad om status som privatist Skal i utgangspunktet ikke inn i dokumenthåndteringssystemet, men legges inn om det er en del av en permisjonssøknad etc. Dokumenter som kan holdes utenfor saksbehandlingssystemet Kan holdes utenfor studentmappe Eksamen og vitnemål Eksamensbesvarelser Søknad om duplikater og bekreftelser Tilrettelegging av eksamen (søknad om utvidet tid etc.) Vurderingsrapporter for praksis Hvordan dokumenteres studentsaker i saksbehandlingssystemet 4

5 Side 5 av 6 Saker Tittel: Alle studentmapper skal ha tittelen Studentmappe Etternavn Fornavn Mellomnavn Eksempel: Studentmappe Smart Petter Saksansvarlig Leder for studieadministrasjonen skal stå som saksansvarlig for studentmappen og har alle tilganger for sitt fakultet til studentmappen. Skjerming/tilgangskoder Alle studentmapper og tilhørende dokumenter skjermes med tilgangskode UO offl. 13, jf. fvl. 13.1, og intern tilgangsgruppe Student Navn på studenten skal alltid fjernes på offentlig tittel Kassasjon/bevaring Ifølge kassasjonsplanens klasse 4 og 5, som gjelder studier/studentsaker, skal det meste av innholdet i studentmappene kasseres når det har mistet sin administrative betydning. Ifølge kassasjonsplanen for de statlige høgskolene vil dette normalt si etter 40 år. Saksframlegg (innstillinger) som gjelder den enkelte student og som behandles i høgskolens styringsorganer, skal bevares. Dokumenter Nye filer opprettes som egne dokumenter i studentmappen. I dokumentet skriver man hva fila gjelder. Navn på utdanning den enkelte student er tilknyttet skal alltid være med i dokumenttittelen. Eksempler: Inngående brev: Søknad om permisjon bachelorstudium i vernepleie Søknad om innpassing av fag bachelorstudium i radiografi Utgående brev: Innvilget/avslått søknad om permisjon bachelorstudium i vernepleie Innvilget/avslått søknad om innpassing av fag bachelorstudium i radiografi Hovedregelen er at dokumentene i en studentmappe skal behandles av studieadministrasjonen på det enkelte fakultet. Leder fordeler dokumentene til korrekt saksbehandler. Dersom en student har tilhørighet på flere fakulteter, legges alle dokumenter likevel på samme studentmappe. Fakultetet der studenten har studieprogrammet sitt, er ansvarlig for studentmappa. I tilfeller der flere studenter har signert samme søknad eller klage, legges ett eksemplar av dokumenter i hver studentmappe. Alle studentene skal få hvert sitt svar, disse legges også i respektive studentmapper. 5

6 Side 6 av 6 Skjerming/tilgangskoder For å unngå kobling mellom dokumentene som kan føre til at uvedkommende får tilgang til personsensitive opplysninger, skal alle dokumenter i studentmappen ha tilgangskode OU (Offentleglova jf. Forvaltningsloven) og tilgangsgruppe Student, og navnet på studenten fjernes på offentlig tittel. Disiplinærsaker og andre typer dokumenter som oversendes til klagenemnda, skal ha tilgangsgruppe Klagenemndsaker. Disse skal ikke ligge i studentmappen, og har derfor egne rutiner. Tilgangsgruppen Begrenset gruppe skal kun benyttes ved registreringen av svært sensitive saker og dokumenter i systemet. Studentområdet har allerede flere tilgangsgrupper, så det skal alltid først vurderes om disse kan brukes. Alle har mulighet til å sette tilgangsgruppen på saksmapper og dokumenter etter behov, men det er bare definerte personer ved Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) som er medlemmer av gruppen. Det vil si at dersom du oppretter saker og dokumenter med denne tilgangsgruppen er det kun du som saksbehandler som i tillegg til SDI vil ha tilgang til dokumentasjonen. Du som saksbehandler har rettigheter til å gi utvidede tilganger til andre utvalgte som skal ha tilgang til dokumentene. Prosessen/saksbehandling av studentsaker ved HiOA Rolle Trinn/frist Handling SDI Løpende Registrerer henvendelser som kommer i posten eller til høgskolens sentrale e-postmottak Leder Løpende Fordeler all post som ligger til fordeling i saksbehandlingssystemet til saksbehandlere innenfor egen enhet Saksbeh. Løpende Registrerer henvendelser som kommer direkte til ham/henne på e-post Papirpost som kommer direkte til saksbehandler kan han/hun velge å skanne selv, eller sende til SDI for innskanning og registrering. Saksbeh. Løpende Henvendelsene saksbehandles i saksbehandlingssystemet ved at det opprettes utgående brev, eventuelt notat om det er behov for det. Dokumentene sendes til elektronisk godkjenning til leder i dokumenthåndteringssystemet. Leder Løpende Dokumentet godkjennes av leder. De samme lederne som normalt ville signere det fysiske brevet skal være med i godkjenningsrunden. Saksbeh. Løpende Saksbehandler sender ut brevet og ekspederer det i dokumenthåndteringssystemet. SDI Løpende SDI kvalitetssikrer dokumentene etter gjeldende prosedyrer. 6