Rutine for studentutveksling

Transkript

1 Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: Lars E. Vorland og informasjonsforvaltning Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: Endret dato: Rutine for studentutveksling Formål: Formålet med rutinen er å sørge for at nødvendig dokumentasjon i forbindelse med studentutveksling registreres og behandles på en sikker og enhetlig måte i Public 360. Dette må gjøres for å oppfylle kravene fra Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU), EUkommisjonen og European Higher Education Area (EHEA) gjennom ECTS User s Guide Rutinen gjelder både innreisende og utreisende studenter, selv om de genererer noe ulike dokumentasjonsbehov. Tidspunkt/regelmessighet for utførelse: Rutinen vil gjelde fra og med studieåret For innreisende studenter registreres dokumentasjonen etter fullført opphold. For utreisende studenter registreres dokumentasjonen fortløpende. Saksbehandler/internasjonal koordinator ved fakultet/seksjon for internasjonalisering er selv ansvarlige for at dokumentasjonen registreres riktig og i henhold til rutinen. Se også: Informasjon om internasjonalisering: ECTS User's Guide 2015: Informasjon om Erasmus +: Europa/mobilitet-i-europa/Om-tiltaket Erasmus+-utveksling Beskrivelse av dokumentene Det er flere typer dokumenter som produseres i forbindelse med at en student kommer inn til eller reiser ut fra OsloMet storbyuniversitet. Agreement er en tredelt avtale mellom studenten, hjem-/vertsinstitusjon og OsloMet, og gjelder derfor både utreisende og innreisende studenter. Den første delen danner grunnlaget for forhåndsgodkjenning ved OsloMet og opptak ved eksternt sted. Den andre delen brukes dersom det skjer endringer i 1

2 valg av emner som er forhåndsgodkjent. Senere i oppholdet kommer bekreftelse på avlagte studier og på at studenten har tatt emnene som skulle tas, samt en bekreftelse med oppnådde resultater. For innreisende studenter tilknyttet utdanninger med praksis som ikke gir karakter, er Agreement endelig bevis på oppholdet og hva studenten har gjort. I noen tilfeller vil siste del av Agreement bli erstattet av en Confirmation of Stay/Confirmation of Purpose og en karakterutskrift. Det fins to typer Agreement innen Erasmus+-programmet. Studies benyttes for studieutveksling, eller kombinert studie- og praksisutveksling, mens Traineeship brukes for rene praksisutvekslinger. Videre lages det en stipendkontrakt (Grant Agreement) mellom OsloMet og den utreisende studenten. Denne inneholder informasjon om hva studenten og OsloMet forplikter seg til i forbindelse med utvekslingen, slik som informasjon om stipend, forsikringer og tidsperiode for utveksling. For utreisende studenter lages to tildelingsbrev. Det første gjelder for 70 % av stipendet, det andre for de resterende 30 % etter endt opphold. Både utreisende og innreisende studenter får tildelt en karakterutskrift ved avsluttet opphold dersom de avlegger studiepoeng. Skjerming Dokumentene er som utgangspunkt Ugradert og tilgangsgruppe Public. Unntaket er hvis Agreement inneholder sensitiv informasjon tilknyttet for eksempel tilrettelegging av studier. Da brukes UO unntatt offentlighet etter offl. 13 jr. fvl og tilgangsgruppe student. Bevaring/kassasjon Dokumentasjon vedrørende innreisende studenter må etter krav fra SiU og EU-kommisjonen beholdes i minst 5 år, og de kan i løpet av denne tiden komme på monitoreringsbesøk og kreve informasjonen utlevert. Disse dokumentene kasseres derfor etter 7 år. Dokumentasjon vedrørende utreisende studenter kasseres etter 25 år i henhold til kassasjonsreglementet. Krav fra SiU og EU-kommisjonen er således ivaretatt. Innreisende studenter Innreisende studenter kommer til OsloMet for en kortere periode av studietiden sin. De regnes ikke som en del av OsloMet sin ordinære studentmasse. Dokumentasjon vedrørende deres studieopphold legges derfor på samlesaker per fakultet per studieår. Agreement for innreisende studenter registreres samlet i ett dokument med alle nødvendige signaturer, og derfor etter at/når studenten reiser hjem igjen. Dersom Confirmation of Stay erstatter del 3 i Agreement, må også denne registreres, men på samme samlesak. 2

3 Karakterutskrifter for innreisende studenter trenger ikke registreres, da denne informasjonen kan hentes fra FS ved behov. Praksisvurderinger, som ikke registreres i FS, legges på samlesaken for de innreisende studentene. Confirmation of Stay/Purpose, opptaksbrev og bekreftelse fra UDI trenger ikke registreres. Samlesak: Tittel: Studentmobilitet innreisende - [fak] studieår [ ] Saksansvarlig: Seksjonssjef for studieadministrasjonen ved det enkelte fakultet Arkivkode: 275 Studiereiser, stipend, utveksling, hospitering Dokument: Agreement [hjeminstitusjon] Praksisvurdering - [hjeminstitusjon] Alle er utgående dokumenter med studenten som mottaker, og hjeminstitusjon som Utreisende studenter Dette er OsloMet sine egne studenter, og dokumentasjonen tilknyttet deres utenlandsopphold legges derfor på den enkeltes studentkort, men som egen sak. Agreement legges inn fortløpende, hver del for seg. I tilfeller der del 3 erstattes av Confirmation of Stay, skal denne også inn. Også stipendkontrakten, begge tildelingsbrevene om stipendmidler og karakterutskriften fra vertsinstitusjonen skal legges på studentmappen. Avreisekontrakten mellom studenten og OsloMet, med blant annet informasjon om pårørende og kontaktinformasjon, ligger i dokumentarkivet i FS og slettes når studenten kommer hjem til Norge igjen. Disse skal derfor ikke registreres. Praksisvurderinger for utreisende studenter trenger ikke registreres, da informasjon om bestått eller ikke framkommer av Agreement. Sak: Tittel: Studentmobilitet utreisende - [fak] [navn] Saksansvarlig: den som oppretter saken Arkivkode: 57 Arkivdel: Student Husk å knytte saken til kontaktkortet = saksbehandler/internasjonal koordinator ved fakultet IN = saksbehandler/internasjonal koordinator ved seksjon for internasjonalisering 3

4 Rolle Trinn Dok.type Dokumenttittel Handling Agreement del 1 [Studies/Traineeship] del 1 P360. Kopi til Hanne Maanum og Margareth Sandvik Alfredsen på Seksjon for internasjonalisering. Studenten som IN Stipendkontrakt Grant Agreement for [Studies/Traineeship] Skriver Grant Agreement og får den signert av studenten. Registrerer i P360. Studenten som IN Tildelingsbrev 1 Utgående Tildeling 1 [vertsinstitusjon] Skriver tildelingsbrev i P360 for første utbetaling av stipendbeløp. Studenten som mottaker og seksjon for lønn som kopimottaker. Agreement del 2 [Studies/Traineeship] del 2 P360. Kopi til Hanne Maanum og Margareth Sandvik Alfredsen, Seksjon for internasjonalisering. Studenten som Agreement del 3 / Confirmation of Stay [Studies/Traineeship] del 3 Evt. Confirmation of Stay P360. Kopi til Hanne Maanum og Margareth Sandvik Alfredsen, Seksjon for internasjonalisering. Studenten som IN Tildelingsbrev 2 Utgående Tildelig 2 [vertsinstitusjon] Skriver tildelingsbrev i P360 til studenten for resten av stipendbeløpet. Studenten som mottaker. Lønn som kopimottaker 4

5 Karakterutskrift Karakterutskrift [vertsinstitusjon] Registrerer karakterutskrift i P360. Studenten som Nordplus og bilaterale avtaler Beskrivelse av dokumentene Det er flere typer dokumenter som produseres i forbindelse med at en student kommer inn til eller reiser ut fra OsloMet storbyuniversitet. Agreement er en todelt avtale mellom studenten, hjem-/vertsinstitusjon og OsloMet, og gjelder derfor både utreisende og innreisende studenter. Den første delen danner grunnlaget for forhåndsgodkjenning ved OsloMet og opptak ved eksternt sted. Den andre delen brukes dersom det skjer endringer i valg av emner som er forhåndsgodkjent. Etter oppholdet kommer karakterutskrift eller bekreftelse på gjennomført praksis. For innreisende studenter tilknyttet utdanninger med praksis som ikke gir karakter, er Agreement endelig bevis på oppholdet og hva studenten har gjort. Det fins to typer Agreement. Studies benyttes for kombinert studie- og praksisutveksling, mens Traineeship brukes for rene praksisutvekslinger. Skjerming Dokumentene er som utgangspunkt Ugradert og tilgangsgruppe Public. Unntaket er hvis Agreement inneholder sensitiv informasjon tilknyttet for eksempel tilrettelegging av studier. Da brukes UO unntatt offentlighet etter offl. 13 jr. fvl og tilgangsgruppe student. Bevaring/kassasjon Dokumentasjon vedrørende innreisende studenter har begrenset verdi og kan derfor kasseres etter 7 år når det ikke lenger har administrativ betydning. Dokumentasjon vedrørende utreisende studenter kasseres etter 25 år i henhold til kassasjonsreglementet. Innreisende studenter Innreisende studenter kommer til OsloMet for en kortere periode av studietiden sin. De regnes ikke som en del av OsloMet sin ordinære studentmasse. Dokumentasjon vedrørende deres studieopphold legges derfor på samlesaker per fakultet per studieår. Agreement for innreisende studenter registreres samlet i ett dokument med alle nødvendige signaturer, og derfor etter at/når studenten reiser hjem igjen. Karakterutskrifter for innreisende studenter trenger ikke registreres, da denne informasjonen kan hentes fra FS ved behov. Praksisvurderinger, som ikke registreres i FS, legges på samlesaken for de 5

6 innreisende studentene. Confirmation of Stay/Purpose, opptaksbrev og bekreftelse fra UDI trenger ikke registreres. Samlesak: Tittel: Studentmobilitet innreisende - [fak] studieår [ ] Saksansvarlig: Seksjonssjef for studieadministrasjonen ved det enkelte fakultet Arkivkode: 57 Dokument: Agreement [hjeminstitusjon] Praksisvurdering - [hjeminstitusjon] Alle er utgående dokumenter med studenten som mottaker, og hjeminstitusjon som Utreisende studenter Dette er OsloMet sine egne studenter, og dokumentasjonen tilknyttet deres utenlandsopphold legges derfor på den enkeltes studentkort, men som egen sak. Agreement legges inn fortløpende, hver del for seg. Karakterutskriften fra vertsinstitusjonen skal legges på saken. Praksisvurderinger for utreisende studenter må registreres for disse studentene, da informasjon om bestått/ikke bestått ikke framkommer av Agreement. Avreisekontrakten mellom studenten og OsloMet, med blant annet informasjon om pårørende og kontaktinformasjon, ligger i dokumentarkivet i FS og slettes når studenten kommer hjem til Norge igjen. Disse skal derfor ikke registreres. Sak: Tittel: Studentmobilitet utreisende - [fak] [navn] Saksansvarlig: den som oppretter saken Arkivkode: 57 Arkivdel: Student Husk å knytte saken til kontaktkortet = saksbehandler/internasjonal koordinator ved fakultet IN = saksbehandler/internasjonal koordinator ved seksjon for internasjonalisering 6

7 Rolle Trinn Dok.type Dokumenttittel Handling Agreement del 1 [Studies/Traineeship] del 1 P360. Studenten som Agreement del 2 [Studies/Traineeship] del 2 P360. Studenten som Karakterutskrift Karakterutskrift [vertsinstitusjon] Registrerer karakterutskrift i P360. Studenten som 7