Retningslinjer for behandling av klagesaker Fastsatt av høgskoledirektøren

Transkript

1 Retningslinjer for behandling av klagesaker Fastsatt av høgskoledirektøren Innledning De viktigste lovene er: Forvaltningsloven (fvl.) gjelder ved saksbehandling i alle offentlige virksomheter. Offentlighetsloven (offl.) gjelder også saksbehandling i alle offentlige virksomheter. Universitets- og høyskoleloven (univl.) gjelder bare saksbehandling i universitets- og høyskolesektoren. I disse retningslinjene vil de generelle regler for behandling av klagesaker i fvl. bli gjennomgått innledningsvis. Deretter vil de spesielle reglene i univl. bli gjennomgått. Disse gjelder krav om begrunnelse for og klage på sensurvedtak samt klage på formelle feil ved eksamen. Det er utarbeidet egne skjema for klage over formelle feil ved eksamen, for krav om begrunnelse for karakterfastsetting og for klage over karakterfastsetting, se vedleggene 1-3 til disse retningslinjene. Se også Rundskriv F fra Kunnskapsdepartementet om veiledning i behandling av klagesaker under lov om universiteter og høyskoler. Her gis det utfyllende regler om saksbehandlingen i slike klagesaker. Ta kontakt med FA dersom det oppstår tvil om fremgangsmåten i en sak. Generelt om klagebehandling etter fvl. - Enkeltvedtak Enkeltvedtak: Dette er avgjørelser som gjelder rettigheter og plikter for enkeltpersoner. Det er i all hovedsak adgangen til å klage på slike vedtak som behandles her. Noen eksempler på enkeltvedtak som ofte fattes i universitets- og høyskolesektoren: vedtak om godkjenning og godskriving av utdanning, jf. univl vedtak om fritak for eksamen, jf. univl vedtak om opptak, jf. univl vedtak om annullering av eksamen, jf. univl vedtak om utestenging/bortvisning, jf. univl vedtak om karaktersetting, jf. univl vedtak i saker som gjelder avgjørelse i sak om klage over formelle feil (saksbehandlingsfeil) ved eksamen, jf. univl vedtak om avslag på søknad om særordninger/tilrettelegging til eksamen. Veiledningsplikt og saksbehandlingstid, jf. fvl. 11 og 11a: Ansatte i høgskolen har såkalt alminnelig veiledningsplikt. Det innebærer at vi skal strekke oss langt i å veilede studenter om deres rettigheter og plikter. Dette gjelder også i forbindelse med behandling av klagesaker, feks bistå i formuleringen av en klage, informere om frister på en god måte osv.. Videre er det slik at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det antas at det vil ta uforholdsmessig lang tid å behandle en sak, skal det gis en foreløpig orientering. I saker om enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den ble mottatt. 1

2 Det er viktig at saker som gjelder klager og saker som gjelder fusk eller annen uredelig opptreden gis høy prioritet. Fullmektig, jf. fvl. 12: En student har alltid lov til å la seg representere av en fullmektig. Dette kan være en advokat eller en annen person som studenten selv velger. Dersom en advokat presenterer seg som fullmektig er det ikke behov for å legge frem skriftlig fullmakt fra studenten. Dersom det er en annen som skal representere studenten, skal det fremlegges skriftlig fullmakt. Dersom feks én student skal representere en gruppe studenter, skal det legges frem skriftlig fullmakt fra hver enkelt student. Når det er oppnevnt fullmektig, skal alle henvendelser i saken skje via fullmektigen. Taushetsplikt/partsinnsyn, jf. fvl. 13, 18, 19 og 20: Saker som gjelder studenter er som hovedregel unntatt offentlighet. Studenten eller dennes fullmektig har likevel som hovedregel rett til innsyn i dokumenter som gjelder studenten selv. Dette gjelder ikke interne vurderinger som er ledd i saksforberedelsen. Studenten eller dennes fullmektig vil imidlertid under saksforberedelsen normalt bare ha rett til innsyn i det faktiske grunnlaget, slik som egne prøver, beskrivelse av hendingsforløp, vitneprov, retningslinjer osv.. Klagefrist, jf. fvl. 29: Fristen for å klage er tre uker etter at vedtak er mottatt. Se likevel egne regler i univl. for krav om begrunnelse for sensurvedtak. Selv om klagefristen er oversittet, kan klagen tas under behandling på visse vilkår, jf. fvl 31. Dette kan være i tilfeller der studenten eller dennes fullmektig ikke kan lastes for fristoversittelsen eller det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd. Her skal vi være rause i våre vurderinger, men må selvfølgelig vurdere alle sider ved en slik sak, for eksempel hvilke konsekvenser en behandling vil få for studenten, evt andre studenter, høgskolens øvrige drift osv.. Klager skal, jf. fvl. 32: fremsettes for klagenemnda ved Høgskolen i Telemark v/den fakultet som har truffet vedtaket det klages over (første instansen), enten dette er et sensurvedtak, klage på formelle feil osv.. være undertegnet av studenten eller dennes fullmektig. nevne det vedtak det klages over. nevne den endring som er ønsket. nevne begrunnelsen for klagen. Dersom klagen er mangelfull, skal det gis en kort frist for rettelse/utfylling, jf. veiledningsplikten nevnt over. Klagen registreres i ephorte på studentens mappe, og i avviksdatabasen. Fakultetet (første instans i klagesaker) skal vurdere eget vedtak på nytt, jf. fvl. 33. Sjekkliste for vurdering: er hjemmelen for vedtaket godt nok klargjort? er vedtaket fattet av rett instans? er aktuelle bestemmelser tolket riktig? 2

3 er det begått saksbehandlingsfeil? er vedtaket basert på rett faktum? foreligger det forhold som tilsier at vedtaket bør endres til gunst for klager, til tross for at vedtaket synes juridisk uangripelig? Ved eventuell endring til gunst for klager, til tross for at vedtaket synes juridisk uangripelig, er det viktig at saken individualiseres så godt som mulig for å hindre at den skaper utilsiktet presedens. Dersom klagen tas til følge på fakultetsnivå, skal nytt vedtak treffes og studenten eller dennes fullmektig underrettes om dette. Saken er dermed avsluttet. Dersom fakultetene etter en nærmere vurdering, kommer til at opprinnelig vedtak skal opprettholdes, skal fakultetene: sette opp en redegjørelse for saksgangen med oversikt over dokumentvedlegg. kopiere alle dokumenter som har relevans for vurderingen i saken, slike som oppgaver, besvarelser, emnebeskrivelser, nærværsregistreringsskjemaer, fakultetenes utfyllende regelverk mv.. ta utgangspunkt i at klageinstansen ikke kjenner noen sider av saken, og at ingen ting er opplagt. sende saken til klagenemnda med kopi av redegjørelsen med alle vedlegg til studenten eller dennes fullmektig. Klagenemnda overtar så behandlingen av saken, jf instruks og reglement for klagenemnda. Etter at nemnda har truffet vedtak i saken, orienteres studenten eller dennes fullmektig i eget brev fra høgskoleledelsen med kopi til fakultetene. Trekking av klage: En klage kan trekkes på et hvert tidspunkt frem til nytt vedtak er fattet. Det er i denne sammenheng viktig at alle vedtak dateres. Spesielt om saksbehandlingen ved klage over formelle feil ved eksamen, ved krav om begrunnelse for sensurvedtak, og ved klage på sensurvedtak, jf. univl. 5-2 og 5-3. Klage på formelle feil, jf. univl. 5-2: Formelle feil er saksbehandlingsfeil, mao brudd på fastsatte regler. Det kan for eksempel være feil ved eksamensoppgaven, feil ved eksamensavviklingen, plutselige endringer i fag- eller studieplaner uten at studentene er informert, eller at det ikke er gitt beskjed om fare for stryk i praksisperioder eller det er gjort feil ved gjennomføringen av sensuren. Den som har vært oppe til eksamen eller prøve, kan klage over formelle feil innen tre uker etter at han eller hun er eller burde være kjent med det forhold som begrunner klagen. Er krav om begrunnelse for eller klage over sensurvedtak fremsatt, løper fristen for å klage over formelle feil fra studenten har fått begrunnelsen eller endelig avgjørelse av klagen foreligger. Formelle feil får bare konsekvenser dersom feilen kan ha hatt betydning for studentens prestasjon eller bedømmelsen av denne. Konsekvensen av slike formelle feil er at 3

4 sensurvedtaket oppheves. Dersom feilen kan rettes opp ved ny sensur, foretas ny sensurering. I motsatt fall holdes ny eksamen med nye sensorer. Dersom det er begått formelle feil, og det er rimelig å anta at dette kan ha hatt betydning for en eller flere kandidaters prestasjon eller bedømmelsen av denne, kan det bestemmes at det skal avholdes ny sensurering eller holdes ny eksamen eller prøve. Dette gjelder altså tilfeller hvor en klage avdekker formelle feil som kan ha hatt betydning for andre enn klageren, eller hvor man blir oppmerksom på slike feil uten at det er fremsatt formell klage. I slike tilfeller vil det ofte være naturlig at også de andre kandidatene som er rammet av feilen får tilbud om ny sensur eller ny prøve. I enkelte tilfeller er det imidlertid behov for å kunne gjennomføre ny sensur eller ny prøve eller eksamen også for kandidater som ikke ønsker det. Et eksempel på en slik situasjon kan være dersom eksamensoppgaven har blitt gjort kjent før eksamen, og dette har blitt oppdaget etter eksamensavviklingen. Klage over formelle feil ved eksamen behandles ellers på samme måte som andre enkeltvedtak etter fvl.. Klage over sensurvedtak rett til begrunnelse, jf. univl. 5-3: Studenten kan alltid kreve begrunnelse for sensurvedtak. Tidsfrister for krav om begrunnelse: ved muntlig eksamen/bedømmelse av praktiske ferdigheter må slikt krav fremsettes umiddelbart etter at karakteren er meddelt. ved annen bedømmelse må krav om begrunnelse, dersom studenten får meddelt karakteren elektronisk og kan fremsette krav om begrunnelse på tilsvarende måte, fremsettes innen én uke fra karakteren ble kunngjort. ved annen type kunngjøring må krav om begrunnelse fremsettes innen én uke fra studenten fikk kjennskap til karakteren, likevel ikke mer enn tre uker fra karakteren ble kunngjort. Begrunnelsen skal normalt være gitt innen to uker etter at studenten har bedt om dette. Sensor kan selv velge om begrunnelsen skal være skriftlig eller muntlig Tidsfrister for fremsetting av klage: studenten kan klage skriftlig over sensurvedtaket innen tre uker etter at eksamensresultatet er kunngjort. dersom det er fremsatt krav om begrunnelse innen fristene, løper frist for å klage fra det tidspunkt studenten har fått begrunnelsen eller endelig avgjørelse av klagen foreligger. dersom endelig karakter er fastsatt på grunnlag av både skriftlig og muntlig karakter, løper fristen for å klage fra det øyeblikk samlet karakter er kunngjort. Dette gjelder altså selv om det er den skriftlige karakteren det kan klages over. Klagerett: det kan klages skriftlig over et sensurvedtak. det kan likevel ikke klages over karakter ved muntlig prestasjon og vurdering av praksisopplæring som etter sin art ikke lar seg etterprøve. forprøver kan bare påklages når prøven ikke er bestått. 4

5 det kan ikke klages på sensurvedtak etter ny sensurering iht 5-3. det kan klages på formelle feil ved ny sensureringen iht 5-3. det kan klages på sensurvedtak etter ny sensurering iht 5-2. Klage over sensurvedtak behandles ellers på samme måte som andre enkeltvedtak etter fvl.. OBS! Endring av sensurvedtak ved klage kan skje både til gunst og ugunst for klager. Dette er det viktig at studentene er orientert om. Dersom endelig karakter er satt på grunnlag av både skriftlig og muntlig prøve og klager får medhold i klage over den skriftelige delen av sensuren, følger det direkte av lovens ordlyd at det skal avholdes ny muntlig prøve. Det er imidlertid også klart at loven må forstås slik at ny muntlig høring avholdes også når karakteren justeres ned. Vedlegg 1. Skjema for klage over formelle feil ved eksamen 2. Skjema for krav om begrunnelse for karakterfastsetting 3. Skjema for klage over karakterfastsetting. 5