JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER

Transkript

1 JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER Saksbehandler har ansvaret for å vurdere om dokumenter i studentsaker skal unntas offentlighet. Hjemmel for unntak finnes i Offentlighetslovens 5 a Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt: Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. Om den lovbestemte taushetsplikten finner vi i Forvaltningslovens 13 at Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold,.. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Primærkode : fødselsnummer (11 siffer) Gjeldende Kort beskrivelse dato : Noen få typer dokumenter skal alltid unntas offentlighet. Resten må vurderes. SAKSTITTEL DOKUMENT DOKUMENTTITTEL JA NEI DOK.T. ARKIV- DEL KOMMENTARER Avbryting av studiet U Off.loven 5a Utgående brev om at studenen må slutte p.g.a. ikke oppfylte studiekrav Opplyses om rettigheter og privatistmuligheter Svar fra student vedr. varsel om Konsekvenser av ikke oppfylte studiekrav Ikke oppfylte studiekrav

2 konsekvenser av ikke oppfylte studiekrav Brev fra student som sier fra seg studieplass/sluttter Svar til student som sier fra seg studieplass Opplyses om rett til permisjon før studiet avbrytes. Jfr Forvaltningslovens 11 om veiledningsplikten Frasigelse av studieplass Svar om frasigelse av studieplass Registreres også i M-stas Husk melding til praksiskoordinator. Hvis studenten søker permisjon eller spesielt tilrettelagt studieløp, blir det ny sak under Permisjoner og/eller endring av studieløp. Bachelorgrad (egne studenter) bachelorgrad - I Skannes ikke Registreres i M- stas Vitnemål utstedes Bekreftelser vedr. studieplass og avlagte eksamener Spørsmål om å få bekreftelse på at en person er student ved skolen og hvor langt i studieløpet vedkommende har kommet I Skannes ikke Ekspedisjonen Spørsmål om å få I Skannes ikke

3 karakterutskrift på norsk Spørsmål om å få karakterutskrift på engelsk Spørsmål om å få kopi av Diploma supplement Ekspedisjonen I Skannes ikke Ekspedisjonen I Skannes ikke Ekspedisjonen Disiplinærsaker NB! Husk tilgangskode på alle dokumentene! Henvendelse, ekstern eller intern, vedr. disiplinærsak Uttalelser som innhentes som ledd i saksbehandlingen Disiplinærsak - I el N Off.loven 5 a Hele saken unntas offentlighet. Uttalelse vedr. disiplinærsak U el N Off.loven 5 a Brev til studenten Disiplinærsak U Off.loven 5 a Svar fra studenten Disiplinærsak I Off.loven 5 a Svar på henvendelse vedr. disiplinærsak Svar vedr. disiplinærsak U Off.loven 5 a Eksamen + fag + dato Søknad og svar vedr. særordning til eksamen (eget skjema), for eksempel bruk av PC, ordbok lengre tid osv. utsettelse med innlevering av utsettelse med I Off.lovens 5a

4 Begrunnelse og klage over karakterfastsettelsen eksamensbesvarelse utsettelse med innlevering av eksamensbesvarelse Melding om underkjente obligatoriske arbeidskrav Muntlig eller skriftlig begrunnelse kan gis etter sensors valg. 1. Skriftlig begrunnelsen for karakterfastsettelsen (eget skjema) 2. Klage over Karakterfastsettelse (eget skjema) innlevering av eksamensbesvarelse utsettelse med innlevering av eksamensbesvarelse Melding om underkjente obligatoriske arbeidskrav 1. Begrunnelse for karakterfastsettelse i faget 2. Klage over karakterfastsettelse i faget U Off.loven 5 a I tilfelle studenten får skriftlig beskjed om dette, er det instituttet som sender. Journalføres ikke. I I Evt. Off.loven 5 a Evt. Off.loven 5a 1.Ved begrunnelse: Brev til sensor 2. Ved klage: Utsending til nye sensorer (klagesensor) 1.Kand. - Sensors begrunnelse for karakter i faget 2. Kand. Ny vurdering av eksamensbesvarelse i faget U U

5 Dispensasjon fra eksamensforskriften Svar fra sensor eller Ny sensurliste 1. Svar på krav om begrunnelse 2.Svar på klage over eksamensresultat dispensasjon fra krav om forkurnnskaper for tilgang til hovedprosjekt 1. Begrunnelse for karakterfastsettelse i faget 2.Kand. Ny sensur etter klage på eksamenskarakter i faget tilgang til hovedprosjekt tilgang til hovedprosjekt I U U Sensurliste Skannes ikke Registreres i M- stas Off.loven 5 a I Evt.offl.lov 5a U Evt.off.lov 5a Dispensasjon fra eksamensforskriften å få avlegge eksamen for 4. gang Foreløpig svar, kan be om bedre begrunnelse. Fra studenten: Begrunnelse føres inn som vedlegg til søknaden 4. gangs eksamen 1. Foreløpig svar.. 2. Ber om bedre begrunnelse Tilleggsopplysninger mottatt dato I Off.loven 5 a

6 å få avlegge eksamen for 4. gang Klage over eksamensoppgaver 4. gangs eksamen Klage over eksamensoppgave U Off.loven 5 a I / Sakarkiv Kan komme fra én student og bli en studentsak, men kan også komme fra flere og bli en sak i sakarkivet. Svar på klage over eksamensoppgaver Klage vedr. eksamensavviklingen Svar på klage vedr. eksamensavviklingen Svar på klage over eksamensoppgave Klage over eksamensavvikling Svar på klage over eksamensavvikling U / Sakarkiv I / Sakarkiv U / Sakarkiv Kan komme fra én student og bli en studentsak, men kan også komme fra flere og bli en sak i sakarkivet. Kan komme fra én student og bli en studentsak, men kan også komme fra flere og bli en sak i sakarkivet. Kan komme fra én student og bli en studentsak, men kan også komme fra flere og bli en sak i sakarkivet. Eksamen - avmelding Skannes ikke, registreres i M-stas en reg. selv

7 i Arena Eksamen fravikelse av oppmeldingsfrist Skannes ikke, registreres i M-stas Forsinket frammøte ved skolestart Melding om forsinket frammøte ved studiestart I Skannes ikke Opptakskontor Innpassing av fag/ fritak fra deler av studiet innpassing av fag og fritak fra deler av studiet/eksamen Foreløpig svar, kan be om flere opplysninger. Fra studenten: Svarbrev, studieplaner m.m. Føres inn som vedlegg til søknaden Notat fra saksbehandler til studieleder Notat fra studieleder til instituttleder Endelig svar på søknad om innpassing av innpassing av fag og fritak for deler av studiet (skjema) 1. Foreløpig svar 2. Ber om flere opplysninger Tilleggsopplysninger mottatt dato Uttalelse vedr. søknaden om fritak av.. Instituttleder fatter endelig vedtak, og oversender vedtaket til saksbehandler innpassing av fag N N Reg. i M-STAS

8 fag/fritak fra deler av studiet Omslagsark fra Samordnet opptak Kvotestudenter opptak som kvotestudent Utvekslingsstudenter opptak som utvekslingsstudent Overflytting overflytting fra annen høgskole Foreløpig svar, kan be om flere opplysninger. Fra studenten: Svarbrev, studieplaner m.m. Føres inn som vedlegg til søknaden Endelig svar på søknad om overflytting fra annen høgskole Fra HiÅ-studenter: overflytting fra Høgskole til HIÅ 1. Foreløpig svar 2. Ber om flere opplysninger Tilleggsopplysninger mottatt dato overflytting - innvilget overflytting til annen Skannes ikke Skannes ikke Skannes ikke I Sakarkiv Evt. Off.loven 5 a U Sakarkiv Evt. Off.loven 5 a Evt. Off.loven 5 a U Sakarkiv Elektronisk mappe opprettes Evt. Off.loven 5 a Husk melding til praksiskoordinator.

9 overflytting til annen studieretning ved HIÅ overflytting til annen studieretning ved HIÅ studieretning overflytting til annen studieretning U Evt. Off.loven 5 a Husk melding til praksiskoordinator, hvis studenten flytter. Permisjoner og/eller endring av studieløp permisjon som får konsekvenser for studieløpet Foreløpig svar, kan be om flere opplysninger. Fra studenten: Svarbrev, dokumentasjon. Føres inn som vedlegg til søknaden permisjon å få flytte et klassetrinn ned permisjon 1. Foreløpig svar 2. Ber om flere opplysninger Tilleggsopplysninger mottatt dato permisjon å få flytte et klassetrinn ned Kortere permisjoner journalføres ikke Endring av studieløp kan, men må ikke, innebære permisjon. I Evt. Off.loven 5 a Husk melding til praksiskoordinator.

10 å få flytte et klassetrinn ned spesielt tilrettelagt studieløp spesielt tilrettelagt studieløp å få flytte et klassetrinn ned spesielt tilrettelagt studieløp spesielt tilrettelagt studieløp I Off.loven 5 a U Off.loven 5 a Husk melding til praksiskoordinator. Praksis å få slippe trekking av praksisplass Svar vedr. trekking av praksisplass endring av praksisperiode, som får konsekvenser for studieløpet Foreløpig svar, kan be om flere opplysninger. Fra studenten: Svarbrev, dokumentasjon. Føres inn som vedlegg til søknaden endring av praksisperiode endring av praksisperiode 1. Foreløpig svar 2. Ber om flere opplysninger Tilleggsopplysninger mottatt dato Skannes ikke IHF I Evt. Off.loven 5 a endring av praksisperiode Husk melding til praksiskoordinator. Dokumenter vedr Skannes ikke

11 godtgjørelse for reiser til praksissteder Praksis person med utenlandsk utdanning Søknad fra person med utenlandsk utdanning, som trenger praksis i Norge. Foreløpig svar, kan be om flere opplysninger praksis I Sakarkiv/ 1. Foreløpig svar 2. Ber om flere opplysninger U Sakarkiv/ Evt. Off.loven 5 a Sak i sakarkiv, men blir sak i studentarkiv hvis vedkommende blir tatt opp som student. Evt. Off.loven 5 a Fra søker om praksis: Svarbrev, dokumentasjon. Føres inn som vedlegg til søknaden Svar til person med utenlandsk utdanning, som trenger praksis i Norge. Tilleggsopplysninger mottatt dato praksis I Evt. Off.loven 5 a U Sakarkiv/ Evt. Off.loven 5 a Sak i sakarkiv, men blir sak i studentarkiv hvis vedkommende blir tatt opp som student. Hvis søkeren blir tatt opp som student: Husk melding til

12 praksiskoordinator. Sykmeldinger Skannes ikke Taushetsløfter Skannes ikke