Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA

Transkript

1 Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Formål: Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering og dokumentering av studentsaker ved HiOA i henhold til gjeldende regelverk. Tidspunkt/regelmessighet for utførelse: Rutinen følges fortløpende ved saksbehandlilng av studentsaker. Se også: Forvaltningsloven Offentleglova Arkivloven Universitets- og høyskoleloven Rutiner for FS Begrepsavklaringer: FS: Det autoritative studieadministrative fagsystemet for studentsaker. Aktiviteter fra en person blir tatt opp som student ved HiOA til han/hun uteksamineres registreres i dette systemet. ephorte/public 360: Høgskolens saksbehandlings- og dokumenthåndteringssystem. Studentsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse til/fra og om studenter ved HiOA. Studentmappe: Mapper som inneholder saker som angår den enkelte student og dennes studieforhold. All dokumentasjon som har verdi for en enkelt student ved HiOA skal lagres i en digital studentmappe. Mappen skal klasseres etter arkivkode 52 med personummer som sekundærkode (personnummeret skal alltid unntas offentlighet, jf. Offentleglova 13, jf. Forvaltningsloven 13). Studentarkiv: Arkivdel for studentsaker. Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til HiOAs arkivnøkkel. Klasseringen avhenger av hva sakene dreier seg om. Se egen rutine for saker som skal i saksarkivet. Saksbehandling av studentsaker: Systemene som genererer dokumentasjon som ifølge regelverket skal bevares i en 1

2 Side 2 av 6 digital studentmappe er primært fagsystemet FS og organisasjonens dokumenthåndterings-/saksbehandlingssystem. ephorte (erstattes av Public ) er det eneste dokumenthåndteringssystemet ved HiOA som er godkjent etter norsk arkivstandard. Det betyr at den digitale studentmappen skal lagres i dette systemet. All korrespondanse av dokumentasjonsmessig verdi skal oppbevares på denne digitale mappen. Da vil hele historikken til studenten bli samlet et sted på en oversiktlig og sikker måte som er i tråd med gjeldende regelverk. I praksis innebærer det at all dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i dokumenthåndteringssystemet (ephorte/public 360) automatisk blir lagret korrekt i den digitale studentmappen. Dokumentasjon som blir til ved saksbehandling i FS må inntil videre manuelt legges over i den digitale studentmappen i dokumenthåndteringssystemet. Ved innføring av Public 360 vil det bli en integrasjon mellom FS og dokumenthåndteringssystemet. Dette fører til at dokumenter som opprettes i FS automatisk også legges inn i den digitale studentmappen. I den første versjonen av Public 360 vil dette bare gjelde dokumentasjon rundt opptak av studenter. Målet er at det skal bli en integrasjon mellom systemene som på sikt gjør at det skal være tilstrekkelig å lagre korrespondanse av dokumentasjonsverdi et sted. Innholdet i en digital studentmappe: Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter en digital studentmappe bør inneholde. Listen er ikke uttømmende, men inneholder en oversikt over de ulike sakstypene med angitte eksempler. For dokumentasjon av meget begrenset verdi kan man se bort i fra kravet om oppbevaring i den digitale studentmappen. Om en student for eksempel søker om utvidet tid til en enkelt eksamen og vedtaket ikke har noe verdi etter at eksamen er avholdt er det ikke nødvendig å oppbevare dette i en elektronisk studentmappe. Om det er dokumentasjon utover rutinen saksbehandler mener bør være i saksbehandlingssystemet må dette skannes inn av saksbehandler selv. I studentmappe Alle svar på klager og søknader skal også registreres de oppsatte eksemplene gjelder både inngående og utgående brev Vurdering av annen Eksempler Kommentarer utdanning Innpassing av fag Godkjenning av delstudier i utlandet Innpassing/godkjenning av annen utdanning Forhåndsgodkjenning av fag Praksis Eksempler Kommentarer Klager i tilknytning til praksis Klage på formelle feil 2

3 Side 3 av 6 Klage på øvingslærer/ praksisveileder /praksissteder Tilrettelagt praksis / flere forsøk Søknad om tilrettelagt praksis Søknad om tredje praksisforsøk Permisjon Søknad om permisjon fra dager i praksisperiode Søknad om permisjon fra praksis Vurdering av praksis Ikke bestått praksis Utestengelse fra praksis Utestengelse grunnet manglende politiattest Studieløp Eksempler Kommentarer Tap av studierett Permisjon Varsel om tap av studierett Vedtak om tap av studierett Purring på ikke betalt semesteravgift Purring på manglende semesterregistrering Stopp i studiet grunnet manglende progresjon Søknad om permisjon fra studiet Melding om tilbakekomst etter endt permisjon Dette vil etter hvert skje elektronisk Tilrettelegging av studiet Søknad om tilrettelegging av studiet Utveksling Søknad om utveksling Learning agreement Kontrakt/brev mellom institusjoner utveksling av enkeltstudenter Eksamen og vitnemål Eksempler Kommentarer Spesialordninger/ tilrettelegging av eksamen Eksamen begrunnelser/klager Søknad om alternativ vurderingsform Klage på formelle feil Klage på karakterfastsetting Klage på karakterfastsetting kan avskrives med TE. Med Public 360 vil disse klagene etter hvert registreres automatisk via skjemaimport. 3

4 Side 4 av 6 Flere eksamensforsøk Søknad om fjerde eksamensforsøk Trekk fra eksamen Trekk pga manglende arbeidskrav Fri bachelorgrad Søknad om 2+1 vitnemål/sammensatte vitnemål/fri bachelorgrad Karakterutskrifter/Vitnemål Karakterutskrifter (gjelder karakterutskrifter som erstatter vitnemål) Vitnemål Begrunnelse på karakter kan registreres der dette foreligger skriftlig Legges inn i studentmappe når vitnemålene foreligger elektronisk. Diverse Eksempler Kommentarer Politiattester med Politiattest merknader Sykmeldinger Skal i utgangspunktet ikke inn i dokumenthåndteringssystemet, men legges inn om det er en del av en permisjonssøknad etc. Dokumenter som kan holdes utenfor saksbehandlingssystemet: Kan holdes utenfor studentmappe Eksamen og vitnemål Eksamensbesvarelser Privatister Søknad om duplikater og bekreftelser Tilrettelegging av eksamen (søknad om utvidet tid etc.) Vurderingsrapporter for praksis Hvordan dokumenteres studentsaker i saksbehandlingssystemet: Saker: Tittel: Alle studentmapper skal ha tittelen Studentmappe Navn Eksempel: Studentmappe Smart Petter Saksansvarlig: Leder for studieadministrasjonen skal stå som saksansvarlig for studentmappen og har alle tilganger for sitt fakultet til studentmappen. 4

5 Side 5 av 6 Skjerming/tilgangskoder: Alle studentmapper skjermes med tilgangskode S13, offl. 13, jf. fvl. 13. Navn på studenten skal alltid sladdes/skjermes. Kassasjon/bevaring: Ifølge kassasjonsplanens klasse 4 og 5, som gjelder studier/studentsaker, skal det meste av innholdet i studentmappene kasseres når det har mistet sin administrative betydning. Ifølge kassasjonsplanen for de statlige høgskolene vil dette normalt si etter 25 år. Saksframlegg (innstillinger) som gjelder den enkelte student og som behandles i høgskolens styringsorganer, skal bevares. Journalposter: Nye dokumenter opprettes som egne journalposter i studentmappen. Journalposttittel: I journalposten skriver man hva dokumentet gjelder. Navn på utdanning den enkelte student er tilknyttet skal alltid være med i journalposttittelen. Eksempler: Inngående brev: Søknad om permisjon førskolelærerutdanningen Eva Hansen Søknad om innpassing av fag bachelorstudium i radiografi Jo Johnsen Utgående brev: Innvilget/avslått søknad om permisjon førskolelærerutdanningen Eva Hansen Innvilget/avslått søknad om innpassing av fag bachelorstudium i radiografi Jo Johnsen Saksbehandling: Hovedregelen er at journalpostene i en studentmappe skal behandles av studieadministrasjonen på det enkelte fakultet. Leder fordeler journalpostene til korrekt saksbehandler. Skjerming/tilgangskoder: For å unngå kobling mellom journalposter som kan føre til at uvedkommende får tilgang til personsensitive opplysninger, skal alle journalposter i studentmappen ha tilgangskode S ( 13/13, jf. Offentleglova, jf. Forvaltningsloven) og navnet på studenten skjermes/sladdes. Prosessen/saksbehandling av studentsaker ved HiOA: Rolle Trinn/frist Handling SDI Løpende Registrerer henvendelser som kommer i posten eller til høgskolens sentrale e-postmottak Leder Løpende Fordeler all post som ligger til fordeling i saksbehandlingssystemet til saksbehandlere innenfor egen enhet 5

6 Side 6 av 6 Saksbeh. Løpende Registrerer henvendelser som kommer direkte til ham/henne på e-post Papirpost som kommer direkte til saksbehandler kan han/hun velge å skanne selv, eller sende til SDI for innskanning og registrering. Saksbeh. Løpende Henvendelsene saksbehandles i saksbehandlingssystemet ved at det opprettes utgående brev, eventuelt notat om det er behov for det. Dokumentene sendes til elektronisk godkjenning til leder i dokumenthåndteringssystemet. Leder Løpende Dokumentet godkjennes av leder. De samme lederne som normalt ville signere det fysiske brevet skal være med i godkjenningsrunden. Saksbeh. Løpende Saksbehandler sender ut brevet og ekspederer det i dokumenthåndteringssystemet. SDI Løpende SDI kvalitetssikrer dokumentene etter gjeldende prosedyrer. 6