ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne"

Edgar Eggen
6 år siden
Visninger:

1 ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember

2 Morgenstemning 2

3 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler» Mottar, vurderer, registrerer og skanner post daglig» Fordeler direkte til saksbehandlere daglig» Mottar direkte post: Skann og send som e-post til deg selv» Mottar e-post: Overføres til ESA8 og registreres i riktig sak» Sender brev som vanlig post: 1 utskrift til å legge i konvolutten. Ikke behov for flere papirkopier.» Sende brev som e-post: Gjøres direkte fra ESA8. Graderte dokumenter kan ikke sendes direkte fra ESA8. Noter i kommentarfelt: Sendt som e-post. 3

4 HVEM GJØR HVA? - 2 Saksbehandler» Svarbrev avsluttes ved å velge: Dokumentet er ferdig og ekspedert Dokumentfilen låses nå for redigering og oppgaven forsvinner fra oppgavelisten din» Opprette nye saker: Legg saken i riktig arkivdel Arkivkoder må legges inn for å få lagret saken. Arkivkoder: Brukes til å sikre mer presise søk Se på Skriveregler for tittelfeltene i ESA» Ferdigbehandlet sak: Endre status på saken til F - Ferdigbehandlet kan avsluttes STATUS I ESA8 = DIN REELLE ARBEIDSSITUASJON 4

5 HVEM GJØR HVA? - 3 Saksbehandler» Vurder offentlighet: På mottatte dokumenter På dokumenter du selv produserer både interne og eksterne» Gradering og skjerming: Hjemmel for å unnta: Skjerming kan kun gjøres når journalposten eller saken er gradert med lovhjemmel Mangler en hjemmel: Send melding til din superbruker. Gjør deg kjent med offentlig journal slik at du forstår hva som blir synlig og hva som skjermes. Reelt behov for unntak: Vurder merinnsyn opp mot skaden som innsyn vil kunne gi. 5

6 HVEM GJØR HVA? - 4 Dokumentsenteret Saksbehandler» KVALITETSSIKRER registreringene ikke innholdet i dokumentene.» OFFENTLIG JOURNAL» Journalposter som skal utgå gi beskjed til Dokumentsenteret» Journalposter som er ekspedert pass på at status er ekspedert» Mottatte oppgaver journalposter: Husk å endre status slik at oppgaven ikke blir stående som RESTANSE» RESTANSE: Din leder vil følge med og ser i sine oversikter hva dere har stående som ubesvart. Sørg for at det stemmer med virkeligheten 6

7 ET VÅKENT ØYE vi gjør alle feil Dokumentsenteret Saksbehandlere Kvalitetssikring av hverandres registreringer 7

8 HVILKE DOKUMENTER SKAL REGISTRERES OG ARKIVERES? All saksbehandling skal kunne dokumenteres. All dokumentasjon som ikke registreres i andre fagsystemer, skal registreres i ESA 8 Dokumentasjon som skal registreres er saksdokumenter (uavhengig av hvilket format det er produsert i) med dokumentasjonsverdi som viser/begrunner nødvendig grunnlag og beslutning i saksbehandlingen Definisjon på saksbehandling: Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak. 8

9 Tilsettingsprosess Vurdering av behov Etablering av tilsettingsutvalg 2 fra adm. + 1 fra org. Planlegging av prosessen fra A til Å - tidsplan Utlysning Mottak av søknader og søkerlister Vurdering og sortering av søknader Intervjuer Referanseinnhenting Innstilling Beslutning/vedtak Lønnsfastsettelse Utsendelse av tilbud Mottak av aksept og ekspedering av lønnsmelding. Arkivdel i ESA8: HA Arkivkode: Se fellesklasse 41 Fagklasse kan legges til 1 sak pr tilsettingsprosess Gi beskjed til Dokumentsenteret Opprett sak i ESA8 Produseres i ESA8 Journalføres i ESA8 Evt dokumenter lagres i ESA8 Innkalling til intervju produseres og journalføres i ESA8 Samt notater og vurderinger fra intervju Notater og vurderinger lagres i ESA8 Produseres i ESA8 Vedtak produseres i ESA8 Evt dokumenter lagres i ESA8 Produseres i ESA8 Mottak av aksept: Tilsettingssak i ESA8 avsluttes Personalmappe opprettes Akseptdokumentet lagres i begge sakene. 9

10 SKRIVEREGLER - hensikt Kunne søke opp saker og dokumenter Kunne stole på søkeresultatene ESA skal være en informasjonskilde for alle i Modum kommune. Også de som ikke har inngående kjennskap til saksområdet skal kunne søke frem saker og dokumenter. Offentlig journal skal gi en konkret beskrivelse av innholdet i saker og dokumentet. Behov for rapporter og statistikker: Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler. Lette oppfølging av saksbehandlingen 10

11 ESA8 - ARKIVDELER HA hovedarkivet: MATRIKKEL: PERSONAL: ELEV: BARN: BOLIG LEIE: BOLIG - BYGG: K-koder gnr bnr Fødselsdato Fødselsnummer Fødselsnummer Fødselsnummer gnr bnr 11

12 Tilsettinger (i ESA8): 1 SAK pr tilsetting i HA - hovedarkivet» Utlysning» Søknader» Innkalling til intervju»» Mottak av aksept Personalmappe (i ESA8): 1 SAK pr ansatt i PERSONAL» Aksept på stilling» Lønnskrav» Permisjon» 12

13 . PERSONALMAPPER Hvordan lage NÅR DU SKAL OPPRETTE EN PERSONALMAPPE:» Ny sak» Tittel i 1. linje: PERSONALMAPPE» Tittel i 2. linje: FORNAVN ETTERNAVN FØDSELSDATO» Arkivdel: PERSONAL (eksempel: KARI OLSEN )» Arkivkode fødselsdato: » Skjerming og gradering: Saker og journalposter opprettet i PERSONAL blir automatisk skjermet med hjemmel i offentleglova 13 jf forvaltningslovens 13. Alle dokumenter om ansettelsesforholdet legges i den ansattes mappe i ESA8 - og i papirmappene. 13

14 PERSONALMAPPER Hvordan lage DU SKAL SKRIVE ET DOKUMENT:» Lag ny journalpost» Tittel i 1. linje: TITTEL SOM KORT BESKRIVER INNHOLDET (uten å røpe taushetspliktige opplysninger)» Tittel i 2. linje: GJERNE MER UTDYPENDE INNHOLDSBESKRIVELSE - FORNAVN ETTERNAVN» Skjerming og gradering: Journalposter i en personalmappe skal alltid skjermes. En åpen journalpost vil fort kunne røpe taushetspliktige forhold, siden alle forhold om en ansatt ligger laget i en sak - PERSONALMAPPE.» Produser dokument 14

15 Hvilke saker har dere mengder av og som med fordel kunne vært standardisert? 15

16 SAKSTYPER - eksempel på standardisering 16

17 Hvilke arbeidsoppgaver med tilhørende bruk av datasystemer har vi i dag? Gravferdskontoret Hendelse Kirkegårdskontor Datasystem Dødsfall - dødsmelding Arkivere dødsmelding ESA8: 1 sak pr. år pr. gravplass Tittel: Begjæring om gravmelding 2014 Heggen kirkegård Lage bestilling Ecclesia Finne grav Ecclesia og papirkart Føre register Bok og kart og Ecclesia Etter gravlegging utenbys Skrive faktura VISMA Søknad om oppsetting av støtte Arkivere søknad Identifisere grav - behandle Sende melding til kg (Legge inn bilde i register) ESA8: 1 sak pr. år pr. gravplass Tittel: Oppsetting av gravstøtte 2014 Heggen kirkegård Skanning: Skjema skannes først etter godkjenning/ikke godkjenning Ecclesia Ecclesia 17

18 Saksprosesser dere jobber etter er et unikt utgangspunkt for å plotte inn hva som skal registreres i ESA8 og hvordan. 18

19 Arkivkoder K-koder ANSATTPORTALEN» K-koder - en kort presentasjon.pdf» Valg av riktig arkivkode - K-kode» Kort veiledning i valg av koder og kombinasjoner» Oversiktstabell over felles- og fagklasser» Tilleggsklassen med stikkordsregister Sitter du med et K-kode hefte? I ESA8 ligger K-koder utgitt 2011 (Skal du kjøpe papirutgaven, holder det å kjøpe kursutgaven. Nytt: Stikkordsregister og kommentarer til kodene, samt endringer i koder.) 19

20 Hvem danser ut fra rådhuset etter endt arbeidsdag? 20

21 JOURNALPOSTER DOKUMENTFILER SAKSMAPPE Saksmappe Info om saken som behandles Journalpost Info om dokumentene. Muliggjør oppfølging av saksbehandlingen Dokumentfil Selve dokumentet i PDF og/eller i produksjonsformat 21

Like dokumenter

I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne

I Modum strekker vi oss lenger for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne 4. november 2013 1 OVERGANG til en papirløs hverdag MÅL Oppnå en kvalitetsheving og effektivisering av ekstern og intern