OsloMet storbyuniversitetet

Transkript

1 OsloMet storbyuniversitetet Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere Klagenemnda SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

2 Prosess for oppmelding av saksfremlegg Opprette sak Fuskesak Klagesak Politiattest med merknad Utestengelse etter 4.8 andre ledd Melde opp saksfremlegg til klagenemndsutvalg Opprette saksfremlegg Skjerme saksfremlegg Legge til behandlingsplan Formulere saksfremstilling til klagenemnda Vedlegg Sende til godkjenning 1 Nærmeste leder 2 Sekretær for klagenemnda

3 Prosess for oppmelding av saksfremlegg forts. Ekspedere saksfremlegg Ekspeder saksfremlegg i P360 Saksfremlegg må være ekspedert slik at utvalgssekretær kan journalføre den. Informere student Opprett et nytt utgående dokument på bakgrunn av saksfremlegget og ekspeder det til studentens digitale postkasse. Behandling i klagenemnd Saken behandles av sekretæren i klagenemnda.

4 Prosess for oppmelding av saksfremlegg forts. Vedtak Klagenemnda fatter vedtak. Vedtaket blir lagret på fuske-/klagesaken i P360. Informere student Klagenemndas sekretær oppretter et nytt utgående dokument, Melding om vedtak, der vedtaket flettes inn og ekspederer det til studenten. Melding om vedtak skal opprettes i samme saksmappe som vedtaket. Avskrive vedtak Saksbehandler avskriver vedtaket i P360. Avslutte saksmappe Når klagefrister er utløpt og det ikke skal flere dokumenter inn på saken, avsluttes den av saksbehandler.

5 Oppmelding av saksframlegg For å melde opp et saksfremlegg til klagenemndsutvalg, må du ha en sak/mappe i Public 360, f. eks. fuskesak eller klagesak. Du kan finne en eksisterende sak på to måter, enten via Mine åpne saker, eller ved å gå på kontaktkortet til studenten. Dersom saken ikke finnes, må du opprette en ny sak (se egen veiledning).

6 Produsere saksfremlegg 1 Opprett et nytt dokument av type Saksfremlegg på saken. Man skal alltid velge mal for saksfremlegg slik at hele innholdet blir flettet inn i møteinnkallingen.

7 Produsere saksfremlegg 2 Fyll inn alle obligatoriske felter markert med *. Husk evt. avskjerming og standardfraser. Ta bort studentenes navn fra den offentlige tittelen.

8 Produsere saksfremlegg 3 Legg til behandlingsplan. NB! Ikke fyll inn møtedato

9 Produsere saksfremlegg 4 Legg til behandlingsplan Nå blir saksfremlegget meldt opp til klagenemnda.

10 Produsere saksfremlegg 5 Knytt til student Legg til studenten som kontakt.

11 Produsere saksfremlegg 6 Legg til vedlegg Knytt til vedlegg ved å velge eller dra filer over til saksfremlegg.

12 Produsere saksfremlegg 6 forts. Kopier eksisterende fil Dokumenter/filer kan også kopieres fra andre saker.

13 Forslag til vedtak/innstilling Arbeid med utkast til vedtakssak Her kan du skrive forslag til vedtak i saken. Inne i boksen (dukker opp når du trykker på teksten) står det en ledetekst for hvordan forslaget skal formuleres. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den for så å skrive forslaget i boksen. NB! Ikke slett boksen, innholdet skal senere flettes inn i møteinnkallingen.

14 Arbeid med utkast til vedtakssak Saksfremstilling Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. Vedlegg Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge.

15 Sende til godkjenning Når saksfremlegget er klart sendes det til godkjenning til din leder og sekretær for klagenemnda. Husk å skrive inn ledere i den rekkefølgen som de skal godkjenne saksfremlegget

16 Saksbehandler: Ekspedering Når saksfremlegget er godkjent skal du ekspedere det. Saksfremlegget skal ekspederes for å vise til klagenemndas sekretær at dokumentet er ferdig bearbeidet.

17 Informere student Lag et nytt utgående dokument på bakgrunn av saksfremlegget som kan sendes til studenten. Kontroller at alle filer er lagt ved. Det er ikke nødvendig å sende det på godkjenning da brevmalen kun er et oversendelsesbrev. Dokumentet skal ekspederes via digital postkasse.

18 Informere student forts.

19 Informere student forts.

20 Endelig vedtak Når utvalgssekretær lagrer vedtak i protokollen, blir dette lagret på fuske-/klagesaken i P360 der saksbehandleren har opprettet saksfremlegget. Vedtaket vil ligge under Innkommende, og avskrives av saksbehandleren. Det er klagenemndas sekretær som informerer studenten om vedtaket.

21 Avslutte sak Når klagefrist er utløpt og alt av dokumenter er registrert skal saksmappen avsluttes.

22 Avslutte sak forts.