Betalingsrutine VID vitenskapelige høgskole

Transkript

1 1 Betalingsrutine VID vitenskapelige høgskole Hvem gjør hva og hvordan - betaling og semesterregistrering Gjelder fra 1.august 2016 Hva Hvem Hvordan Veiledende frister Åpne for nytt semester på Studentweb. V/ FSkoordinator Åpner for nytt semester for høsten, og for våren. Kontrakt med studenten ved Ha et avsnitt i velkomstbrevene til studentene studiested/opptaksteamet hvor det informeres om studiets avgifter og vises til betalingsinformasjon på høgskolens websider. FS koordinator Oslo Studentene må hake av for at de har lest og forstått at studieavgiften må være betalt innen betalingsfristen i en sekvens i semesterregisteringen i Studentweb. Fakturering i FS ved studiested Nye studenter: team opptak Eksisterende studenter; Opptaksteam og saksbehandlere Sende kullister med aktive studenter til den som fakturerer med informasjon om grunnlaget for fakturering: Studieavgift, semesteravgift, studieprogram, navn, kull og ev klasse. Fortløpende til den som fakturerer for studiestedet: Lister med nye kull og etteranmeldte Høstsemester: Inneværende kull: 30.juni Nye bachelorkull: Etter oppmøte VU og Master: juli/august Eksamensteam Lister med permisjoner, eksamensaktive og forlenget studieløp. Betalingsinformasjon Økonomikonsulent for studiestedet Oslo for alle studiestedene Lister med studenter som har sluttet etc. Oppretter faktura. Legger ut informasjon på It s Learning når det åpnes for nytt semester og at betalingsinformasjonen er tilgjengelig på Vårsemester: 20.desember. Begynnelsen av august for høsten/ desember for våren.

2 2 Tredjepartsfakturering StudentWeb. Det informeres også om tredjepartsfaktureringen, semesterregistrering og studentbevisappen. Nyhetssak på hjemmeside. Hvis tredjepart skal betale fyller studenten ut et skjema som ligger på hjemmesiden til høgskolen. Skjemaet mottas av Semesteroblat Registrerer foretakene i FS og sender fakturaen til betaler. Informere kullene om dette på ITL hvert semester. Deler ut/sender ut etter innbetaling av semesteravgift og semesterregistrering. Studentbevis-app Frafall av betaling pga permisjon FS-superbruker/IT Brukernavn og bilde må ligge på student for at appen kan brukes Tar stilling til om frafall av betaling skal innvilges. pga utsatt studieløp pga sluttet kontorsjef Signerer skjema om kreditering og videresender til den som fakturerer. Bergen, Sandnes og Stavanger: Purre på betaling og aktuelle saksbehandlere Sørger for at alle vedtak som berører faktureringen som f.eks.: sluttet, permisjoner, frafall, er registrert og meldt fra til den som fakturerer på studiestedet før purring sendes ut. 1. september 1. februar Oslo for alle studiestedene Informerer på It s Learning før fristens utløp.

3 3 Oslo Sender ut e-post via FS til alle som har restanser. Lagres i dokumentarkivet i FS. Økonomikonsulent i Oslo for alle studiestedene Lager purring i FS Sender purrefakturaene per post. Varsel om inndragning av Oslo studierett Sender varsel om inndragning av studierett og at kravet vil bli oversendt til inkasso dersom restansen ikke er betalt innen en uke. Brevmal i FS. Lagres i dokumentarkivet i FS. Inndragning av studieretten pga manglende betaling Kontroll av restanser. Orientering om inndratt studierett sendes til fakultetene. kontorsjef Fatter vedtak om inndragning av studieretten ca. en uke etter at varsel er sendt. Det legges inn en merknad i FS i slike tilfeller. Saken legges i elektroniske sakarkiv P360. Tar stilling til hva som skal gjøres med restansen, om den skal sendes til inkasso eller frafalles. forbereder sakene. Økonomikonsulent Oslo for alle studiestedene Utfører inkassosakene

4 4 Klage på inndragning Oslo: kontorsjef eventuelle klager på inndratt studierett og fatter vedtak. Dersom kravet blir betalt Studenten får studieretten tilbake. Registrerer studenten som aktiv; Fjerne studierettdatoen i «Til dato» feltet, studentstatus aktiv og klassen må settes aktiv. Informere eksamensteamet ved aktuell saksbehandler Eksamensteamet ved aktuell saksbehandler på studiestedet Ordner utdanningsplan og vurderingsmeldinger Avstemning hvert semester av utestående fordringer. Oslo: kontorsjef og økonomiseksjonen i Oslo Tar stilling til utestående fordringer for hvert semester. Beg. Juni/Des. Viktig! Fristen for semesterregistrering er 15. september i høstsemesteret og 15. februar i vårsemesteret. Fristen for innrapportering av registrerte studenter til NSD er 15.mars og 15.oktober. Manglende betaling medfører at studieretten blir inndratt etter Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved VID vitenskapelige høgskole. Studenter som ikke har oppfylt sine betalingsforpliktelser får ikke starte opp på nytt semester. Før eksamensavviklingen og utstedelse av vitnemål skal det kontrolleres at studentene ikke har utestående fordringer. Betalingsavtaler inngås ikke Kontaktpersoner per august 2016: e i ved studiestedene Bergen, HB: Gry Juliussen, Merete Lokøy Gloppen Bergen HDH: Inger Bjørkhaug bachelor, Greta Halseth videreutdanninger Oslo: Øyvind Holter-Nilsen, Margrete Kildahl (permisjon, forlenget studieløp) Sandnes: Berit Høiland Stavanger: Inger Brit Haugen Økonomikonsulenter ved studiestedene: Bergen: Randi Fauskanger Oslo: Bodil Hafslund

5 5 Sandnes/ Stavanger: Anita Løland Henriksen Kontaktpersoner i eksamensteam: Fagområde helse Bergen Betanien: Gry Juliussen Haraldsplass: Greta Halseth (videreutdanninger), Inger Bjørkhaug (bachelor) Oslo Bachelor i sykepleie, master i helse- og sosialfaglig arbeid med eldre: Heidi Olsen, MayBritt K. Johansen (videreutdanninger) Sandnes: Berit Høiland Fagområde sosialfag Bachelor, master i sosialt arbeid og videreutdanninger: Anne Nielsen Master og videreutdanning i familieterapi: Rønnaug Refsaas Fagområde for teologi, diakoni og ledelsesfag Teologi: Sara Cecilie Otto Søndervik Diakoni og ledelsesfag: Anders Persson Kontorsjef: Oslo: Margrete Thorstad (fra 1.9)