Automatisering av saksbehandlingsprosesser

Transkript

1 Automatisering av saksbehandlingsprosesser Navn Atle Johansen Tittel? Enhet Seksjon for dokument og informasjonsforvaltning SDI

2 Agenda Når og hvorfor skal vi automatisere saksbehandlingsprosesser? Avklaring av begreper Ulike faser i «prosjektet» Automatisering ved HSN. Status Oppsummering og spørsmål

3 Automatiserte saksbehandlingsprosesser Sikrer lik saksbehandling av høy kvalitet innenfor samme emne Følger til enhver tid fastsatte lover og regelverk som forvaltningsloven Forenkler saksbehandlingen Bidrar til bedre oversikt over saksflyten Stort bidrag til regjeringens tidstyvkampanje

4 Automatiserte saksbehandlingsprosesser Fra: usn-brukerstottearkiv Sendt: 2. mai :40 Emne: Public Kvartalsvis restansekontroll per Hei Du mottar denne e-posten fordi du har restanse(r) i Public 360. Hva er restansekontroll? I henhold til Arkivforskriftens 3-7 foretar Seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning (SDI) restansekontroll fire ganger i året. En restanse er et innkommet dokument eller et notat som krever oppfølging, og som pr. dato ikke er besvart eller avskrevet i Public 360. Det er saksbehandlers ansvar å følge opp egne restanser. Behandling av restanser Dokumenter som ikke krever et svar, skal avskrives med kode, for eksempel T.E. (Tatt til etterretning). Dokumenter som krever et svar, besvares med utgående brev eller e-post. Dersom du allerede har sendt et svar, men svaret ikke er registrert i P360, skal svaret registreres så fort som mulig. Gi SDI beskjed, slik at svaret samtidig kan kobles mot (og avskrive) dokumentet som danner restansen. Du finner oversikten over egne restanser under «Ubesvarte» på skrivebordet i Public 360 (eller tilsvarende i venstremenyen). Ønsker du å jobbe fra sidepanelet i Outlook, finner du restansene under «Innboks» og «Innkommende dokumenter». Restanseoppfølging er viktig både for den enkelte saksbehandler og for virksomheten som helhet, og må anses som en prioritert oppgave. Saksbehandler er ansvarlig for å følge opp egne restanser. Leder har et overordnet ansvar for oppfølging av restanser i egen enhet. Ved behov for bistand med restanseoppfølgingen, ta kontakt med SDI på brukerstotte_arkiv@hit.no

5 Automatiserte saksbehandlingsprosesser Fra: Geir Moshuus Sendt: 2. mai :26 Til: usn-brukerstottearkiv Emne: SV: Public Kvartalsvis restansekontroll per Dette må være spam fra et eller annet skummelt firma. Få det vekk. Jeg aner ikke hva p360 er for noe, men det er sikkert fult av virus. Hold deg unna. Geir

6 Kort historikk Slik var det Fra student og personalmapper til emnebasert saksinndeling Slik er det nå Fra rutiner til prosesser/arbeidsflyt med semimanuell innsats Slik vil det bli Automatisert saksbehandling med innbygde prosesser

7 Gevinster ved emnebasert saksinndeling Automatiserte prosesser Gjenfinning av saker og dokumenter Integrasjon med FS Riktigere forhåndsklassifisering/skjerming på offentlig journal Riktigere intern tilgangsstyring Avslutting av ferdigbehandlede saker Emneinndeling er et grunnleggende prinsipp i arkivfaget

8 Avklaring av begreper Forløpsmal Processengine Felleskomponenter

9 Forløpsmal

10 Processengine

11 Felleskomponenter Søknad om permisjon Innvilget Ikke innvilget Mangelfullt utfylt Klage på eksamenskarakter (utfall) Behandles Behandles ikke Klagefristen ikke overholdt

12 Så hvor starter man Definer de ulike saksbehandlingsprosesser som er ensartet og gjentagende Lage forslag til metadata som de ulike prosessene skal ha knyttet til seg (Tittel, tilgangsstyring etc) Lage arbeidsflyt/forløp til de ulike prosessene Bidra være pådriver for anskaffelse og kravspesifikasjoner til elektroniske skjema Endre til emnebasert saksinndeling

13 Sak og dokumentfraser/titler

14 Sak og dokumentfraser/titler Opprettes i administratoren Kan skille på de ulike dokumentkategoriene Kan gjøres tilgjengelig for avdeling/virksomhet

15 Rutiner Veiledning i metadataregistrering

16 Prosessflyt med veiledning i metadataregistrering

17 Veien videre Fokus på prosesser og bruk av ulike komponenter (bibliotek) Lage standardtekster basert på sak og dokumentfrasene Utforme maler med nødvendig funksjonalitet Implementer malene i P360

18 Fyll først ut generelle opplysninger om malen. Husk å laste opp en fil

19 Velg deretter «Filtre for malvelger» og hvem som skal ha tilgang til denne malen

20 Produsere dokument Idag.straks. Alternativ til standardtekst i word

21 Produsere dokument straks

22 Status automatisering ved HSN Opprettet eget prosjekt Definert tre ulike prioriteringer for Klage på karakterfastsetting - Tap av studierett - Søknad om permisjon Ytterligere 6 emner i 2017

23 Klage på karakterfastsetting Oppnevnte en gruppe som skulle jobbe med arbeidsflytprosesser i studentsaker

24 Klage på karakterfastsetting Klage på karakterfastsetting

25 Automatisert saksflyt i klagesaksbehandling HSN

26 Utfordringer pr. dags dato Finne/forståelse av eierskap til ulike prosesser Intergrasjoner av administrative støttesystemer med tilhørende metadata. Eks. FS Tidsbruk

27 Takk for oppmøtet og lykke til!