Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Transkript

1 11. AUGUST 2017 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

2 Oppmelding av saksframlegg For å melde opp et saksfremlegg til utvalget/styret, må vi ha en sak/mappe i Public 360. Du kan finne en eksisterende sak på to måter, enten via Mine åpne saker, eller ved å søke opp denne. Dersom saken ikke finnes, må du opprette en ny sak.

3 Produsere saksfremlegg 1 I saksmappen produser et nytt dokument av type Saksfremlegg. Man skal alltid velge mal for saksfremlegg slik at hele innholdet blir flettet inn i møteinnkallingen.

4 Produsere saksfremlegg 2 Fyll inn alle obligatoriske felter markert med *. Husk evt. avskjerming.

5 Produsere saksfremlegg 3 Nå er saksfremlegget meldt opp til utvalget/styret. Klikk Fullfør.

6 Forslag til vedtak/innstilling Arbeid med utkast til vedtakssak Her kan du skrive forslag til vedtak i saken. Inne i boksen (dukker opp når du trykker på teksten) står det en ledetekst for hvordan forslaget skal formuleres. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den for så å skrive forslaget i boksen.

7 Arbeid med utkast til vedtakssak Saksfremstilling Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. Vedlegg Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge.

8 Arbeid med utkast til orienteringssak Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. NB! Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge.

9 Legge inn til vedlegg Gå inn på ditt saksfremlegg: Du kan enten velge å dra filer fra din PC, eller lage ny filreferanse:

10 Sende til godkjenning Nå er saksfremlegget klart sendes dette til godkjenning til din leder og evt. andre ledere Husk å skrive inn ledere i den rekkefølgen som de skal godkjenne saksfremlegget

11 Sende til godkjenning Saksbehandler Saksbehandler finner det sendte saksfremlegget under Mine dokumenter som ikke er ferdigstilt: Leder Leder finner saksfremlegget til godkjenning under Oppgaver:

12 Leder: Godkjenning 1 For å godkjenne saksfremlegget må du klikke på tittelen og det dukker opp et bilde med arbeidsflyten.

13 Leder: Godkjenning 2 Leder har tre valg for godkjenning: Godkjent Ikke godkjent Send tilbake Godkjent: saksfremlegg kan ekspederes av saksbehandleren; Ikke godkjent: lederen har ikke godkjent saksfremlegget. Saksbehandleren får dette tilbake for redigering. Arbeidsflyt avsluttes. Send tilbake: lederen har ikke godkjent saksfremlegget og sender tilbake til saksbehandleren for redigering. Arbeidsflyt avsluttes ikke, dvs. at saksbehandleren behøver ikke å åpne arbeidsflyten på nytt, kun sende tilbake saksfremlegget til lederen når det er redigert.

14 Saksbehandler: Ekspedering Når saksfremlegget er godkjent kan du ekspedere dette.

15 Leder: Referat/Protokoll til godkjenning Når utvalgssekretær har sendt ut referat/protokoll til gjennomgang i P360, vil denne ligge under Oppgaver hos lederen.

16 Saksbehandler: Referat/Protokoll til godkjenning Når utvalgssekretær har sendt ut referat/protokoll til gjennomgang i P360, skal denne ligge under Innkommende - Dokumenter mottatt på arbeidsflyt og mottatte oppgaver hos saksbehandleren

17 Endelig vedtak Når utvalgssekretær lagrer vedtak i protokollen, blir dette lagret på hver sin sak i P360 (på den saken der saksbehandleren har sendt saksfremlegg). Vedtaket vil ligge under Innkommende, og avskrives av saksbehandleren.