DOKUMENTASJONSFORVALTNING GEVINSTENE AV RECORDS MANAGEMENT PÅ NORSK. Kristine Synnøve Brorson

Transkript

1 DOKUMENTASJONSFORVALTNING GEVINSTENE AV RECORDS MANAGEMENT PÅ NORSK Kristine Synnøve Brorson

2 HVEM ER JEG? KRISTINE SYNNØVE BRORSON Manager for Information Management i Sopra Steria Utnevnt fagekspert for Standard Norge innen Techinical Commitee Information and Documentation Chapter President AIIM Norge Jobbet med informasjonsforvaltning og arkiv i mer enn 8 år Utdannet historiker og arkivteoretiker E-post: ksb@soprasteria.com Mobil:

3 OVERSIKT AGENDA 1 Hva er dokumentasjonsforvaltning? 2 Hvorfor dokumentasjonsforvaltning? 3 Hvordan kan vi bli bedre på dokumentasjonsforvaltning? 4 Trender videre 3

4 1 HVA ER DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 4

5 INFORMASJON ER OVER ALT, MEN VI TAR IKKE LIKE GODT VARE PÅ ALT? Informasjonsforvaltning Information Management Innholdsforvaltning Content Management Dokumentforvaltning Document Management Dokumentasjonsforvaltning Records Management Arkiv Archive 5

6 DEFINISJON AV DOKUMENTASJONSFORVALTNING FRA NORSK OVERSETTELSE AV ISO Dokumentasjonsforvaltning Felt innenfor styring som skal sikre effektiv og systematisk kontroll av oppretting, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av dokumentasjon, inkludert prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon. Dokumentasjon Informasjon som en organisasjon eller person skaper, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon 6

7 DOKUMENTASJONSFORVALTNING STILLER KRAV KRAV TIL OPPRETTING OG FORVALTNING AV DOKUMENTASJON Autentisitet Brukbarhet Dokumentasjon Pålitelighet Integritet 7

8 SAKSBEHANDING OG DOKUMENTER, MEN DOKUMENTASJON? HVA ER STATUS PÅ DOKUMENTASJONSFORVALTNING I NORGE? Norge er ikke særlig opptatt av Records Managment Men Norge er heller ikke spesielt opptatt av informasjonsforvaltning generelt Det offentlige Arkivnorge er mer opptatt av å følge regelverk fremfor å utøve beste praksis I det private næringsliv håper man at teknologien tar vare på alle arkiveringsbehov. Hvis man er stor og jobber internasjonalt har man mer fokus på internasjonale behov og er opptatt av arkiv for å følge regelverk som Legal Hold 8

9 HVORFOR FOKUSER VI IKKE NOK PÅ DOKUMENTASJON? HVORFOR FOKUSER VI IKKE NOK PÅ DOKUMENTASJON? Vi har en annen tradisjon en den engelskspråklige I det offentlige har Statens Fellesnøkkel skapt et fokus på dokumenter fremfor dokumentasjon Dokumentasjons- og arkivsystem blir ikke satt opp til å støtte opp om Records Management Norge har ikke fokus på verdien av (kvalitets) informasjon. Fokuset burde være på at virksomheten og ikke individet skal ha ansvar for at riktig informasjon blir tatt vare på. 9

10 2 HVORFOR DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 10

11 DOKUMENTASJON ER ET GODT VERKTØY DOKUMENTASJON GIR STØTTE FRA FORTIDEN FOR Å STYRE FREMTIDEN An office without records is like a village without a canoe. It cannot travel forward into the future. It cannot carry with it anything from its past. Kilde: ( 11

12 DOKUMENTASJONSFORVALTNING HAR VERDI FOR FORRETNINGEN BEDRE BUNNLINJE KAN OPPNÅS Støtter forretningsbehov Pålitelighet og etterrettelighet Støtter komplekse økonomiske transaksjoner Imøtekomme nåværende og fremtidige regulatoriske krav Effektivitet - lagring, gjenfinning, gjenbruk Troverdighet - Juridisk og etisk Risikostyring 12

13 HINDRE TAP AV EFFEKTIVITET VED UTSKIFTING AV ROLLER DOKUMENTASJON I SYSTEMER ER GOD SAMHANDLING 13

14 REELL ER IKKE ALLTID FORMELL SAKSBEHANDLINGSPROSESS OG DET KREVER STØTTE Telefon Søk på internett E-post Møtereferat Start Skjema Møtereferat Rapport Slutt Møtereferat Notat E-post SMS 14

15 DOKUMENTASJONSFORVALTNING ER FUNKSJONSBASERT FOKUS PÅ HENDELSER OG BESLUTNINGER = FOKUS PÅ PROSESSER Funksjonsbasert klassifikasjon vil forenkle og forbedre bevaring og kassasjonsvurderinger Fungere bedre teknologi - la oss gripe fordelene med elektroniske arkiv fremfor å arkivere etter papir standarder LEAN prosessforbedring av saksbehandling 15

16 DOKUMENTASJON BETYR IKKE DET SAMME FOR ALLE KUNNSKAP OG KULTUR OM INFORMASJONSFORVALTNING FORVALTER PRODUSENT KONSUMENT 16

17 3 HVORDAN KAN VI BLI BEDRE PÅ DOKUMENTASJONSFORVALTNING? 17

18 KLASSIFIKASJON STØTTER GJENFINNING DOKUMENTASJON FORVALTES FÅR Å KUNNE FINNES IGJEN Informasjon er noe man forvalter for at man skal kunne klare å finne det igjen når man trenger det Det må finnes strukturer Det må finnes klassifikasjonsprinsipper 18

19 FUNKSJONSANALYSE Transaksjoner Mål og strategier Hovedfunksjon Hovedfunksjon Funksjon Funksjon Funksjon Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Transaksjoner Aktivitet Tidsavgrenset med en begynnelse og en slutt Prosesser Aktiviteter som gjentar seg Transaksjoner Representerer de konkrete gjøremål og handlinger som en aktivitet består av. Transaksjoner trigger dokumentasjon Vedtak, beslutning (Møtereferat) Noe går over fra en fase til en annen Lønnsutbetaling Ansettelse 19

20 FÅ KONTROLL MED DOKUMENTASJONENS LIVSSYKLUS TA STYRINGEN PÅ DOKUMENTASJONEN 20

21 FANGST AV DOKUMENTASJON FOR VIDERE BRUK 21 FANGST, BRUK OG FORVALTNING Prosjekt Drift Historikk kkk ukt kkk ukt kkk ukt

22 DOKUMENTASJONSFORVALTNINGEN BØR STYRES SENTRALT UAVHENGIG AV LINJEPLASSERING BØR NOEN HA ANSVAR Direktør Styringsgruppe Administrasjon Forretningsutvikling Fag 1 Fag 2 Økonomi Marked Divsjon A Divsjon B Divsjon C Divsjon A Divsjon B Divsjon C Personal Salg Kommunikasjon Strategi IKT Forskning Dokumentasjon 22

23 DEFINER HVILKE SYSTEM SOM SKAL BRUKES OG TIL HVA FRAGMENTERTE LØSNINGER VANSKELIGGJØR GJENFINNING AV INFORMASJON Prosjektrom Kontraktsarkiv Outlook Sakssystem FDV Webhotell Noark 5 arkiv Filserver 23

24 KUNNSKAP GJØR MESTER OPPLÆRING 24

25 4 TRENDER VIDERE 25

26 INFORMASJONSFORVALTNINGS TRENDER ENDRINGER ER BÅDE SOM KONSUMENT OG I ARBEIDSLIV Mobile Informasjon er tilgjengelig hvor som helst når som helst Analytics Det finnes kraftige verktøy til å analysere data slik at de kan brukes for å styre kunder/brukere Cloud Både teknologi og tjenester vil være tilgjengelig for å kjøpe ved behov Collaboration Informasjon flyter i sosiale nettverk 26

27 HVA ER FREMTIDEN FOR DOKUMENTASJONSFORVALTNING? ER DOKUMENTASJONSFORVALTNING ALLEREDE UMODERNE? Personvern er en illusjon Google og Facebook vet alt om deg Hvorfor skal da informasjon beskyttes i dokumentasjonsforvaltningssystem? Vi må derfor tenke annerledes rundt dokumentasjonsforvaltning Forutsett at du ikke kan ha kontroll med alt Bestem deg for hva som er viktig Gjør rimlige forsøk på forvaltning Bruk automatisert bevaring og kassasjon Planlegg at personvern er den store motivasjonen for dokumentasjonsforvaltning Kilde: 27

28 STYR BASERT PÅ DE STORE LINJENE «BIG BUCKET»-APPROACH TO GOVERNANCE Hva er de store linjene? Løsriv dokumentasjonsforvaltningsprinsipper fra organisasjonskartet Ha få dokumentasjonsserier og kategorier og ha samme bevaring og kassasjonsvurdering på hele gruppen Bevaring og kassasjon kan være fast, fleksibel eller knyttet til hendelser Disse prinsippene kan ikke gå på tvers av landegrenser Fordelene ved denne metodikken Forbedrer etterlevelse etter plan Reduserer oppdateringsbehov Kan bestemme bevaring eller kassasjon for hele system Lette å lære seg Kilde: 28

29 DOKUMENTASJONSFORVALTNING GIR BEDRE STYRING DETTE KAN DERE HUSKE PÅ 1. Dokumentasjon er viktigere enn dokumenter 2. Dokumentasjon er knyttet til virksomhetsprosesser 3. Ta styring på dokumentlivssyklusen 29

30 SPØRSMÅL Kristine Synnøve BRORSON Manager Information Management M

31 31