Saksbehandling i 360 for Bedrifter

Transkript

1 Saksbehandling i 360 for Bedrifter For effektiv prosesstøtte, smart oppgavehåndtering og bedre samhandling Powered by

2 Saksbehandling i 360 for Bedrifter For effektiv prosesstøtte, smart oppgavehåndtering og bedre samhandling! Mange bedrifter som virkelig kan dra stor nytte av disiplinen og teknologien i saksbehandling, tenker ikke i retning av saker. Imidlertid innser stadig flere selskaper at mange aspekter ved forretningsdriften kan effektiviseres og forbedres ved hjelp av saksbehandlingsløsninger, nettopp på grunn av muligheten for å kunne håndtere uforutsigbare elementer i forretningene etter hvert som de dukker opp. Hvis du snakker om saksbehandling med forretningsfolk, tenker mange feilaktig på sosialarbeideres saksdokumenter eller advokaters rettsaker. Hvis du derimot nevner begrepet for noen som er ansatt i offentlig sektor, eller som til daglig jobber med å behandle og gi informasjon, vil de antageligvis forstå hva du mener. Og hvis du igjen nevner det for noen som jobber profesjonelt med forretningsprosesser innenfor dokumenthåndtering, skanning og oppbevaring og andre typer ustrukturert informasjon, vil de helt sikkert nikke forståelsesfullt og vite akkurat hva du snakker om.* Vi er ledende på saksbehandling Software Innovation har i mer enn 25 år hjulpet private virksomheter med saksbehandling og informasjonshåndtering. Vi har opparbeidet en unik kompetanse og erfaring på området, og vet at mange selskaper arbeider med saker, selv om de ofte kaller det noe annet, for eksempel kundebehandling, oppgavehåndtering, tilbudsarbeid eller lignende. Vår løsning 360 for Bedrifter er bygget på SharePoint plattformen og innehar unike egenskaper for dynamisk og effektiv saksbehandling, kombinert med ledende funksjonalitet for dokumenthåndtering og samhandling. Resultatet er en fleksibel løsning som tilfredsstiller de høyeste krav til informasjonshåndtering i ulike typer virksomheter. Saksbehandlingens tankesett er mye mer fremtredende i offentlig sektor enn hos mange selskaper i privat sektor. Selv om noen private selskaper innen juss, rådgivning og revisjon er veldig gode på området, er det mange andre som kunne dra stor nytte av å forstå og introdusere saksbehandlingsmetodikk. Gartner En løsning som gjør bedriften mer konkurransedyktig Enten du skal behandle en klage eller et krav, en søknad eller en personalsak, håndtere leverandørkontrakter eller gjennomføre prosjektrelaterte oppgaver, er det avgjørende å ha god oversikt og kontroll, kunne håndtere adhoc- og ofte komplekse oppgaver og problemstillinger på en effektiv og god måte og ikke minst ha tilgang til den informasjon og de personer du er avhengig av for å kunne ta raske og gode beslutninger og for å yte god service. De ansatte er bedriftens viktigste suksessfaktor og største konkurransefordel. Gjennom å ta i bruk saksbehandling i 360 for Bedrifter får medarbeiderne et verktøy som håndterer alle disse prosessene og oppgavene på en strukturert, smart og dynamisk måte. AIIM definerer en sak som: Ethvert prosjekt, transaksjon, tjeneste eller respons som blir åpnet og deretter lukket for å finne løsningen på et problem, behandle et krav, en forespørsel, eller et forslag, eller utføre en annen kompleks aktivitet. Prosessen involverer gjerne flere personer i og utenfor organisasjonen med ulik tilknytning til hverandre, og saken inneholder ofte mange dokumenter, meldinger og oppgaver. Prosessen skal styres mot et utfall, eller en konklusjon. Prosessen kan dog ta flere forskjellige retninger og innebære valg og alternativer, der mange ikke nødvendigvis kan defineres i forkant. * Forrester, Dynamic Case Management, An Old Idea Catches New Fire

3 Med informasjonshåndtering og saksbehandling i 360 for Bedrifter får virksomheten økt kontroll på sine forretningsprosesser og sikrer bedre oversikt og etterrettelighet. De ansatte kan jobbe mer effektivt, samhandle og dele informasjon og kunnskap på en smartere måte, og de kan håndtere egne oppgaver eller henvendelser fra kunder og publikum både raskere og med bedre kvalitet. Resultatet er en mye mer konkurransedyktig organisasjon. Noen anvendelsesområder for saksbehandling i 360 for Bedrifter: Klagesaker Personalsaker og rekruttering Søknadshåndtering Kundehenvendelser Interne arbeidsoppgaver Prosjektoppgaver Kontraktshåndtering Tilbud Juridiske saker Gevinstområder med saksbehandling i 360 for Bedrifter Med 360 for Bedrifter får bedriften en unik, rollebasert tilnærming til å identifisere og prioritere områder hvor saksbehandling kan skape tydelig gevinst i forhold til mennesker, prosesser og produktivitet i selskapet. Økt produktivitet i selskapets prosesser Mer effektiv intern og ekstern samhandling Høyere kvalitet i kundebehandling Bedre etterrettelighet (compliance) og redusert risiko Bedre beslutningsgrunnlag og raskere saksbehandling Bedre sporbarhet i forbindelse med revisjoner/ klagesaker/ etterforsking Økt ledelseskontroll og innsyn

4 Saksbehandling i 360 for Bedrifter 10 Nøkkelegenskaper 1. Den virtuelle saksmappe I 360 er all relevant informasjon, slik som saks- eller prosjektdokumenter, e-poster, tilknyttede personer, status på saken, oppgaveliste etc, samlet på ett sted, i en virtuell saksmappe. Dette gir de involverte brukerne fullt overblikk over - og tilgang til all nødvendig informasjon. Saksmappen oppdateres dynamisk med ny informasjon og ny status i løpet av sakens gang. Sak Dokument Prosjekt Prosess Eiendom Kontakt Aktivitet I 360 s unike objektmodell er all informasjon samlet på ett sted og knyttet til hverandre, noe som skaper et 360 graders overblikk, enkel tilgang og god søkbarhet. 2. Integrert med dokumenthåndtering og arkivering Ettersom funksjonalitet for saksbehandling i 360 er fullintegrert med avansert funksjonalitet for dokumenthåndtering og arkivering, kan brukerne enkelt produsere dokumenter underveis i saken og bedriften sikrer at alle dokumenter og annen informasjon tas vare på i en felles Enterprise Content Management (ECM) løsning. Skrivebord tilpasses brukeren og gir god oversikt over- og rask tilgang til ønsket informasjon. All informasjon relevant for den enkelte sak er samlet på ett sted, noe som gir et 360 graders overblikk og god kontroll i saksbehandlingen.

5 5. Implementering av fleksible prosesser (Lean) Med 360 får ansatte og ledere et viktig verktøy for å kunne oppnå bedre styring, oppfølging og overblikk over organisasjonens saksprosesser. Funksjonaliteten inkluderer blant annet fremdriftsplaner, sjekklister, automatiserte oppgaver og rapporter, noe som gir ansatte oversikt over status, fremdrift, fordeling osv, og lederen oversikt over saksbehandlingstider, fordeling på sakstyper, perioder, overholdelse av frister etc. 6. Papirløse møter Med 360 Papirløse Møter får du tilgang til dagsorden, møteog sakspapirer direkte fra nettbrett og smarttelefon. Du kan jobbe digitalt og papirløst med saksforberedelser, og kan opprette kommentarer, navigere mellom saker etc. Du får tilgang til all saksinformasjon mens du er på farten, og kan dele og distribuere saker og dokumenter elektronisk. Du kan dermed jobbe digitalt og effektivt med møtedokumentasjon og eliminere papirbunkene. E-post arkiveres direkte fra Outlook til 360, på sak, kontakt, prosjekt e.l. 3. Rollebasert og personlig brukergrensesnitt I 360 kan skrivebord tilpasses den enkelte brukers rolle og arbeidsoppgaver, f.eks med oversikt over innboks, oppgaveliste, varsler, favorittsøk, rapporter og andre oversikter. Oversikten kan vise status på saker eller oppgaver, saker eller dokumenter til godkjenning, distribuerte saker og oppgaver etc, per person, avdeling eller selskap. 4. Enkel fangst og lagring av e-post 360 er integrert med Microsoft Office, noe som gjør at e-post enkelt fanges opp og kobles direkte mot de sakene og de kontakter de gjelder. E-post kan på enkelt vis fordeles videre i organisasjonen eller være del av en arbeidsflyt. Informasjonssiloer elimineres og viktig e-post korrespondanse blir en integrert del av den totale historikken på en sak, et prosjekt eller tilsvarende. Dette skaper et 360 graders perspektiv på informasjon 360 Papirløse Møter gir deg tilgang til dagsorden og tilhørende saksdokumenter fra nettbrett Du kan jobbe digitalt og effektivt med møtedokumentasjon både før- under- og etter møtene.

6 Saksbehandling i 360 for Bedrifter 7. Saksbehandling på mobilen Med 360 for nettbrett og smarttelefon kan du nå raskt og enkelt få oversikt over saker, dokumenter og oppgaver der du måtte befinne deg. Våre 360 Apps har et unikt og enkelt brukergrensesnitt som gir deg en komplett oversikt over status på saker som er til behandling, tilknyttede personer, aktiviteter og dokumenter. Du kan enkelt godkjenne og distribuere saker og dokumenter, og du får varslinger på frister og aktiviteter som skal gjennomføres. 10. Rapportering og styring Ved at informasjon om prosesser, milepæler, beslutningspunkter og tidsbruk i saksbehandlingen kan samles opp i 360, skapes et datagrunnlag som gir optimal oversikt over status, historikk og trender. På et akkumulert nivå skaper dette bedre muligheter for saksstyring og korrigeringstiltak, samt kontinuerlig organisasjonsforbedring. Sak- og oppgavehåndtering med 360 for Bedrifter - Nøkkelen til økt effektivitet og kontroll! For å være konkurransedyktig og kunne møte uforutsigbare omgivelser på best mulig måte, innser stadig flere bedrifter hvor viktig det er å tilpasse og forbedre interne prosesser og hvor relevant det er å tenke saksbehandling. Vanlige utfordringer: Med 360 eworker kan du jobbe med saker og dokumenter fra nettbrett, noe som gjør hverdagen mer mobil og fleksibel. 8. Samhandling og kommunikasjon 360 i kombinasjon med SharePoint, Office og LYNC skaper en kraftig samhandlingsplattform. Noen av mulighetene er opprettelse av interne og eksterne samhandlingsrom, bruk av LYNC, chat, videokonferanser etc. Ved å implementere slike former for samhandling i saksbehandlingsprosessene, vil bedriften bli mer moderne, og får en mer effektiv og dynamisk kanal for kommunikasjon mellom medarbeidere, kunder og partnere. 9. Fleksibilitet og konfigurerbarhet 360 er en fleksibel standardløsning som enkelt tilpasses bedriftens saksbehandlingsprosesser og behov, for eksempel i henhold til ulike arbeidsroller, saks- og dokumenttyper, prosessmaler og arbeidsflyt. I tillegg har 360 en åpen arkitektur som gjør at den kan integreres med andre fagsystemer for en helhetlig og effektiv brukeropplevelse og for å kunne samle all saksinformasjon i én løsning. ønske om standardisering av hvordan vi skal jobbe hos oss i form av beste-praksis maler ønske om å sikre dokumentasjon av utførte prosesser viktige beslutninger, resultater, milepæler og dokumenter ønske om effektivisering av administrative oppgaver og reduksjon av overflødig ressursbruk ønske om å forbedre service overfor kunder, partnere og leverandører gjennom standardiserte prosesser og fokus på tidsfrister og kvalitet ønske om å ordne opp i informasjonskaoset og få kontroll over viktige dokumenter, e-post og annen forretningskritisk informasjon, bl.a når prosjekter er avsluttet og medarbeidere har sluttet press på å følge ny lovgivning og strengere krav fra myndigheter, revisorer, eiere og andre som krever dokumentasjon ønske om å fjerne informasjonssiloer - for mange prosesser foregår på e-post fra person til person der verktøy for samhandling og informasjons- og kunnskapsdeling ville sikret bedre dokumentasjon og kvalitet

7 Kunnskapsmedarbeideren i fokus Kunnskapsarbeid står i dag for % av alt arbeid, og prosentandelen er økende. The Workflow Management Coalition Kunnskapsarbeid kan defineres som at du bruker ditt kreative hode til å oppnå et mål. Mange av hovedutfordringene bedrifter står ovenfor er ofte ikke-repetitive og uforutsigbare og håndteres av kunnskapsmedarbeiderne. Etter hvert som viktigheten av kunnskapsarbeid i næringslivet øker, blir også utvikling og implementering av mer effektive sak- og samhandlingsløsninger en stadig viktigere faktor.

8 Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no