360 for Bedrifter. 360 for Bedrifter gir SharePoint forretningskritisk ECM-funksjonalitet

Transkript

1 En standard løsning for dokument- og informasjonshåndtering i SharePoint som gir kontroll over informasjon, god kunnskapsdeling og effektive prosesser 360 for Bedrifter gir SharePoint forretningskritisk ECM-funksjonalitet Dokumenthåndtering - Arkivering - Håndtering av e-post Kontraktshåndtering - Papirløse møter Håndtering av styrende dokumenter Prosjektarbeid - Samhandling - Publisering - Saksbehandling

2 En ferdig løsning som gir full kontroll over all informasjon! 360 for Bedrifter er en unik standardløsning for dokument- og informasjonshåndtering bygget på Microsoft SharePoint. Løsningen brukes av både store konsern og mindre bedrifter for å få kontroll over informasjon, bedre kunnskapsdeling og oppnå mer effektive prosesser. Informasjon til hjelp eller et hinder? Kraftig økning i informasjonsmengden gjør at informasjon fort kan bli et hinder i stedet for et hjelpemiddel. Bedrifter håndterer daglig enorme mengder informasjon. De fleste bedrifter tar vare på informasjonen og investerer i systemer for lagring og backup. Informasjonen finnes, men spørsmålet er hvor. Forskjellige versjoner av ett og samme dokument, med ulik dato og i ulike mapper på felles filområder, skaper forvirring og stor risiko i den daglige forretningsdriften. Informasjon som ligger i e-post-mapper forsvinner når medarbeidere slutter og det går ikke an å finne igjen forretningskritiske dokumenter. Informasjon som er lagret, men som ikke er strukturert, er ofte ikke anvendelig! Å håndtere informasjon på en strukturert og sikker måte, i henhold til gjeldende regler og krav, er kritisk for dagens bedrifter. Med bra IT-støtte sikrer bedriften at informasjon blir et hjelpemiddel, at kunnskap deles mellom medarbeidere og at virksomheten blir mer effektiv og konkurransedyktig. En standardløsning for dokument- og informasjonshåntering Løsningen dekker mange anvendelsesområder, men kan deles inn i noen overordnede hovedområder: Dokumenthåndtering og arkivering Korrespondansehåndtering / e-post Saksbehandling og oppgavehåndtering Prosjektarbeid og samhandling Papirløse møter Innenfor disse områdene understøttes en lang rekke prosesser og arbeidsoppgaver for ulike arbeidsroller og fagfelt. De ansatte får et effektivt arbeidsverktøy som gjør arbeidet enklere, enten de jobber med HR, administrasjon, innkjøp, prosjektarbeid, salg, saksbehandling, kundeservice, økonomi eller andre arbeidsområder. Software Innovations dokument- og informasjonshåndteringsløsning for private selskaper, 360 for Bedrifter, lever opp til kravene fra dagens og morgendagens virksomheter. 360 for Bedrifter er: En standardløsning for dokument- og informasjonshåndtering basert på beste-praksis et mer lønnsomt alternativ enn skreddersydde løsninger Bygget i Microsoft SharePoint løsningen utnytter det beste med SharePoint og tilfører SharePoint en unik objektmodell som gir struktur og virksomhetskritisk ECM- funksjonalitet for dokumenthåndtering, arkivering, saksbehandling etc. En brukervennlig løsning der utvikling er basert på et sterkt brukerfokus, og som er naturlig og enkel å anvende for medarbeiderne Enkel og rask å implementere kan innføres og utvides stegvis etter bedriftens behov Et 360 graders overblikk over informasjon De fleste oppgaver i virksomheten kan relateres til sentrale objekter som saker, dokumenter, prosjekter, aktiviteter og kontakter. I 360 for bedrifter er det mulig å bevege seg mellom objekter i løsningen uten å miste overblikk, for eksempel oversikt over hvilke dokumenter som inngår i ulike saker, hvilke kontakter som er involvert i et spesifikt prosjekt, hvilke saker som er knyttet til en spesifikk kontakt etc. Brukeren får på denne måten et 360 graders overblikk over all informasjon og har alltid direkte tilgang til relevante data. Dette skaper stor fleksibilitet i arbeidet. Sak Dokument Prosjekt Prosess Eiendom Kontakt Aktivitet I 360 s unike objektmodell er alle typer informasjon knyttet til hverandre for enkel tilgang og god søkbarhet.

3 Tilfører SharePoint struktur og funksjonalitet Vi har gjort det enkelt for våre kunder gjennom å bygge 360 for Bedrifter på Microsoft SharePoint. Sammen med 360 for Bedrifter utnyttes det fulle potensialet i SharePoint ved at virksomheter får en komplett løsning for dokument- og informasjonshåndtering. Løsningen kombinerer SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling og informasjonsdeling med viktige egenskaper i 360. Den unike objektmodellen i 360 for Bedrifter sørger for at informasjon knyttes til de kunder, prosjekter, aktiviteter og saker den gjelder. Informasjonen behandles, lagres, struktureres og gjøres tilgjengelig for de ansatte på en rask, logisk og sikker måte. 360 for Bedrifter oppfyller også ulike offentlige krav til informasjonshåndtering og tilbyr beste-praksis oppsett for ulike prosesser. Når du investerer i 360 for Bedrifter så investerer du i en bedre SharePoint-løsning! SharePoint for Bedrifter = en komplett løsning for dokument- og informasjonshåndtering utviklet for å møte morgendagens krav til informasjonshåntering, samarbeid og kunnskapsdeling. Sterkt brukerfokus Løsningen er enkel å anvende og er utviklet med sterkt brukerfokus. Vi har valgt å ikke utvikle et eget brukergrensesnitt, men å anvende Microsoft grensesnitt. Ettersom løsningen er fullstendig integrert med Office-applikasjonene, kan brukerne fortsette å arbeide i velkjente miljøer som eksempelvis Word og Outlook, og dermed ha direkte tilgang til funksjonalitet i 360 for Bedrifter derfra. Brukerne får en god støtte for dokument- og informasjonshåndtering der de til vanlig befinner seg. Enklere blir det ikke! Bedrifter sikrer derfor at informasjon håndteres på korrekt vis, ettersom brukerne opplever en naturlig støtte i stedet for merarbeid, og dermed benytter løsningen fullt ut. Enkel og stegvis innføring 360 for Bedrifter er en standardløsning basert på bestepraksis som er bygget på velkjent teknologi. Det sikrer en rask og enkel implementering, lave driftskostnader og lav risiko. Dyre og tidskrevende tilpasninger er ikke nødvendig og bedriften får en stegvis og trygg innføring. 360 for Bedrifter tillater virksomheten å starte med et kjernesystem og deretter utvide med nye moduler og vokse etter eget behov. Fra enkel dokumenthåndtering og arkivering til en komplett løsning for informasjonshåndtering med støtte for ulike virksomhetsprosesser og samarbeid med eksterne parter En velprøvd standardløsning 360 for Bedrifter er en ferdig standardløsning tilpasset private selskaper og som gjennom mer enn 25 år har blitt utviklet og optimalisert i tett samarbeid med våre kunder. Den velprøvde løsningen tilfredsstiller høye krav til informasjonshåndtering fra mange forskjellige virksomheter både store konsern og mindre bedrifter Hva sier våre kunder? Østfold Energi valgte 360 for å understøtte en dokumentstrategi med krav om en felles dokumenthåndteringsløsning med integrasjon til fagsystemer og som ivaretar formelle krav og fremmer samhandling. Vi benytter i dag 360 til korrespondanse, teknisk dokumentasjon av produksjonsanlegg, styrende dokumenter som instrukser, prosedyrer og planer, kontrakter og ikke minst arbeidsrom for dokumentdeling med eksterne deltakere som konsulenter, leverandører, styremedlemmer og revisorer. Trude Bjering-Strand, IT-sjef i Østfold Energi Entra valgte 360 som arkiv- og dokumenthåndteringssystem fordi det er et standard, velprøvd system som er brukervennlig og intuitivt. 360 er bygget på en moderne teknologisk plattform og har gode tilpasningsmuligheter til Entras andre fagsystemer. Ansatte kan trygt lagre all informasjon på ett sted uavhengig av kilde eller filformat, og kan og finne tilbake til den fort, enkelt og til enhver tid. Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i Entra Eiendom Med 360 får Sparebanken Vest en helhetlig løsning for arkiv og saksbehandling som passer inn i eksisterende Microsoft infrastruktur og som enkelt kan integreres mot applikasjoner som de ansatte til daglig bruker, slik som Office og CRM. Løsningen gjør tidkrevende og kostbare rutiner for arkivering og distribusjon overflødig, har god støtte for prosesser og gjør det enkelt for de ansatte å gjenfinne viktig informasjon. Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest Forretningsutvikling

4 En løsning som dekker mange behov Vi hjelper bedriften med å løse typiske utfordringer innen informasjonsforvaltning, slik som manglende eller dårlige rutiner for forvaltning, lagring og gjenfinning av viktig informasjon manglende eller dårlig samhandling og informasjonsdeling på tvers av avdelinger eller organisasjonsgrenser løsninger som ikke snakker sammen og er lite brukervennlige håndtering av store bunker med papirer som hver dag trykkes og distribueres I denne seksjonen beskrives våre fem hovedområder for anvendelse nærmere: 1. Dokumenthåndtering og arkivering 2. Håndtering av korrespondanse/ e-post 3. Oppgavehåndtering og saksbehandling 4. Papirløse møter 5. Prosjektarbeid og samhandling 360 for Bedrifter oppfyller en lang rekke behov i forskjellige virksomheter, avhengig av bransje, fagfelt og de ansattes arbeidsroller. Anvendelsesområdene er mange og omfatter ulik type informasjon, men fellesnevneren er at bedriften kan få samlet alt på ett sted, i én løsning, med enkel håndtering, lagring, deling og gjenfinning av informasjon i en felles virksomhetshukommelse. På denne måten økes sporbarhet, sikkerhet og kontroll, og resultatet er redusert risiko, høyere effektivitet og bedre lønnsomhet. Løser bedriftens informasjonsutfordringer Noen av de viktigste fordelene ved bruk av løsningen er: Lagring av informasjon i én felles virksomhetshukommelse (basert på anerkjente standarder) Versjonskontroll og sporing av endringer, noe som sikrer kontroll over viktige dokumenter God intern kunnskapsdeling gjennom gode søkefunksjoner og felles arkiv Full oversikt over aktiviteter, informasjon og personer på tvers av avdelinger og lokasjoner Sikker deling av informasjon og dokumenter med eksterne samarbeidspartnere Effektivt og papirløst arbeid mens du er på farten gjennom tilgang fra mobile enheter En sømløs og god brukeropplevelse gjennom integrasjon mot fagsystemer, Microsoft Office, Outlook og SharePoint.

5 1. Dokumenthåndtering og arkivering 360 gir god kontroll over dokumenter gjennom smart funksjonalitet for lagring, deling og gjenfinning av informasjon. Ved hjelp av 360 blir hverdagen mer oversiktlig og produktiv for de ansatte, samtidig som det blir enklere å samhandle og dele informasjon. Felles arkiv - god virksomhetshukommelse 360 hjelper bedriften med å imøtekomme krav til sikker lagring og strukturering av e-post, papirdokumenter og elektroniske dokumenter i ett felles digitalt arkiv. På denne måten sikres en felles virksomhetshukommelse som skaper en god grobunn for kunnskaps- og kompetansedeling, og som reduserer risiko knyttet til tap av informasjon, øker sporbarhet og gir god etterrettelighet. E-post, papirdokumenter og elektroniske dokumenter lagres i et felles digitalt arkiv. Bedriften opparbeider en god virksomhetshukommelse og reduserer risiko knyttet til tap av informasjon. Med 360 som arkivkjerne får bedriften en fleksibel og velprøvd arkivløsning som sikrer at viktig dokumentasjon bevares for fremtiden og som sørger for enkel dokumentfangst fra fagsystemer. Løsningen bygger på prinsipper fra anerkjente standarder som ISO 15489, MOREQ og NOARK 5, og er konfigurert etter beste-praksis fra en rekke praktiske leveranser. Løsningen gjør tidkrevende og kostbare rutiner for arkivering og distribusjon overflødig, har god støtte for prosesser og gjør det enkelt for de ansatte å gjenfinne viktig informasjon. Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest Forretningsutvikling Avanserte søkemuligheter Avanserte søkemuligheter gjør det enkelt å gjenfinne, dele og gjenbruke informasjon. Søk kan lagres og gjenbrukes slik at rapporter og oversikter enkelt gjøres tilgjengelig for brukerne. 360 kan også inngå som kilde i søkeløsninger som FAST eller SharePoint 2010 Search Server. Enkel lagring, gjenfinning og deling av Informasjon i 360 innebærer økt kunnskapsdeling og kompetanseheving i bedriften. Ansatte kan trygt lagre all informasjon på ett sted uavhengig av kilde eller filformat, og finne tilbake til den fort, enkelt og til enhver tid. Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i Entra Eiendom Smart dokumenthåndtering 360 er integrert som en naturlig del i Word, Outlook og Excel, blant annet ved at 360 funksjonalitet for søk, import, inn- eller utsjekk av dokumenter er tilgjengelig i menyen, og gjennom drag and drop av dokumenter direkte i 360 mapper. I Office kan dokumenter produseres, åpnes, redigeres og lagres direkte i 360 og knyttes automatisk mot kontakter, prosjekter eller saker. De kan også sjekkes inn og ut av Word og spores i en logg som viser hvem som har jobbet med dokumentet og hvilke endringer som er gjort. Bruk av integrerte dokumentmaler og felles redigering av dokumenter er også egenskaper som effektiviserer dokumentproduksjon i bedriften.

6 Kontraktshåndtering Med kontraktshåndtering i 360 får de ansatte rask tilgang til alle gjeldende kontrakter og god oversikt over for eksempel utløpsperioder, kontraktsparter, internt ansvarlige, historikk og tidligere revisjoner direkte i sin personlige arbeidsflate. Det er på denne måten enkelt å følge opp kontrakter og gjeldende frister. Løsningen gir også god støtte for dokumentasjon av prosesser knyttet til forhandling, kontraktsfornyelse og -endringer. Styrende dokumenter I 360 kan rutiner, prosedyrer, skjemaer, håndbøker og andre styringsdokumenter enkelt struktureres og vedlikeholdes. Sporbarhet sikres ved hjelp av revisjonshåndtering av dokumenter, versjonshåndtering, logging av endringer og godkjenningsrutiner. Publisering av styrende dokumenter effektiviseres og forenkles gjennom bruk av dynamiske linker til siste versjon av dokumentet i 360 fra intranett, prosesskart eller andre dokumenter der disse refereres. Publisering Informasjon og dokumenter i 360 kan enkelt publiseres og gjøres tilgjengelig både på intranett, internett og i fagsystemer. Ved bruk av 360 er det ikke nødvendig å publisere kopier ettersom det kan linkes til informasjon og dokumenter der de faktisk er lagret i 360. På denne måten vil informasjon være riktig og oppdatert til enhver tid. 360 støtter dynamiske linker som alltid peker til siste godkjente versjon av en kontrakt eller en prosedyre. All informasjon i 360 kan også tilgjengeliggjøres i andre applikasjoner via 360 SharePoint web parts, bruk av Atom/ RSS feeds fra 360, eller ved å benytte de LINQ/WCF web services som 360 tilbyr. Dersom det av spesielle grunner er ønskelig å eksportere data og dokumenter fra 360 er dette også mulig: 360 kan eksportere XML og tilbyr spesialiserte løsninger som 360 Public Journal Azure der dokumenter og metadata enkelt gjøres tilgjengelig i nettskyen. 2. Korrespondansehåndtering/ e-post 360 for Bedrifter sørger for effektiv og god håndtering av den store mengden e-post som hver dag sendes og mottas. Utgående og innkommende e-post kan enkelt registreres ved at de dras over i mapper eller gjennom en kort dialog. Informasjon og metadata fra e-postmeldingen følger da automatisk med inn i løsningen og knyttes eksempelvis til relevante saker, prosjekter eller kontakter, noe som bidrar til rask gjenfinning og god oversikt over all e-post-kommunikasjon. Integrasjonen mellom 360 for Bedrifter og Outlook knytter e-post, kalender og dokumenthåndtering sammen i én felles løsning der bedriften får kontroll over informasjon som ofte ligger ustrukturert i personlige e-postmapper og kalendere. 3. Oppgavehåndtering og saksbehandling 360 er et verktøy som understøtter og effektiviserer alle typer oppgavehåndtering og saksbehandling. Det er en løsning som kan benyttes for å håndtere saker av ulik art på en effektiv, oversiktlig og enkel måte, enten det dreier seg om klager, juridiske forhold, personalsaker eller andre typer. 360 gjør det mulig å holde oversikt, samle informasjon etter hvert som saken utvikler seg, fordele oppgaver og sikre en god gjennomføring av aktiviteter. Løsningen gir bedriften overblikk over status og fremdrift, noe som skaper et grunnlag for å identifisere flaskehalser og bedre effektivitet. Med 360 skapes effektivitet gjennom elektronisk arbeidsflyt og samhandling internt og eksternt, der bedriften kan tilpasse rutiner, saksgang og regler etter sine behov.

7 4. Papirløse møter Gjennom modulen for møteadministrasjon kan saksdokumenter og agenda forberedes og struktureres på enkelt vis. Med digital møteadministrasjon eliminerer bedriften trykking, kopiering og fysisk distribusjon av møtedokumenter, noe som skaper stor gevinst både i form av effektiviserte rutiner, økt fleksibilitet, redusert papirbruk og lavere kostnader. Med den smarte og enkle løsningen for papirløse møter på ipad eller tablet PC, får møtedeltakerne elektronisk tilgang til alle dokumenter og saker. De slipper dermed store papirbunker, og kan jobbe digitalt med møtepapirer hvor som helst og når som helst. Brukeren kan blant annet søke opp dokumenter og saker, navigere mellom disse, samt registrere og dele merknader. Kredittkomiteen i Sparebanken Vest behandler nå alle saker elektronisk ved hjelp av tablet PC, 360 og OneNote. Vi har oppnådd gode effekter relatert til mer effektiv distribusjon, forberedelse og gjennomføring av møter. Blant annet har vi redusert papirbruk med 100 % i tillegg til å ha redusert 20 % av et årsverk ved å eliminere kopiering av papirer til komitéen. Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest, forretningsutvikling I 360 kan bedriften selv definere prosjekttyper og hierarkiske strukturer, noe som gjør det enkelt å bryte komplekse prosjekter ned i underprosjekter. Prosjektdeltakerne kan opprette prosjektrom i SharePoint som legger til rette for effektiv samhandling, der dokumenter, e-post og annen tilknyttet informasjon enkelt kan lagres, deles og endres. Smart funksjonalitet for revisjonskontroll og versjonshåndtering sikrer historikk og sporbarhet i prosjekter. I 360 har de ansatte tilgang til SharePoint-funksjonalitet for arbeidsdokumenter, prosjektkalendere, planer og oppgavelister, diskusjonsgrupper og wikis. Samhandlingsrom Ettersom 360 er basert på SharePoint er alle funksjoner for SharePoint-basert samhandling også tilgjengelig i 360. Brukerne kan opprette prosjektrom og andre arbeidsrom for utveksling av informasjon og dokumenter mellom interne brukere, men også der personer utenfor egen bedrift kan være med. Fra 360 kan dokumenter og annen informasjon presenteres som webparts i slike rom. Via aksesskontrollen kan eksterne brukere også gis tilgang til informasjon. Dokumenter lastes opp i samhandlingsrommet og lagres deretter i 360 på riktig prosjekt eller sak automatisk, eller ved at en bruker med rettigheter i 360 gjør det manuelt. Slik kan brukerne enkelt samarbeide elektronisk med kunder, leverandører og partnere uten bruk av e-post, og på en slik måte at alle involverte effektivt kan dele all informasjon og dokumenter som utveksles. Den tette koblingen mellom samhandlingsrom og 360 sikrer at arkivverdig dokumentasjon tas vare på som records og deles med andre i bedriften. Til tross for at vi har en flerselskapsstruktur med fysisk avstand mellom brukere har alle tilgang til én og samme database. Det er en differensiert tilgang til dokumenter og sensitiv informasjon skjermes på en god måte. Trude Bjering-Strand, IT-sjef i Østfold Energi 5. Prosjektarbeid og samhandling Effektivt prosjektarbeid 360 er et sentralt verktøy i virksomhetens projekthåndtering. Løsningen fungerer som en sikker, felles lagringsplass for prosjektdokumentasjon og gir brukerne en god oversikt over prosjektets omfang, historikk og status. 360 hjelper bedriften med å strukturere arbeidet i interne og eksterne prosjekter og skaper gjennom integrasjon mot moduler for dokument-, kontakthåndtering og saksbehandling et sømløst og integrert miljø for effektivt prosjektarbeid.

8 Enkle brukergrensesnitt og kjente arbeidsflater 360 for Bedrifter er utviklet med et sterkt brukerfokus og er svært enkel å anvende. Vi har fulgt viktige prinsipper i utviklingen som gjør at brukerne får en levende og dynamisk arbeidsflate som skaper god oversikt, kontroll og effektivitet i det daglige arbeidet. Høy gjenkjennelsesgrad og god tilgjengelighet Vi har gjort det enkelt for brukerne ved å bygge 360 på Microsoft SharePoint, markedets ledende plattform for produktivitet og samhandling. Løsningen er dessuten unikt integrert med Microsoft Office og Outlook. Dokumenter kan eksempelvis åpnes og lagres direkte fra Word, mens e-post kan lagres direkte i 360 via funksjonalitet i Outlook. Følger brukerne der de befinner seg 360 er en fleksibel løsning som også er tilgjengelig for ansatte som er på farten. Den sterke tekniske plattformen støtter bruk av både lesebrett, tablet PC og smarttelefoner. Det viktigste kriteriet for valg av 360 som nytt dokumenthåndteringsløsning var at det er funksjonelt system med et enkelt brukergrensesnitt, som samtidig er så avansert at det kan løse våre utfordringer knyttet til håndtering og styring av bedriftens store mengder med dokumentasjon. Mette Marie Krebs, prosjektleder i Yara Praxair For å gjøre løsningen best tilpasset brukerne har vi valgt å anvende Microsofts grensesnitt en arbeidsflate som de fleste brukere kjenner godt og som er en naturlig del av dere hverdag. 360 for Bedrifter anvendes direkte i kjente brukergrensesnitt som Microsoft Outlook, Office og SharePoint. Stor brukervennlighet 360 er ferdigkonfigurert i henhold til forskjellige brukergrupper. Skrivebord og funksjonalitet er tilpasset slik at spesialiserte brukere med forskjellige roller og aktuelle arbeidsoppgaver har sine egne arbeidsflater med informasjon som er relevant for dem direkte tilgjengelig. Skrivebord i 360 tilpasses den enkelte brukers rolle, arbeidsoppgaver og aktiviteter for optimal oversikt og kontroll i en hektisk arbeidsdag.

9 En komplett og ledende plattform for dokument- og informasjonshåndtering utviklet for å møte morgendagens krav til informasjonsforvaltning og samhandling.

10 Vi gir SharePoint forretningskritisk ECM-funksjonalitet Summen av SharePoint som teknisk plattform og 360 som en innebygget verdiøkende løsning, gjør at det skapes en komplett og ledende plattform for dokument- og informasjonshåndtering utviklet for å møte morgendagens krav til informasjonsforvaltning og samhandling. SharePoint er et kraftig verktøy for samhandling og prosjektstyring, men som mangler de egenskaper for strukturering og kontroll som trengs for å kunne imøtekomme moderne bedrifters avanserte krav til sikker og god håndtering av informasjon og innhold. For å realisere SharePoints fulle potensial er det derfor nødvendig med en verdiøkende løsning på toppen som innehar slike egenskaper. 360 er bygget inn i SharePoint, noe som skaper et unikt samspill der SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling og informasjonsdeling er kombinert med 360 s muligheter for strukturering av informasjon, sikker og compliant dokumenthåndtering og arkivering, og ikke minst støtte for effektive virksomhetsprosesser. Bedrifter har i stort omfang tatt i bruk Microsoft SharePoint for håndtering av innhold, portaler og samhandling. Stadig flere bedrifter etterspør mer enn bare en generell plattform. De ønsker løsninger som bruker SharePoint som plattform og som med verdiøkende funksjonalitet på topp kan tilfredsstille bransje- og virksomhetsspesifikke behov. Gartner: Predicts 2011: Watch for New Kinds of Content and Applications to Manage Hvorfor 360 for Bedrifter øker verdien av din SharePoint-investering: Standardprodukt bygget på SharePoint framfor skreddersøm Ferdige løsninger basert på «beste praksis» Sertifisert for viktige arkivstandarder Kompletterer standard SharePoint med viktig funksjonalitet for sak- og dokumenthåndtering Er bygget på SharePoint kjører i SharePoint og med SharePoint - slik at integrasjonskostnader minimeres Software Innovation er en profesjonell programvareleverandør som sikrer kompatibilitet «bakover» og «fremover» Stegvis innføring 360 understøtter en hel rekke brukersituasjoner. Det er derfor mulig å implementere løsninger fra den enkleste dokumenthåndtering og arkivering til fullblods digital forretningsdrift med saksbehandling og ekstern samhandling - uten å skifte system underveis. 360 er en fleksibel løsning som legger til rette for en enkel og stegvis innføring der bedriften starter med et kjernesystem og deretter gradvis kan omlegge arbeidsprosesser, utvide med nye moduler og integrasjoner mot fagsystemer. 360 tillater bedriften å tenke langsiktig, men samtidig starte i det små. Ved å dele opp innføringen i en rekke overskuelige faser vil stein for stein brolegge veien til de store effektivitetsgevinstene. Med innføring av standardløsningen etableres et fleksibelt kjernesystem som er enkelt for de ansatte å bruke og som raskt blir en viktig del av det daglige arbeidet. Deretter kan bedriften løpende effektivisere anvendelsen gjennom for eksempel gradvis omlegging av arbeidsprosesser, innføring av nye moduler og integrasjon mot andre fagsystemer. Etterhvert kan også deler av løsningen åpnes opp mot kunder, samarbeidspartnere og andre, slik at en fullverdig digital samhandling kan realiseres. På denne måten kan bedriften raskt høste de første gevinstene. Med SharePoint som plattform, arkitektur for åpen og enkel integrasjon mot andre systemer og støtte for mobile enheter som ipad og Tablet PC, får bedriften en fleksibel og moderne dokumentløsning som gjør hverdagen enklere og mer effektiv for de ansatte.

11 EN STANDARDLØSNING FOR DOKUMENT- OG INFORMASJONSHÅNDTERING En løsning for sikker informasjonshåndtering og felles virksomhetshukommelse basert på Microsoft SharePoint og Office, med standard konfigurering for håndtering av dokumenter: Korrespondanse Prosjektdokumentasjon Generelle dokumenter Løsningen støtter også prosesser knyttet til saksbehandling og samhandling i prosjekter. NATURLIGE TILVALG: MS Office integrasjon MS Office Maldesigner 360 arbeidsflytverktøy MS Search Server Express MS Outlook integrasjon Dokument Kontakt Sak PROSESS Eiendom Formatkonvertering Prosjekt Aktivitet 360 Administrator Active Directory synk. SharePoint Site generator SharePoint Records Mngmt web services Kontrakthåndtering Styrende dokumenter Papirløse møter Møte og utvalgsbehandling 360 Web Services SharePoint BCS web services Andre tilvalg Integrasjoner Datafangst Microsoft Dynamics CRM integrasjon Virksomhetssøk Ledelsesrapportering Digital signering av PDF File Viewer WebCruiter integrasjon EasyCruit integrasjon SAP integrasjon IFS integrasjon Importsenter Klient skanning Batch skanning 360 er bygget inn i SharePoint, noe som skaper et unikt samspill der SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling og informasjonsdeling er kombinert med 360 s muligheter for strukturering av informasjon, sikker og compliant dokumenthåndtering og arkivering, og ikke minst støtte for effektive virksomhetsprosesser. Løsningen består av en 360 kjerne der objektmodellen med 360 graders perspektiv på informasjon er utgangspunktet. Kjernen består av en rekke elementer og verktøy som sammen utgjør vår sterke tekniske plattform bygget på Microsoft SharePoint. Standardløsningen 360 for Bedrifter er ferdig konfigurert og understøtter viktige bransjespesifikke prosesser for dokumenthåndtering, arkivering, saksbehandling, samhandling og prosjektarbeid. I tillegg finns et antall tilleggsmoduler og integrasjonsmuligheter som gjør det mulig å til passe løsningen og skreddersy denne etter sentrale prosesser i henhold til den enkelte bedrifts behov. Med hjelp av konfigureringsverktøy og administrasjonsfunksjoner kan kunde- og prosesstilpasninger utføres uten at kjernesystemet endres til og med uten bruk av programmering. Ettersom 360 for bedrifter et standardprodukt muliggjøres raske og effektive oppgraderinger ved behov. Vår vurdering er basert på at virkelig kreativitet handler om å få et standardprodukt til å fungere for selskapet, og ikke om å velge et nytt system som håndterer marginale nye funksjoner. Karin Brenden, prosjektleder IT og prosessinnovasjon, Statkraft

12 Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no