FÅ BEDRE KONTROLL MED EN STYREPORTAL

Transkript

1 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M admin LOGG PÅ MED EN STYREPORTAL

2 SIKKERT SAMARBEID Teknologien påvirker nesten alle aspekter av våre liv. Men selv om våre personlige liv har endret seg radikalt, har forretningslivet gjennomgått en revolusjon det siste året. Teknologien har endret både tempoet og måten vi jobber på. Også i styrerommet har overgangen til den digitale tidsalderen endret måten vi kommuniserer og samhandler på, og en styreportal er i dag et nødvendig verktøy for profesjonelle styrer. Her får du en rask innføring i hva en styreportal er, hvorfor selskapet ditt trenger en slik portal, hvordan du kommer i gang og hva du bør se etter når du velger en styreportalleverandør. SÅ, HVA ER EN STYREPORTAL? En styreportal er en digital samhandlingsplattform for styret og styrets interessenter. Plattformen legger til rette for sikker, profesjonell og effektiv deling av sensitive dokumenter, samt samhandling mellom styret, ledelsen og brukergrupper. Dokumenter og informasjon blir lastet opp, lastet ned, diskutert, gjennomgått og signert. I portalen kan administratorer planlegge styremøter og dele styredokumenter. Styremedlemmer kan forberede seg til styremøter digitalt, online eller offline, med tilgang til de siste styredokumentene og hele styrets arkiv. En styreportal tilbyr mobilitet, sikkerhet og interaktivitet, i tillegg til brukervennlighet. Det allsidige bruksområdet gjør portalen nyttig ikke bare for styret, men også for komiteer, aksjonærer, revisorer og ledelsen. Hvis du er medlem av flere styrer som bruker den samme løsningen, får du din egen skreddersydde plattform som gir deg en fullstendig oversikt over alle styreaktivitetene dine. MED EN STYREPORTAL 2

3 HVORDAN VET JEG OM SELSKAPET MITT TRENGER EN STYREPORTAL? Hvis svaret ditt på minst ett av disse TRE spørsmålene er ja, vil selskapet ditt ha stor nytte av en styreportal. 1 Kaster selskapet ditt bort masse tid og penger på administrative oppgaver knyttet til møter og styreaktiviteter? Ja, vi bruker for mye tid på administrative oppgaver. Vi har ingen felles plattform der styremedlemmene kan skrive, dele notater og se historisk informasjon med mer. Løsning: Fordelene med å ta i bruk en styreportal kan man se både før, under og etter styremøtet. Administrativt ansatte kan planlegge møter og dele styredokumenter med styremedlemmene. Styremedlemmer kan bruke portalen til å skrive og dele notater, stemme over viktige spørsmål og se historisk informasjon. Styremedlemmene kan til og med signere møteprotokoller elektronisk etter styremøtet. Dokumentene er alltid tilgjengelige, online og offline, i en sikker, brukervennlig løsning via internett og app på ipad eller iphone. Organisasjoner kan dra stor nytte av å frigjøre mer av tiden til styremedlemmene ved å bytte til et mer effektivt system for dokumentdeling og samhandling. Det er ingen tvil om at selskapet ditt vil bli mer effektivt. 2 Er styrearbeidet avhengig av papirbaserte prosesser? Ja, administrasjonen og styremedlemmene i selskapet vårt skriver ut massevis av dokumenter til styremøtene. En utskrevet bunke med styredokumenter kan være på alt fra 40 sider til 500 sider (eller mer), avhengig av hva slags informasjon som skal gjennomgås. Dette er dyrt, tidkrevende og lite miljøvennlig. Løsning: Med en styreportal kan den elektroniske papirbunken være så tykk man trenger, det blir uansett ikke sløst bort et eneste papirark. Det er ingen tvil om at selskapet ditt vil spare masse tid og penger, samt bidra til et bedre miljø. MED EN STYREPORTAL 3

4 3 Mangler selskapet ditt en sikker plattform for deling og lagring av informasjon? Ja, i selskapet mitt kommuniserer og deler vi sensitiv informasjon på e-post og i andre kanaler som ikke er sikre. Løsning: Med en styreportal får du fullstendig kontroll over distribusjonsprosessen, alt skjer på en sikker og kryptert plattform som bare er tilgjengelig for de brukerne du inviterer inn. Ingen flere feilsendte e-poster eller styrepapirer som forsvinner i posten eller andre steder. SÅ, HVORDAN ARBEIDER JEG I EN STYREPORTAL? Styreportalen blir arbeidsverktøy nummer én for administrasjonen når det gjelder styremøter, og gjerne også andre typer møter. Vanligvis blir styresekretæren og/eller økonomisjefen administratorer i portalen. Portalen reduserer arbeidsmengden, sparer tid, penger og stress ettersom dokumenter kan legges til fortløpende og gjøres lett tilgjengelige når og hvor som helst. Data som lagres i portalen er i mindre grad utsatt for sikkerhetsrisikoer og kan gjøres tilgjengelig for riktig person til riktig tid. Gjennom portalen har administrator full kontroll over hvem som har tilgang til hvilken informasjon, og kan om nødvendig fjerne tilgang til bestemt informasjon. Det er for eksempel mulig å gi revisorer tilgang til selskapets finansielle dokumenter uten samtidig å gi dem (full) tilgang til andre styredokumenter. MED EN STYREPORTAL 4

5 HVILKEN SKAL JEG VELGE? Nå vet du hva en styreportal er, hvorfor du trenger den og hvordan den fungerer. Men det finnes flere tilbydere av slike portaler - så hva skal du se etter når du skal velge en styreportalleverandør? 1 SIKKERHET OG KONFIDENSIALITET Fordi styredokumenter kan inneholde sensitiv informasjon, er sikkerhet og konfidensialitet helt avgjørende når du velger leverandør. Det er viktig for selskapet og deres dokumenter at styreportalleverandøren legger stor vekt på sikkerhet. Hvilke sikkerhetsstandarder har leverandøren? Noen viktige spørsmål du bør stille om sikkerhet når du velger en ny leverandør: Er all informasjonen kryptert? Hvor blir informasjonen lagret? Er det backup-servere? Har selskapet noen gang hatt et sikkerhetsproblem? Har styreportal-appen et vern mot hackere? Hvor ofte gjennomfører de tredjepartsinntrenging og sikkerhetstesting? Hvor mye vekt legger selskapet på sikkerhet? Har de satt av egne ressurser til arbeid med sikkerhet og konfidensialitet? Blir systemet jevnlig gjennomgått av uavhengige og anerkjente revisorer? Har leverandøren et system for 2-faktor-autentisering av innlogging? Tilbyr portalen eid-autentisering på høyeste sikkerhetsnivå? Oppfyller de alle kravene i den nye personvernforordningen? MED EN STYREPORTAL 5

6 2 HISTORIKK OG REFERANSER Før du velger hvilken leverandør du vil bruke, kan det være en god idé å finne ut hva andre kunder har å si om samarbeidet med leverandøren. Vurder leverandørens kvalitet og hvorvidt de har oppfylt kundenes krav og forventninger gjennom årene. Å finne riktig leverandør av styreportal til ditt selskap er en viktig avgjørelse. Det er noen viktige spørsmål om selskapets historikk som du bør stille når du velger en ny leverandør: Hvordan kan kvaliteten på kundestøtten og appens brukervennlighet dokumenteres? Har de kundereferanser? Har de noen gang blitt nominert til en pris? Hvorfor? Hvor lenge må kundene vanglivis vente på svar og hvilket språk snakker de? I hvilke markeder har de lokale kontorer? Hvor stor prosentandel av kundene forblir/forlater dem hvert år? 3 BRUKERVENNLIGHET VS. FUNKSJONER Når du skal velge styreportalløsning, er det viktig å finne en som styremedlemmene dine faktisk kommer til å bruke. Hvis de ikke bruker styreportalen, er hele prosjektet bortkastet tid for selskapet ditt. Styreportalen MÅ være brukervennlig hvis noen skal ønske å bruke den, den må være tilgjengelig på flere plattformer og ha kundestøtte hele døgnet. Den bør også ha tilleggsfunksjoner som mulighet til å kommentere og notere i styredokumenter, stemme, signere elektronisk, bruke elektronisk ID etc. MED EN STYREPORTAL 6

7 Det er noen viktige spørsmål om brukervennlighet og funksjoner som du bør stille når du velger en ny leverandør: Er styreportalen tilgjengelig på flere plattformer? Tilbyr leverandøren kundestøtte hele døgnet? Hvilke avanserte funksjoner tilbyr de (f.eks. e-signering, eid, deling av notater, stemming?) Vil selskapet mitt få en skreddersydd plattform? Vil selskapet mitt få tilgang til det historiske arkivet - online og offline? Hvor mange av kundene deres velger å bruke styreportalen? 4 FLEKSIBILITET I STYREPORTALEN Hvor godt kan leverandøren tilpasse seg din organisasjons behov? Det du egentlig vil ha, er en fleksibel leverandør som tar hensyn til dine kommentarer og tilbakemeldinger. Det er noen viktige spørsmål du bør stille om leverandørens fleksibilitet: Hører de på kundenes tilbakemeldinger slik at de kan forbedre applikasjonen? Gi noen eksempler? Har de et stort team som kan utvikle applikasjonen? Hvordan jobber de? Hva slags opplæring vil selskapet mitt få i løpet av prosessen? Vil vi få en kontaktperson? Hva skjer hvis du er medlem av flere styrer? Hvor mange språk støtter løsningen? Varsler de brukerne før de foretar oppdateringer? Hvilke avanserte funksjoner tilbyr de (f.eks. e-signering, eid, deling av notater, stemming?) MED EN STYREPORTAL 7

8 CYBERTRUSLER HVORFOR DU BØR VÆRE OPPTATT AV DET: Utviklingen og bruken av krypteringsvirus har økt voldsomt, og enkelte rapporter viser en økning på 750 % fra (Referanse: Europols rapport fra 2017: Internet Organised Crime Threat Assessment (IOCTA) ). EKSPLOSIV ØKNING AV CYBERANGREP +750 % Europa er også et hovedmål for økonomisk motiverte cyberangrep og svindel. Storbritannia har, etter USA, det største antallet e-postsvindler (over 9,5 %). Frankrike og Norge får også en betydelig andel av slike angrep, begge landene rammes av 2 % av globale angrep. EUROPA ER ET HOVEDMÅL FOR CYBERANGREP NORGE 2% STORBRITANNIA 9,5% FRANKRIKE 2% MED EN STYREPORTAL 8

9 KONKLUSJON I dag er en styreportal et nødvendig verktøy for profesjonelle styrer. En styreportal gjør selskapet ditt papirløst, og det spares tid og penger. Med en styreportal får du fullstendig kontroll over distribusjonsprosessen, alt skjer på en sikker og kryptert plattform som bare er tilgjengelig for de brukerne du inviterer inn. Ingen flere feilsendte e-poster eller styrepapirer som forsvinner i posten eller andre steder. Hvis selskapet ditt ikke allerede bruker en styreportal, er det på tide å komme i gang. Husk at å bruke en styreportal er nyttig for både små og store selskaper. Du har nå forhåpentligvis fått en bedre forståelse for hva en styreportal er, hvorfor du trenger en og hva du skal se etter når du velger en styreportalleverandør. LYKKE TIL! info@admincontrol.com MED EN STYREPORTAL 9