Hva er en funksjon? Hvilke fordeler gir det?

Transkript

1 Hva er en funksjon? Hvilke fordeler gir det?

2 Agenda Organisering av arkiv Funksjoner Fordeler med funksjonsbasert organisering

3 Organisering av arkiv

4 Fra mappe til automatisk arkivering Tradisjonell arkivering er en manuell prosess med klassifisering basert på emner For at det skal være mulig å automatisere klassering (og arkivering) må klassene være basert på prosesser og hendelser

5 Målet for en arkivnøkkel Arkivnøkkelen skal så langt som mulig gjenspeile funksjonene virksomheten er satt til å utføre Arkivnøkkelen skal kunne fungere over lengere tid uavhengig av organisatorisk struktur Arkivnøkkel skal være så generell og helhetlig som mulig

6 En arkivnøkkel skal understøtte saksbehandlingen Arkivnøkkelen må takle fagsaker

7 Historie: Arkiveringsprinsipp Arkiveringsprinsipp for gjenfinning For arkivskaper For arkivdepotinstitusjoner Fra 1700-tallet korrespondanse sorteres kronologisk 1936 Roalds arkivsystem etter innhold Fra 1950-tallet Kommunal arkivnøkkel (K-koder) 1960-tallet Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen 1980-tallet Norsk Allment arkivskjema 1984 Noark 1

8 Historie: Bevaring og kassasjon 1837/39 det som er av historisk eller statisktisk interesse 1961/ kassasjon etter Fellesnøkkelen 2000 Bevaringskommisjonens rapport inkluderer elektronisk arkiv 2011 BK-vurdering for Fellesnøkkelen gjøres etter funksjonelle prinsipper

9 Klassifikasjon Klassifikasjon Ordningsprinsipp Taxonomi Kategorisering Arkivnøkkel Nyanser av det samme?

10 Hva kjennetegner et godt klassifikasjonssystem? Lett å bruke Tiden man bruker på å lagre og å merke Tiden man bruker på å gjennfinne relevante dokumenter Motstand mot å bruke et vanskelig system Mapper og emner er lett å bruke Prossess er litt vanskeligere

11 Internasjonale standarder for klassifikasjon ISO Moreq 2/Moreq 2010 DIRKS ISO

12 Internasjonale standarder for klassifikasjon ISO standard 15489: 2001 defines Records Management (RM) as the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records

13 Fokus på Aktører, arkivskapere Virksomhetsfunksjoner Hendelser man kan dokumentere Prosesser Fagprosesser Administrative prosesser

14 Hva er funksjoner?

15 Hva er funksjoner? Hva gjør arkivskaperen? Hvordan kan man forstå funksjonene ut fra det administrative ansvaret? Hvor er grensene for det det funksjonelle ansvaret? Er funksjonene knyttet til arkivserier?

16 Funksjon og organisasjon Ledelse Avdeling Avdeling Fase 1 Fase 2 Fase 3 Seksjon Seksjon Seksjon

17 Funksjon arbeidsprosess Fase 1 Fase 2 Fase

18 Funksjonsbasert i forhold til Noark 5 Noark 4 forholdt seg kun til sakarkiv Noark 5 åpner for mer fagsaker Fagsakene representerer ofte hovedfunksjonene til virksomheten

19 Funksjonsbasert organisering av arkiv

20 Arkivmaterialets funksjon Arkivskaperens samfunnsfunksjon; for hva og for hvem er arkivene skapt Innhold er viktigere enn format Det er ikke dokumentene selv, men konteksten de er skapt innenfor som bør danne grunnlaget for bevaring

21 Hvorfor funksjonsbasert? Dokumentene tilføres viktig kontekstuell informasjon Gjenfinning og tilgangsstyring forenkles. En funksjonsbasert bevaring og kassasjonsvurdering kan lettere overføres til arkivmaterialet

22 Funksjoner, ansvarsområder Lover og regelverk Politiske og administrative mål Strategier Aktiviteter og prosesser

23 DIRKS - funksjonsanalyse DIRKS = Designing and Implementing Recordkeeping Systems

24 Funksjonene er delt inn i: Aktivitet Tidsavgrenset med en begynnelse og en slutt Prosesser Aktiviteter som gjentar seg Transaksjoner Representerer de konkrete gjøremål og handlinger som en aktivitet består av. Er det som vanligvis skaper dokumenter

25 Transaksjoner trigger dokumentasjon Vedtak, beslutning (Møtereferat) Noe går over fra en fase til en annen Lønnsutbetaling Ansettelse

26 Funksjonsbasert klassifisering Transaksjoner Funksjon Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Funksjon Aktivitet Transaksjoner Mål og strategier Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon Funksjon Aktivitet Transaksjoner

27 Funksjonsbasert klassifisering Hendelse Prosess Oppgave Hendelse Hovedfunksjon Hendelse Oppgave Hendelse Prosess Oppgave Hendelse Mål og strategier Hendelse Oppgave Hendelse Hovedfunksjon Prosess Oppgave Hendelse

28 Statsbygg skal Være byggherre på vegne av staten Være rådgiver for staten i bygge- og eiendomssaker Sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen Sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter Gjennomføre kjøp og salg av eiendom på vegne av staten

29 Funksjonsbasert arkivnøkkel forslag til Statsbygg Funksjon Prosess Aktivitet Transaksjon Beslutning Møteinnkalling sendt Møte Møtereferat godkjent Avtale signert Byggherre Statsbyggs virksomhetsmål Rådgiver Forvaltning Byggetrinn 1 Møte Møteinnkalling sendt Møtereferat godkjent Sikre statlige interesser Bemanning Rekruttering Ansettelse Lønn utbetalt Kjøp og salg av eiendom Beslutning om kjøp Kjøpsforhandlinger

30 Arkivnøkkel for Statsbygg 0 Administrasjon 1 Økonomi Beslutning om oppstart Fase1 2 Personal Byggetrinn 1 Fase 2 Arkivnøkkel for Statsbygg 3 Forprosjekt Prosjektnummer Byggetrinn 2 Fase 3 4 Byggeprosjekt Prosjektnummer Bemanning Etterkontroll Kompleksnummer Forvaltning Drift Kompleksnummer Vedlikehold

31