Bevaring og kassasjon nytt regelverk på høring høsten 2012

Transkript

1 Bevaring og kassasjon nytt regelverk på høring høsten november 2012 Jorunn Bødtker Finansdepartementet, Dokumentasjons- og IKT-seksjonen 1

2 Dagens tema Jeg kjenner forslaget for statsforvaltningen best, men skal også snakke om kommunedelen Bakgrunn for høringen Innholdet i forslaget Identifisere det bevaringsverdige materialet Regler som kan bidra til at kassasjon kan gjennomføres på en enklere måte Definisjoner Hva bør dere se spesielt på? 2

3 Bakgrunn for høringen Utdatert regelverk (fra 1988) Sterk kritikk fra Riksrevisjonen i Dokument 3:13 ( ) Regelverket for hva som skal bevares eller kasseres, er utdatert, og få kommuner og fylkeskommuner blir veiledet av Arkivverket i disse spørsmålene Bevarings- og kassasjonsprosjekt i RA 3

4 Høringen Forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen for kommunene og fylkeskommunene to forslag Utsatt høringsfrist til 31. desember 2012 Alminnelig høring alle kan svare Selve forslaget Identifisere det bevaringsverdige materialet Regler som kan bidra til at kassasjon kan gjennomføres på en enklere måte 4

5 Identifisere det som skal bevares Metode: Funksjonsbasert tilnærming Beskrivelse og inndeling av sakstyper (oppgaver/aktiviteter og dokumentasjon) Sak: 1. Utførelsen av en bestemt oppgave eller aktivitet 2. Dokumentasjon knyttet til utførelsen av en bestemt oppgave eller aktivitet. Sakstype: En gruppe saker som er knyttet til samme oppgave eller aktivitet, og behandles etter samme saksbehandlingsregler og -prosedyrer Hensiktsmessig presiserings- og detaljeringsnivå? Er alt fanget opp? For mye eller lite bevaring/kassasjon? 5

6 Definisjoner i forslaget - Stat Bevaring: at arkivmateriale knyttet til den aktuelle sakstypen skal tas vare på for all fremtid eller inntil Riksarkivaren beslutter noe annet. Arkivmateriale som bevares, har betydelig kulturelt eller forskningsmessig verdi eller inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Slikt arkivmateriale skal avleveres til Arkivverket i tråd med krav fastsatt av Riksarkivaren, jf. arkivloven 10. Kommune Bevaring: at arkivmateriale knyttet til den aktuelle sakstypen skal tas vare på for all fremtid eller inntil Riksarkivaren beslutter noe annet. Arkivmaterialet skal oppbevares i kommunen, fylkeskommunen eller i en depotinstitusjon, i tråd med til en hver tid gjeldende krav til langtidsbevaring for det aktuelle mediet fastsatt av Riksarkivaren. Vurdering av merbevaring Bestemmelsene i dette kapittelet angir hvilke sakstyper som alltid skal bevares for ettertiden i samtlige kommuner og fylkeskommuner. Bestemmelsene er minimumskrav. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan selv avgjøre hvorvidt kommunen eller fylkeskommunen ønsker å bevare dokumentasjon fra flere sakstyper enn de som er nevnt i kapittelet. 6

7 Definisjoner, fortsatt Stat og kommune: Kassasjon: at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tilintetgjort (makulert eller slettet), jf. arkivforskriften Statlig tillegg Arkivmateriale som tillates kassert, har ikke betydelig kulturelt eller forskningsmessig verdi og inneholder ikke rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Slikt arkivmateriale skal ikke avleveres til Arkivverket. 7

8 Definisjoner, fortsatt Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk, bevares så lenge rettighetene og pliktene løper eller så lenge kommunen eller fylkeskommunen har erstatningsansvar. Statens dokumentasjonsansvar Sørge for at arkivmateriale som dokumenterer virksomheters og enkeltpersoners rettigheter og plikter, oppbevares så lenge rettighetene og pliktene løper, selv om materialet etter disse bestemmelsene kan kasseres. Felles om hvor lenge det skal oppbevares: må selv vurdere hvor lenge materiale staten/kommunen eller fylkeskommunen har til hensikt å kassere må bevares av hensyn til egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov. 8

9 Definisjoner, fortsatt Statlige oppgaver som utføres av kommunen eller fylkeskommunen Statlige oppgaver som er delegert til enkelte kommuner eller fylkeskommuner skal følge de statlige bevarings- og kassasjonsreglene for det aktuelle området. 9

10 Statlige organer må 1-4 a) fastsette og gjennomføre et hensiktsmessig og konsekvent skille mellom egenforvaltningssaker og fagsaker i egen arkivdanning. b) sørge for at bestemmelsene anvendes slik at formålet med disse blir oppfylt. Anvendelsen må tilpasses virksomhetens egenart. Statlige organer må innrette sin arkivdanning slik at arkivmateriale er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid, jf. arkivloven 6. c) påse at arkivmateriale om egenforvaltningssaker som ikke er omtalt i bestemmelsene, ikke kasseres uten Riksarkivarens samtykke. 10

11 Staten - spørsmål For noen sakstyper hvor beslutningsmyndighet er delvis delegert til flere administrative nivåer i den enkelte virksomhet, foreslår høringsutkastet at dokumentasjon bevares på alle administrative nivåer. Unik og vesentlig bevaringsverdi på alle administrative nivåer? I hvilke tilfeller kan det være tilstrekkelig å bevare saker som behandles på øverste administrative nivå i virksomheten, mens saker på lavere nivåer kasseres? Skillet mellom egenforvaltningssaker og fagsaker (anskaffelser og IKT) Saker om bygging og ombygging 11

12 Staten spørsmål om implementeringen I hvilken grad syns det å være behov for det enkelte organ å endre sin arkivdanning og tillempe bestemmelsene for å gjennomføre bevaring og kassasjon på en hensiktsmessig måte? Hvilke utfordringer ser dere at kan oppstå i forbindelse med tilpasning og anvendelse av bestemmelsene? Hvor viktig er det at revisjon og iverksetting av felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser samordnes med en eventuell revisjon og iverksetting av felles arkivnøkkel for statsforvaltningen? 12

13 Kommunene - spørsmål Skal den administrative behandlingen av den politiske saken bevares også i de tilfellene der saksområdet ikke er funnet bevaringsverdig? Er dette viktig for å gi ettertiden et utfyllende og korrekt bilde av saksbehandlingen og sakens kompleksitet? 13

14 Kommunene, fortsatt Bevaring av individinformasjon - går bort fra utvalg. Bevaring av definerte, vesentlige saks- og informasjonstyper som dokumenterer langvarige rettigheter eller er bevaringsverdige av andre årsaker. Blir hensynet til langvarig rettighetsdokumentasjon tilstrekkelig ivaretatt ved denne tilnærmingsmåten? 14

15 Implementering eller hva betyr dette i praksis? Endre arkivdanningen? Utfordringer ved tilpasning og bruk Behov for ny fellesnøkkel? Overgangsordninger: Ikke tilbakevirkende kraft Må søke om å bruke det nye regelverket for løpende arkivperiode Implementeres ved periodeskille etter at nytt regelverk er trådt i kraft 15

16 Noen refleksjoner Enkelt å gjennomføre? Plukkassasjon? samfunnsmessig ikke lønnsomt Hvordan skal kassasjon gjennomføres tagging, manuelt? Av hvem, når og hvordan? Vi statsforvaltningen oppbevare det som kan kasseres opptil år Tilpasse arkivdanningen til regelverket eller omvendt? 16

17 Eksempel hva betyr dette for arkiv- og saksdanningen hos dere? På side 110- i delprosjektrapporten for stat er personalmapper beskrevet: Permisjoner som har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og/eller pensjonsforhold, bevares. Andre permisjoner kasseres Omplassering, beordring, fortrinnsrett med unntak av saker som fører til rettslig prøving, kasseres Skademeldinger fra den enkelte arbeidstaker kasseres 17

18 Eksempel 1)for mye eller lite bevaring? og 2)enkelt? 2-21 (side 12) forskriftsutkastet (stat) 2-21 Følgende sakstyper om organets kommunikasjonsfunksjon skal bevares: a) Planlegging, styring og utvikling av organets kommunikasjonsfunksjon, herunder utarbeidelse av kommunikasjonsstrategi, interne retningslinjer for kommunikasjon, medieveiledning b) Mediekontakt så som pressemeldinger c) Egenprodusert materiale på organets nettsider på internett, intranett og kommunikasjon på sosiale medier så som blogger. Riksarkivaren fastsetter nærmere regler Følgende sakstyper om organets kommunikasjonsfunksjon kan kasseres: a) Publisering så som redaksjonelt arbeid. 18