Metode for identifikasjon av dokumentasjon. Presentasjon i Skate

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Metode for identifikasjon av dokumentasjon. Presentasjon i Skate"

Ole-Kristian Enoksen
4 år siden
Visninger:

1 Metode for identifikasjon av dokumentasjon Presentasjon i Skate

2 Agenda Bakgrunn Hva er gjort i prosjektet Resultat Tilbakemeldinger Gevinster Veien videre

3 Bakgrunn

4 Samfunn i endring Informasjon skapes og brukes på nye måter Nye samhandlingsmønstre Nye krav Økt kompleksitet

5 Utfordringer Regelverk og standarder er for komplisert Samhandling med andre fagmiljø bør bli bedre Dokumentasjonen gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Verktøy og metoder for arkivering er isolert Dokumentasjon er tidkrevende for ansatte i offentlig sektor

6 Det går bare ikke opp Være effektiv og produktiv på jobb, med sine egentlige arbeidsoppgaver + + = Store mengder arkivverdig materiale Tidkrevende vurdering hver gang Tidkrevende verktøy En veldig tidkrevende oppgave

Foranalyse Trinn 3: Økt deling, bruk og gjenbruk av dokumentasjon Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og

7 Tiltak 8 Overordnede krav til IKT-system Klassifikasjon av fellesfunksjoner Felles format/ datamodell Begreper

Metode for identifikasjons Brukerreiser Referansemodell Tiltak 10 Nasjonale arkitekturprinsipper Tiltak 1 Tiltak 4

7 Foranalyse Trinn 3: Økt deling, bruk og gjenbruk av dokumentasjon Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og sikret Trinn 2: Moderne rammeverk for dokumentasjonsforvaltning Tiltak 5 Tiltak 2 Styringsdokument Tiltak 9 Tiltak 7 Tiltak 8 Overordnede krav til IKT-system Klassifikasjon av fellesfunksjoner Felles format/ datamodell Begreper Ansvar Arkitekturprinsipper Veileder for arbeid med dokumentasjonsforvaltning og arkiv Tiltak 6 Utrede regelverk Metode for identifikasjons Brukerreiser Referansemodell Tiltak 10 Nasjonale arkitekturprinsipper Tiltak 1 Tiltak 4 Tiltak 3 Veiledning for avgrenset del av behovsområdet Veiledning for hele behovsområdet Standardisering for hele behovsområdet

8 Hensikt: Gjøre det enkelt å identifisere hva som skal og bør dokumenteres og arkiveres

9 Resultat

Oversikt over virksomhetens/ tjenestens omgivelser Oversikt over prosessen og den sammenhengen den inngår i Oversikt over informasjon og opplysninger som skapes og brukes Krav til dokumentasjon (Gitt

10 Oversikt over virksomhetens/ tjenestens omgivelser Oversikt over prosessen og den sammenhengen den inngår i Oversikt over informasjon og opplysninger som skapes og brukes Krav til dokumentasjon (Gitt av regelverk) Behov for dokumentasjon (Risikobasert vurdering) Prinsipper for sikring MÅL Oversikt over informasjon og opplysninger som skal identifiseres Informasjonen og opplysninger som utgjør dokumentasjon er identifisert Prinsipper for sikring som kan bygges inn i arkitektur og sikkerhetsmodeller Gjennomføring (forslag) METODE Kontekstbeskrivelse Inventarliste/ Informasjonsflyt/ Informasjonsoversikt & beskrivelse Juridisk vurdering Risikoworkshop Risikoregister TBD

11 Gevinster

12 Potensielle gevinster Effektivisering/besparelser Samordning med andre metoder og rammeverk Standarisering og automatisering Færre integrasjoner Enklere styring og kontroll med dokumentasjon Enklere og bedre etterleves av regelverk

13 Tilbakemeldinger

14 Hvem har svart? Brønnøysundregistrene Difi ehelse KS NAV Politidirektoratet Skattedirektoratet Unit

15 en viktig veileder som tar sikte på å fylle et uttalt behov ute i virksomhetene - DIFI Veilederen adresserer viktige spørsmål og den risikobaserte tilnærmingen til dokumentasjon vurderes som hensiktsmessig - KS Det er behov for veiledning rundt identifisering og sikring av dokumentasjon. Veilederen er et godt utgangspunkt for videre arbeid. - UNIT

16 Oppsummering av tilbakemeldinger fra Skate-virksomhetene Tilbakemeldingene er positive og det er en tydelig tilslutning til metoden. Det pekes på følgende forbedringspotensial: Tydeliggjøre formål Forenkle språk og tydelig begrepsbruk Implementering Tettere kobling til andre metoder og rammeverk, og settes inn i en større sammenheng Utelate fase 3 sikring Vi er takknemlig for alle konkrete tilbakemeldinger og tar dem med inn i arbeidet med utvikling og utbredelse av metoden.

17 Veien videre

18 Veien videre Justering av metoden: tydeliggjøre formål forenkle språk Begrepsbruk vurdere å utelate fase 3 sikring Sammenheng og kobling til andre metoder og rammeverk Utvikle e-veileder Utvikle eksempler Aktiv forvaltning og videreutvikling Implementering

19 Forslag til konklusjon Prosjektet Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon anses som fullført og leveransen godkjennes. Arkivverket tar med seg innspillene fra Skate og Skate AU i prosessen videre med forvaltning, videreutvikling og implementering av metoden.

Like dokumenter

Metode for identifikasjon av dokumentasjon. 8 Norske Arkivmøte,

Metode for identifikasjon av dokumentasjon 8 Norske Arkivmøte, 09.04.2019. Agenda Bakgrunn Resultat - metoden Tilbakemeldinger Veien videre Hvordan lykkes med dette i praksis? Bakgrunn Samfunn i endring