Metode for identifikasjon av dokumentasjon. 8 Norske Arkivmøte,

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Metode for identifikasjon av dokumentasjon. 8 Norske Arkivmøte,"

Leiv Sletten
5 år siden
Visninger:

1 Metode for identifikasjon av dokumentasjon 8 Norske Arkivmøte,

2 Agenda Bakgrunn Resultat - metoden Tilbakemeldinger Veien videre Hvordan lykkes med dette i praksis?

3 Bakgrunn

4 Samfunn i endring Informasjon skapes og brukes på nye måter Nye samhandlingsmønstre Nye krav Økt kompleksitet

5 Utfordringer Regelverk og standarder er for komplisert Samhandling med andre fagmiljø bør bli bedre Dokumentasjonen gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Verktøy og metoder for arkivering er isolert Dokumentasjon er tidkrevende for ansatte i offentlig sektor

6 Det går bare ikke opp Være effektiv og produktiv på jobb, med sine egentlige arbeidsoppgaver + + = Store mengder arkivverdig materiale Tidkrevende vurdering hver gang Tidkrevende verktøy En veldig tidkrevende oppgave

Foranalyse Trinn 3: Økt deling, bruk og gjenbruk av dokumentasjon Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og sikret Trinn 2: Moderne rammeverk for dokumentasjonsforvaltning

Arkitekturprinsipper Veileder for arbeid med dokumentasjonsforvaltning og arkiv Tiltak 6 Utrede regelverk Metode for identifikasjons Brukerreiser Referansemodell Tiltak 10

7 Foranalyse Trinn 3: Økt deling, bruk og gjenbruk av dokumentasjon Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og sikret Trinn 2: Moderne rammeverk for dokumentasjonsforvaltning Tiltak 5 Tiltak 2 Styringsdokument Tiltak 9 Tiltak 7 Tiltak 8 Overordnede krav til IKT-system Klassifikasjon av fellesfunksjoner Felles format/ datamodell Begreper Ansvar Arkitekturprinsipper Veileder for arbeid med dokumentasjonsforvaltning og arkiv Tiltak 6 Utrede regelverk Metode for identifikasjons Brukerreiser Referansemodell Tiltak 10 Nasjonale arkitekturprinsipper Tiltak 1 Tiltak 4 Tiltak 3 Veiledning for avgrenset del av behovsområdet Veiledning for hele behovsområdet Standardisering for hele behovsområdet

8 Hensikt: Gjøre det enkelt å identifisere hva som skal og bør dokumenteres og arkiveres Det overordnede målet er at hensynet til Det overordnede målet er «records by design», at dokumentasjon er med fra starten i alle endringer, sikring av dokumentasjon er med fra starten i alle dvs. bygges inn i arkitektur og sikkerhetsmodeller. endringer, dvs. bygges inn i arkitektur og sikkerhetsmodeller. Snu fra reaktiv til proaktiv arkivering Digitalisering Samhandling på tvers Once only-prinsippet Automatisering Gjennomsiktighet

9 Målgrupper Prosseseiere / prosjektlederen Arkivtjenester Linjeledere Virksomhetsarkitekter /informasjonsarkitekter Systemforvaltere og IT tjenester

10 Resultat

11 Gjennomføring (forslag) MÅL METODE Oversikt over virksomhetens/ tjenestens omgivelser Oversikt over prosessen og den sammenhengen den inngår i Oversikt over informasjon og opplysninger som skapes og brukes Krav til dokumentasjon (Gitt av regelverk) Behov for dokumentasjon (Risikobasert vurdering) Prinsipper for sikring Oversikt over informasjon og opplysninger som skal vurderes som dokumentasjon Informasjonen og opplysninger som utgjør dokumentasjon er identifisert Prinsipper for sikring som kan bygges inn i arkitektur og sikkerhetsmodeller Kontekstbeskrivelse Inventarliste/ Informasjonsflyt/ Informasjonsoversikt & beskrivelse Juridisk vurdering Risikoworkshop Risikoregister TBD

12 Forberedelse Oversikt over virksomhetens/ tjenestens omgivelser* Oversikt over prosessen og den sammenhengen den inngår i Oversikt over informasjon og opplysninger som skapes og brukes Mål: Oversikt over informasjon og opplysninger som danner grunnlaget for vurderingen og identifiseringsarbeidet.

13 Hvilken informasjon behandles i prosessen? 1. Hvilke aktiviteter utføres? 2. Hvilken informasjon skapes, brukes og lagres i prosessen? 3. Hvordan er informasjonsflyten i prosessen? Utfall: Kartlagt informasjon i prosessen

14 Identifikasjon av dokumentasjon Krav til dokumentasjon (Gitt av regelverk) Behov for dokumentasjon (Risikobasert vurdering) Mål: informasjonen og opplysninger som utgjør dokumentasjon er identifisert

15 Jeg har alle funnet alle informasjonsobjektene i min prosess Hvilke vurderinger må jeg gjøre for å identifisere det som er må behandles som dokumentasjon? Krav til dokumentasjon (Beskrevet i regelverk) Behov for dokumentasjon (Risikobasert vurdering)

16 Krav til dokumentasjon Vurdering av lovkrav Stilles det spesielle krav til å dokumentere vurderingen og/eller beslutningen i lov eller forskrift? Andre formelle krav (Avtaler, EUdirektiv, egne policyer)

17 Behov for dokumentasjon Vurdering av nå og fremtidsbehov gjennom en risikobasert tilnærming Vi identifiserer dokumentasjon gjennom vurderingen av risikoen for å ikke ha den.

18 Sikring av dokumentasjon Prinsipper for sikring Mål: Prinsipper for sikring som kan bygges inn i arkitektur og sikkerhetsmodeller

19 Sikring Hvilke vurderinger må jeg gjøre for å sikre dokumentasjonen som jeg har identifisert?

20 Potensielle gevinster Oversikt over egen dokumentasjon og informasjon Effektivisering/besparelser Bedre styring og kontroll på dokumentasjon Enklere etterlevelse av krav og lovverk

21 Tilbakemeldinger

22 Piloter Prosjektet har underveis testet ut metoden gjennom piloter. Pilot-test er gjennomført hos: DIFI Politidirektoratet Kartverket Bergen Kommune

23 Høringsrunde i Skate Prosjektet var et Skate-prosjekt og har vært ute på høring hos Skate virksomhetene. Vi har fått tilbakemeldinger fra:

24 en viktig veileder som tar sikte på å fylle et uttalt behov ute i virksomhetene - DIFI Veilederen adresserer viktige spørsmål og den risikobaserte tilnærmingen til dokumentasjon vurderes som hensiktsmessig - KS Det er behov for veiledning rundt identifisering og sikring av dokumentasjon. Veilederen er et godt utgangspunkt for videre arbeid. - UNIT

25 Oppsummering av tilbakemeldinger Tilbakemeldingene er positive og det er en tydelig tilslutning til metoden. Det pekes på følgende forbedringspotensial: Tydeliggjøre formål Forenkle språk og tydelig begrepsbruk Implementering Tettere kobling til andre metoder og rammeverk, og settes inn i en større sammenheng Utelate fase 3 sikring Alle konkrete tilbakemeldinger tas med inn i arbeidet med utvikling og utbredelse av metoden.

26 Veien videre

27 Arkivverket skal jobbe videre med: E-veileder Justeringer basert på erfaringer og tilbakemeldinger Eksempelbase Forvaltning Implementering

28 Hva skal til for å lykkes med dette i praksis?

29 Noen erfaringer og betraktninger Kjennskap og tiltro til metoden Metoden må være»levende» (revideres, testes, brukes, tilbakemeldinger)/metoden har forbedringspotensial Sett av ekstra tid til å bruke metoden de første gangene E-veileder Samkjøre med andre rammeverk og metoder (f.eks. Orden i eget hus - DIFI) Personvern og informasjonssikkerhet

30 Spørsmål?

Like dokumenter

Metode for identifikasjon av dokumentasjon. Presentasjon i Skate

Metode for identifikasjon av dokumentasjon Presentasjon i Skate 13.03.2019. Agenda Bakgrunn Hva er gjort i prosjektet Resultat Tilbakemeldinger Gevinster Veien videre Bakgrunn Samfunn i endring Informasjon