tjenester i e-forvaltning

Transkript

1

2 Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning Strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitalisering av offentligsektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen

3 Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning

4 Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning

5 Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning

6 Arkivverket i Skate Forstå utviklingen Forstå forvaltningens behov Forstå brukernes behov Ressurser og kompetanse

7 Mandat Foranalysen vil foreta en helhetlig og overordnet gjennomgang av dokumentasjonsforvaltningsfeltet for å beskrive behov og utfordringer i dagens situasjon, etablere et målbilde foreslå relevante utviklingstiltak

8 Virksomheter Arkivverket

9 Prosjekteier: Inga Bolstad Faglig Referansegruppe - Helge Bang, Difi - Anne Mette Dørum, KS - Elisabeth Sunde, NAV - Tor Anton Gaarder, AV - Boris Henry Schurmann, SKD - Rolf Jacobsen, BR - Anne Gro Hustoft, SSB Styringsgruppe i Arkivverket - Øyvind Akerhaugen, Avd.dir. - Vilde Ronge, Seniorrådgiver - Inga Bolstad, Riksarkivar - Guri Lande, Strategisjef Prosjektteam - Lars-Martin Kristensen, Prosjektleder - Lars Jørgen Sandberg - Joachim Fugleberg SKATE AU Arbeidsgr.1 - Organisering Arbeidsgr.2 - Prosesser Arbeidsgr.3 - Informasjon Arbeidsgr. 4 - Teknologi - Liv Heidi Siljebråten, POD - Katrine Holm, SKD - Torun Stubsjøen, SKD - Jon Atle Haugen, AV - Bernt Østby, Elverum kommune - Øivind Kruse, AV - Illmars Gutans, AV - Yana Lyegyeza-Langlie, NAV - Anja Vestvold, Asker kommune - Lars Jørgen Sandberg, AV - Hilde Langaker, AV - David Norheim, BR - Jean-Philippe Caquet, Trondheim kommune - Joachim Fugleberg, AV - Hans Fredrik Berg, AV - Jens Riis, Bergen kommune - Birger Bekkevold, KV - Petter Høiaas, IKA Kongsberg

10 Hvor står vi?

11 Digitalt taktskifte Brukeren i sentrum Selvbetjening Gjenbruk av informasjon Automatisert saksbehandling

12 Utviklingstrekk Økt kompleksitet Krav til effektivisering Nye infrastrukturer Nye grenseflater Nye arbeidsmåter

13 Aktivitet Prosess Dokumentasjon Arkiv IT-tjenester

14 Konsekvenser Data- og informasjonsmengden øker Data og informasjon utveksles Økt variasjon Dokumentasjon blir viktigere enn noen gang Graph Databases, 2nd Edition Ian Robinson; Jim Webber; Emil Eifrem

15 Sentrale utfordringer Regelverk og standarder er for komplisert Arkivene gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Kommunikasjonen med andre fagmiljø fungerer ikke Verktøy for arkivering er isolert

16 Forutsetninger for godt dokumentasjonsarbeid Kjente ansvarsområder og riktig kompetanse Krav til dokumentasjon av aktiviteter er definert Kravene må kommuniseres godt Bruk av moderne verktøy for å etterleve kravene

17 Dagens situasjon Ønsket situasjon Egen nytte for arkivskap er Egennytte for arkivskaper Etterlevelse Etterlevelse

18 Hva gjør vi?

19 Strategisk perspektiv Hva er forskjellen på dokumentasjon og informasjon? Hvem har ansvaret for å styre hva? Hvordan styre dokumentasjon på tvers av linjeansvar? Hvordan kommuniserer man med andre fagmiljø?

20 Operativt perspektiv Hvordan sikrer man en effektiv bearbeidelse av data og informasjon? Hvordan oppnås teknisk samhandling mellom arkivløsninger og andre IT-løsninger? Hvordan jobbe tverrfaglig med øvrig informasjonsforvaltning?

21 Tilnærming Hva trenger jeg å dokumentere? Hvordan forvalter jeg dokumentasjonen? Hvordan bruker jeg dokumentasjon for å bli effektiv?

22

23 Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og sikret Begreper Ansvar Arkitekturprinsipper Veileder for prosessanalyse

24 Hvilke aktiviteter bør dokumenteres? Hvilken krav stilles til integritetssikring? Hva er oppbevaringstiden? Hvilke verktøy bør vi bruke?

25 Veien videre (uavklart) Skate prioriterer tiltak i juni Prosjektorganisering høsten 2017 Oppstart vinter 2018

26 Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida

27 Reaksjoner fra forvaltningen:

28 Informasjon og dokumentasjon 1. Dokumentasjon er informasjon der formål og kontekst er bevart 2. Samlinger av dokumentasjon er arkiv, uavhengig av hva slags ITverktøy som benyttes for å bevare formål og kontekst

29 Les mer om om tema for dette foredraget i rapporten: Foranalysen for dokumentasjonsforvaltning og arkiv Joachim Fugleberg joafug@arkivverket.no Lars-Martin Kristensen larkri@arkivverket.no