Møte- og utvalgsmodulen for utvalgssekretær i Public 360. SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Transkript

1 Møte- og utvalgsmodulen for utvalgssekretær i Public 360 SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

2 Beskrivelse av modulen Møte og Utvalg brukers når du vil arbeide med funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som for eksempel styrer, råd eller utvalg. Public 360 Møte og utvalg brukes til å: Planlegge behandling av saker i et eller flere utvalg. Administrere medlemskap i utvalg. Planlegge møter for et utvalg. Planlegge sakslisten og hvilke saker som skal behandles i et enkelt møte. Publisering av utvalgsinformasjon, møteoversikter, saker til behandling og dokumenter til OpenGov.

3 Faser i prosessen Opprette møter Faser i prosessen Legge til og administrere medlemmer Legge ferdige saker til saksliste Produsere møteinnkalling, sende den til medlemmer og evt. publisere til emeetings Registrere oppmøte, produsere referat og lagre vedtak Publisere dokumentene til OpenGov-portal 3

4 Opprette møter Husk å ha rolle som Utvalgssekretær. Finn ditt utvalg (SDI oppretter) under Utvalgsoversikt. Under møter klikk på Nytt møte og utfyll felter med *. 4

5 Legge til og administrere medlemmer Gå til Hjem, velg Utvalgsmedlemmer og finn ditt utvalg. Du kan legge inn ulike typer. Hvis det er flere møtesekretærer, velg observatør på den andre

6 Legge ferdige saker på sakslisten Når saksfremlegg legges til behandling, vil det vises i fanen Saker til behandling på møtet i utvalget. Gå til ditt utvalg og velg aktuelt møte. Husk å journalføre saksfremlegg. Legg det til sakslisten

7 Redigere sakslisten Du kan alltid redigere sakslisten: fjerne/legge til saker eller endre rekkefølge på sakene. Du kan også fjerne/legge til sakstyper (f.eks. fjerne type Diskusjonssak, hvis den ikke er aktuell på det møtet

8 Produsere komplett møteinnkalling (tidl. møtebok) Nå kan du lage møtebok. Husk at alle sakene må være i status Journalført. Stå på fanen Sakslisten, klikk på Produser og Velg Komplett møteinnkalling. Andre typer dokumenter kan velges ved behov. Komplett innkalling inneholder alle saksfremlegg med vedlegg; navn på medlemmer, vedtak fra tidligere behandlinger i andre interne organer i et PDF-format, som sikrer at dette ikke blir redigert. Du finner produsert møtedokument under fanen Dokumenter. Husk å journalføre den

9 Sende komplett møteinnkalling til medlemmer på e-post Du kan sende produsert møteinnkalling til medlemmer ved å klikke på tittel Send som vedlegg med e-post. Du blir videresendt til Outlook hvor møteinnkalling blir lagt som et vedlegg. Du må bare fylle inn medlemmets e-postadresser. NB! Knapp for Sidepanel i Outlook må være aktivert. Det må brukes Internet Explorer for akkurat den funksjon

10 Distribuere komplett møteinnkalling som inneholder sensitive opplysninger Møtedokumenter som inneholder sensitiv informasjon kan ikke sendes med vanlig e-post. I stedet kan du bruke kryptert PDF eller FileSender. Kryptere PDF For å kryptere PDF må du ha installert Adobe Acrobat Reader DC (kontakt IT). Du må velge Protect funksjon og sende passord på sms til brukeren. FileSender Gå inn på og velg FileSender. Du finner veiledning under Hjelp i høyre hjørne:

11 Publisering til emeetings-app Hvis medlemmene av utvalget har lastet ned emeetingsappen til pc eller nettbrett, kan man publisere møtedokumentene til emeetings. Stå på selve møtet og velg Publiser til 360 emeetings under Meny i høyre hjørne. Marker ditt utvalg og publiser møtedokumentene

12 Publisering til emeetings-app forts. Publiseringen er startet. Du kan bare klikke OK og kryss på Velg utvalg/råd etterpå. Møtet med alle sakene er nå tilgjengelig på appen emeetings!

13 Registrere deltakelse etter at møtet er ferdig Gå til Deltakelse-fanen og hent først medlemmer. Marker hver person og registrer oppmøte. Du kan også markere bestemte saker og ikke alle den person var med på

14 Produsere referat Nå kan du lage referat. Gå tilbake til fanen Saksliste og produser Referat. Referat lagres under fanen Dokumenter på samme måte som Komplett møteinnkalling

15 Lagre referat for første gang For å lagre referat for første gang, må du klikke på 360-knappen øverst i menyen i Word og lagre som møtedokument. Neste gang du skal åpne og redigere referat, trenger du ikke å klikke på 360-knappen

16 Lagre vedtak Hent referatet og skriv vedtak. Lagre som endelig vedtak (det betyr saken ikke skal behandles videre i andre organer ved OsloMet). Vedtak blir lagret på hver sin sak i P360, sammen med saksfremlegget

17 Publisere møtedokumenter til OpenGov Møtedokumentene kan gjøres tilgjengelige på OpenGov for offentlig tilgang. Det er viktig at alle dokumentene står i status Journalført. Det er kun ugraderte dokumenter som blir publisert. For å publisere, gå inn på selve møtet og sett status som Offentlig/Avholdt. Sett til Under forberedelse, hvis du vil jobbe videre med saker. Du kan velge andre relevante statuser på møte. Lenke til OpenGov:

18 Gratulerer! Arbeidet i møte- og utvalgsmodulen er ferdig. 18

19 Lurer du på noe? Akutt? 5959 Kurs og opplæring Brukerveiledninger Kursoversikt SDI SEKSJON FOR DOKUMENTASJONS- OG INFORMASJONSFORVALTNING