RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE"

Thorvald Pedersen
6 år siden
Visninger:

1 RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA 5. INNSYNSRETT/SIKKERHETSPROSEDYRER Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 1 av 6

2 1. TILSETTINGSSAK Behandling av tilsettingssaken skjer i fagsystemet Jobb Norge. Ansvarlig saksbehandler for tilsettingssak eller arkivar i virksomhet må sørge for at dokumenter skapt i fagsystem registreres og arkiveres i ESA 8. Opplysninger om en søker kan unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Ved vurdering om forespørsel skal tas til følge så skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen (jfr. Offentlighetslovens 25). Bestemmelser om partsinnsyn finnes i Forvaltningsforskriften kapittel 5. Nedenfor følger en oversikt over hvilke dokumenter som skal arkiveres i ESA. Alle N-notat må ha en adressat i ESA. Dokumenter som skal arkiveres i ESA Type dok. Unnt.off? Dokumentasjon forberedelse tilsettingssak X-notat Eksempler: - Søknad om å tilsette i ledig stilling og N-notat godkjenning/avslag (for stillinger hvor det er påkrevd å søke stabssjef /annen myndighet) - Dokumentasjon av at overtallige/ X-notat arbeidstakere AML 4-6 er vurdert mot ledig stilling, med vurdering av om noen av disse tilfredsstiller kvalifikasjonskrav for stillingen - Evt. andre behovsanalyser (vurdere om X-notat Vurderes denne skal ligge som egen sak, eks.vis mot Fvl knyttet til omorganisering, vedtak av 13 politiske organ m.v.) Kommentar / ESA-mal PO-senteret skal kontaktes ved alle ledige stillinger Utlysningstekst X-notat Søkerliste, offentlig N-notat Skal journalføres når søknadsfristen er gått ut. Adresseres til saksbehandler. Søkerliste, utvidet X-notat Offl 25 Eventuelle referater fra intervjuer og X-notat Offl 25 Ved anmodning om partsinnsyn må referanseinnhenting Innstilling N-notat / X-notat Brev til organisasjonene vedlagt innstilling og frist for innsigelser, og evt. mottatte innsigelser Dokumentasjon på avklaring av lønnsnivå med aktuell etatssjef/ PO-sjef Utg.dok./ Inng.dok. Offl 25 Offl 25 vurderinger fjernes N-notat når en overordnet skal godkjenne X-notat Offl 25 Avklaring skal foretas dersom lønn skal fastsettes utover dagens lønnsplassering for stillingen. Brev om stillingstilbud Utg.dok. Egne maler i ESA Aksept/avslag fra søker Inng.dok. Orientering til søkerne om at stillingen er Utg.dok. Utskrift fra Jobb Norge besatt Informasjon om eventuell stans i Utg.dok. Utskrift fra Jobb Norge tilsettingsprosessen til søkerne Eventuell klagebehandling henvisning til egen sak Inng.dok./ utg.dok. Søker har ikke klageadgang, men Sivilombudsmannen kan vurdere tilsettingssaken. Det skal da Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 2 av 6

3 opprettes ny sak for forholdet. Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 3 av 6

4 2. PERSONALMAPPE Det opprettes personalmappe ved tilsetting, og det opprettes særskilt saksmappe for eventuelle disiplinærforhold som i sin helhet er unntatt offentlighet og kun tilgjengelig for en gitt gruppe. Arbeidstakere som er ansatt før har personalmappe i papirarkiv. Det opprettes mappe i ESA ved behov. NB. Utgående brev skal adresseres til arbeidstakerens private adresse. Dokumenter som skal arkiveres i Type dok. Unnt.off? Kommentar ESA ARBEIDSFORHOLD GENERELT Søknad med vedlegg (attester, X-notat vitnemål) Underskrevet arbeidsavtale X-notat NB underskrevet arbeidsavtale må arkiveres Taushetserklæring Evt. egne taushetserklæringer utover TFK (eks. staten) X-notat Sikkerhetsklareringer X-notat Vurderes Dokumentasjon vedr. mottatt politiattest Attester/vitnemål fra kompetansegivende kurs og opplæring Forlengelse av tilsettingsperiode Ulønnede permisjoner utover 1 mnd Søknad/vedtak om redusert arbeidstid Særskilte avtaler Dokumentasjon vedrørende tildelte hederstegn Inng.dok. / X-notat Selve attesten skal ikke arkiveres, kun dokumentasjon for at attest er mottatt. Inng.dok. ved mottak fra politidistrikt, X- notat ved mottak sammen med andre attester m.v. X-notat Fagbrev/sertifikater/autorisasjoner/ studiepoeng/annen vesentlig kompetanseheving. Inng.dok/ utg.dok Inng.dok/ utg.dok Inng.dok/ utg.dok/ Vurd. mot Vurd. mot Vurd. mot dok. avhengig av prosess. Fortrinnsvis ny arbeidsavtale ESA-mal KLP-ansatte SSPA ESA-mal SPK-ansatte SSP-SPK Eks.vis godkjenning av annet lønnet arbeid /næringsvirksomhet utenfor TFK, bindingstid, frikjøp U.off. under søknadsprosessen ARBEIDSFORHOLD UNNTATT OFFENTLIGHET Korrespondanse ang. tilrettelegging av arbeidsforhold og helse Med arbeidstaker, BHT, NAV, sykemelder m.v. Dokumentasjon vedr. arbeidsgivers oppfølging av sykemeldte Korrespondanse med NAV (fortløpende) Dok.på sendt oppfølgingsplaner til NAV (plan knyttes til som vedlegg) Arbeidsgivers rapport Yrkesskade Annen korrespondanse Dokumentasjon foreldrepenger Kopi av søknad fra arb.taker til NAV Evt. annen korrespondanse mellom arbeidstaker og NAV Korrespondanse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver Referat, notat, oppfølgingsplaner (fortløpende), dialogmøter m.v. Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 4 av 6

5 Dokumenter som skal arkiveres i ESA Type dok. Unnt.off? Kommentar / ESA-mal OPPHØR ARBEIDSFORHOLD All korrespondanse vedrørende opphør av arbeidsforhold/fratredelse For eksempel: Drøftinger/forhandlinger, Korrespondanse med advokat / fagforeninger m.v. Mottatt oppsigelse og bekreftelse på mottak Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev Varsel om opphør av stilling midlertidig ansatt over 1 år (AML ledd) Varsel om opphør av ordinært arbeidsforhold ved 70 år Avtale om evt. utbetaling av ikke avviklet ferie m.v. ved slutt Søknad om AFP med svarbrev fra leder Øvrig korrespondanse vedr. AFP med KLP/SPK Dokumentasjon fra sluttsamtale Vurderes mot Fvl 13 Viser forøvrig til egen veileder for hva som skal dokumenteres i ESA ved omstillingsprosesser Mal utg.dok BMOA el. BMO-SPK Mal utg.dok VOSA el. VOS-SPK Tjenestebevis/sluttattest Utg.dok. Utarbeides på forespørsel. Maler tjenestebevis i ESA: TBE- Sluttmelding (for sluttmeldinger som dokumenterer at tilbud om fortsettelsesforsikring er delt ut) Eventuelt internt x-notat om at tilbud om fortsettelsesforsikring er sendt ut X-notat Dersom ikke utsendelse av tilbud om fortsettelsesforsikring er dokumentert på annen måte. Dokumentasjon på at søknad om fortsettelsesforsikring er videresendt forsikringsselskap Utg.dok. Vurderes mot Fvl 13 DISIPLINÆRSAKER All dokumentasjon knyttet til disiplinærforhold Opprettes egen mappe, mappe er i sin helhet unntatt offentlighet. PO-senteret skal be om å få opprettet disiplinærsak, sak skal ikke opprettes direkte av enhetene. 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA, EKSEMPLER EKSEMPLER FELLESSAKER I ESA Type dok. Unnt.off? Dokumentasjon av lønnsforhandlinger Vurd. mot o Referater fra drøftingsmøter Fvl o Protokoller o Oversikt - endelig resultat o Orientering til arbeidstakere Omstillingssaker (eget saksnummer pr Vurd. mot omstillingssak) Fvl Kommentar / ESA-mal PO dokumenterer Kontakt PO for egen veileder for saksgang i omstillingsprosesser. Det er viktig å skille mellom hva som skal dokumenteres på sak og hva som skal dokumenteres på personalmappe. Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 5 av 6

6 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA, EKSEMPLER Eksempel på dokumentasjon i Visma: Personalmeldinger (sluttmelding skal arkiveres i ESA i noen tilfeller, se under pkt 3 personalmappe, opphør arbeidsforhold) Egenmeldinger/sykemeldinger* Fravær/ferie* Tjenestereiser/reiseregninger** Lønn/overtid og godtgjørelser** Lønnstrekk** * Underdokumentasjon skal oppbevares i 3 år **Underdokumentasjon for lønnstransaksjoner skal oppbevares i 10 år i henhold til bokføringsforskriftene. Eksempel på dokumentasjon som skal oppbevares lokalt: Referat fra utviklingsamtaler (tas vare på til neste års samtale, makuleres deretter) Lønnsvurderinger (tas vare på til neste års lønnsvurdering, makuleres deretter) Rapport fra arbeidsplassbesøk (individuell vurdering, makuleres senest når ansatte slutter) 5. INNSYNSRETT / SIKKERHETSPROSEDYRER Innsynsrett: Forvaltningsloven (Fvl) inneholder bestemmelser for saksbehandling i fylkeskommunen. Rett til partsinnsyn følger av Fvl 18 og 19. Offentlighetens innsynsrett til opplysninger følger av Offentlighetsloven kapittel 2 og 3. Sikkerhetsprosedyrer: Sikkerhetsprosedyre vedrørende sensitive opplysninger inkl. melding til Datatilsynet Sikkerhetsprosedyre vedrørende samtykke og innsyn Kryssreferanser Troms fylkeskommune Sign: Tor Ødegård RefNr: Ver: 2.00 / Side 6 av 6

Like dokumenter

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune