Administrasjon arbeidsforhold

Transkript

1 1 Administrasjon arbeidsforhold Tittel på journalpost Dokumentet omhandler Type Tilgangs Hjemmel dokument kode u.off Anmodning om B-tillegg for midlertidig tilleggsoppdrag Notat/skjema fra institutt/fakultet om a få gi N offl. 14 ansatt B-tillegg Anmodning om B-tillegg for midlertidig tilleggsoppdrag Notat/skjema fra institutt/fakultet om a få gi ansatt B-tillegg N offl. 14 Anmodning om ny ansiennitetsberegning Når ansatte selv ber om ny ansiennitetsberegning I Attester og vitnemål - stilling som XX X For eksempel tjenestebevis, bekreftelse på ansettelsesforhold, autorisasjoner, fortjenestemedaljer, kursbevis (for eksempel kurs i universitetspedagogikk EDU eller BLkurs), dykkersertifikat, etc. Avtale om tjenestefri med lønn (seniorpolitiske tiltak HTA 5.9) Skjema - avtale X

2 1 Avtale telefon/data Elkom-tjenester X/l Bekreftelse på amming Fra helsestasjon, legekontor eller fra den ansatte 1 Bekreftelse på oppholdstillatelse Kopi av oppholdskort X Bekreftelse på tidlig arbeidstart X B-tillegg for midlertidige tilleggsoppdrag Svar fra HR til ansatt U CV CV som den ansatte sendte inn for a få stillingen, med henvisning til tilsettingssaken X Databrukeravtale X/l

3 1 Endret lønn Svar fra HR om endring av lønn U Fleksitidsavtale I Forskningstermin - opptjente rettigheter Spørsmål fra institutt om en ansatt har opptjente rettigheter til forskningstermin N offl. 14 Forskningstermin - opptjente rettigheter Svar fra HR til institutt om en ansatt har opptjente rettigheter til forskningstermin N offl. 14 Forskudd på lønn Søknadsskjema forskudd på fastlønn X Innvilgelse/avslag på lønnslån Svar fra HR U Medlemskap folketrygden X/I

4 Møtereferat - xx.xx.13 Sett på møtedato. Fra HR/leder - møte mellom leder og ansatt. X offl. 14 Ny ansiennitetsberegning Svar fra HR om ny beregning av ansiennitet U Sluttattest Fra HR til den ansatt U Stedfortredergodtgjøring jf. HTAs 12 U Svar på søknad om endring av tjenestested Svar fra leder/hr på ansattes søknad om nytt tjenestested U Svar på søknad om hjemmekontor - med avtale Avtale som vedlegg. Det må lages en særskilt U avtale for hjemmekontor Svar på søknad om kompetanseheving med avtale Avtale mellom den ansatte og arbeidsgiver U

5 1 Svar på søknad om permisjon Ulike typer permisjonssøknader i AGA kan kreve saksbehandling i ehorte Søknad om endring av lønn For eksempel forhandlinger etter HTAs pkt eller U I l Søknad om endring av tjenestested Gjelder kortvarig forflytning av arbeidssted I Søknad om hjemmekontor Fra den ansatte I Søknad om kompetanseheving Søknad om for eksempel studier, kurs, seminar og lignende. I Søknad om lønnslån I Søknad om/melding om sidegjøremål Søknad/Melding om sidegjøremal fra ansatt I Søknad til fast/midlertidig stilling som xx - enhet/institutt - journalnummer/referansenummer (journalnummer/referansenummer er for eksempel; DMF-48-12) Søknad til fast/midlertidig stilling som xx - I offl. 25

6 enhet/institutt - journalnummer/referansenummer Taushetserklæring X/I Tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn Fra HR til den ansatte. U Tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn. Fakturagrunnlag Fra HR til økonomiavdelingen X offl. 14 Tildeling av hederstegn U offl. 26 Tjenestebevis - stilling som XX I/U andre UDI-skjema X Vaktplan Oversikt over den enkelte ansattes vaktliste Vedtak foreldrepermisjon Vedtak fra NAV I Vedtak om pensjon Fra SK; for eksempel AF, uførepensjon, uføregrad, alle endringer underveis X I /X offl. 14

7

8 Arbeidsavtaler - forlengelser - Opphør Tittel på journalpost Dokumentet omhandler Type Tilgangs Hjemmel dokument kode u.off Aksept forlenget midlertidig tilsetting Svar fra den ansatte med aksept I Anmodning om forlengelse av midlertidig tilsetting Anmodning fra enhet/prosjekt N Arbeidsavtale - fast/midlertidig stilling som xx (stillingstittel) I offl. 14 Bekreftelse på mottatt oppsigelse som xx (stillingstittel) Bekreftelse fra HR: alderspensjon/af, U generell oppsigelse fast eller midlertidig stilling eller deler av stilling Endring stillingsprosent Fra ansatt I

9 Endring stillingsprosent for fast/midlertidig stilling som xx ved Institutt for xx Fra HR U Forhåndsvarsel om oppsigelse av stilling som xx (stillingstittel) ved xx (enhet) Forhåndsvarsel om oppsigelse fra arbeidsgiver U /X pga bortfall av stilling/finansiering/oppgavene Forlenget midlertidig tilsetting - DT-nr. xx (kan være behov for a vise til nr. tilsettingsvedtak) Svar fra HR til den ansatte U offl. 25 Innvilgelse/avslått søknad om å stå i stilling ut over oppnådd pensjonsalder Fra HR U Mottatt melding om dødsfall For eksempel fra Statens pensjonskasse I Oppsigelse av stilling som xx (stillingstittel) ved xx (enhet) Fra arbeidstaker. Fast eller midlertidig stilling eller deler av stilling I Oppsigelse av stilling som xx (stillingstittel) ved xx (enhet) U /X Oppsigelse fra arbeidsgiver pga. stillingen/finansieringen/oppgavene faller bort

10 Overføring fra midlertidig til fast stilling Fra HR U offl. 25 Oversendelse av søknad om avskjed i nåde/avskjed av embedsmann Fra HR-seksjonen til ersonalavdelingen ved N offl. 14 NTNU Svar på søknad om avskjed i nåde Fra KD I Særavtale om beredskapsvakt Gjelder beredskapsvakt, for å ha forsvarlig vaktplan (ikke Beredskapsplan jf. HMS) X offl. 14 Søknad om avskjed i nåde Søknad fra ansatt I Søknad om avskjed i nåde Fra ersonalavdelingen til KD U Søknad om å opprettholde tilknytning til institusjonen - professor emeritus (hankjønn) / professor emerita (hunkjønn) Fra den ansatte I

11 Søknad om å stå i stilling utover oppnådd pensjonsalder Fra den ansatte I Varsel om fratredelse fra midlertidig stilling Fra HR til den ansatte U Vedtak med avtale om å opprettholde tilknytning til institusjonen - professor emeritus (hankjønn) / professor emerita (hunkjønn) Fra HR. Vedlegg: avtale fra søker U Viktig informasjon om midlertidige stilling Fra HR til den ansatte: Varsel om fratreden av U midlertidig stilling. Bestemt tidsrom, åremål eller utdanningsstilling.

12 Sykefravær - HMS - IA Tittel på journalpost Dokumentet omhandler Type Tilgangs Arkivdel dokument kode Adgangsgodkjenning dyrestallen Skjema for adgangskontroll I X fvl. 13 Avslag på søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden Svar fra NAV - langvarig/kronisk sykdom I X fvl. 13 Dialogmøte 1 Referat Internt X X fvl. 13 Dialogmøte 2 Referat Fra NAV I X fvl. 13 Dialogmøte 3 Referat X X fvl. 13

13 Feltkort Skjema utfylt av den ansatte I fvl. 13 Forespørsel om oppfølgingsplan Forespørsel fra NAV dersom arbeidsgiver har forsømt seg og ikke laget oppfølgingsplan I X fvl. 13 Attest - gjennomført HMS-oppfølging For eksempel skjema som viser at den ansatte har gjennomgått nødvendig HMS- opplæring for å slippe inn på lab-areal X fvl. 13 Innkalling til dialogmøte Fra arbeidsgiver til den ansatte U X fvl. 13 Innkalling til dialogmøte 2 Fra NAV til arbeidsgiver og den ansatte I X fvl. 13 Innkalling til dialogmøte 3 U X fvl. 13 Inntekt og skatteopplysninger HR sender til NAV. Ved sykdom. U X fvl. 13

14 Melding til Statens pensjonskasse ifbm søknad uførepensjon Fra HR, melding til om den ansatte som søker pensjon U X fvl. 13 Melding om yrkesskade eller yrkessykdom Folketrygdskjema fra HR til NAV. Sendes ved U X fvl. ulykke 13 Møtereferat - xx.xx.xx Sett på møtedato. For eksempel samtale med ansatt som oppfølging etter personskade ved innmeldte avvik X X fvl. 13 Oppfølgingsplan lan for tilbakeføring til arbeid X X fvl. 13 Opplysninger om sykepengerettigheter Fra HR til den ansatte. Orientering om rettigheter og evt opphør av lønn. Maxdato. U X fvl. 13 Revidert oppfølgingsplan Oppdatert plan fra for eksempel dialogmøte 1 eller U X fvl. 2 13

15 Svar på søknad om databrille Fra HR. Rekvisisjon og måleskjema til synsundersøkelsen U fvl. 13 Svar på søknad om vernebrille med synskorreksjon Fra HR U fvl. 13 Sykmelding Bakside del C OBS: Det skilles ikke på sykemelding del C og D, begge deler oppbevares like lenge. Oppbevares hos Fravær- og refusjonssenteret. Se arkivplan Søknad om databriller Fra den ansatte. I fvl. 13 Søknad om fritak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom Søknad til NAV U X fvl. 13 Søknad om endring av permisjonsgrad i forbindelse med ufprepensjon Fra den ansatte ved hel eller delvis ufprepensjon I X fvl. 13

16 Søknad om permisjon i forbindelse med uførepensjon Fra den ansatt ved hel eller delvis uførepensjon I X fvl. 13 Søknad om vernebrille med synskorreksjon Fra den ansatte I fvl. 13 Tidsbegrenset lønnstilskudd/refusjonskrav I/U X fvl. 13 Tilrettelegging på arbeidsplassen Diverse tilretteleggingstiltak; IA, sykdom, seniorpolitikk, allergi, trapper, stress, konflikt, ergonomi, osv. N eller X X fvl. 13 Vedtak om arbeidsavklaringspenger Kopi av svar til den ansatte fra NAV I X fvl. 13 Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperioden ved langvarig/kronisk sykdom Svar fra NAV - langvarig/kronisk sykdom I X fvl. 13

17 Vedtak sanksjon, manglende oppfølging Fra NAV I/U X

18 Opprykk til professor etter kompetanse Tittel på journalpost Dokumentet omhandler Type Tilgangs Hjemmel dokument kode u.off Søknad om opprykk til professor etter kompetanse (fagområde*) søknadsrunde 2xxx Fra søker I offl. 25 Anmodning om forslag til bedømmelseskomite Fra HR til institutt/enhet N offl. 14 Forslag til bedømmelseskomite Fra institutt/enhet N offl. 14 Saksfremlegg (AU-sak xx) - Forslag til bedømmelseskomite Fra HR til tilsettingsorgan X offl. 14 Vedtak (AU-sak xx) - Oppnevning av bedømmelseskomite Fra HR til tilsettingsorgan X offl. 14 Oppnevning av bedømmelseskomite søknadsrunde xx Fra HR til komitemedlemmene U offl. 25 Uttalelse fra bedømmelseskomite Fra bedømmelseskomite I offl. 25 Oversendelse av uttalelse fra bedømmelseskomite til søker Fra HR til søker U offl. 25 Merknader til uttalelsen fra bedømmelseskomite Fra søker I offl. 25 Oversendelse av merknader for tilsvar Fra HR til bedømmelseskomite U offl. 25

19 Tilsvar fra bedømmelseskomite vedrørende merknader til uttalelse Fra bedømmelseskomite I offl. 25 Oversendelse av tilsvar til søker Fra HR til søker U offl. 25 Saksfremlegg (AU-sak xx ) - Forslag om tildeling av personlig opprykk til professor etter kompetanse Fra HR til tilsettingsorgan X offl. 25 Vedtak (AU-sak xx) - Tildeling av personlig opprykk til professor etter kompetanse Fra HR til tilsettingsorgan X offl. 25 Lønnsavklaring ved personlig opprykk til professor Avklaring mellom HR og institutt- X offl. 14 /enhetsleder Tildeling av personlig opprykk til professor etter kompetanse Tildeling fra HR til søker U offl. 25 Avslag personlig opprykk til professor etter kompetanse søknadsrunde xx Avslag fra HR til søker U offl. 25