Prosjekt Integrasjon skole-fagløsninger og sak/arkiv. Rett i mappa. Samarbeidsprosjekt mellom Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland

Transkript

1 Prosjekt Integrasjon skole-fagløsninger og sak/arkiv Rett i mappa Samarbeidsprosjekt mellom Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland

2 Overordnede føringer Arkivloven Offentlighetsloven Forvaltningsloven IKT gir Oppland muligheter Arbeidsgiverpolitikken

3 Dagens situasjon og mål for prosjektet Fra.til: Papir Papir

4 Bakgrunn Bredbånd til alle skolene Innføring av DocuLive på alle skolene NOARK 4 WebServices Innføring av P360 på skolene i 2007 og i sentraladministrasjonen En felles utfordring for alle organisasjoner

5 Bakgrunn forts Store mengder saksdokumenter i fagløsningene Tidkrevende manuelle håndtering av de journalverdige dokumentene Etterslep på manglende dokumentasjon og mangel på sikker lagring øker Manglende rutiner og retningslinjer for håndtering av slike dokumenter Lærerne og noen fagløsninger tilhører elevnettverket på skolene

6 Utfordring Noark skal være den sentrale informasjonsbasen hvor all arkivverdig informasjon skal lagres og være gjenfinnbar uavhengig av person Arkivverdige dokumenter som genereres i fagsystemene må kunne lagres enten automatisk eller manuelt direkte i sak i Noark. Kontinuerlig dataflyt over store avstander: Noark skal ha et grensesnitt som alle leverandører av fagsystemer må forholde seg til Brukere av fagsystemer skal kunne lagre i arkivbasen (Noark) uten å være registrert som saksbehandlere Enkelte fagsystemer må kunne opprette saker automatisk Sensitive opplysninger i sikker sone: Sensitive personopplysninger må kunne håndteres elektronisk på en forsvarlig måte.

7 Oversikt over antall journalførte dokumenter fra 1. jan nov 2006 Det gjelder alle typer dokumenter Valdres 1568 Vinstra 1168 Gjøvik

8 Forprosjektet: Gardermoen : Første samling: De tre fylkeskommunene Tre leverandører: Software Innovation IST avd. Extens IST avd. Vigo Riksarkivet Forprosjekt ble igangsatt Flere møter: Leverandører for seg Brukerne for seg Tønsberg mars 2005: Oppsummering Arbeidsmøte hvor en del prinsipper ble vedtatt Arbeidet med forprosjektrapport ble igangsatt

9 Forprosjektrapporten Konklusjoner: Prosjektet må samordnes med andre pågående prosjekter Bl.a. KS-prosjektet (standard grensesnitt) Resultatet må kunne benyttes av andre Kost/nytte - vurdering viser store gevinster (snitt 1.8 mill pr. år) Hovedprosjektet anbefales igangsatt Det må søkes om offentlige midler (Høykom)

10 HØYKOM-søknad Søknad ble sendt våren 2006 Prosjektet Rett i mappa fikk tildelt midler sensommeren 2006

11 Mål Resultatmål: I henhold til NOARK, sikre behandling og lagring av journalverdige, elev-relaterte dokumenter, produsert i skolefagløsningene på de videregående skolene og i sentraladministrasjonen.

12 Arbeidsmål 1. Teste ut og evt. videreutvikle teknisk standard for integrasjon av løsninger 2. Utnytte etablert bredbåndsinfrastruktur. 3. Definere ideell dokumentflyt i saksgang i henhold til hovedmålsetting. 4. Definere prinsipper og retningslinjer for tilgangshåndtering, innsyn i saker og dokumenter, for nye brukergrupper i sak- og arkiv, - lærere på skolene. 5. Definere ensartede og effektive arbeidsprosesser og rutiner (retningslinjer) på skolene, iht. arkivmessige og lovmessige forhold. 6. Opplæring av organisasjonen. 7. Etablere løsningen og rutinene i organisasjonen. 8. Mer motiverte medarbeidere ved hjelp av bedre verktøy og mer effektive rutiner. 9. Bedre service for innbyggere/elever. 10.Enklere internadministrasjon. 11.Bedre tilgjengelighet, gjenfinning og oversikt.

13 Budsjett Totalbudsjett kr Forbrukt Egeninnsats kr Bidrag fra Forskningsrådet kr Framdrift Ferdig

14 Gjennomført: Avtale med SI Avtale med IST Arbeidsmøte og prosjektplan med SI/IST. Prosjektkoordinator IST. 4. jan Arbeidsmøte kartlegging av arkivverdige Extens-dokumenter. 15. feb Prosjektinnledning med Vigo, 25. jan Installert nødvendig programvare for pilotering- opplæring Oppstartsmøte med Fronter avventer avtale, 11. apr Opprettet teknisk samhandling mellom SI og Fronter. Prosjektkoordinator Fronter Møte med Datatilsynet om dokumenter i Sikret sone, 13. apr Vigopåvent Oppland og Sør-Trøndelag klar for pilotering

15 Organisering Styringsgruppe: Marianne Farnes Vfk, Stein Eriksen S- Tfk, Astrid Hvattum IST, Kristin Nydahl Fronter, Evangeline von der Fehr SI og Øystein Windingstad Ofk. Teknisk prosjektgruppe: Gunnar Gustavsen og Ingunn Vestmoen, Trygve Urdal, Bruker prosjektgruppe: Rep. (prosjektdeltakere) fra STfk, Vfk og Ofk, Trygve Urdal og Gunnar Gustavsen.

16 Gjennomføring Del 1 av piloteringen er test av Varsel og vitnemål, karakter og terminutskrifter fra ClasFronter og Skole Arena, samt å bestemme arbeidsprosess og dokumentflyt mellom DL/P360 og Extens. Denne piloteringen kjøres i regi av Sør Trøndelag og Oppland fylkeskommune der to videregående skoler, Vinstra og Gjøvik, vil være med i prosjektet. IST installer nødvendig programvare, gjennomfører brukeropplæring og bistår Pilotprosjektet i uttestingen i henhold til avtale. Del 2 vil være test av VIGO Vestfold fylkeskommune tester VIGO-fag opplæring og Sør Trøndelag tester VIGO-inntak. Vigo-fag består av i alt 20 forskjellige prosesser som fører fram til 20 dokumenter pr. elev for arkivering. VIGO inntak består av 15 forskjellige prosesser som fører fram til, i gjennomsnitt, 11 dokumenter pr. elev. Del 3 er dokumentasjon, rapportering og evaluering. Del 4 er implementering. Planlagt sluttført (1. april) 1. oktober, 2007.

17 WebCruter FRI MORE skjema INTEGRASJONSNAV FRONTER LESER FRA KØ MFS Meldingsformidlings system ISI VIGO FAGSYSTEM NOARK4 - Webservices FAGSYSTEM EXTENS DocuLive/Public 360 SKOLEARENA

18 Integrerte nett Ofk 2007 Classfronter Fagløsninger Sak Arkiv Skole fag Økonomi Knutepunkt OMmodul Dokumentarkiv Outlook Office Andre Oppgavebasert arbeidsflate (Intranett) E-dialog Blogg Varedeklarasjon Videokonferanse Avstemninger Ofte spurte spørsmål RSS-feed Abonnement Skjema Intranett Postliste INTERNETT Internett vgs Internett UFT Opplandstrafikk.no PUBLIC 360 Postliste Politiske saker RegionInnlandet.no Innlandsarkivet.no Kulturnett.innlandet.no Fotoweb folkehelse.no Prosjekt-rom

19

20