Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole

Transkript

1 Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Kari Skjølberg Daglig leder i FOT

2 Hva er FOT? Samarbeid mellom 6 fylkeskommuner o Finnmark fylkeskommune o Nord-Trøndelag fylkeskommune o Sør-Trøndelag fylkeskommune o Oppland fylkeskommune o Vestfold fylkeskommune o Vest-Agder fylkeskommune

3 Hva har FOT-samarbeidet jobbet med? Fylkeskommunal versjon av P360 RIM (Rett i Mappa) Er et integrasjonsprosjekt som arkiverer Varsel Karakterutskrift Kompetansebevis rett i elevmappa i sak- arkivsystemet

4 Hvorfor integrasjoner For å ta vare på arkivverdig dokumenter som blir produsert i fagsystemene Bedre kvalitet på dataene Automatikk data registreres kun en gang

5 Lærers Digitale arbeidsflate - prosjektmål Vedtak om tilpasset undervisning, IOP og årsrapporter skal arkivers i fylkeskommunens sakarkivsystem på en trygg og sikker måte. Dokumenttyper som inngår: Vedtak om tilpasset undervisning (administrativt vedtak med klagerett) IOP (Individuell opplæringsplan) Årsrapport (dokumenterer om virkemidlene har hatt effekt) Alle 3 dokumentene er arkivverdige. Det skal være enkelt for skoleledelse og faglærere å skrive vedtak om tilpasset undervisning, IOP og årsrapport ved at data blir integrert fra fagsystem og eksterne databaser (Grep). Alle dokumenter som er med i arbeidsprosessene skal gjøres tilgjengelig digitalt for de som har bruk for dem. Gjenbruk av data som allerede finnes digitalt fra skoleadministrative system og nasjonale databaser.

6 Hva er status - Forprosjekt er ferdig i løpet av november Dagens arbeidsprosesser er gjennomgått og dokumentert Ønsket situasjon er modulert Kost/nytte analyse er gjennomført Dataflyt er skissert Risikovurdering er gjennomført

7 Vedtak er svar på søknad om tilpasset undervisning dagens situasjon

8 Vedtak ønsket - situasjon

9 IOP dagens situasjon

10 IOP ønsket situasjon

11 Eksempel på Lærers digitale arbeidsflate:

12

13

14 Mine elevgrupper: Gruppe A Gruppe B Gruppe C Osv

15 Mine elevgrupper: Gruppe A Gruppe B Gruppe C Osv

16 Elever gruppe A: Dora Doren Ola Normann Kari Krok osv Felles informasjon til gruppen

17 Dora Doren: Individuell opplæringsplan Halvårsrapportering Fraværsrapportering Varsel Karakterer Møtereferat elevsamtaler Møtereferat foreldresamtaler

18 Risikoanalyse Arbeidet gjennomføres slik: Beskrive produksjon, lagring og lesing av Vedtak, IOPer og Årsrapporter Dagens løsning Intern sone Sikret sone Identifiserte uønskede hendelser som berører konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet Sannsynlighetsvurdering Beregnet personvernrisiko

19 IOP Dagens situasjon Intern Sone Sikret sone Teknisk løsning: Teknisk løsning: Teknisk løsning Produksjon Prosedyrer Startes av dokumentansvarlig faglærer får muntlig overføring av informasjon i fra sakkyndig vurdering/ vedtak eller det blir delt ut papirkopier. Faglærerne skriver sin del av IOP i ei fil i word. Lagring skjer på lokal PC, den enkelte faglærers hjemmeområde, minnepenner, avdelingens hjemmeområde og annet. Sendes med epost til dokumentansvarlig Tidligere/andres IOP brukes ofte som mal. Læringsmål skrives manuelt inn/kopieres fra Grep eller andre IOPer. Prosedyrer IOP produseres i 360 intern sone med vedtaket som side 1 og 2. Basert på vedtakets innhold/avkrysninger importeres læringsmål fra Grep. Dokumentet eksporteres til et område utenfor 360. Dokumentet fordeles til faglærer iht tilgangsstyring fra skoleadministrativt system. Faglærer får tilgang til å skrive sin del av dokumentet. Når alle faglærere har skrevet sitt, importerer dokumentansvarlig dokumentet og arkiverer det i 360. IOP kan sendes elektronisk via Svar ut, og signeres av mottaker med digital signatur Prosedyrer IOP produseres av dokumentansvarlig i 360 sikret sone. Faglærer får tilgang til Sikret sone. Kan ikke integrere data fra andres fagsystem inn i Sikret sone Tidligere/andres IOP vil bli brukt som mal, pga manglende integrasjon IOP må sendes til mottaker via vanlig postgang. Kontaktlærer «syr» manuelt sammen IOPen IOP sendes på papir til mottaker via vanlig postgang.

20 Fordeler - Kjent måte å jobbe på Ulemper - Tar lang til - Produksjon av IOP vil skje på usikrede områder. - Kan føre til at feil opplysninger henger igjen i malen. - Læringsmål skrives manuelt inn, kopieres og limes fra Grep eller andre IOPer. - Hvis man kopierer fra gammel IOP vil man ikke få med oppdaterte opplysninger i fra Grep Fordeler - Integrasjon mot fagsystem: Elevens metadata importeres fra Extens. Læringsmål importeres fra Grep. - Rettigheter og at dokumentet er unntatt offentlighet er satt automatisk på dokumentet. - Forenkler produksjon av IOP. - Tidsbesparende. - Kvalitetssikring av data. - Bereder grunnen for Årsrapport. Ulemper - Dokumentet eksporteres til et område utenfor 360. Sikkerhet ikke beskrevet. Fordeler Sikkert Ulemper - Alle lærere har tilgang til sikret sone - Produksjon av IOP i sikret sone forhindrer integrasjon mot fagsystemer. - Feil opplysninger henger igjen i malen. - Ingen integrasjon alt må skrives manuelt, både metadata og tekst

21 Kartlagte personopplysninger Følgende personopplysninger ble drøftet. Opplysning med stjerne er drøftet videre. Elevopplysning (personnummer) Elevopplysning (navn) Elevopplysning (adresse) Elevopplysning (skole) * Elevopplysninger for øvrig Utdanningsprogram Tiltak for elev med tilrettelagt undervisning Foresattes navn og adresse Tiltak Tiltak er å etablere gode rutiner slik at Vedtak, IOP og Årsrapport ikke inneholde helseopplysninger om eleven.

22 Risikovurdering Det skal diskuteres og beskrives uønskede hendelser ut i fra 3 senario: Dagens løsning. Vedtak produseres og lagres i P360 Intern/Sikret sone av elevtjenesten på skolen. IOP produseres og mellomlagres i filstruktur inntil elevtjenesten «syr» dokumentet sammen og lagrer det i P360 Intern/Sikret sone. Vedtak, IOP og årsrapport lagres i Intern Sone hvor dokumentene er unntatt offentlighet, knyttet til riktig tilgangsgruppe (intern skjerming) og kommer ikke ut på Offentlig postjournal. Alle lærere må ha tilgang til intern sone. Vedtak, IOP og årsrapport lagres i Sikret sone hvor dokumentene er unntatt offentlighet, knyttet til riktig tilgangsgruppe (interne skjerming) og kommer ikke ut på Offentlig postjournal. Alle lærere må ha tilgang til sikret sone.

23 Dagens løsning Dagens løsning kan være uforutsigbar i forhold til hvem som har tilgang, hvor data lagres og hvor mange versjoner som finnes. Dagens løsning er utilfredsstillende med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet

24 Intern sone Vedtak, IOP og årsrapport produseres vha skjema og i produksjonsfasen lagres data i en egnet database. Tilgangsrettigheter til dokumentet settes ut i fra tilganger i skoleadministrativt system. Når dokumentet er ferdig blir det automatisk lagret i elevmappe i intern sone i sak- arkivsystemet P360. Uønskede hendelser vedrørende konfidensialitet er svært lav. Det er lærere og annet personell som jobber med eleven som tildeles tilgang til dokumentene vha tilgangsgrupper. Dette gjøres automatisk. Uønskede hendelser vedrørende integritet er svært lav. Tiltak for å unngå uønskede hendelser er å kvalitetssikre data i fagsystemene. Uønskede hendelser vedrørende tilgjengelighet er lav, men hvem som har tilgang er avhengig av god kvalitet på data i skoleadministrativt system.

25 Sikret sone Alle lærere må ha tilgang til sikret sone. Dokumentene produseres vha maler. Det kan ikke integreres data fra andre fagsystem i Sikret sone. Uønskede hendelser vedrørende konfidensialitet er høy fordi alle lærere må ha tilgang til Sikret sone hvor dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger er lagret. Det å få så mange brukere i sikret sone sees på som svært uheldig. Uønskede hendelser vedrørende integritet er høy fordi all informasjon må skrives inn manuelt. Uønskede hendelser vedrørende tilgjengelighet er ikke registrert.

26