Merkantilsamling

Transkript

1 -Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret

2 ephorte Innspel frå skolane - Arkivarar - Kva skal arkiverast i ephorte? - Erfaringsutveksling - Digital saksbehandling

3 Kvifor arkivere - lovverk Forvaltningslova pålegg det offentlege å saksbehandle etter gitte normer Arkivlova pålegg oss å kunne dokumentere handlingane Offentleglova pålegg oss å offentleggjere handlingane Kommunelova som m a har bestemmelser om saksbehandlingsreglar i folkevalde organ og om arkiv Personopplysningslova som m a sei korleis vi skal behandle sensitive personopplysningar

4 Definisjon av «dokument» Arkivlova 2 a) Dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring Tilsvarande definisjonar i forvaltningslova og offentleglova

5 Journalføringsplikt Journalføringsplikt (arkivforskriften 2-6) Alle dokument som er å rekne som saksdokumenter (offl 4) skal journalførast dersom dei gjeld organet si verksemd, er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

6 Kva er arkivverdig Brev, e-post og sms som inneheld opplysningar eller vurderingar som kan seiast å ha betydning for ei forvaltningssak, må reknast som eit saksdokument og er arkivverdig. Kriteria er: «Er de (dokumentene) gjenstand for saksbehandling, eller anses de å ha verdi som dokumentasjon» Dokumenter som er meint eller eigna til å påvirke ei avgjerd Er dokumentet sendt oss for at vi skal gjere vedtak eller beslutning i ei sak? Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i ei sak? Inneheld dokumentet opplysningar som dokumenterer handlingar vi har gjort? Inneheld dokumentet informasjon som kan brukast igjen i andre saker? Er dokumentet viktig for at vi kan dokumentere vedtaka og tiltaka våre for all ettertid? Er dokumentet viktig for at offentligheten skal kunne sjå viktig dokumentasjon om planane og verksemda vår? Er dokumentet viktig for at historia vår kan skrivast i fremtida?

7 Arkivverdig, visuelt

8 Ikkje arkivverdig Kanskje enklare kva skal ikkje arkiverast? Private e-postmeldingar E-post som er jobbrelatert, men som ikkje har betydning for behandling eller dokumentasjon E-post som er fagleg relatert, men av generell karakter (t.d. utveksling av faglege synspunkt mellom enkeltpersonar eller nyhetsbrev frå andre verksemder og prosjekt) E-post som har generell informasjonsverdi (t.d. avdelingsnytt, personalinfo osv.) Masseutsendt ekstern e-post (t.d. reklame)

9 Tilgang til ephorte Husk å gi melding til dokumentsenteret når nokon sluttar slik at vi har eit mest mogleg oppdatert register over brukarar. Vi får melding når nokon nye begynner, men det vi ikkje får vite er: Kva rolle og kva tilgangskoder den nye skal ha. Nye tilgangskoder er det rektor som skal gi beskjed om.

10 Kva personaldokument skal i ephorte? Spørsmål: Ved lengre sjukemeldingar blir det laga oppfølgingsplanar, referat/notat av samtalar/nav-brev? Svar: Alt dette bør inn i ephorte Spørsmål: Over på arbeidsavklaringspenger (kopi av brev ansatt får om avtale om AAP, referat/notater fra samtaler? Svar: Alt dette bør inn i ephorte

11 Kva personaldokument skal i ephorte?, forts Personalmappa skal innehalde dokument som gjeld tilsetjingsforholdet; Søknad, attestar og vitnemål, signert arbeidsavtale Dokumentasjon på lengre permisjonar, for eksempel studiepermisjon, svangerskapspermisjon og «lengre» sjukemeldingar som kan føre til arbeidsavklaringspengar eller uførepensjon Lønsregulering Disiplinærsaker skal ikkje inn i personalmappa, men skal i ephorte sjå rutine frå personalseksjonen

12 Sakstittel/journalposttittel Sakstittel skal vere generell, slik at den femnar om meir enn eitt brev for eksempel kan «Leige av kopimaskin» bli til «Leigeavtalar» slik at avtalar om prosjektorar, kaffemaskiner og liknande kan leggjast i same saka. Journalposttittelen skal som hovudregel vere lik det avsendar har skrive, men her er det og rom for skjønn. I tillegg har vi skrivereglar for enkelte typer dokument, der vi har bestemt at vi skal bruke lik tittel (særleg i opplæringsmappene)

13 Skjerming av tekst Skjerming av tekst særleg i personalmapper og i opplæringsmapper det er ikkje lov å skjerme heile tittelen «Melding om svangerskapspermisjon» og «uttak av fedrekvote» kan begge erstattast med «permisjon» Ammepermisjon kan erstattast med «permisjon for amming» Det som er viktig er å tenke på korleis teksten blir gjenkjenbar for andre. Signert arbeidsavtale

14 Sakstitlar/journalposttitlar, forts Vi ønsker at titlane skal seie noko om innhaldet i journalposten, slik at det blir enklare å finne igjen det vi leitar etter (om nokre år ) Men; - I opplæringsmappene har vi rutiner for kva titlar som skal brukast og desse må følgjast. Det er viktig at vi bruker den elektroniske rettleiinga, og ikkje skriv ho ut på papir papiret blir ikkje oppdatert!

15 Samhandling med utdanningsavdelinga «ephorte dokumenthåndtering» Ved å følgje lenka på utdanning sine heimesider finn ein to dokument: Oversikt over dokument i ephorte Info til skolane om rutinene i ephorte ang formidling (heilt nedst på same sida) Repetisjon: Desse dokumenta blir oppdaterte etter behov, og de må alltid bruke den versjonen som ligg på nettet, ikkje skriv ut noko og ha ved pulten!

16 Samhandling med utdanningsavdelinga, forts R-skjema er eit skjema meint for intern bruk ved utdanningsavdelinga i samband med inntak til vidaregåande opplæring. Søkar har ikkje gitt samtykke til deling av skjemaet, men berre gitt utdanningsavdelinga samtykke til å innhente opplysingar frå aktuelle aktørar. Dersom skolen eller anna hjelpeinstans er kjent med at det er opplysingar om søkar som kan vere relevant for skolen, skal det i tillegg til R-skjema fyllast ut eit B- skjema, melding om tilretteleggingsbehov. B-skjemaet vil bli delt med skolen.

17 Utklipp frå skjemaet (utd)

18 Om rutinane (Utd) Når det står «ingen ved innsending» betyr det at det ikkje skal leggjast på kopimottakarar når dokumentet blir lagt inn til VGO. Etter at eleven har begynt på skolen og skolen har fått dokumentet tilbake frå utdanningsavdelinga kan de leggje på kopimottakarar, men ver bevisst; ikkje legg på «heile skolen» men berre dei som treng det i arbeidet sitt. Dersom de løyser dette ved å ta papirkopi blir det feil, for det er verre å følgje eit papir enn å følgje eit dokument i saksbehandlingssystemet.

19 Til deg sjølv: Søke opp kopiar

20 til andre Bytt ut PN_ID med initialane til saksbehandlaren du vil finne kopiane til:

21 Lagre søk Lag søket som vist i forrige bilde: Velg «Lagre som søk»

22 Fyll inn Lagre søk, forts

23 Digital saksbehandling Elektronisk godkjenning Krev brevmal med spesiell undertekst, og reell elektronisk godkjenning av dokumenta. «Brevet er elektronisk godkjent og signert» - blir sendt ut på papir «Brevet er elektronisk godkjent og vil ikke bli sendt i papir» - blir ekspedert elektronisk ephorteoutlook er i ferd med å rulles ut til saksbehandlarane på fylkeshuset, men vi veit at det også delvis er tatt i bruk på skolane. Desse dokumenta har status S når dei er importerte av saksbehandlarane, og denne må endrast til J etter «vanlege» reglar

24 Rekruttering via Visma Første gang de skal lage utlysing av ny stilling via Visma må dokumentsenteret få melding slik at vi kan leggje til det som trengs for at saka skal overførast til ephorte.

25 Rekruttering

26 Kvalitetssikring Journalpostar med status R reservert av eller for saksbehandlar, F ferdig frå saksbehandlar, E ekspedert J journalført Saker med status R reservert F ferdig og A - avslutta

27 Kvalitetssikring, rydding Journalpostar Status R - purr saksbehandlarane, er det du som legg inn dokumentet, sett status til F når det er godkjent Status S - fjern «intetsigende» vedlegg og journalfør straks Status F - journalfør etter 6 virkedagar Status E - journalfør etter 3 virkedagar Saker Status R - sjekk klassering og sett status til B Status F - Endre status til A

28 Vedlikehald av skanner Vask med vatn der du kjem til. Vask alle glassflater og tørk godt etterpå. Vask /tørk av hjula for framtrekk av papir På Canon-skannerane kan ein skifte hjul.

29 Oppfordring: Rydding og vedlikehold er en viktig del av arbeidet vårt i ephorte, da blir det enklere å finne fram til det vi søker etter!