Oppdatert 1.mai Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO

Transkript

1 Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1

2 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)... 4 Kassasjon... 5 Historisk base Modulink... 5 Tilgang til ephorte... 5 Hva som skal registreres i ephorte... 5 Arkivverdige dokumenter... 5 Ikke arkivverdige dokumenter... 5 Rutiner for mottak og åpning av post... 6 Skanning... 7 Hvem som kan skanne... 7 Krav til skanning... 7 Rutine for skanning... 8 Generell rutine for Registrering av saker og dokumenter... 8 Skriveregler... 8 Dokumenttyper... 8 Oversikt over arkivdeler... 8 Vurdering av offentlighet... 9 Innsynsbegjæringer... 9 Godkjenning Kryssreferanse til tidligere arkiver Registrering av spesifikke sakstyper Personalmapper Tilsettingssaker Disiplinærsaker Studentmapper Fagsaker

3 INNLEDNING Formål Dokumentflyten i skolens sak- og arkivsystem skal foregå effektivt, forutsigbart og sikkert. Rutinene skal sikre at saksbehandling, arkivering og kommunikasjon med og av KHiO er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Lover og forskrifter Noen sentrale følgende lover, forskrifter og retningslinjer er de mest sentrale: 1) Arkivlova 2) Forskrifter til arkivlova: Forskrift om offentlige arkiv Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 3) Forvaltningsloven 4) Offentlighetsloven 5) Personopplysningsloven 6) Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) 7) Sikkerhetsloven 8) Yrkesetisk regelverk for arkivarer Begrepsbruk Under er det listet opp enkelte sentrale begreper som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen. Arkiv: Oppbevaringssted for dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs. dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet. Arkivet er delt i forskjellige arkivdeler. Arkivdel: Arkivdel angir hvilken arkivserie en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Arkivdeler kan periodiseres på ulike tidspunkt uavhengig av hverandre. Dokumenttype: Bestemmelse av hvilken dokumenttype et dokument inngår i er knyttet til saksbehandlers oppfølgingsansvar, samt om og hvordan dokumentet inngår i en korrespondanse. Dokumenttyper som benyttes er: Inngående saksdokument (I), utgående saksdokument (U), notat med oppfølging (N), notat uten oppfølging (X) og arbeidsdokument (Y). Journalpost: Journalpost betegner en journalføring (en registrering) av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse. En journalpost er nøkkelopplysninger/metadata vedrørende en 3

4 dokumentforsendelse. En journalpost består av ett eller flere dokument, hvorav ett må være hoveddokument. Nøkkeldata som alltid skal registreres og dermed blir søkbare: Dokumenttype Overskriften i dokumentet gir dokumentbeskrivelsen Dokumentdato Avsender og mottaker Saksansvarlig / saksbehandler ved KHiO Lov og paragraf, hvis dokumentet er unntatt offentlighet Opplysninger knyttet til behandlingen av dokumentet påføres etter hvert Klassering: Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes. Ordningsprinsipp: Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivnøkkel. Det finnes også andre ordningsprinsipper som studentnummer, bygningsnummer, etc. Disse benyttes for eksempel på studentmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv. Hver arkivdel har et primært og et sekundært ordningsprinsipp. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne, eller til å føre statistikk Ordningsverdi: De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp, f. eks en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen, bygningsnummer, studentnummer, etc. Sak / saksmappe: Sakbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. Lenking av dokumentene innebærer at man enkelt får oversikt over saksgangen, altså hvilket hendelsesforløp dokumentene gjennomgår før de er ferdigbehandlet. I denne rutinebeskrivelsen omtales en saksmappe konsekvent som sak, som igjen tilsvarer et saksnummer i ephorte. Den felles identiteten skal gi oss oversikt og gjenfinning både i det elektroniske og i det fysiske arkivet. I Forvaltningsloven og Offentlighetsloven er begrepet sak abstrakt og benyttes som et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller et internt initiativ, og dels også om behandlingsforløpet. NOARK4 definerer sak i konkret forstand som at en sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter osv. som oppstår og inngår i behandlingsforløpet. Hvis man får en henvendelse som gjennom et behandlingsforløp skal føre fram til et enkelt vedtak, er det normalt hensiktsmessig å definere dette som en sak. Tilgangskode: Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering) Saksbehandling og arkivering ved KHiO skjer i det elektroniske sak- og arkivsystemet ephorte fra og med Det gjennomføres på denne dato et skarpt periodeskille hvor alle nye dokumenter skal opprettes i ephorte. Unntatt fra dette er personalmapper som først vil periodiseres Fra skal alle nye dokumenter registreres i ephorte. Det skal ikke legges nye dokumenter inn i en tidligere opprettet papirsak. Hvis dokumentet starter en ny sak skal denne registreres i ephorte. Hvis dokumentet tilhører en sak som allerede finnes på papir, skal det opprettes en helt ny sak i ephorte med referanse til den tidligere papirsaken. 4

5 En saksbehandler kan beholde papirsaker (fra før ) som referanse til saken er avsluttet, men ikke lengre enn til Alle papirsaker skal da ha vært levert til arkivet. Hvis en saksbehandler har behov for innsyn i en papirsak etter , kan saksbehandleren få saken til ordinært utlån fra arkivet i en begrenset periode. Arkivet kan også bistå i å kopiere hele eller deler av en papirsak inn til en elektronisk sak hvis dette er hensiktsmessig. Men vær oppmerksom på at disse kopiene ikke blir journalført og vil slettes ved framtidig avlevering. Det må derfor ikke refereres til disse kopiene i andre dokumenter; eventuelle referanser skal gå til originalene som ligger i papirsaken. Kassasjon Kassasjon skal kun skje i samarbeid med arkivleder ved KHiO og i samsvar med Riksarkivets retningslinjer og vedtak for arkivbegrensning. Historisk base Modulink KHiOs tidligere elektroniske journal kommer i løpet av 2012 til å bli tilgjengelig i en ephorte base, slik at det er mulig å gjøre søk dokumenter som tilhører forrige arkivperiode. Det vil ikke være mulig å lese disse dokumentene i ephorte, men de kan lånes ut fra arkivet. Tilgang til ephorte Systemet er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Brukere blir autoriserte i systemet basert på roller og tilganger. Brukertilgang bestilles på skjemaer som godkjennes av leder og sendes arkivtjenesten. Skjemaet ligger tilgjengelig under arkivets sider på intranett og internett. HVA SOM SKAL REGISTRERES I EPHORTE I vurdering mellom hva som skal registreres og journalføres i sak og arkivsystemet ephorte skilles det mellom arkivverdige og ikke arkivverdige dokumenter. Arkivverdige dokumenter (Se også egne lister over spesifikke sakstyper nederst i rutinen) Dokumenter er arkivverdige når de oppfyller følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jfr. arkivloven med forskrifter 2a-b 3-20 Alt materiale produsert av KHiO er i utgangspunktet arkivverdig. Dette gjelder for eksempel: utgående brev, rundskriv, publikasjoner, trykksaker, web-sider. Det må her utøves skjønn. Ikke arkivverdige dokumenter Som ikke arkivverdige dokumenter regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale som mottas, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter Informasjonspost er normalt ikke arkivverdig materiale, og blir distribuert rett til saksbehandler. Husk at alle typer post kan i situasjoner medføre saksbehandling, og at det å ta noe til etterretning er å betrakte som saksbehandling og skal i så tilfelle journalføres. 5

6 RUTINER FOR MOTTAK OG ÅPNING AV POST Adressat Type Rutine Merknader Post hvor enhetens navn står alene eller først Papir Post mottas og åpnes i arkivtjenesten. Arkivverdige dokumenter skannes til ephorte. KHiOs e-postmottak E-post Personlig post (post hvor personens navn står foran enhetens/skolens navn) E-post mottatt direkte av saksbehandler Rundskriv Papir E-post Papir/epost E-post mottas i delarkivets postmottak. Arkivbegrensning etter samme prinsipper som for ordinær post. E-posten importeres og registreres. Dersom et originalt saksdokument ettersendes skal dette erstatte tidligere faks eller e-post Posten mottas av arkivtjenesten og fordeles uåpnet til adressat Posten importeres til ephorte og registreres av saksbehandleren. Inngående rundskriv som fører til saks-behandling eller har dokumentasjons-verdi i saker skal skannes og journalføres av arkivtjenesten. Feiladressert post Papir Når adressat er ukjent returneres posten til avsender. Dersom avsender ikke fremkommer på brevet returneres det til Posten Norge. Pakker og rekommandert 6 Hoveddokumentets dato er korrekt dato. Dersom personlig adressert post viser seg å være saksdokument for organet, skal den straks sendes til arkivtjenesten og behandles som post til enheten. Dersom personlig adressert e-post viser seg å være saksdokument for organet (jf. Arkivforskriften 3-2), gjelder samme regler som for papir. (Merk at e-post kan være saksdokument for organet selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten.) Interne rundskriv skal alltid journalføres.

7 sending Møte-innkallinger, referater og protokoller Møteinnkallinger, -referater og - protokoller fra eksterne instanser må vurderes i hvert tilfelle. Innkallinger hvor ansatte fra KHiO deltar skal normalt journalføres hvis det medfører saksbehandling eller det er viktig å dokumentere deltakelse. Hvis en KHiO ansatt representerer institusjonen i eksterne organer vil det normalt være det organet som har arkivansvaret. Unntak kan være når sakene forberedes av saksbehandler ved KHiO. SKANNING Hvem som kan skanne KHiO har sentralt postmottak og sentral skanning. Arkivtjenesten utfører skanningen på egen dokumentskanner av hensyn til kvalitetssikringen av dokumentene. Krav til skanning Følgende krav stilles til utførelse og resultat av skanning. Generelt krav om at kvaliteten på digitalisert dokument skal samsvare med papirdokument med hensyn til å kunne lese og tyde innholdet i det. Fargeskanning benyttes hvis fargene har betydning for innholdet, eller hvis dette er betydelig ressursbesparende for arkivtjenesten. Arkivtjenesten utfører skanningen og kvalitets sikrer resultatet av skanningen før dokumentene behandles videre i elektronisk arkiv. Det skal skannes til et godkjent arkivformat. Det skal benyttes skanningsprogramvaren som gir automatisk bildeforbedring, og er integrert med elektronisk arkivsystem. Tekstdokumenter skal OCR behandles av skanningsprogramvaren mht. fritekstsøk. Skanningsprosessen skal inkludere en elektronisk loggføring av hvem som skanner Skanning skal utføres etter optimale innstillinger i forhold til kvalitet og filstørrelse (f eks DPIinnstilling) Rutiner for rekkefølge/oppdeling av vedlegg skal følges der dette finnes. Papirdokumentene oppbevares i låst rom i en tilstrekkelig periode etter skanningen slik at evt. skanning kan utføres på nytt ved evt. avvik. 7

8 Rutine for skanning Før et dokument skannes inn til elektronisk arkiv må den som skanner og registrer dokumentet finne fram til hvilken sak og journalpost dokumentet skal registreres på og hvorvidt dokumentet er skannet tidligere. Den som skanner skal sette seg inn i, og følge, de krav og rutiner til skanning som er vedtatt. GENERELL RUTINE FOR REGISTRERING AV SAKER OG DOKUMENTER Rutinen omfatter alle saker som ikke har en egen registreringsrutine (se rutiner for spesifikke sakstyper lengre ned i dokumentet). Arkivet kan kontaktes for ytterligere veiledning. Skriveregler Ved registrering av sak eller -journalposttittel bør tittelen være så forklarende som mulig. Tittelen vil sammen med visse andre registreringer om dokumentene komme fram på offentlig journal som legges ut på internett. Som tommelfingerregel benyttes oppbygning HVOR HVA NÅR. For eksempel: Arkivet rutiner For spesifikke sakstyper brukes egne skriveregler (f.eks. for personalmapper, ansettelsessaker og fagsaker) Dokumenttyper Dokumenttype Omfatter Kommentar I (Inngående) Papirpost og e-post Arkivet importerer eller skanner inn det som mottas i skolens postmottak. Saksbehandler importerer egen e-post, og leverer inngående papirdokumenter til arkivet for skanning U (Utgående) Papirpost og e-post Saksbehandler sender ut post selv. Enten som e-post fra ephorte, eller ved å ferdigstille dokumentet i ephorte og deretter skrive det ut og poste det på vanlig måte. X (Notat uten oppfølging) N (Notat med oppfølging) Y (Arbeidsdokument) Elektroniske dokument i ephorte Elektroniske dokument i ephorte Elektroniske dokument i ephorte Opprettes av saksbehandler selv. Trenger ikke å ha mottaker. Hvis det har mottakere gir det ikke restanse. Regnes som organinternt dokument, og kan med visse forbehold unntas offentlig journal. Opprettes av saksbehandler selv. N-notat må ha en mottaker og gir restanse. Denne dokumenttypen kan bare brukes for dokumenter som ikke trenger å arkiveres. De vil bli kassert ved framtidig avlevering. Kun til bruk for dokumenter som bare har verdi som midlertidig referanse Oversikt over arkivdeler I ephorte finnes det følgende 3 forskjellige arkivdeler: Kortnavn Betegnelse Kommentar ADM Sakarkivet De fleste av skolens saker ligger i denne arkivdelen. Opprettet 8

9 PMAP Personalmapper Her ligger kun personalmapper, én mappe per ansatt. Opprettet SMAP Her ligger kun studentmapper, én mappe per student. Ikke tatt i bruk. I tillegg til disse tre arkivdelene skal det etter hvert også innføres en egen arkivdel for fagsaker (utstillinger, forestillinger m.). KHiO avventer et vedtak fra Riksarkivet før arbeidet med denne arkivdelen fortsetter. Vurdering av offentlighet Alle dokumenter er i utgangspunktet offentlige (i følge Off.l.), men dokumentene må vurderes i forhold til om det finnes taushetsbelagte opplysninger i teksten (jmfr.forv.l. 13, personvernlovgivningen, sikkerhetslovgivningen (nesten ikke brukt) eller en rekke særlover). I tillegg kan dokumentet inneholde andre opplysninger som bør og kan skjermes. Leder/saksbehandler har ansvar for å kontrollere om det skal unntas og om anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter er korrekt. Husk at uten tilgangskode kan alle lese alt. Det er ikke lov til å skjerme opplysninger dersom det ikke kan hjemles i medhold av lovverk (i ephorte finnes hjemlene i en nedtrekks meny). Brev som er unntatt offentlighet skal sendes på papir. Arkivtjenesten kvalitet sikrer dokumenter og kontrollerer at riktig tilgangskode er benyttet på grunnlag av arkivdel og påført hjemmel. Feltet tilgangskode er ikke obligatorisk, derfor må dette settes manuelt. Skjerming skal angis både på det enkelte dokumentet og i registreringen (journalpost eller saksinformasjon). Innsynsbegjæringer Innsynsbegjæringer skal i utgangspunktet behandles av saksbehandler som er ansvarlig for saken det bes innsyn i, hvis ikke annet er bestemt. Leder for enheten der saken er registrert skal informeres om innsynsbegjæringen. Innsynsbegjæringer kan fremsettes både muntlig eller skriftlig og kan også fremsettes anonymt. Det kreves ikke at den som begjærer innsyn begrunner kravet. Det anbefales likevel at man ber om skriftlig henvendelse om innsyn. I utgangspunktet skal innsynsbegjæringer besvares samme dag som de mottas. Dersom KHiO ikke besvarer en innsynsbegjæring innen fem dager, regnes dette som avslag og kan påklages (dvs. purring). Innsynsbegjæringer skal så langt det er praktisk mulig besvares skriftlig. Dette gjelder ikke dersom den som begjærer innsyn krever papirkopi. Et avslag på krav om innsyn skal være skriftlig. Både brev og e-post oppfyller kravet til skriftlighet. Avslaget må vise til den bestemmelsen i offentlighetsloven som begrunner unntaket, samt vise til klageretten og klagefristen. Den som ber om innsyn kan kreve en utvidet begrunnelse for avslaget. Et krav om utvidet begrunnelse skal besvares innen ti virkedager. Det vises for øvrig til bestemmelsene i offentlighetsloven kapittel 4, som samtlige saksbehandlere må kjenne til. 9

10 Skriftlige innsynsbegjæringer, og behandling av disse, skal arkiveres og journalføres i ephorte. Innsynsbegjæringer saksbehandles og vurderes derfor som arkivverdige dokumenter. Av hensyn til gjenfinnbarhet registreres innsynsbegjæringer og svar i saken det begjæres innsyn i. Klage på avslag om innsyn skal i egen sak. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke utleveres. Som hovedregel er det ikke adgang til å unnta hele dokumentet fra innsyn, kun de taushetsbelagte opplysningene. (Se dog offentlighetsloven 12, som gir hjemmel for å unnta hele dokumentet i nærmere angitte unntakstilfeller.) Ved utlevering av dokumenter med taushetsbelagte opplysninger må det lages en kopi av dokumentet der de taushetsbelagte opplysningene overstrykes. Det anbefales at saksbehandlerne først stryker ut de taushetsbelagte opplysningene, og deretter tar en kopi av dokumentet med overstrykninger, som enten sendes ut per post eller som vedlegg i e- post. Saksbehandler må påse at overstrykningen er effektiv. Elektronisk overstrykning skal ikke benyttes. Taushetsplikt kan oppheves ved samtykke. Den som ber om innsyn kan kreve at vi spør den som har krav på taushet om vedkommende samtykker til å gi ut opplysningene. Dersom vi ikke får svar, regnes dette som nekting av samtykke. Et slikt samtykke skal tolkes snevert og gjelde kun aktuell innsynsbegjæring. Samtykke må innhentes på nytt ved eventuelle senere innsynsbegjæringer. Godkjenning Se veiledning i ephorte for hvordan godkjenningen utføres, eller KHIOs reglement for elektronisk kommunikasjon for bestemmelser rundt godkjenning. Utgående brev Avtaler og kontrakter Interne notater Dokument som skal godkjennes av flere Skal godkjennes elektronisk i ephorte (se veiledning) og trenger ingen fysisk signatur. Er saksbehandler ikke tilknyttet ephorte, må utgående brev signeres fysisk og en kopi leveres til arkivet som vil skanne det inn til riktig sak. Må alltid godkjennes ved fysisk signering og bevares på papir, men skal i tillegg skannes inn til ephorte på tilhørende sak. Dette gjøres ved å sende det signerte dokumentet til arkivet som vil utføre skanningen. Trenger ikke godkjennes av leder hvis ikke annet er bestemt lokalt ved enheten Skal dokumentet godkjennes av flere enn én leder, må det signeres fysisk og en kopi av dokumentet med signaturer sendes til arkivet for skanning. Kryssreferanse til tidligere arkiver Når en ny sak i ephorte er en fortsettelse av en sak i det avsluttede papirarkivet skal det kryssrefereres. Dette utføres av arkivaren. Hvis en saksbehandler oppretter en sak som er en fortsettelse på en gammel papirsak må derfor arkivet få beskjed om dette. Rutine Arkivaren vil kryssrefererer ved å legge inn det gamle saksnummeret som en merknad i den nye elektroniske saken i ephorte med teksten Saken er en fortsettelse av sak i forrige arkivperiode med saksnummer (saksnummer). Saksnummeret til den nye elektroniske saken skal deretter legges inn 10

11 som en merknad i Modulink med teksten Saken forsetter i neste arkivperiode med saksnummer (saksnummer) REGISTRERING AV SPESIFIKKE SAKSTYPER Det finnes egne rutiner for følgende saker; Personalsaker, personalmapper, anskaffelsessaker, studentsaker, studentmapper og fagsaker (studentarbeider og annen faglig dokumentasjon). Personalmapper Det opprettes én egen mappe pr. ansatt i arkivdelen PMAP Disiplinærsaker, AKAN-saker og melding om nestenulykker: opprettes i sakarkivet som egne saker Tilgangskode: P benyttes. Saksbehandler må selv vurdere hvilke paragrafer som skal anvendes, paragrafene i oversikten under er kun et forslag. Sakstittel: Personalmappe enhet under ledelsen navn (navn må skjermes). For eksempel: Personalmappe Kunstakademiet Jens Jensen Klassering: 221 / ansattnummer Dokumentbeskrivelse Dok. Forslag til unntaks Kommentar type paragraf for kode P Ansettelse Signert arbeidsavtale (+Vedlegg til arbeidsavtale) I Ofl. 25 Arbeidsavtalen skal også bevares i original på papir i arkivet. Bekreftelse på tiltredelse X Ofl. 25 Søknad på stilling med CV, vitnemål og attester. X Ofl. 25 Saksbehandler oppføres som både avsender og mottaker Opplysninger til bruk ved midlertidige tilsettinger uten X Ofl. 25 Saksbehandler oppføres som både avsender og mottaker forutgående kunngjøring Søknad om endring av I Ofl. 13 jfr. fvl. 13 stillingsbrøk Svar på søknad om endring av U Ofl. 13 jfr. fvl. 13 stillingsbrøk Tilleggsavtaler av personlig art I Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Endring av tjenestested U Ofl. 13 jfr. fvl. 13 og/eller stilling Søknad om bistilling I Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Svar på søknad om bistilling U Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Krav om fast tilsetting I Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Svar på krav om fast tilsetting U Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Forlengelse Forenklet innstilling - N Ofl. 25 Begrunnelse Forlenget tilsetting + N Ofl. 25 ( Forenklet innstilling Begrunnelse registreres som vedlegg til notatet) Forlenget tilsetting U Ofl. 25 Søknad om I Ofl. 13 jfr. fvl

12 forlengelse/forskyvning av stipendiatperioden Svar på søknad om forlengelse /forskyvning av stipendiatperiode U Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Permisjon/fravær Søknad om permisjon I Ofl. 13 jfr. fvl. 13 Svar på søknad om permisjon U Ofl. 13 jfr fvl. 13 Vedtak om I Ofl. 13 jfr fvl. 13 Fra NAV attføring/uføretrygd Søknad om velferdspermisjon Y Ofl. 13 jfr fvl. 13 Svar på søknad om Y Ofl. 13 jfr fvl. 13 velferdspermisjon Søknad om foreldrepermisjon I Ofl. 13 jfr fvl. 13 (søknadskjema registreres som vedlegg) Svar på søknad om U Ofl. 13 jfr fvl. 13 foreldrepermisjon Søknad om støtte til N Ofl. 13 jfr fvl. 13 kurs/videreutdanning Dokument vedrørende amme fri Y Ofl. 13 jfr fvl. 13 Sykefravær Oppfølgingsplan sykefravær, 6 Ofl. 13 jfr fvl. 13 uker Referat dialogmøte, 12 uker Ofl. 13 jfr fvl. 13 Oppstilling over sykefravær Ofl. 13 jfr fvl. 13 Oppfølging av sykefravær - Ofl. 13 jfr fvl. 13 lønn under sykdom Oppgave over langvarig Ofl. 13 jfr fvl. 13 sykefravær 8 mnd. Søknad om fritak fra Ofl. 13 jfr fvl. 13 arbeidsgiverperioden Svar på søknad om fritak fra Ofl. 13 jfr fvl. 13 arbeidsgiverperioden Vedtak om Ofl. 13 jfr fvl. 13 attføring/uføretrygd Stopp av lønn i Ofl. 13 jfr fvl. 13 rehabiliteringsperioden Søknad om utbetaling av ikke Ofl. 13 jfr fvl. 13 avviklet ferie Svar på søknad om utbetaling Ofl. 13 jfr fvl. 13 av ikke avviklet ferie Svar på søknad om utbetaling Ofl. 13 jfr fvl. 13 av ikke avviklet ferie (skjema for uavviklet ferie registreres som vedlegg) Fratredelse Attest/uttalelse U Ofl. 13 jfr fvl. 13 Oppsigelse/avskjedigelse U Ofl. 13 jfr fvl

13 Oppsigelse/fratredelse I Ofl. 13 jfr fvl. 13 Svar på oppsigelse/fratredelse U Ofl. 13 jfr fvl. 13 Varsel om fratredelse fra U Ofl. 13 jfr fvl. 13 midlertidig stilling Fratredelsesskjema / X Ofl. 13 jfr fvl. 13 Bekreftelse på fratredelse Fratredelse ved oppnådd U Ofl. 13 jfr fvl. 13 pensjonsalder Avskjedsbrev I Ofl. 13 jfr fvl. 13 Avskjedsbrev U Ofl. 13 jfr fvl. 13 Avtale om forlenget tilknytning I Ofl. 13 jfr fvl. 13 til KHiO Lønnsopprykk og lønnstillegg Søknad om B-tillegg N Ofl. 13 jfr fvl. 13 Svar på søknad om B-tillegg U Ofl. 13 jfr fvl. 13 Stedfortredergodtgjørelse X Ofl. 13 jfr fvl lønnsopprykk og /eller U Ofl. 23 stillingsomgjøring Begrunnelse for lønnsopprykk X Ofl. 23 Melding om lønnsopprykk U Ofl. 23 Annet Yrkesskademelding N Ofl. 13 jfr fvl. 13 Skjema for innmelding av sidegjøremål I Ofl. 13 jfr fvl. 13 Tilsettingssaker Det opprettes én egen mappe tilsetning i sakarkivet. Tilgangskode: P benyttes. Saksbehandler må selv vurdere hvilke paragrafer som skal anvendes, paragrafene i oversikten under er kun et forslag. Dokumentbeskrivelse Dok. type Forslag til unntaks paragraf for kode P Alle stillingskategorier 13 Kommentar Anmodning om utlysning N Kunngjøring/utlysning - U søknadsfrist Søknad på stilling I Gjelder kun toppstillinger (for eksempel direktør og dekan i de tilfeller hvor de tilsettes). Journalføres etter utlysningsfristen. Forenklet søkerliste X Utvidet søkerliste X Ofl. 25 Trekk av søknad I Korrespondanse med Alle Ofl. 25 konsulentfirma typer Tilbud om tilsetting U

14 Vedrørende lønnsbetingelser i forbindelse med tilbud om tilsetting Svar vedr lønnsbetingelser ifbm tilbud om tilsetting I Ofl. 25 U Ofl. 25 Svar på tilbud om tilsetting I Event. Nytt tilbud om tilsetting U Stillingen er besatt U Spesielt for administrative/tekniske stillinger Innstilling N Ofl. 25 Protokoll fra tilsettingsrådet X Spesielt for faglige stillinger Oppnevning av U bedømmelseskomitè Orientering om oppnevning av U bedømmelseskomitè Innstilling I Ofl. 25 Faglig vurdering i innstillingen er offentlig. Vurdering av personlig egnethet kan være unntatt offentlighet. Oversendelse av innstilling til U søkerne Merknad til innstilling I Oversendelse av merknad U Kommentar til merknad I Svar på merknad U Oversendelse av endelig N innstilling Vedtak om tilsetting X Disiplinærsaker Disiplinærsaker som omhandler studenter Føres i arkivdel SMAP på egen sak. Tilgangskode S skal benyttes ved registrering av journalposter Sakstittel er. Disiplinærsak student navn på student (navnet skjermes i journalposten) Hvis saken fører til utvisning skal kopi av vedtaket registreres på studentens studentmappe med samme skjerming som disiplinærsaken. Disiplinærsaker som omhandler ansatte Føres i arkivdel ADM på egen sak. Tilgangskode P skal benyttes ved registrering av journalposter Sakstittel skal være: Disiplinærsak ansatt navn på ansatt (navnet skjermes i journalposten) Hvis saken fører til oppsigelse skal kopi av vedtaket registreres i den ansattes personalmappe med samme skjerming som disiplinærsaken. 14

15 Studentmapper Det skal opprettes en egen mappe på alle studenter som er opptatt ved KHIO. Disse legges i en egen arkivdel SMAP. Elektroniske studentmapper blir først opprett i løpet av 2012 Fagsaker (avventer vedtak om bevaring og kassasjon fra Riksarkivet) KHIO er unik blant offentlige organisasjoner i forhold til det faglige materialet som produseres ved skolen, og må derfor ha egne bevarings og kassasjonsregler fra arkivmyndighetene for dette materialet. 15