Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen

Transkript

1 Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen

2 «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.»

3 Agenda Mandat og oppstart forberedelser Fortsettelse forberedelser Gjennomføring Utfordringer Fordeler med sentralisert arkivtjeneste

4 Mandat og forberedelser Websakprosjektet vil bidra til at formålet med arkiv og bruken av arkivet er i samsvar med begreper som moderne arkivdanning, effektiv saksbehandling, profesjonalisering etc. Det er viktige forhold i fylkeskommunens tjenesteyting internt og eksternt.

5 Oktober 2013: Styringsgruppe dannes Styringsgruppens mandat: «Prosjektgruppens mandat er å innføre WebSak i ytre enheter i Nordland fylkeskommune.» Mål: Å være èn samlet organisasjon elektronisk uavhengig av lokalisering Prosjektleder ble utnevnt rapporterte til styringsgruppen Arbeidsgruppe etablert og oppgaver fordelt innen gruppen

6 Forberedelser Prosjektplan og Milepælsplan Sentralarkivet ble oppgradert med fjernstyringsverktøy Kursrom oppgradert Oppgaver for sentralarkivet måtte omprioriteres med tanke på brukerstøtte og økt dokumentfangst

7 Forberedelser Utarbeide kartleggingsskjema til skolene og sende ut sammen med brev med informasjon om Krav til IT-tekniske forhold rundt installasjonen Kartlegging av brukere og tilganger Rutiner og brukerveiledninger tilpasset de videregående skolene Lage nye kurs spesielt tilpasset skolene (elevmapper) Ny felles postadresse Nye postrutiner Postfordelere ved skolene Periodeskille skarpt skille fra papir til elektronisk Brukerstøtte

8 Forberedelser Kartlegge skolene: Hvilke typer arkiv hadde de fra tidligere elev, personal, drift, administrasjon osv. Hvem skulle være saksbehandlere roller Hvilke tilganger skulle disse ha Vi opprettet en egen intranettside med oppdateringer og informasjon, brukerveiledninger, kursmateriale, rutiner osv. Sentralarkivets ansatte fikk en dag opplæring i pedagogikk og en dag opplæring i bruk av fjernstyringsverktøy Nytt kursopplegg spesielt rettet mot skolene ble laget av oss og testet av en liten skoleenhet i januar 2014

9 Gjennomføring 2014: Nært samarbeid mellom IT-avdelingen sentralt og IT lokalt ved skolene bruk av samhandlingsplattform (tips og erfaringer) Fortløpende informasjon til lokal IT etter hvert som man fikk liste over saksbehandlere (utrulling av programvare til disse)

10 Før vi kunne reise til en skole måtte følgende være på plass: Kontaktperson både i administrasjonen og i IT-avdelingen Kursrom Programvaren måtte være installert på kursdeltakernes maskiner Innkalling til kurs og kursagenda måtte vært sendt ut i god tid til hver kursdeltaker

11 Gjennomføring Første skole ble kurset i mars 2014 og siste skole i mars 2015 Totalt kurset vi 17 skoler og 7 studiesteder totalt ca. 550 nye saksbehandlere Pr. i dag er det en økt dokumentfangst på ca journalposter fra de videregående skolene 1 år mellom første og siste skole dette fordi det ikke kunne gå urimelig lang tid til alle skolene var brukere av sak/arkivsystemet intern/ekstern-problematikk for skolene og sentraladministrasjonen

12 Aktivitetskalender et eksempel

13 Utfordringer. Den første utfordringen vi støtte på, var de ulike datatekniske plattformene på skolene (ikke sentralt styrt)

14 Utfordringer Sentralt postmottak Hva skal inn i WebSak? Brukergrensesnittet Hva er saksbehandling? Hva er et notat kontra brev? Personalmapper og elevmapper sensitiv informasjon Lovverket Arkivets stammespråk Nye rutiner og en titt på egen organisasjon Postfordelernes oppgaver Malenes utseende og offentlig journal

15 Fordeler med sentralisering av arkivtjenesten Ett postmottak Faglig innsikt - Arkivloven, Forvaltningsloven, Offentleglova, personopplysningsloven m.fl. Ett sett rutiner Felles opplæring, veiledning og oppfølging Kvalitet på skanning (PDF-A) Standardisering av titler på sak og journalpost - gjenfinning Offentlig journal gir en (mer) komplett oversikt over kommunens aktivitet Alle dokumenter oppbevares elektronisk (uten papirkopi) Bedre utnyttelse av ressurser og kunnskap sentralt og lokalt Stabilitet Håndtering av innsynsbegjæringer Til slutt avlevering av et samlet arkiv for kommunen

16 Klippet fra Arkivplan.no: Sentralisert arkivorganisasjon En sentralisert arkivorganisasjon omfatter i tillegg til felles ledelse og enhetlige rutiner, et felles betjent dagligarkiv. Bortsettings- og fjernarkivene kan gjerne være spredte. Den mest sentraliserte modellen har vi når arkivtjenesten med arkivpersonalet og de fysiske arkivene er samlet i et lokale. En fordel med sentraliserte ordninger er at styringen og kontrollen med arkivarbeidet og de fysiske arkivene blir bedre, samtidig som det gir mulighetene for økt samarbeid mellom arkivpersonalet.

17 Arkivplan.no: Det vil også stille strengere krav til kvalifiserte medarbeidere. Ulempen er at enkelte saksbehandlere kan få lang vei til arkivet. Noe av dette kan avhjelpes med elektroniske sak/arkivsystemer, men en kan også opprette delarkiver innenfor en sentralisert arkivordning. Det er således ikke uvanlig å ha sentraliserte saksarkiver, mens fagsystemer og spesialarkiver kan være på den enkelte avdeling som har dette som arbeidsområde

18 En milepæl..

19 Til å bistå motivasjonen på kursene