Etablering av digitale arkiver

Transkript

1 Etablering av digitale arkiver Alf Skare

2 Agenda Hvorfor etablere digitale arkiver Hvilke arkiver kan digitaliseres Digitalisering av innkommende korrespondanse Digitaliseringsprosessen Tilrettelegging Forprosjekt Skanning/utstyr Etterbehandling Eksempel på WEB-basert arkivløsning (Steinkjer)

3 Typisk arkiv?

4 Analoge arkiver Tar stor plass Ofte utilgjengelig plassert Vanskelig å kombinere med servicetorg Arbeid i analoge arkiver gir stort tidsforbruk Vanskelig å holde orden

5 Digitale arkiver Dokumentene/tegningene er der når du trenger dem Rask tilgang på informasjon Mer effektiv saksbehandling Effektiviserer dokumentflyten i kommunen Viktig ved etablering av servicetorg Håndterer flere filtyper og formater Økte inntektsmuligheter ved salg av data

6 Hvilke arkiver kan digitaliseres Byggesaksarkivet Tegninger Tegninger og situasjonskart stemplet og godkjent Seksjoneringstegninger, stemplet og godkjent Byggesøknad Søknadsskjema + nabovarsel + naboerklæring Tekniske anlegg Sanitærmelding (plantegning m/ledninger) + meldings- og ferdigmeldingsskjema+utslippstillatelser+stikkledningskort Byggevedtak Delegert vedtak - særutskrift - godkjenningsbrev ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse Seksjoneringsvedtak Delegert vedtak Div. dokument Grunneieravtaler - tilknytning komm.anlegg Oppgave over prosjektering- og utførselsansvar

7 Hvilke arkiver kan digitaliseres forts... Planarkivet Plankart Kommuneplan (arealdel), delplaner Reguleringsplaner Bebyggelsesplaner Temakart Målebrevarkivet Målebrev Enkle målebrev A4 Doble målebrev A3 Farger og sort/hvitt Målebrevsbøker/innbundet Mikrofilm Polygonpunktarkivet Polygonpunktkort Skisser Koordinater

8 Hvilke arkiver kan digitaliseres forts... Vann og avløpsarkivene Rørleggerarkivet/Stikkledningsarkivet Stikkledninger Kumkort Skisser over anlegget i huset Saksarkivet Søknader Brev Klager Tegningsarkivet Planer Kart Undergrunnsarkivet Grunnundersøkelser Boring Profiler

9 Andre arkiver Tekniske arkiver Tekniske tegninger Planer Dokumenter Kart Saksarkiver Mikrofilm/mikrofiche arkiv Journaler (sykehus)

10 Datafangst for innkommende korrespondanse Etablere produksjonsløype og arbeidsprosesser Digitaliserer post ved første mottakspunkt Gjøres tilgjengelig i sak/arkivsystemet Resultat Redusert postgang og kopiering Elektronisk saksbehandling papirløse kontor Parallell saksbehandling

11 Datafangst for innkommende korrespondanse En automatisert produksjonsløype for digitalisering involverer minst mulig menneskelige ressurser er effektiv og sikrer jevnt høy kvalitet Et vellykket resultat forutsetter betydelig bruk av tid og ressurser endring av arbeidsprosesser organisasjons- og kompetanseutvikling Mange formater skal håndteres Ordinære papirformater XML skjemaer via web ( ) Skannede tegninger Digitale tegningsfiler

12 Digitaliseringsprosessen Nettverk Tilrettelegging Skanning Etterbehandling Arkivsystem

13 Tilrettelegging Etablering av produksjonsmiljø Nærhet til arkivet Plass til dokumentsortering Plass til utstyr (dokument- og rullscannere, PC) Bemanning (skannerpersonell, person med arkivkunnskap) Hva skal skannes? For saksbehandleren For innbyggerne For meglere, entreprenører...

14 Tilrettelegging forts... Tilrettelegging Fremhenting Fjerning av tape, binders, stifter, etc. som kan skape problemer ved skanningen Sortering - ulik kvalitet, format, behandling Finne koordinater/innpasspunkter (dette kan ofte være vanskelig på planer) Hvordan indeksere Gårds-bruks-feste og seksjonsnr. Saksnr. Journalnr. Dato Byggningsnr. For store arkiv anbefales et forprosjekt!

15 Forprosjekt digitalisering av byggesaksarkiv Overordnet målsetning for etabl. av digitalt byggesaksarkiv Legge til rette for heldigital byggesaks- og planbehandling Integrere sak/journalsystem mot byggesaksarkiv Effektivisere dokumentflyten internt og eksternt Tilgjengeliggjøre offentlig dokumentasjon på elektronisk form Effektivisere dokumentflyten mot eksterne aktører Tilrettelegging for bruk i servicekontor Forbedre oppfatningen av kommunen som profesjonell leverandør og samarbeidspartner Innføre rutiner for digitalisering av innkommende post

16 Mål og hensikt med forprosjektet Belyse nytteverdi med hensyn på Intern og ekstern saksbehandling Intern og eksternt oppslagsverk Betjening av eksterne brukere Effektivisering av servicekontoret Utarbeide kostnadsestimat og tidsplan for skanning av hele byggesaksarkivet.

17 Gjennomføring Arbeidet må skje i nært samspill med kommunens eget fagpersonell, både når det gjelder å frembinge informasjon om dagens system og tanker om bedriftens fremtidige virksomhet på dette området. Dette vil kunne gjennomføres ved felles møter. Dessuten vil det være behov for at kommunens personell gjennom høringer etterhvert kvitterer for de resultater som kommer ut av prosessen.

18 Skanning Skanning i svart/hvitt Skanning i farger Mikrofilmskanning Skanning i ulike formater A3 skanner A1/A0 skanner Skanning med ulike metoder Storformatskanner Kartskanner Høyvolum dokumentskanner/flatbed skanner Microfilmskanner

19 Etterbehandling Kvalitetsheving gjennom skanning Rotering av raster Klipping av raster - rektangel Klipping av raster - tilfeldig polygon (plangrense) Korrigering av deformasjon Etablering av innpasspunkter (georeferering) Tegnforklaring som egen fil Tekstgjenkjenning og autoindeksering (OCR) Manuell indeksering Vektorisering

20 Digitalt arkiv Steinkjer kommune Ca innbyggere Ca dokumenter Arkivet ble skannet i løpet av 1½ år WEB basert arkivløsning (Altris eb)

21 Steinkjer ********

22 Tegninger 1 12

23

24 Oppsummering Digitale arkiv effektiviserer arbeidssituasjonen internt i kommunen er viktig ved etablering av servicetorg for innbyggerne gjør arkivet tilgjengelig fra ditt skrivebord

25