Kontaktkonferanse, Arkiv i Nordland

Transkript

1 Kontaktkonferanse, Arkiv i Nordland

2 MARTHE ROSENVINGE ERVIK Statsviter fra NTNU Startet i Arkivverket i 2017 i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning Før dette 4 år med utredninger (særlig spørreundersøkelser og statistikk) Forvaltningsnerd!

3 Ta vare på slik at... Vi kan finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid. Det handler om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid Vi kan bevise hva som har skjedd. Det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati Ettertiden kan bygge på våre erfaringer Det handler om forskning og det handler om kulturarv

4 Agenda Bolk 1: Noark hvor er vi, og hvor er vi på vei? Pause Bolk 2: Nordland - en arkivversting?

5 NOARK - hvor er vi, og hvor er vi på vei?

6 Bolk 1 Hva er Noark? Ny Noark 5.5 godkjent Godkjenningsordningen og nytt tjenestegrensesnitt Hvor er vi på vei? Menon-rappoten NOU 2019:9 - fra kalveskinn til datasjø

7 Hva er Noark? - I Norsk arkivstandard (Noark) Fra 1984 Formålet med standarden er å legge et grunnlag for sikring av organenes arkiv for samtid og fremtid Standarden inneholder krav til fangst, forvaltning, bruk og avlevering av dokumenter Obligatorisk fra 1999 og Noark 4

8 Hva er Noark? - II Noark 5.0 kom i 2008(?) En langt mer fleksibel standard som bla. åpner for bruk av kjerne. Handler om hvordan virksomheten identifiserer og «fanger» informasjonsobjekter og knytter dem til relevante metadata. Forutsetning for deling av data og informasjon!... men har også noen utfordringer ved seg.

9 Ny Noark 5.5 enda mer fleksibilitet

10 Fra Noark 5.4 til Noark 5.5 Noark 5 versjon sider Noark 5 versjon sider 937 krav 153 obligatoriske 298 betinget obligatoriske 486 valgfrie 400 krav 116 obligatoriske 154 betinget obligatoriske 130 valgfrie

11 Tips til deg som skal anskaffe et system Det er Arkivverket som bestemmer om en løsning er Noarkgodkjent. Alle løsningene ligger til en hver tid på våre nettsider. Ta utgangspunkt i egne behov! Ingen er pålagt å bruke systemer som er den nyeste Noarkversjonen, 5.5, men det er en risiko at leverandørene vil slutte å levere tjenester knyttet til eldre versjoner. Så sjekk Arkivverkets nettsider for å finne ut hvilken versjon du bør kreve.

12 Nytt tjenestegrensesnitt Kommer før sommeren Prosessen er åpent tilgjengelig på GitHub Noark (system eller kjerne) Fagsystem

13 Starten på slutten for Noark? Som et ledd i arbeidet med ny arkivlov, ba Arkivlovutvalget Menon Economics om å evaluere Noark-standarden. Konklusjonene er blant annet at: Innkjøperne bruker Noark-standarden som en kravspesifikasjon, og spillerommet i Noark 5 utnyttes ikke til å tilfredsstille kjøpers behov Markedet misoppfatter godkjenningsordningen Lite innovasjon i markedet et fåtall leverandører For mye fokus på på journalføring av korrespondanse

14 NOU 2019:9 Utvalget tilrår at det arbeides med en ytterligere forenklet og mer presis Noarkstandard. Det bør samtidig settes i gang et arbeid for å prøve ut nye metoder og løsninger for å bygge krav til dokumentasjonen inn i forvaltningens systemer, såkalt innebygd arkivering.

15 Standarden alene kan ikke løse problemet Personvern Forhistorie Leverandørene og systemene Økonomisk handlingsrom arkivloven Insentiver i markedet Brukerorientering offentleglova og einnsyn annen særlovgivning lov om offentlig innkjøp forvaltningsloven

16 Arkivverket tar grep på kort sikt: Noark 5 versjon 5 er lansert Kraftig forenkling og omstrukturering av standarden Gått bort fra «indre kjerne», «ytre kjerne» og «komplett» Noark 5 tjenestegrensesnittet skal ferdigstilles Endringer i godkjenningsordningen Vi har tilbudt (pilot) bistand ved innkjøp til ett stort innkjøp på trappene (dagens standard sammen med organets eget behov) Vi vil bli bedre på å hjelpe forvaltningen til å for eksempel: Se mulighetsrommet i Noark 5 Bruke standarden som basis for å bygge inn arkiv på en god måte Supplere standarden med egne behov

17 På lengre sikt må vi realisere brukervennlig arkivering

18 Godkjente løsninger og flere på vei!

19

20 Spørsmål?

21 Pause

22 Nordland en arkivversting?

23 Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål

24 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål

25

26 Tilsynsmetodikk - gevinster Enhetlig og tydelig metode som brukes på tvers av landet Har kuttet en del tid på interne prosesser Risikobasert utvelgelse av objekter Gjør «tilfredshetsmåling» etter hvert tilsyn FAKTA Tilsyn i 2018 Gjennomførte 60 stedlige tilsyn i 2018 Gjennomført 15 ad-hoc dokumentbaserte tilsyn Gode erfaringer med ny tilsynsmetodikk så langt

27 Målet Tilsynsreisen Fundamentet 1. Det store bildet 2. Grunnlag for utvalg 3. Varsel & tilsyn 4. Pålegg og oppfølgning 5. Interne utbedringer Risiko i arkivreisen Arkivtestet Et hjelpsomt varsel Påleggslisten Rutinbeskrivelse & maler Rot-orsaks-jakten Tips-skjema Tilsyn sjekker riktige ting Enkelt oppfølgningsverktøy Kontinuerlig bedring Felles utvalgsmøte Arkivøvelsen Påleggsportalen Sektor-basert tilsyn Veiledning på pålegg

28

29 Agenda Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål

30 Risikobasert utvelgelse av tilsyn I Risikokalkuleringsmodellen avgjør om en virksomhet har høy, medium eller lav risiko. Kategorien vil være med å bestemme omfanget av tilsyn med den enkelte virksomheten.

31 Risikobasert utvelgelse av tilsyn II Kriteriene for å havne i kategorien «høy risiko» er svært strenge. Risikovurderingen er blant annet basert på informasjon om elektronisk arkivering, rutiner for kvalitetssikring, arkivplan, tidligere tilsyn og bruk av depotinstitusjon. Utvalgte risikoindikatorer og nøkkeltall følges kontinuerlig på bakgrunn av årlige data fra virksomhetene og øvrig informasjon fra media og tipsere. Vurderingen endres derfor fra år til år, basert på risikobildet.

32 Arkivverkets risikovurdering for 2019 Andel virksomheter, sortert etter risiko (n-715) 19 % 37 % 44 % Lav Middels Høy

33 Nordland Hordaland Vestfold Akershus Østfold Telemark Finnmark Finnmárku Rogaland Buskerud Hedmark Oppland Troms Romsa Oslo Sogn og fjordane Trøndelag Vest-Agder Aust-Agder Møre og Romsdal Arkivverkets risikovurdering for 2019 Andel kommunale virksomheter* med høy risiko, sortert etter fylke (n-490) 6% 6% 5% 12% 12% 12% 10% 15% * Kommuner, fylkeskommuner og bydeler/avdelinger (Oslo) 22% 21% 21% 20% 19% 18% 17% 25% 29% 36%

34 Agenda Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål

35 Planlagte tilsyn 2019 Av totalt 70 er 49 av de planlagte med kommuner, fylkeskommuner og bydelsetater (Oslo) Fokus på Nordland og Hordaland Vil ferdigstille gjennomgang av departementene og Statsministerens kontor Olje- og energi dep., KUD, SMK FAKTA 70 tilsyn i 2019 Gjennomføre 64 stedlige tilsyn i 2019 Gjennomføre 6 ad-hoc dokumentbaserte tilsyn

36 Ti tips til god dokumentasjonsforvaltning

37 Tips 1: Plassere arkivansvaret Plassere ansvaret for kommunen sine arkiv, dokumentere arkivansvaret i arkivplanen og implementere ansvaret i organisasjonen. Tydeliggjøre ansvaret for arkivoppgavene i ytre enheter, og dokumentere hvordan dette utøves og ivaretas. Implementere rutiner som sikrer at arkivfaglige hensyn ivaretas ved endringer som påvirker dokumentasjonsforvaltningen, for eksempel innkjøp av elektroniske system og etablering av interkommunale samarbeid. Les mer om arkivansvaret på Arkivverkets nettside og i veileder om kommunereform. For et praktisk eksempel, se arkivplanen til Drammen kommune.

38 Tips 2: Oppdatere arkivplanen slik at den gjenspeiler dagens situasjon Arkivplanen skal dokumentere: Arkiv som funksjon, dvs. styring, ansvar og fullmakter på arkivområdet, inkludert internkontrolltiltak. Arkiv som prosess, dvs. instrukser og rutiner som beskriver hvordan brukerne i kommunen jobber med arkiv. Arkiv som innhold, dvs. beskrivelser og oversikt over innholdet i arkivene, inkludert hvor og hvordan det sikres. Les mer i Veileder om kommunereform under avsnittet oppdatere/lage ny arkivplan. Se også Arkivverkets nettsider under avsnittet: «Hvordan kan en arkivplan se ut?».

39 Tips 3: Utarbeide rutiner for elektronisk arkivering Utarbeide rutiner for alle Noark-system eller system med Noark-kjerne, som dekker kravene til elektronisk arkivering. Den enkelte rutinen må blant annet beskrive ansvar, rettigheter, oppbevaring, sikring, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter. For å sikre at alle nødvendige opplysninger kommer med, kan kommunen med fordel strukturere dokumentasjonen etter mønster fra forskriften. For et praktisk eksempel, se arkivplanen til Tjeldsund kommune. Merk at de henviser til gammel versjon av Riksarkivarens forskrift, tilsvarende paragrafer i ny forskrift er 3-2, 3-4 og 3-6.

40 Tips 4: Kartlegge og dokumentere aktive og avsluttede elektroniske systemer som inngår i kommunens arkiv Kartlegg og beskriv alle elektroniske system, både aktive og avsluttede, som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Sørg for at det finnes rutiner for arkivdanningen som skjer i, eller i tilknytning til, alle aktive elektroniske system. Beskriv hvordan informasjonen i systemene skal langtidsbevares gjennom f.eks. Noarkuttrekk, tabelluttrekk eller papirutskrifter. Der arkivdokumenter overføres til Noark-system (integrasjon) eller en arkivkjerne skal det fremgå hvilken dokumentasjon som overføres. Dokumentasjonen skal finnes i arkivplanen. Arbeidet bør gjøres i samarbeid med ITansvarlige og evt. arkivdepot. Se IKA Kongsbergs eksempel på hvordan elektroniske systemer kan dokumenteres.

41 Tips 5: Kvalitetssikre elektronisk arkivering Ta i bruk en kvalitetssikringsrutine med faste søk på journalposter i status R, F, E og S, og vurder tiltak som for eksempel avviksmelding i kvalitetssystemet dersom dette ikke følges opp av saksbehandlere. Antall journalposter i status R, F, E og S må holdes ryddig og redusert. Utfør kvalitetssikring av eventuelle eldre databaser. For eksempel må alle journalposter og saker avsluttes korrekt. For et praktisk eksempel, se rutiner for kvalitetssikring hos Universitetet i Oslo.

42 Tips 6: Lage en plan for uttrekk Ha en plan for å ta uttrekk fra avsluttede arkivperioder i journal- og arkivsystem, og fra avsluttede og aktive bevaringsverdige fagsystem Avgjør hvilke elektroniske system som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Oppdater rutine for periodisering av arkiv, slik at den omfatter konkrete planer for elektronisk periodisering. Kontakt leverandør og Arkiv i Nordland for å forberede arbeidet med å ta uttrekk fra systemene. Utfør kvalitetssikring av uttrekkene. Planen bør inneholde en oversikt over kostnader og for finansiering, samt tidsfrist for når ulike deler av arbeidet skal være ferdig. Tips: Se vår veileder for digitale arkiver (PowerPoint).

43 Tips 7: Sikre eldre, avsluttede og bortsatte arkiv oppbevart i kommunens lokaler Utbedre mangler ved kommunens arkivlokaler, eller flytte arkivverdig materiale ut av det aktuelle rommet. Overføre eldre og avsluttet papirarkiv må til kommunens bortsettingsarkiv. Se veilederen for krav til arkivlokaler på Arkivverkets nettsider

44 Tips 8: Lag en plan for ordning Sørg for at eldre og avsluttet arkivmateriale er ordnet, pakket, listeført og merket i tråd med arkivforskriften. Dersom materialet ikke er ordnet, legg en plan for dette. Planen for arbeidet bør inneholde et budsjett, finansiering og tidsfrister. Arbeidet bør gjøres i samarbeid med Arkiv i Nordland. Bestandsoversikt/liste over arkivene i kommunens bortsettingslokale skal legges ved arkivplanen. Se veileder for ordning av papirarkiver på Arkivverkets nettsider (lenke).

45 Tips 9: Hold deg oppdatert Sjekk ut «Hva er et godt arkiv» på Arkivverket Beta Følg med på Arkivverket svarer Les tilsynsrapporter Delta i Arkivfaglig forum på Facebook

46 Tips 10: Ha nær kontakt med Arkiv i Nordland Delta på konferanser/samlinger/kurs Bygg nettverk med andre arkivledere og arkivmedarbeidere så man ikke blir stående så alene Involver IKA-et og spør dem om råd!

47 Spørsmål?