Store - nok sammen! Jon Gjæver Pedersen, rådmann Flesberg kommune

Transkript

1 Store - nok sammen! Jon Gjæver Pedersen, rådmann Flesberg kommune

2 Det handler om digitalisering Forenkle og effektivisere prosesser ved bruk av elektroniske hjelpemidler Digitalisering handler i stor grad om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter

3 Noen digitale tjenester

4 To av tre kommunetjenester er fortsatt dårlig utviklet digitalt..

5 Myter om digitalisering «Mange mister jobben» «Mindre kontakt mellom mennesker» «Alt blir så komplisert» «Det er noe IT-avdelingen tar seg av»

6

7 Digitale innvandrere og innfødte

8 80 % av kommunal saksbehandling er regelstyrt

9 Selvangivelsen. 1995

10 Selvangivelsen. 2006

11 Selvangivelsen. 2016

12 Kommunal selvbetjening kan det gjøres slik? Kl : Mor fyller ut elektronisk søknad om barnehageplass (persondata hentes automatisk fra AltINN) Kl : Svar fra kommunen via SMS: «Du har fått plass i Toppen barnehage svar JA hvis du ønsker plassen» Kl Mor taster «JA» Kl : SMS bekreftelse : «Plass er tildelt og faktura er sendt deg i din nettbank»

13 Eller slik? Våren 2017: SMS fra kommunen til mor: Vi har registrert at du har barn som skal begynne på skolen fra høsten Vi har følgende SFO-tilbud til deg:... Dersom du IKKE ønsker denne plassen send «NEI» til. innen Dersom du ønsker annet tilbud send «ENDRE» til. - og du vil straks få en ny SMS med andre tilbud Du vil få tilsendt månedlig faktura i din nettbank for valgt plass fra

14 Digitalisering vi må tenke nytt Ikke bare «sett strøm på» skjemaer/søknader Kan tjenestene utføres og tilbys på annen måte? F.eks. settes sammen mer helhetlig Tenke nytt og på tvers og endre praksis Nye arbeidsprosesser

15 Ny praksis forutsetter endring av atferd! "Det finnes ikke noe sikrere tegn på sinnssykdom enn å gjøre den samme tingen om og om igjen og forvente at vi skal få et annet resultat" Albert Einstein

16 Hvorfor må vi digitalisere? Økonomiske, kvalitets- og effektiviseringsgevinster Løse dagens oppgaver med mindre ressurser Løse fler oppgaver med samme ressurser Løse fler oppgaver med mindre ressurser Kortere saksbehandlingstid, økt innbyggertilfredshet, økt medarbeidertilfredshet, økt sikkerhet Resten av verden digitaliseres..

17 Hvorfor må vi digitalisere? Eksempel: Hvis kommunene skal tilby samme nivå på pleie- og omsorgstjenester som i dag, må institusjoner erstattes av hjemmetjeneste, og 1 av 3 må velge den type utdanning de neste årene

18 Fremtidens helse- og omsorgstjenester vil ikke være lik dagens tjenester

19

20

21 Digitalisering i Kongsbergregionen

22 7 kommuner innbyggere ansatte «Vi er store nok sammen»

23 Hvorfor samarbeider kommunene? Grunnleggende tro på at:.. Samarbeid gir muligheter som en enkelt kommune ikke kan realisere selv

24 «Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester. Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene.»

25 Samarbeid om digitalisering siden 2006 Felles IKT-plattform og felles fagsystemer: administrasjon, barnevern, pleie-omsorg skoler/barnehager, sosialtjenesten Samhandlingsløsninger: Elektroniske meldingsutveksling og mobil omsorg Mail/kalender og Skype Beredskapsvarsling til innbyggere Digital post til innbyggere/næringsliv

26 Kommunene i Kongsbergregionen samarbeider digitalisering Regionråd Kommunale enheter Rådmannsutvalg

27

28 Gevinster ved felles anskaffelser

29 Felles digitaliseringsprosjekter Digital selvbetjening og dialog Velferdsteknologi Digital kompetanse Digitale arkiver og felles sak/arkivløsning Digitalisering av plan, og byggesaksprosesser Modernisering av løsninger i skoler/barnehager

30

31

32 Værnesregionen og Kongsbergregionen -FELLES RESPONSSENTERLØSNING

33 Digital kompetanse

34 Oppvekst nye moderne løsninger

35

36 Digital dialog Kommunene Forbedrer Egne nettsider Bedre kobling Til TRIO 2017 Innsyns- Løsning? K NY Strategi? Digital dialog Digital kompetanse Midt-Fylke? K SSO Digitale arkiver Elements Pilot Orden.. Skole Arkiv og Dokumenthåndtering IDM K Respons senter PPT Barnehage Prosjekt- Styring? Telemark Arkitektur og standardisering Atea-Kbg Helse og velferd Værnes DOFFIN LUP, Drammen, Trondheim Kontrakt Brukerreiser Funksjonsspesifikasjon Oppvekst DOFFIN Referansearkitektur ebygg Kontrakt Digitale plan- og Bodø byggesaksprosesser DOFFIN Avtaleforvaltning Økonmianalyse Kontrakt Administrasjon

37 Hvordan lykkes med digitalisering?

38 Felles arbeidsprosesser i Kongsbergregionen Å anskaffe felles digitale løsninger er smart Å etablere felles måte å bruke de digitale løsningene på (arbeidsprosesser) er enda smartere

39 Digitalisering status og felles utfordringer God «samarbeids-rigg» (SuksIT, K-IKT, felles prosjekter) Felles løsninger og IKT-infrastruktur (Kongsbergregionskya) Engasjerte rådmenn og regionale nettverk Tillit og godt samarbeidsklima Fokus på at digitalisering = organisasjonsutvikling

40 «Det er først når digitalisering oversettes til styring, organisasjonsutvikling og ledelse at jeg (og mange ledere) våkner»

41 Digitalisering må inn i forretningsstrategien Toppledelsen må erkjenne at teknologi er og blir et element i den strategiske diskusjonen og ledere må «på banen» for å møte «digitaliseringsbølgen!»

42 For å lykkes med digitalisering Ha god oversikt over egen «informasjon» Det må være god sammenheng mellom arbeidsprosesser og ITløsninger og gjenbruk av informasjon på tvers av virksomheten Nye løsninger må realiseres/etableres i en helhetlig sammenheng

43 Kjetil Århus, leder IKT-konsern Bergen kommune: «Bergen kommune må samarbeide med andre kommuner for å lykkes med digitalisering» (Kongsbergregionens digitaliseringskonferanse )

44 Teknologi (IKT) Digitalisering er Organisasjonsutvikling og endringsledelse

45 Felles sak - arkivløsning

46 Utvikling i kommunene Vi skal yte flere tjenester Det produseres mye mer informasjon som skal tas vare på Og, økte ressurser settes ikke inn i arkivtjenesten. Medarbeidere i arkivfunksjonen endrer arbeidsfokus fra «sekretær» og «service» til «kontrollør» og «rådgiver» Konsekvens: => Ansatte må bli bedre på å håndtere dokumentasjon selv => Ansatte må bli flinkere til å finne dokumentasjon selv

47 Hvordan lykkes? Skal vi finne igjen dokumentasjonen vi produserer må vi følge de samme reglene når vi lagrer dokumenter Skal vi sikre at vi får lagret all dokumentasjon, må vi bruke systemet aktivt og underveis i jobben vi gjør Skal vi lykkes med dette må alle få relevant opplæring og; ledere må ta ansvar for at dette skjer!

48 7 kommuner:1 system og felles prosesser Felles anskaffelse og innføring besluttet av rådmannsutvalget i regionen: Vi kan bruke samme opplæringsmateriale Vi kan lettere samarbeide mellom kommuner/dele ressurser Vi kan danne større fag-kollegier med mer til felles Vi kan ha samme integrasjon mot andre fagsystemer Vi kan dele på oppgaver bla. knyttet til systemhåndtering og kvalitetskontroll Vi får ikke lengre lov å finne på egne prosesser og oppsett (standardisering)

49 Hva gjør prosjektet? Kartlegger behov innenfor: Ledelse, arkiv, saksbehandling (skole, barnehage, personal, teknisk +++) Utarbeider arbeidsprosesser og regler Tester Lager tilpasset opplæringsmateriale Utdanner superbrukere Tilbyr nødvendig opplæring Bistår med ressurser til selve systemskiftet Er tilgjengelig etter systemskifte for support Samler inn forbedringsforslag og iverksetter endringer Veileder kommunene i arbeidet med gevinstrealisering

50 Lokalisering betyr «ingenting» lenger FØNK er over 10 år! Felles sentralbord/helpdesk?

51 Et mulig framtidsscenario Hvorfor må vi fortsatt ha 7 forskjellige postmottak?

52 Utfordringer Manglende fokus fra ledere «Alle ønsker jo tydelig ledelse.» Manglende kunnskap om hva digitalisering er (organisasjonsutvikling) Vi må slutte å snakke om IKT og heller bruke begrepet digitalisering Vi må bli flinkere til å definere våre behov før vi anskaffer løsninger Manglende fokus på helhetlig informasjonsforvaltning Manglende fokus på gevinstrealisering Vi er «fastlåst» i innarbeidede arbeids- og beslutningsprosesser

53 «Alle kommuner bør ha digitaliseringsstrategi og handlingsplan som må sees i sammenheng med overordnede planer og tjenesteområdenes behov Det er et lederansvar å realisere merverdi av digitaliseringstiltak.»

54 Vi har (så langt) lykkes med: Har en felles digitaliseringsstrategi En god rigg på hvordan det regionale arbeidet er organisert Fokus på gevinstrealisering i alle prosjekter (kokebok) Respekt for at prosessarbeid er tidkrevende og lange kulturjobber..men, unngå utsettelsesknepene!

55 Vi har (så langt) lykkes med: Respekt for FFF og at de kommer i riktig rekkefølge 1. Forståelse 2. Forankring 3. Forpliktelse Større og større delingskultur, og vilje til å delta i regionale faggrupper Smart å investere sammen det har også gitt oss gode prosjektledere 7 er bedre enn 2, og det forplikter oss alle mere

56