Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund.

Transkript

1 Andøy Årsmelding for IKAN Øksnes Vestvågøy Flakstad Moskenes Værøy Bø Vågan Hadsel Steigen Sortland Tjeldsund Evenes Lødingen Ballangen Hamarøy Tysfjord Narvik Røst Bodø Sørfold Fauske Gildeskål Meløy Beiarn Saltdal Træna Lurøy Rødøy Rana Herøy Dønna Alstahaug Nesna Leirfjord Hemnes Vefsn Vega Vevelstad Brønnøy Grane Hattfjelldal 2005 Sømna Bindal

2 BAKGRUNN Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte i Bodø. IKAN er en fortsettelse av Prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. Kommunene er i en presset situasjon. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av elektronisk arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for eldre arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland, men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 45 kommuner med: Andøy, Tjeldsund, Evenes, Lødingen, Røst, Værøy, Tysfjord, Ballangen, Bodø, Skjerstad, Fauske, Sørfold, Beiarn, Saltdal, Meløy, Lurøy, Nesna, Træna, Dønna og Grane. I løpet av årene som har gått har noen kommuner gått ut, mens andre har kommet til. Ved årsskiftet 2006/2007 er 23 kommuner med. I tillegg deltar ett interkommunalt selskap, Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL), i samarbeidet. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således et 50-tals fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland. 2

3 INNLEDNING Året 2005 har vært preget av at kommunene står overfor nye utfordringer på arkivfeltet. Arkivlovens krav til bl.a. kommunene om arkivdepot, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, rasjonalisering av arkivtjenesten med sentralarkiv og innføring av fullelektronisk arkiv under NOARK-4-standarden er eksempel på slike oppgaver. Sammen med arkivlovens understreking av at alt arbeid med kommunale arkiv har som primært mål å bevare arkivene for framtida, har det vært IKANs mål å bistå medlemmene med å løse disse oppgavene. Driftsforholdene ved IKAN har vært stabile i IKANs vertsinstitusjon, Arkiv i Nordland, har levert de tjenester IKAN har etterspurt, og kompetansen ved AiN er blitt styrket med tanke på IKANs behov. Arkiv i Nordland har tatt i bruk nye og mer romslige kontorlokaler i Torggården ved Høgskolen i Bodø. Men i en periode med sterk ekspansjon mangler AiN likevel mye på å ha tilfredsstillende lokaler for depot og for betjening av publikum. Nordland fylkeskommune arbeider derfor med planlegging av helt nye lokaler for AiN og IKAN. MEDLEMMER Per var følgende kommuner/interkommunale organ medlem i IKAN: Grane Vega Alstahaug Nesna Lurøy Træna Meløy Gildeskål Beiarn Bodø Saltdal Fauske Sørfold Steigen Hamarøy Tysfjord Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Værøy Røst Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL) REPRESENTANTSKAPET Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Norsk Luftfartsmuseum i Bodø 5. april medlemskommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Owe Gunnar Fagerli, daglig leder Inge Strand og arkivarene Kari Aspelund Kleve og Nansy Schulzki. Møtet behandlet vedtektsfestede saker. Det vises for øvrig til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. STYRET Styret har i 2005 bestått av: Owe Gunnar Fagerli, Fauske kommune, leder Karin Sund Olufsen, Lurøy kommune, nestleder Ante Martin Eriksen, Gildeskål kommune, styremedlem Rikard Madsen, Sørfold kommune, styremedlem Helene Ribe, Lødingen kommune, styremedlem Varamedlemmer: 3

4 Geir Nordkil, Bodø kommune Bjørg Allnor, Beiarn kommune Tone Magnussen, Bodø kommune Tove Sletten Sørensen, Nesna kommune Linda Storjord, Tysfjord kommune Styret har holdt tre styremøter i meldingsåret og behandlet 18 saker. PERSONALET IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Av AiNs personale har følgende hatt oppgaver for IKAN: Inge Strand, daglig leder Hanne O. Johansen, sekretær Nansy Schulzki, arkivar Kari A. Kleve, arkivar Solveig L. Jensen, IT-arkivar Tone-Lise Fische, arkivar Unni Kymre, prosjektmedarbeider, arkivar fra ØKONOMI IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2005 var grunnavgiften kr ,- og avgiften per innbygger kr. 6,75. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2005 utgjorde kontingenten kr ,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN, og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr for 2005 ( i 2004). Disse inntektene går til: Refusjon til AiN for drift av sekretariatet: Tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, IT-ansvarlig og sekretær. Kjøp av tjenester hos AiN: Lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, husleie, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, IT m.m.) Styrehonorar Reiseutgifter for styret Styremøter og representantskapsmøtet DET FAGLIGE ARBEIDET VED IKAN I 2005 Arbeidet for kommunene er styrt av Handlingsplan for IKAN som rulleres kontinuerlig. Gjennomgangen under følger oppsettet fra handlingsplanen. Tall i parentes er for Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene 4

5 Det er i 2005 hentet inn 113,0 hyllemeter arkiv til ordning (42.5). Det er ordnet 21,5 hm (27,5). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Nesna kommune, div. 0,75 Hamarøy, fattigstyret 1,37 Ballangen, fattigstyret 0,55 Steigen, formannskapet 2,50 Vega, formannskapet 1,00 Lurøy, forsyningsnemnda 2,50 Tysfjord fattigstyre 0,50 Lødingen, formannskap 9,33 Lødingen, helseråd 1,00 Skjerstad fattigstyre 2,00 2. Mottak og forvaltning av manuelle personregister Personregister er ømfintlig materiale som krever spesiell behandling. Det er i 2005 avlevert 7,2 hm personmateriale (7,0), og det er ordnet 9,11 hm (6,4). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Bodø kommunale legevakt 8,00 PPT Indre Salten 1,11 3. Depottjenester Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. Flere kommuner ser at samarbeid om interkommunale ordninger er et gunstig alternativ, både faglig og økonomisk. IKAN har derfor i samarbeid med Arkiv i Nordland etablert depot for kommunearkiv fra ved hovedsetet i Bodø, men det forutsettes at det også skal etableres regionale depot på Helgeland og i nordfylket. Det er innledet samarbeid med Helgeland Museum og Museum Nord om løsninger som imøtekommer både museenes og kommunenes behov for depot. IKAN/AiN har en del kommunale arkiv i depot allerede, men uten at det er avtalefestet i tråd med kravene i arkivloven. 4. Arkivfaglig kompetansesenter IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer fylkeskommunen, deltar også personale herfra. Kurs og seminar Det er holdt åtte kurs (sju) med arkivfaglige emner med i alt 133 deltakere (124). De er som følger: Personopplysninger og personvern, Vega, 15 deltakere. Elektronisk arkivplan, Bodø, 16 deltakere Elektronisk arkivplan, Bodø, 6 deltakere Elektronisk arkivplan, Bodø, 6 deltakere Generell arkivdanning og K-koder, Sandnessjøen, 27 deltakere 5

6 Generell arkivdanning og K-koder, Tjeldsund, 11 deltakere Generell arkivdanning og K-koder, Bodø, 45 deltakere Nork-4 og sentralarkiv, Sørfold, 6 deltakere Kontaktseminaret 2005 ble avviklet i Bodø med tema: Bevaring og kassasjon og Formidling. Forelesere var: Karin Gjelsten, Bergen Byarkiv, lokalhistoriker Anfinn Myrvang, Meløy, og Astrid Løvlien, Statsarkivet i Trondheim. 63 personer deltok (66). Arkivlederseminaret tok opp temaet Samspillet mellom AiN og kundene, og samla seks deltakere. Totalt har det dermed vært 202 deltakere på kurs og seminar i 2005 (190) Utviklingsarbeid Arbeidet med elektroniske arkivplaner har vært det viktigste tema for utviklingsarbeid det siste året. Utviklingen av Arkivplan på nett, som IKAN har deltatt i, gjør dette arbeidet betraktelig lettere. Ti medlemskommuner har i 2005 arbeidet med å ta i bruk dette verktøyet. Langtidslagring av elektronisk arkiv er et annet viktig utviklingsområde. IKAN har satt i gang en kartlegging av elektroniske system i kommunene for å få et grunnlag å bygge det videre arbeidet på. Direkte kontakt/veiledning En viktig oppgave for IKAN er å svare på arkivfaglige spørsmål fra medlemskommunene og være diskusjonspartner og problemløser. Medarbeidere fra IKAN har vært på besøk i elleve medlemskommuner og sju ikke-medlemskommuner, og har besvart i alt 172 henvendelser per telefon eller brev fra medlemskommunene. 5. Formidling/informasjon Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. Nytt fra AiN er ei informasjonsavis som bl.a. sendes alle medlemskommuner. Det kom i 2005 ut med fire nummer. AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar, og her fins en søkemotor til de arkivene som er ordnet til nå. Nettsiden formidler også informasjon om kommunene via lenker til kommunale nettsider. Det er også en viss tilgang til informasjon om stedsnavn i de enkelte kommunene via nettsida til Stadnamnprosjektet, som nå integrert i AiN. Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift/meldingsblad som gis ut i felleskap av IKAinstitusjoner. Det kom ut med tre nummer i Arkivenes dag ble arrangert i samarbeid med Bankgata skole, Mørke Nu og Salten Museum, med arkitektur i Bodø som tema. En 8. klasse arbeidet bl.a. med kilder hos AiN og laga ei utstilling som ble vist i Salten Museums lokaler. Arkitekt Gisle Jakhelln deltok også ved arrangementet. Det var 62 besøkende. 6. Intern kompetanseheving IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt i følgende: 6

7 tre medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen i Bergen Dette er en årlig samling for samarbeidende IKA-institusjoner, og temaene i 2005 var: - Endring av arkivlandskapet (Nysæterutvalget). - Multiproveniens. Utfordringer ved sambruk av journalsystem - Rettighetsdokumentasjon leder Inge Strand er medlem i styringsgruppa for Arkivplan på nett. arkivar Kari A. Kleve deltar i Nettverk for rettighetsdokumentasjon arkivar Solveig L Jensen, IKANs repr. i Kompetansegruppa for nasjonalt samarbeid om håndtering av avslutta elektronisk arkivmateriale i kommunal og fylkeskommunal sektor Inge Strand er styremedlem i Landslaget for lokal- og privatarkiv, og deltar også i et utvalg som arbeider for å samordne arkivorganisasjonene på nasjonalt plan. 7. Nye medlemskommuner IKAN har i 2005 fått et nytt medlem, Vega, mens Brønnøy er kommet til fra Det har vært arbeidet hardt for å få med flere kommuner uten at vi har lykkes så langt. Men flere kommuner vurderer å slutte seg til IKAN. Ante Martin Eriksen Rikard Madsen Karin Sund Olufsen Owe Gunnar Fagerli styreleder Helene Ribe Inge Strand daglig leder 7