ÅRSMELDING IKAN Interkommunalt Arkiv Nordland. Kopibøker i Arkiv i Nordlands magasin

Transkript

1 ÅRSMELDING IKAN 2012 Interkommunalt Arkiv Nordland Kopibøker i Arkiv i Nordlands magasin

2 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND BAKGRUNN Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte i Bodø. IKAN er en fortsettelse av Prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for personregister, eldre og elektronisk arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN), men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 45 kommuner med. Ved årsskiftet 2012/2013 er 32 kommuner med. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således en rekke fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland. 2

3 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND INNLEDNING Året 2012 har som året før vært preget av at kommunene står overfor store utfordringer på arkivfeltet. Arkivlovens krav til kommunene om arkivdepot, bevaring og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, rasjonalisering av arkivtjenesten med sentralarkiv og innføring av fullelektronisk arkiv kan nevnes herunder. Sammen med arkivlovens understreking av at alt arbeid med kommunale arkiv har som primært mål å bevare arkivene for framtida, har det vært IKANs mål å bistå medlemmene med å løse disse oppgavene. Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor som kom i 2011 fikk stor oppmerksomhet. Rapporten viser at kommunesektoren står overfor store utfordringer på arkivsiden. IKAN vedtok i 2011 at en skal knytte seg til Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS). Senteret er eid av medlemmene som er kommunearkivinstitusjoner fra hele landet. KDRS skal tilby tjenester og kompetanse til sine medlemmer og aktivt bidra til å utvikle og effektivisere langtidslagring av digitale arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor. Fra 2012 har senteret 8 medlemmer og dekker totalt 55 % av landets kommuner og fylkeskommuner. Det har også i dette året vært arbeidet aktivt for at AiN/IKAN skal få på plass nye magasinlokaler. Det er igangsatt forhandlinger med Universitetet i Nordland og det ser nå ut til at de nye lokalene kan være på plass i løpet av Dette vil øke magasinkapasiteten for eierkommunene radikalt. Vi har vært i kontakt med samtlige eierkommuner for å avklare behovet for å bruke IKAN som depotinstitusjon. Per i dag har 13 kommuner depotavtale for historisk arkiv, mens 18 kommuner har avtale med IKAN om oppbevaring av personregistre. Mange av våre kommuner har gjennom året fortsatt arbeidet med arkivplan. Samtlige av disse kommunene er tilknyttet arkivplan på nett. Det er kommet signaler fra enkelte av disse kommunene om at det er behov for å se på organisering og rammeverk for arkivplanarbeidet. Denne gjennomgangen ble påbegynt i 2012 og fortsettes kommende år. IKAN har tatt i bruk nye Asta 5 som katalogiseringsverktøy for historiske arkiver. Alle katalogiserte arkiv blir publisert på arkivportalen.no. Per dags dato 1224 av våre eierkommuners arkivkataloger publisert på portalen. IKAN har registrert sine personregisterdata i en egen base. I løpet av 2011 ble det klart at denne basen ikke lenger hadde kvaliteten som kreves til disse oppgavene. Det ble igangsatt utvikling av en ny personregisterbase som er tilpasset nye krav. Basen er ferdigutviklet og ble tatt i bruk i Dette vil føre til bedre registrering- og gjennfinningsrutiner for personregistre. 3

4 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND REPRESENTANTSKAPET Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Nordland kultursenter 17. april eierkommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Karin Sund Olufsen og daglig leder Ketil Jensen. Møtet behandlet vedtektsfestede saker. Det vises til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. STYRET Styret har i 2012 bestått av: Karin Sund Olufsen, Lurøy kommune, leder Liv Krane, Saltdal kommune, nestleder Herbjørg Bjørnstad, Lødingen kommune, styremedlem Ann Karin Grande, Alstahaug kommune, styremedlem Bjørn Storslett Solholm, Meløy kommune Solfrid Kjærran, ansatterepresentant Varamedlemmer: Bente Bye, Alstahaug kommune Svein Olsen, Bodø kommune Grete Nygård, Leirfjord kommune Rigmor Nordhuus, Brønnøy kommune Tove Sletten Sørensen, Nesna kommune Styret har holdt to styremøter i meldingsåret. Fra venstre: Herbjørg Bjørstad, Karin Sund Olufsen, Ketil Jensen, Liv Krane og Ann Karin Grande - styremøte 18.september

5 MEDLEMMER PER VAR FØLGENDE KOMMUNER MEDLEM I IKAN: ALSTAHAUG BALLANGEN BEIARN BINDAL BODØ BRØNNØY BØ DØNNA EVENES FAUSKE GILDESKÅL GRANE HAMARØY LEIRFJORD LURØY LØDINGEN MELØY MOSKENES NESNA RANA RØDØY RØST SALTDAL STEIGEN SØMNA SØRFOLD TJELDSUND TRÆNA TYSFJORD VEGA VEVELSTAD VÆRØY 5

6 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND PERSONALET IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Følgende personale har hatt oppgaver for IKAN: Ketil Jensen, daglig leder Nansy Schulzki, arkivar Rolf B. Holte, IKT-arkivar Solfrid Kjærran, rådgiver Sveinung Meyer Svendsen, rådgiver Espen Hansen, prosjektmedarbeider Arnstein Kjelaas, rådgiver Beate Blix Storeide, kontormedarbeider ØKONOMI IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2012 var grunnavgiften kr ,- og avgiften per innbygger kr. 7,75. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2012 utgjorde kontingenten kr ,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr for 2012 ( for 2011). Disse inntektene går til: refusjon til AiN for drift av sekretariatet: tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, it-ansvarlig og sekretær. kjøp av tjenester hos ain: lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, it m.m.) styrehonorar reiseutgifter for styret styremøter og representantskapsmøtet 6

7 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND DET FAGLIGE ARBEIDET VED IKAN I Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene. Det er i 2012 hentet inn 73 hyllemeter arkiv til ordning (112). Det er ordnet 198 hm (138). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Kommune Bodø kommune Grane kommune Meløy kommune Rana kommune Saltdal kommune Steigen kommune Sørfold kommune Tjeldsund kommune Tysfjord kommune Vega kommune Antall hyllemeter 188,0 0,01 0,02 3,00 0,02 2,00 0,10 0,02 0,01 3,60 2. Mottak og forvaltning av personregister. Personregister er ømfintlig materiale som krever spesiell behandling. Det er i 2012 avlevert ca. 9,41 hm personregistermateriale (237). Det er i 2012 ordnet og katalogisert 86,3 hm personregistermateriale (59,8). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Pasientombudet i Nordland 5,3 hm Bodø kommune Asphaugen barnehage Bodø sosialkontor 72 hm Bodø Sosialkontor 8,5 hm Det er registrert 135 henvendelser (72) til personregisterarkivene. Beate Blix Storeide med valgmateriale fra Rana kommune 7

8 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND 3. DEPOTTJENESTER Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. I 2010 inngikk IKAN en avtale om leie av midlertidig depotplass, slik at vi kan ta imot arkivmateriale fra eierkommunene. I 2012 utvidet vi med et tilleggslokale med en kapasitet på ca hyllemeter. Følgende 18 kommuner hadde per (16) inngått avtale med IKAN om deponering av personregistermateriale: Alstahaug, Ballangen, Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Saltdal, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Vevelstad, Røst, Leirfjord. Følgende 13 kommuner hadde per (5) inngått depoavtale med IKAN for oppbevaring av eldre arkivmateriale: Tysfjord, Fauske, Beiarn, Sørfold, Sømna, Lødingen, Hamarøy, Alstahaug, Saltdal, Bodø, Rana, Meløy, Ballangen. 4. ARKIVFAGLIG KOMPETANSESENTER IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer fylkeskommunen, deltar også personale herfra. Kurs og seminar Det er holdt 4 kurs/konferanser (4) med arkivfaglige emner med i alt 157 eksterne deltakere (124). Kursene er som følger: - arkivlederseminar 23 deltakere - kontaktkonferansen 44 deltakere - kurs i elev- og barnehagemapper 42 deltakere - kurs i personaldokumentasjon 48 deltakere Reisevirksomhet Det ble i 2012 vedtatt en økt satsing på besøk til kommunene. Besøkene skal være et ledd i gjensidig informasjon om arkivsituasjonen i kommunene i Nordland. Det skal også bidra til at kommunene i direkte møte med fagpersonale får tatt opp spørsmål og problemstillinger i egen kommune. Planen er at kommunene skal få besøk ca. hvert 2. til 3. år. Rådgivere fra Arkiv i Nordland, seksjon for moderne arkivdanning, har gjennomført i alt 17 besøk til kommuner/fylkeskommunale etater i

9 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND FORMIDLING/INFORMASJON Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. - AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar osv. - Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift/meldingsblad som gis ut i felleskap av IKAinstitusjoner. Tidsskriften kom ut med to nummer i AiN har opprettet en Facebook-side hvor vi legger ut nyheter og artikler for publikum. Det er per tiden ca. 200 som følger denne siden. - AiN har i 2012 markert arkivdagen med utstillingen "Vi møtes på kaia". Takkebrev fra nordlandsbarn til Island i 1945 fikk en del oppmerksomhet i media i

10 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND 6. INTERN KOMPETANSEHEVING IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt i følgende: Tre medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen i Kongsberg. Dette er en årlig samling for samarbeidende kommunale arkivinstitusjoner (KAI). Tre medarbeidere deltok på Sak- og portaldagene i Tønsberg To medarbeidere deltok på Norsk arkivråd sitt kurs i personaldokumentasjon i Oslo To medarbeidere deltok på Norsk arkivråd sitt kommuneseminar i Oslo De fleste medarbeiderne deltok på kulturakademiet i Mo i Rana De fleste medarbeiderne deltok på fellesseminar ABM på Fauske Det ble holdt internt kurs i Asta Sveinung Meyer Svendsen tar grunnenhet i arkiv ved Universitetet i Oslo Arnstein Kjelaas tar årstudium ved Arkivakademiet 7. FØLGENDE KOMMUNER HAR HATT BESØK AV IKAN EN ELLER FLERE GANGER I 2012 Alstahaug Bindal Brønnøy Dønna Fauske Gildeskål Grane Leirfjord Lurøy Meløy Narvik Nesna Rødøy Sørfold Vega Vevelstad I tillegg besøkte vi Narvik videregående skole og Bodin videregående skole og maritime fagskole 10 Kommunebesøk Rødøy. Fra venstre: Solfrid Kjærran, Svend Leif Einvik og Ragnhild Aakre Seljevoll

11 INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND Liv Krane Herbjørg Bjørstad Bjørn Storslett Solholm Karin Sund Olufsen Ann Karin Grande Ketil Jensen styreleder leder 11

12