Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005"

Transkript

1 Siljan kommune Arkiv november 2005

2 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling av arkivet (12) Vedlegg (13) Illustrasjonsfoto 29. november 2005

3 1. Innledning 1.1 BAKGRUNN I henhold til Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember , er alle offentlige organ pålagt å ha en arkivplan. Planen skal være en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Den skal også vise hva slags instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen er ikke en plan i tradisjonell forstand. Planen skal i første rekke beskrive virkeligheten slik den er i skrivende stund. 1.2 FORMÅL Arkivplanen skal først og fremst være et verktøy som kvalitetssikrer den interne arkivforvaltningen. Den skal være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert. Arkivplanen gir videre en oversikt over de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen og over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Arkivplanen skal også gi en oversikt over organiseringen av arkivtjenesten, ansvarsforhold og fullmakter. 1.3 OPPDATERING AV ARKIVPLANEN Offentlig organer skal til en hver tid ha ein ajourført arkivplan, jfr. Arkivlova av 4. desember 1992 nr I praksis vil det være formålstjenlig å revidere planen én gang pr. år.

4 2. Lovverk 2.1 ARKIVLOVEN Arkivloven inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens rettlednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. I forskriften til arkivlovene er det gitt mer detaljerte bestemmelser om arkivorganisering og arkivsystem, arkivrutiner, oppbevaring og sikring samt regler for eldre og avslutta arkiv. 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Personopplysningslovens formål er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger. Loven med forskrift gir bestemmelser om informasjonssikkerhet, internkontroll, informasjonsplikt, den registrertes rettigheter, melde- og konsesjonsplikt ved behandling av sensitive personopplysninger til Datatilsynet, og Datatilsynets oppgaver og sanksjonsmuligheter. Kommunens ansvar og plikter er nærmere omtalt under Kap. 3 Arkivansvar og fullmakter i punkt FORVALTNINGSLOVEN OG OFFENTLIGHETSLOVEN Forvaltningsloven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og begrensningen av denne, og om partsoffentlighet. Arkivpersonalet har i medhold av denne loven rett til å journalføre og arkivlegge materiale som er underlagt taushetsplikt. Offentlighetsloven inneholder regler for dokumentinnsyn, bl.a i forhold til postjournal og arkiv. Postjournaler og lignende register skal være tilgjengelige for publikum. Alle brev skal registreres i postjournalen, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal framgå av den offentlige journalen at slike brev er mottatt og sendt, men de konfidensielle og sensitive opplysningene skal unntas fra offentlig journal. Dersom en journalenhet behandler mange enkeltsaker med sensitive personopplysninger kan det føres egen ikke-offentlig journal.

5 Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers begrenset til enkeltsaker som må identifiseres på forhånd. 2.4 ANDRE VIKTIGE ARKIVRELEVANTE LOVER OG FORSKRIFTER De enkelte fagområder i kommunen vil være styrt av en rekke særlover og forskrifter, som gir bestemmelser om de samfunssoppgaver kommunen har ansvar for. Slike lover er f.eks opplæringsloven, plan- og bygningsloven osv. Disse lovene vil også ha betydning for arkivdanningen. Det er den faglige leder innenfor det aktuelle tjenesteområdet som har ansvaret for at bestemmelsene i dette lovverket blir ivaretatt også når det gjelder dokumentasjon i de aktuelle arkivene.

6 3. Arkivansvar og arkivfullmakter 3.1 DELEGERING AV ARKIVANSVAR Rådmannen har i følge kommunelovens 23 ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Kommunestyret / formannskapet fastsetter de praktiske og økonomiske rammene for arkivarbeidet i kommune gjennom sine vedtak. I Siljan kommune er rådmannens arkivansvar delegert på følgende måte: 3.2 ARKIVLEDERS FULLMAKTER Arkivleder har det overordnede faglige ansvar for arkivtjenesten i kommunen, og er delegert fullmakt til å instruere arkivansvarlige, saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivleder skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren. Arkivleder skal legge særlig vekt på disse oppgavene: - Utarbeide planer for arkivtjenesten. - Kontrollere at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med fastsatte regler. - Holde kontrollen med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret. - Gi rettledning til arkivpersonalet og ta initiativ til opplæringstiltak. - Sørge for nødvendig oppdatering/endring i arkivplanen. - Være kontaktperson med Interkommunalt arkiv (IKA Kongsberg). 3.3 ADMINISTRATIVT ARKIVANSVAR / ARKIVANSVARLIG Kommunalsjefene er delegert det administrative ansvaret for aktive arkiv og mellomarkiv i sine avdelinger. Kommunalsjefen skal peke ut en arkivansvarlig i sin avdeling, som skal passe på at avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er bestemt i denne arkivplanen. Lederne for skoler og barnehager er delegert det administrative ansvaret for sine aktive arkiv og mellomarkiv. Lederen kan selv fungere som arkivansvarlig, eller delegere det videre til en annen.

7 3.4 ARKIVTJENESTEN Med arkivtjenesten menes personalet i alle avdelinger som har det daglige ansvaret for journalføring og arkivarbeid. Kommunens arkivleder er den faglig overordnede for arkivpersonalet. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. For å oppnå dette skal arkivtjenesten: - Registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring). - Sikre at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarer, utredelser, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging). - Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. 3.5 BEHANDLINGSANSVARLIG ETTER PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Personopplysningsloven fastsetter at virksomheter som behandler personopplysninger skal ha en behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig er i utgangspunktet kommunestyret ved Ordføreren. I Siljan kommune er behandlingsansvaret delegert til rådmannen, som har subdelegert dette videre til de kommunalsjefene som har fagansvaret for det aktuelle tjenesteområdet som fører personregisteret. Behandlingsansvarlig skal: - Bestemme formålet med behandlingen, og hvilke hjelpemidler som skal tas i bruk. - Sørge for at personopplysninger bare blir behandlet når dette er lovlig etter 8 og 9 i personopplysningsloven. - Sørge for at personopplysninger bare blir benyttet til fastsatte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet. - Sørge for at personopplysninger ikke senere blir brukt til formål som er uforenelige med det opprinnelige formålet, med mindre den registrerte samtykker. - Sørge for at personopplysninger er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlingen. - Sørge for at personopplysninger er korrekte og oppdaterte, og ikke blir lagret lenger enn nødvendig ut fra formålet med behandlingen. - Gi informasjon om behandling av personopplysninger til den som ber om det. - Gi den registrerte innsyn i de opplysninger som er registrert om vedkommende og om de sikkerhetstiltakene som er iverksatt. - Rette, slette eller supplere feilaktige, mangelfulle eller unødvendige

8 personopplysninger. - Etablere planlagte og systematiske tiltak som skal sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. - Etablere system for internkontroll av behandlingen av personopplysninger. - Sørge for at meldeplikt og konsesjonsplikt blir etterlevd. (Se pkt. 3.7) Personregistrene er en del av kommunens arkiv, og de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse. 3.6 IKA KONGSBERG Siljan kommune er medlem av Interkommunalt arkiv Kongsberg. IKA Kongsberg skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. IKA Kongsberg skal videre arbeide for effektive og rasjonelle arkivtjenester i medlemskommunene. Det er viktig at Siljan kommune utnytter de resursene som medlemskapet i IKA Kongsberg gir. Det kan avtales bistand både til enkeltsaker og til faste oppdrag til bl.a: - Tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk, og utarbeidelsen av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskriftene til arkivloven. - Arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen. - Tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand. - Ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver. - Arkivdepot for personregistere som har gått ut av bruk. - Arkivdepot for saksarkiv eldre enn 25 år. 3.7 PERSONVERNOMBUD Siljan kommune har oppnevnt personvernombud. Virksomheter som har personvernombud kan, etter søknad til Datatilsynet, få unntak fra meldeplikten. Datatilsynet stiller minimumskrav til hvilke oppgaver personvernombudet i så fall skal ha. Ved virksomheter som er unntatt meldeplikten til Datatilsynet skal behandlingsansvarlig melde sin bruk av personopplysninger til personvernombudet. Personvernombudets rolle er å bistå behandlingsansvarlig i arbeidet med å ivareta personvernet. Datatilsynet anbefaler at det opprettes avtale mellom behandlingsansvarlig og personvernombudet som konkretiserer oppgavene.

9 4. Arkivorganisering 4.1 ORGANISASJONSKART SILJAN KOMMUNE Rådmann Administrasjon og fellestjenester Oppvekst og kultur Helse Sosial og barnevern Pleie og omsorg Miljø og utvikling 4.2 ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Oversikt over arkivskapere i kommunen ARKIVSKAPER DOKUMENTASJON I ARKIVET MERKNADER AVDELING FOR ADMINISTRASJON OG FELLESTJENESTER Sentralt saksarkiv for hele kommuneadministrasjonen Skattearkiv Journalenhet sak/arkiv Fagsystem AVDELING FOR MILJØ OG UTVIKLING Eiendomsarkiv (Gårds- og bruksnr. arkiv) Spesialarkiver Fagsystemer Kart AVDELING FOR SOSIAL OG BARNEVERN Klientsaker etter barnevernloven Klientsaker etter sosialtjenesteloven Journalenhet fagsystem AVDELING FOR PLEIE- OG OMSORG Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Journalenhet fagsystem PPT-KONTOR Pedagogisk-psykologiske tjenester etter Manuell journal grunnskoleloven HELSEAVDELINGEN Primærhelsetjenesten etter kommunehelseloven Journalenhet fagsystem GRUNNSKOLER: Siljan ungdomsskole Midtbygda skole Opdalen skole Austad Skole Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Manuell journal BARNEHAGER: Loppedåpan barnehage Administrasjon av barnehagen, opphold i barnehagen Journalenhet sak/arkiv

10 5. Arkivordning 5.1 OPPBYGGING AV ARKIVET Hver arkivskaper i kommunen skal ha sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et arkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre arkiver. De vanligste arkivseriene er: Møtebøker inneholder referater fra møtene i styrer og utvalg. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som trengs for å tolke vedtakene som er gjort. En skal derfor referere saksfremstilling, anbefalinger, forhandlinger og vedtak i hver enkelt sak. Når det blir vist til saksvedlegg, skal disse enten refereres eller tas med som vedlegg i møteboka. Møtebøker skal bindes inn. Dersom det er nødvendig for å dokumentere at en møtebok er fullstendig, må sidene pagineres. Møtebøker skal bindes i passelige enheter. Administrative vedtak skal føres i egne vedtaksbøker. Disse skal behandles på samme måte som møtebøkene. Arkivskapere med manuell journalføring må føre kopibøker. Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra en arkivskaper. Brevkopiene i kopiboka skal være kopiert fra signert original. Administrasjoner som ofte behandler konfidensielle saker bør ha to kopibokserier, en for offentlige saker og en for ikke-offentlige saker. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse hos en arkivskaper. I kommunen finnes både elektroniske og manuelle journaler. Når det gjelder krav til journalen og rutiner for føringen vises det til egen rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv. Alle arkivskapere skal føre postjournal. Saksarkivet inneholder saker som er behandlet i en administrasjon og er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Alle arkivskapere skal ha saksarkiv og bruke felles arkivnøkkel. Saksarkiveringen i kommunen bygger på delt arkivansvar, slik at ansvaret for varig oppbevaring av saker er lagt til den avdelingen som har hatt ansvaret for saksbehandlingen. Saksarkivet skal deles i perioder på fire år. Spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen (som regel objektordning etter, f,eks. fødselsdato, alfabet eller gårdsog bruksnummer). Spesialserier som inneholder personopplysninger er underlagt Personopplysningsloven med forskrift. Som hovedregel er det meldeplikt for slike register til Datatilsynet. Regler for innhold, bruk og oppbevaring av personregistrene fremgår av loven med forskrift.

11 5.2 ARKIVVERDIG / IKKE ARKIVVERDIG MATERIALE Materiale som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper blir regnet som arkivverdig materiale, og skal tas vare på. I arkivplanen blir dette kalt sakspost. Annet materiale er i utgangspunktet ikke arkivverdig. Det gjelder f.eks rundskriv og utskrifter som kommer fra andre instanser, og som avsenderen har arkivansvaret for. Dette kalles i arkivplanen for informasjonspost. Informasjonspost skal oppbevares så lenge en har praktisk nytte av det, og skal deretter kastes. 5.3 ARKIVBEGRENSING OG KASSASJON Arkivbegrensning vil si at informasjonspost verken skal journalføres eller arkivlegges. Arkivbegrensingen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. Det er utarbeidet egen rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv. 5.4 AKTIVT ARKIV, MELLOMARKIV OG FJERNARKIV For inneværende kommunevalgperiode har Siljan kommune både papirbasert og elektronisk sentralt saksarkiv. Fra og med neste valgperiode vil saksarkivet kun være elektronisk PAPIRBASERT VERSJON Arkivordningen for papirbaserte arkiver i Siljan kommune bygger på skille mellom aktivt arkiv, mellomarkiv og fjernarkiv. Det aktive arkivet inneholder saker som har vært,- eller er, til behandling i inneværende valgperiode. Mellomarkivet skal inneholde materiale fra forrige valgperiode. Fjernarkivet skal inneholde materiale yngre enn 25 år, som ikke har vært i aktivt bruk de siste to valgperiodene ELEKTRONISK VERSJON Det elektroniske saksarkivet blir etter periodisering lagt i en historisk database som bare har lesetilgang.

12 5.5 PERIODEDELING I ARKIVET PAPIRBASERT VERSJON Arkivordningen av kommunens saksarkiver bygger på fireårige arkivperioder som samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Saksarkivene skal deles i fysiske enheter som følger arkivperiodene. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avsluttede arkivet fra perioden overføres til mellomarkiv. Etter en periode i mellomarkivet skal arkivmaterialet avleveres til fjernarkiv ELEKTRONISK VERSJON Ved tradisjonell arkivordning er dagligarkivet og mellomarkivet lett tilgjengelig. Tilsvarende ordning legges til grunn for det elektroniske arkivet, og innebærer at aktiv database går over to valgperioder. Dersom det gjøres organisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til kommunens fjernarkiv. Den nye administrasjonen som blir skapt av omorganiseringen vil bli en ny arkivskaper som må bygge opp et nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan overføres til det nye enkeltarkivet SPESIALARKIVER Spesialarkivene skal normalt ikke deles i arkivperioder. Mapper som ikke lenger er i bruk skal skilles ut fra det aktive arkivet, i samsvar med retningslinjer for den spesialserien det gjelder KASSASJON Før avlevering til fjernarkiv skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivlagt materiale. Arkivlagt materiale kan i følge gjeldende lovverk kasseres bare etter samtykke fra Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. Rutiner for kassasjon vil bli utarbeidet når det foreligger klare retningslinjer fra Riksarkivaren. 5.8 DEPONERING Arkivdeler tilknyttet saksarkivet skal deponeres i henhold til depotavtale med IKA Kongsberg.

13 5.9 ARKIVUTSTYR OG ARKIVLOKALE PAPIRBASERTE ARKIVER Kommunale arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker og kopibøker. Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere skal produsere lysekte skrift. Spesialpapir for telefaks og resirkulert papir er ikke permanent, og må ikke legges sammen med arkivdokumenter. Arkivlokalet skal oppfylle arkivforskriftens krav til sikring mot brann, fukt og uautorisert tilgang. Arkivutstyr som saksomslag og lignende skal være av en slik kvalitet at det ikke påfører arkivdokumentene skader. Arkivlokalet skal tilfredstille arkivlovens forskrift. Aktivt arkiv og mellomarkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilfredsstiller de generelle sikringskravene. Fjernarkiv skal oppbevares i spesialrom for arkiv ELEKTRONISK ARKIV Kravspesifikasjon for elektroniske arkiver er gitt ved NOARK-4 standarden, med oppdateringer. (NOARK-4.1) Sak/arkivsystemet vårt er godkjent i henhold til NOARK- 4. NOARK-4 stiller imidlertid krav til filformat ved avlevering og Riksarkivaren stiller krav til lagringsmedium. Det skal brukes CD-plater eller magnetbånd av god kvalitet. Standard arkivmedium i henhold til retningslinjer for deponering hos IKA er CD-R med 650 mb, 74 min. kapasitet.

14 6. Post og arkivrutiner For å sikre at lover og forskrifter blir fulgt i kommunens arkivdanning er det utarbeidet felles standardiserte rutinebeskrivelser etter mal fra IKA Kongsberg. Siljan kommune har rutinebeskrivelser innenfor følgende områder: Område Postbehandling Journalføring Arkivering Kassasjon Avlevering Dokument Postbehandling Postliste Journalføring generell rutine Avtale- og verdidokumenter Barnehageopptak Byggesak Delingssaker Skanning Rutinebeskrivelse for arkivering av personalsaker Utlysing av stillinger Rutinebeskrivelse for arkivering av elevmapper i grunnskolen Rutinebeskrivelse for arkivering av klientmapper i PPT Rutinebeskrivelse for arkivering av klientmapper i barnevernet Rutinebeskrivelse for arkivering av brukermapper innenfor pleie og omsorg. Konvertering til arkivformat I henhold til anbefaling fra IKA Kongsberg avventes kassasjon inntil det foreligger nye retningslinjer. Avtale med IKA Kongsberg Materialet kan inntil videre leveres uordnet. Rutine utarbeides i 2006.

15 7. Forbedring og utvikling av arkivet 7.1 OMRÅDER MED FORBEDRINGSBEHOV Personregister I følge lovverket skal personmapper som er ute av administrativ bruk enten avleveres til godkjent arkivinstitusjon eller anonymiseres/makuleres. Behandlingsansvarlig(e) er ansvarlig for avlevering i henhold til avtale med interkommunalt arkiv, (IKA Kongsberg). Skolene har elevkort som ikke er overført bortsettingsarkiv og /eller avlevert. Siljan kommune har meldepliktige personregister. Kommunen har nå personvernombud og det er nødvendig å utarbeide nye rutiner for meldeplikten. Tiltak: Det må gjøres en kartlegging av skolenes personregister. Behandlingsansvarlig må gis informasjon og veiledning om videre fremdrift. Det må utarbeides nye rutiner i forhold til meldepliktige personregister. Kompetanse/Opplæring For å sikre at arkivene får den kvaliteten som kreves er det nødvendig at de som arbeider i arkivtjenesten og saksbehandlere har nødvendig kunnskap om regler og rutiner. Tiltak: Tilstrekkelig opplæring i arkivrutiner og kontorstøttesystemer må innarbeides som en del av introduksjonspakken når vi tilsetter nye medarbeidere. Servicekontoret skal være pådriver for kompetanseøkning og sette i verk relevante tiltak. Arkivhistorikk Arkivplanen skal inneholde oversikt over organisering og arkivering siden tidenes morgen. Dette er et ressurskrevende arbeid som det ikke har vært mulig å sette i gang ennå. Tiltak: Arbeidet med historisk oversikt skal settes i gang i 2006.

16 7.2 UTVIKLING AV KOMMUNENS ARKIV BORTSETTINGSARKIVET Lokalet kan, med relativt begrenset innsats, settes i stand i henhold til 4-3 til 4-9 i Forskrift om offentlige arkiv, jfr. også Kap C til 4-12 i samme forskrift, Krav til arkivlokale i eksisterende bygningar. Det er også behov for å øke kapasiteten, slik at antall hyllemeter er tilpasset arkivomfanget for 25 års lagring. Arkivmateriale eldre enn 25 år deponeres hos IKA Kongsberg i henhold til inngått avtale. Arbeidene er planlagt utført i første halvdel av KOMPETANSE I ARKIVTJENESTEN Nåværende arkivlov ble iverksatt i 1992, tilhørende forskrift i 1998 og utfyllende forskrift i Fagområdet arkiv er i stadig utvikling, spesielt med tanke på ny teknologi. Dette stiller krav til kunnskapsnivået i arkivtjenesten i kommunen. Kunnskapsnivået er i dag varierende og til dels ikke oppdatert. I løpet av 2006 bør det arrangeres en samling med eksterne og interne undervisningskrefter for å sette fokus på fagområdet, oppdatere og løfte det generelle kunnskapsnivået til arkivtjenesten.

17 8. Vedlegg ARKIVOVERSIKT RUTINEBESKRIVELSE FOR POSTBEHANDLING OG ARKIV RUTINEBESKRIVELSE FOR SKANNING AV SAKSDOKUMENTER RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER RUTINEBESKRIVELSE-FLYTTING TIL MELLOM- OG BORTSETTINGSARKIV RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV KLIENTMAPPER I BARNEVERNET RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV KLIENTMAPPER I PPT RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV ELEVMAPPER I SKOLEN RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV BRUKERMAPPER I PLEIE OG OMSORG RUTINEBESKRIVELSE FOR ARKIVERING AV AVTALER OG VERDIDOKUMENTER ANSVARSFORHOLD I SAK/ARKIVSYSTEMET AVTALE OM DEPONERING AV ARKIVMATERIALE KATALOG OVER AVLEVERT MATERIALE HITTIL

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN 29.03.2000, AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004 Arkivplan for Fedje kommune Godkjent 23.03.2004 Basert på IKAH sin versjon 7.3, 08/2002 1 Forord... 4 Formål for arkivplan i Fedje kommune... 4 Oppdatering av arkivplanen... 4 Rådmannen har arkivansvaret...

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Arkivplan - Balsfjord Kommune

Arkivplan - Balsfjord Kommune Arkivplan - Balsfjord Kommune Balsfjord Organisering/ansvar Balsfjord kommune er en fjord- og landbrukskommune og ble opprettet i 1860, da den ble skilt ut fra Tromsøysund kommune. I 1964 ble Balsfjord

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften

Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Deres ref Vår ref. Dato 2016/23385 HILLAN 13.01.2017 Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften Her følger høringsuttalelsen fra Arkivverket: Generelle

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

ARKIVPLAN FOR FAGRENT

ARKIVPLAN FOR FAGRENT ARKIVPLAN FOR FAGRENT Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Saksfremlegg Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Planlagt behandling: Formannskap Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer