Kilder til Nordlands mangfoldige historie...

Transkript

1 Kilder til Nordlands mangfoldige historie... Plan for arkivfeltet i Nordland Nordland fylkeskommune

2

3 Innhold Innledning side Vedtakskompetanse side Definisjoner side Sammendrag side Visjon og målsetting side Målsetting side Prioriterte oppgaver side Arkivlandskapet side Arkivloven med forskrifter side Institusjonene side Bakgrunn, situasjon, vurderinger og handlingsmål side Rammevilkår side Statlige føringer side Forholdet til fylkeskommunen side Kompetanse side Infrastruktur side Vurderinger og handlingsmål side Integrert samarbeid innen ABM i Nordland fylke side IKAN og samarbeidet med kommunene side Økonomisk potensial side Kontakt mot publikum side Kunnskapssamfunnet Nordland side Institusjonens kompetanse side Miljøfylket Nordland side IKT-basert formidling side Tiltak rettet mot barn og ungdom side Internasjonalisering side Lokaler side Prioriterte oppgaver side Lokaler side Arkiv i Nordland som regionarkiv side Øke tallet på medlemskommuner i IKAN side 27 7s.0.0 Litteraturliste side 29 3

4 1.0.0 Innledning Nordland fylkeskommunes samlede oppgaver innen arkivfeltet har inntil nå ikke vært underlagt noen samlet vurdering eller målsetting. Det er bare overfor Arkiv i Nordland at fylkeskommunen har vedtatt målformuleringer, og de er knyttet til de utfordringer og forutsetninger som Arkiv i Nordland hadde i sin tidlige fase etter opprettelsen i Slike forhold endres over tid. Plan for arkivfeltet i Nordland foreslår å gi Arkiv i Nordland oppgaver som utviklingsaktør innen arkivfeltet i fylket ved å utvide institusjonen til å bli et regionalt arkiv med depotansvar for alle forvaltningsnivå og for privat sektor i fylket. På privat sektor arbeider flere aktører, hovedsakelig museer, bibliotek og historielag. Mange av aktørene mottar offentlig finansiering og plikter dermed etter arkivloven å la seg veilede i arbeidet med arkiv. Arkiv i Nordland må ha en koordinerende rolle i dette arbeidet. Fylkeskommunen skaper selv en betydelig mengde arkiv i egen virksomhet, og den har spilt en betydelig rolle i etablering og drift av Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN). Fylkeskommunen bør derfor utforme en samlet politikk for arkivfeltet der kommuner og andre aktører inviteres til å delta Vedtakskompetanse Den foreliggende Arkivplan for Nordland bygger på følgende dokumenter: Lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 med forskrifter og endringer Kjelder til kunnskap og oppleving, St. melding nr. 22 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014, St. melding nr. 48 ( ) Nordland mulighetenes fylke, Fylkesplan for Nordland Arkiv i Nordlands målsettinger, Fylkestingsak nr. 45/99, Interkommunalt arkivsamarbeid i Nordland, kap Definisjoner Arkiv: Samling av dokument som blir skapt som ledd i en virksomhet. Oppbevaringssted for arkiv (1). Del av organisasjon som utfører arkivtjeneste. Depotinstitusjon ABM: Sektorsamarbeid mellom arkiv, bibliotek og museum Proveniens: Arkivets opphav, sammenhengen det er skapt i. Arkivskaper: Virksomhet eller person som skaper arkiv. 4

5 2.0.0 Sammendrag Denne planen bygger på politiske visjoner for framtidens samfunn. Overordnet politisk styring og de medfølgende endringer i offentlig organisering tilsier at Arkiv i Nordland skal påta seg en ny rolle som utviklingsaktør i samarbeid med alle forvaltningsnivåer. Dette innebærer store endringer i den rolle Arkiv i Nordland skal spille i arkivlandskapet i Nordland. For å kunne løse de oppgaver som er pålagt av statlige myndigheter og som følger av Nordland fylkeskommunes visjoner for nordlandssamfunnet, må Arkiv i Nordland ha tilfredsstilt helt nødvendige rammevilkår som krever politisk vilje og betydelig økte ressurser. Statlige føringer: Arkivloven stiller strenge krav til depot av offentlige arkiv, og legger opp til utvidet offentlig ansvar for private arkiv. Stortingsmeldingen Kjelder til kunnskap og oppleving gir føringer for helhetstenkning mellom arkiv, bibliotek og museum. I tillegg vektlegger meldingen framtidens økte krav mht. elektroniske arkiv, og legger opp til en økt satsing på bevaring av privatarkiv. Kulturpolitikk fram mot 2014 gir føringer for utviklingen av regionale institusjoner med helhetlig ansvar for alle sider av arkivforvaltningen, herunder også IKTbasert formidling. Nordland fylkeskommune vil arbeide for at Arkiv i Nordland skal vende seg mot alle forvaltningsnivå og alle sektorene i nordlandssamfunnet, og få status som regionarkiv med ansvar for veiledning, inspeksjon og oppbevaring av statlige, fylkeskommunale og kommunale arkiv. Det vil blant annet føre til at arkivbrukere i Nordland i stor grad får tilgang til arkivmateriale i eget fylke, i tillegg til at relevant informasjon fra flere forvaltningsnivå vil bli oppbevart samlet. Forholdet til fylkeskommunen: Arkiv i Nordland skal ha det overordnede faglige ansvaret for arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune. Institusjonen skal være fylkeskommunens arkivinstitusjon, ha depotansvar for Nordland fylkeskommune og være kompetanseorgan for arkivdanning og andre aktuelle arkivspørsmål. Arkiv i Nordland og kommunene: Arkiv i Nordland skal arbeide for å heve arkivkompetansen i kommunene gjennom Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ved: 5

6 Kursvirksomhet og veiledning. Å sørge for bevaring og formidling i tråd med gjeldende forskrifter. Å tilby tjenester innen deponering, systematisering og formidling av kommunale arkiv. Det er et mål at medlemskap i IKAN skal være lønnsomt og nyttig for alle kommunene i Nordland. Private arkiv i Nordland: Det finnes en rekke bedriftsarkiv og andre private arkiv i fylket som ikke er tatt vare på for ettertida. Andre private arkiv blir oppbevart i museer, bibliotek og andre institusjoner uten tilrettelagte lokaler og med mangelfull faglig forvaltning. Arkiv i Nordland skal sammen med relevante samarbeidsinstitusjoner utarbeide en plan for bevaring av private arkiv av kulturhistorisk verdi og gi tilbud til private arkivskapere om rådgivning og avlevering av bevaringsverdige arkiv. Kompetanse: For å kunne påta seg de forvaltningsmessige og formidlingsmessige oppgavene som pålegges Arkiv i Nordland, er det behov for å utvide institusjonens kompetanseområde og heve institusjonens kompetanse, både kvantitativt og kvalitativt. Lokaler: For at Arkiv i Nordland skal kunne være premissleverandør og utviklingsaktør i tråd med føringene ovenfor, er det en grunnleggende forutsetning at institusjonen får mer hensiktsmessige og vesentlig større lokaler enn dem institusjonen disponerer på Høgskolen i Bodø i dag. I planen diskuteres forskjellige alternativ for nye lokaler. Konklusjonen er at den gamle lærerhøgskolen i Rønvik er best egnet av de vurderte forslagene. Blant annet vil denne løsningen kunne gi mulighet for samlokalisering med Salten Museum. Integrert samarbeid innen ABM (arkiv-bibliotekmuseum) i Nordland fylke: «Det skal leggjast til rette for at arkiv, bibliotek og museum i sterkare grad enn i dag skal fungera som ein samhandlande sektor, samstundes som delsektorane skal kunna vidareutvikla spesialfunksjonane sine på ein god måte» St. meld. 22 ( ), 3.6. Nordland fylkeskommune har vedtatt å organisere Nordland fylkesbibliotek, Arkiv i Nordland og fylkeskommunens fagpersonale innenfor museumsarbeid i et utviklingsprosjekt med mål å følge opp statlige føringer og å legge felles premisser for videreutvikling av de tre fagområdene også på lokalt plan. Det legges opp til felles prosjekter rundt etterutdanning og på faglige områder. Muligheten for felles bredbåndnett mellom bibliotek, arkiv og museum skal utredes, blant annet for å få til en felles formidlingskanal overfor publikum og en felles elektronisk portal. Kunnskaps- og kultursamfunnet Nordland: St.meld. 22 ( ) betoner «like rettar til informasjon og kunnskapskjelder som set einskildindividet i stand til å vera deltakar i eit levande demokrati.» 6

7 Arkiv i Nordland skal være en utviklingsaktør som profilerer kulturfylket Nordland og nordnorsk identitet. I planen skisseres en rekke handlingsmål som vil kunne gi innbyggerne i Nordland bedre tilbud fra Arkiv i Nordland. Institusjonen ønsker å innføre en lokalhistorisk veiledningstjeneste, å videreføre Stadnamnprosjektet som en permanent virksomhet og sikre og formidle relevante arkiv som ledd i vern av anlegg. I tillegg skal Arkiv i Nordland ha en ikke- diskriminerende arkivprofil. Det vil være viktig å synliggjøre Arkiv i Nordland gjennom satsing på tilgjengelighet og publikumsservice. Institusjonen skal være offensiv overfor utdanningsinstitusjoner ved å arbeide aktivt for å fange unge nordlendingers interesse for egen historie og identitet. Arkiv i Nordland skal rette oppmerksomheten mot alle alderstrinn; fra barnehage til høyere utdanning. Arkiv i Nordland skal være en informasjonsleverandør i saker som kan profilere miljøfylket Nordland. IKT-formidling: Arkiv i Nordland skal arbeide for å gjøre arkivdokumenter elektronisk tilgjengelige. På kort sikt skal institusjonen: Lage et fullstendig register over Arkiv i Nordlands arkivbestand tilgjengelig over internett. Utarbeide kriterier for digitalisering og publisering av arkivmateriale elektronisk og over internett. Lage en plan for digitalisering av egne arkivressurser. Samarbeide med andre ABM-miljø om felles løsninger. Flerkulturell forståelse: Arkiv i Nordland skal ha en profil som ivaretar tradisjonelt usynliggjorte grupper og bidra til flerkulturell forståelse. Arkiv i Nordland skal aktivt ivareta grunnlaget for samisk og andre etniske minoriteters identitet. Det skal konkret bidra til at det blir etablert samisk arkiv på Arran og i Hattfjelldal. Internasjonalisering: Arkiv i Nordland skal bygge et internasjonalt nettverk for egen kompetanseheving og organisasjonsutvikling, formidle Arkiv i Nordlands samlinger internasjonalt, være kontaktledd mot arkiv i andre land og arbeide med internasjonal nettverksbygging. 7

8 3.0.0 Visjon og målsetting Plan for arkivfeltet i Nordland har som visjon at institusjoner som arbeider med bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv gjennom forpliktende samarbeid kan etablere en samordnet arkivtjeneste i fylket. Arkiv i Nordland skal være den sentrale institusjonen i dette nettverket. Arkiv i Nordland skal utvikle høy arkivkompetanse og skal samle og formidle alle typer arkivmateriale for alle forvaltningsnivå og for privat sektor i fylket. Arkiv i Nordland skal ha ansvaret for å samordne arbeidet med andre aktører i arkivfeltet og skal utvikles til å bli en ledende institusjon i det nasjonale arkivlandskapet Målsetting Målet for arkivfeltet i Nordland fylkeskommune er at mest mulig dokumentasjon av faglig og historisk interesse skal bli bevart og tilgjengeliggjort for ettertiden. Forvaltningsperspektiv: Fylkeskommunen skal videreutvikle Arkiv i Nordland i samarbeid med statlige myndigheter og kommuner, med sikte på å betjene alle forvaltningsnivå i Nordland med rasjonelle arkivtjenester på et høyt kvalitetsmessig nivå. I dette perspektivet skal en også favne privat sektor. Formidlingsperspektiv: Fylkeskommunen skal etablere et integrert samarbeid innen ABM-sektoren (arkiv, bibliotek og museum) og med kommunene for å skape gode møteplasser mellom publikum, fagmiljø og myndigheter med sikte på å formidle relevant informasjon om samfunn og kultur på en rask og effektiv måte Prioriterte tiltak er: 1. Nye lokaler til Arkiv i Nordland 2. Etablere Arkiv i Nordland som regionarkiv 3. Øke tallet på medlemskommuner i IKAN Arkiv i Nordland skal være en utviklingsaktør innen arkivfeltet som skal løse disse oppgavene. Arkiv i Nordland skal sikre arkivmateriale fra Nordland som har kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. 8

9 9

10 4.0.0 Arkivlandskapet Arkivlandskapet i Nordland Arbeid med bevaring og formidling av arkiv foregår på forskjellige forvaltningsnivå innenfor forskjellige etater og institusjoner. Statlig nivå (Riksarkivet i Oslo, Statsarkivet i Trondheim) Fylkeskommunalt nivå (Arkiv i Nordland) Kommunalt og interkommunalt nivå (kommunearkiv og Interkommunalt Arkiv Nordland, IKAN) Privat sektor (Arkiv i Nordland, museer, bibliotek, historielag og bedrifter.) Arkivloven med forskrifter Arkivloven med forskrifter som ble iverksatt fra 1. januar 1999, styrer alt arkivarbeid i forvaltningen. Arkivloven har ført til at regelverket for den offentlige forvaltning er blitt fastere og klarere, særlig i kommuner og fylkeskommuner, hvor man har fått et helt nytt grunnlag for arkivarbeidet. Også privat sektor blir berørt. For første gang har staten påtatt seg forpliktelser i forhold til privatarkiv, og arkivmyndigheten (Riksarkivaren) kan legge visse føringer for behandlingen av privatarkiv hos arkivinstanser utenfor Arkivverket. Loven regulerer altså pliktene til både offentlige og private arkiv, og er det første samlete lovverket på dette området Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden Arkivloven har som formål å «tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida» ( 1 Føremål). Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden er altså hovedformålet med loven. Derfor hører arkivloven med forskrifter inn under Kulturdepartementet. Departementets hovedanliggende er bevaring og formidling av den dokumentasjon som ligger i de arkiv som er gått ut av administrativt bruk. Det er to typer begrunnelser for bevaring på den ene siden de verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, og på den annen side den dokumentasjonsverdi av rettslig og forvaltningsmessig art som arkivmaterialet representerer, både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos arkivskaper Andre lover som berører arkiv Det er rekke andre lover med forskrifter og annet regelverk som berører arkiv på en eller annen måte. De viktigste av disse er: Forvaltningsloven I regulerer adgangen til visse typer arkivmateriale gjennom bestemmelser om taushetsplikt og partsinnsyn. Disse temaene reguleres ikke av arkivloven. Offentlighetsloven II behandler offentlighetens (allmennhetens) adgang til forvaltningens saksdokumenter. Alle saksdokumenter i offentlighetlovens forstand er arkivmateriale etter definisjonen i arkivloven. Personopplysningsloven III erstatter personregisterloven. Den nye loven omfatter både personregistre og andre typer personopplysninger, herunder opplysninger som inngår i offentlige arkiv. Pliktavleveringsloven IV omhandler dokumenter som er gjort tilgjengelige for allmennheten, og fastslår en generell avleveringsplikt til Nasjonalbiblioteket. I forhold til arkivmateriale har loven først og fremst betydning for å definere grenseoppgangen mot biblioteksmateriale Institusjonene Arkivverket Arkivverket er arkivtjeneste for statsforvaltningen. Det består av Riksarkivet og åtte regionale statsarkiv. Riksarkivaren er leder både for Riksarkivet og hele Arkivverket, og myndigheten er hjemlet i Arkivloven. De viktigste oppgavene til Arkivverket er å: - ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter - gjøre materialet tilgjengelig for bruk - føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene - bidra til at private arkiv blir tatt vare på 10

11 Riksarkivet ble opprettet i Nordens eldste statsarkiv, Trondheim, ble opprettet i Statsarkivdistriktet omfatter fire fylker - Møre og Romsdal, Sør- Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland. Statsarkivet i Bergen kom til i Senere kom statsarkiv i Oslo (1914), Hamar (1917), Kristiansand (1934), Stavanger (1970), Tromsø (1987) og Kongsberg (1994). Arkivverket oppbevarer til sammen ca hyllemeter med arkivmateriale. Det eldste er fra tallet. Statsinstitusjonene har plikt til å avlevere sine arkiv til Riksarkivet eller statsarkivene når arkivsakene er blitt 25 år, og har gått ut av administrativ bruk Arkivinstitusjoner utenfor Arkivverket De aller fleste institusjoner som arbeider med vern og formidling av arkiv utenfor Arkivverket, er organisert i Landslaget for lokal- og privatarkiv. Denne interesseorganisasjonen ble stiftet i 1986 og har som formål å «arbeide for å fremje vern og formidling av kommunalt og privat arkivtilfang i Noreg og heve det faglege nivået på dette arbeidet». Organisasjonen har ca. 160 arkivinstitusjoner som medlemmer. En spørreundersøkelse fra 1997 basert på svar fra 109 institusjoner, viser at disse institusjonene hadde en arkivbestand på vel hyllemeter, fordelt på vel arkiv. V De fleste arkivinstitusjoner er organisert som såkalte interkommunale arkiv (IKA). Et IKA er et selvstendig, interkommunalt samarbeidsorgan på arkivsektoren organisert etter Kommunelovens 27 eller Lov om interkommunale selskaper. Interkommunale arkiv er etablert i de fleste fylker. I Nordland ble Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) etablert i 2000 i tilknytning til Arkiv i Nordland etter mønster av andre IKA. IKAN ledes av et styre, valgt av representantskapet der alle medlemskommunene deltar. Kommuner og interkommunale selskap kan bli medlem. I dag er 23 kommuner og ett selskap medlem i IKAN. Leder for Arkiv i Nordland er også leder for IKAN. IKAN har ingen ansatte. IKAN kjøper alle tjenester, tilsvarende ca. to årsverk, fra Arkiv i Nordland og disponerer arkivmagasin etter behov. Ellers er det etablert byarkiv i de største byene: Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Haugesund. Det er ikke så mange fylkeskommuner som har opprettet egne depotinstitusjoner for sine historiske arkiv. Dette har i stor grad sammenheng med at fylkeskommunen som institusjon er ung, og med arkivlovens krav til arkivdepot vil flere depotinstitusjoner se dagens lys i de kommende år. Fylkesarkivenes primære funksjon er å yte konsulenttjenester og depotfunksjoner til fylkeskommunenes egne arkiv. De fleste har også befattet seg med bevaring av privatarkiv. Det er fem fylkesarkiv i Norge: Fylkesarkivet i Oppland, Fylkesarkivet for Vestfold, Hordaland fylkesarkiv, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og Arkiv i Nordland. Andre institusjoner i det norske arkivlandskapet er: Regionale institusjoner av Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek Samisk arkiv i Kautokeino Lokalhistoriske arkiv eller bygdearkiv Arbeiderbevegelsens Arkiv for Nord-Norge (ABANN) ble opprettet i VI I 1988 flyttet ABANN som selvstendig enhet inn i nybygget til Statsarkivet i Tromsø, noe som garanterte en betryggende oppbevaring og betjening av materialet. I 1993 hadde arkivet mer enn 250 hm arkivmateriale fra ca. 220 arkivskapere fra de tre nordligste fylker, hvorav materiale fra Nordland utgjorde ca. 30%. Statsarkivet i Tromsø har siden overtatt arkivmaterialet. Samisk arkiv startet i 1988 som et samarbeidsprosjekt mellom NAVF, Nordisk Samisk institutt og Arkivverket for å sikre skriftlig materiale til samisk historie. Arkivet er nå organisert som en stiftelse med bevilgning over statsbudsjettet. Arkivet har et spesielt ansvar for samiske privatarkiv, både etter privatpersoner, organisasjoner og økonomiske foretak. Nærmeste samarbeidspartner er Statsarkivet i Tromsø. De aller fleste museer i Nordland oppbevarer arkivmateriale. Ifølge en rapport fra prosjektet «Museum - Arkiv» fra 1997 VII oppbevarte museer i Nordland som deltok i spørreundersøkelsen mellom 1600 og 2000 hyllemeter arkivmateriale. Trolig er den totale arkivmengden som oppbevares ved museene i Nordland enda større. Nasjonalbiblioteket og universitetsbibliotekene har forholdsvis mye arkivmateriale, særlig personarkiv. Enkelte folkebibliotek oppbevarer eldre kommunalt arkivmateriale. VIII (Se for øvrig pkt ) Arkiv i Nordlands plass i arkivlandskapet I 1994 vedtok fylkesutvalget å opprette institusjonen Arkiv i Nordland (AiN) fra 1. januar Den omfattet de tidligere institusjonene Nordlandsarkivet, Stadnamnprosjektet og Prosjekt Kommunearkiv i Nordland. Arkiv i Nordland fikk status som prosjekt inntil kommunearkivordningen eventuelt ble gjort permanent. Arkiv i Nordland ble organisatorisk plassert under kulturavdelingens kulturvernseksjon. 11

12 Nordland fylkesting behandlet i 1999 spørsmålet om videreføring av det interkommunale arkivsamarbeidet i Nordland, i og med at den 5-årige forsøksperioden utløp Fylkestinget fattet følgende vedtak (sak 45/99): 1. Fylkestinget konstaterer at gjennomføringen av det femårige kommunearkivprosjektet og etableringen av Arkiv i Nordland har vært en vellykket strategi, og har ført til en betydelig kvalitetsheving på arbeidet med kommunale og fylkeskommunale arkiv i Nordland. Offentlig sektor står overfor store utfordringer på dette området i tiden som kommer, og den nye arkivloven skjerper kravene til kommunenes og fylkeskommunens arbeid betraktelig. 2. Fylkestinget vedtar at Arkiv i Nordland etableres som en permanent institusjon, med følgende målsetting: 3. «Arkiv i Nordland skal bidra til å bevare og formidle kulturhistorisk verdifullt kildemateriale som er skapt i Nordland. Dette omfatter alle typer materiale som bør bevares for framtida, og som ikke blir tatt vare på av andre offentlige organer». 4. Arkiv i Nordland skal arbeide med rådgiving, utvikling og kompetanseheving blant arkivpersonale i fylkeskommunale institusjoner, samt bistå ved ordning av eldre arkivmateriale. Arkiv i Nordland kan i tillegg påta seg oppgaver knyttet til private arkiv og andre relevante prosjekter i samsvar med de delmål som er omtalt i saksframlegget. 5. Kommunene i Nordland inviteres til et samarbeid om drift av Arkiv i Nordland, ved at det søkes opprettet en interkommunale arkivordning for arbeidet med kommunale arkiv i medhold av kommunelovens 27. Fylkesadministrasjonen forbereder saksgangen fram til etableringen av det interkommunale samarbeidet. 6. De årlige driftsrammer for Arkiv i Nordland fastsettes av fylkestinget. Driftsrammene og bemanningen må dimensjoneres i forhold til de ressurser som kommunene vedtar å gå inn i det interkommunale samarbeidet med. Den gang meldte 18 kommuner sin interesse og Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet i mai I dag har IKAN 23 kommuner og ett interkommunalt selskap som medlemmer. 12

13 5.0.0 Bakgrunn, situasjon, vurderinger og handlingsmål Rammevilkår Statlige føringer Lov om arkiv Arkivloven styrer Arkiv i Nordlands faglige virksomhet, og institusjonen må tilrettelegges for å kunne forvalte arkivloven. Når staten eventuelt bevilger midler til bevaring av private arkiv, må Arkiv i Nordland være klar til å påta seg en utvidet rolle. Arkivlovens krav til kommunale arkivlokaler og depotordninger Arkivforskriften 4-11 krever at alle kommuner skal ha godkjente arkivlokaler. Kommunene har frist til 2012 med å imøtekomme kravene. I mellomtiden skal de sørge for at arkivene blir best mulig sikret innenfor rammene av eksisterende lokaler og omgivelser. Etablering av depotordninger Arkivlovens krav om etablering av depotordninger for eldre og avsluttet arkiv er den største utfordringen for kommunene. Som et minimum kreves at det løpende ansvar for eldre og avsluttete arkiv blir plassert ett sted. Ansvaret kan altså ikke deles opp slik som ansvaret for de daglige arkivfunksjonene ellers. Det følger av arkivforskriften at hver enkelt kommune og fylkeskommune skal opprette sin egen ordning for arkivdepot ( 5-1 tredje ledd). Det overordnede depotansvaret for eldre og avsluttete arkiv IX ligger hos administrasjonssjefen. Arkivmateriale som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkivmateriale etter organer som har nedlagt sin virksomhet, skal avleveres til et arkivdepot der materialet skal gjøres tilgjengelig for publikum ( 5-1 første ledd og 5-6). Avsluttet arkiv kan også overføres til et organ som overtar saksområdet. Kommunen vil i praksis ha stor frihet til selv å avgjøre tidspunktet for avlevering til arkivdepot, men forskriften fastsetter som utgangspunkt at dette skal skje når materialet er år gammelt ( 5-2). Interkommunalt Arkiv Nordland har vedtatt å tilby medlemskommuner å deponere eldre og avsluttede arkiv i en felles depotordning. For elektronisk materiale kan Riksarkivaren bestemme at det skal deponeres en kopi på et tidligere tidspunkt. Det kan for øvrig gjøres unntak fra tidspunktet for avlevering både i staten (ved Riksarkivaren) og i den enkelte kommune og fylkeskommune St.meld. nr. 22 ( ) I kapittel Vern av privatarkiv, forutsetter St. meld. nr. 22 en langt større offentlig satsing på bevaring av privatarkiv. Private arkivskapere er ikke underlagt avleveringsplikt. For å bøte på det skjeve kildegrunnlaget for forskning og dokumentasjon av norsk samfunnsutvikling som dermed kan oppstå mellom offentlig og privat sektor, legger stortingsmeldingen opp til et systematisk privatarkivarbeid med Riksarkivaren som sentral koordinator og premissleverandør. St.meld. nr. 48 videreutvikler dette perspektivet. I kapittel 4.4. Arkivbevaring nye og gamle utfordringar, tar St.meld. nr. 22 opp de store utfordringene som ligger i overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivmateriale. Eldre elektroniske arkiv skal oppdateres og vedlikeholdes for ikke å gå tapt, samtidig som nye elektroniske arkiv skapes, og papirarkiv skannes for papirløs arkivering. På grunn av de elektroniske arkivs spesielle sårbarhet stilles det spesielle krav til tilsyn, og arkivforskriften åpner for at Riksarkivaren kan kreve kopier av elektronisk materiale før det er gått 25 år. Arkiv i Nordland skal således arbeide målbevisst med sikring av elektronisk materiale og andre nyere media. For framtiden kan en regne med at mange arkiv vil komme inn til Arkiv i Nordland utelukkende i elektronisk format. Arkiv i Nordland skal bygge et apparat for å ta imot og digitalisere eller omstrukturere digitalt materiale for langtidslagring St.meld. nr. 48 ( ) Kulturmeldingen følger opp St.meld. nr. 22 med to hovedpunkter, Utvida formidling av arkivmateriale Meir heilskapleg dokumentasjon av samfunnsutviklinga 13

14 Utvida formidling av arkivmateriale. En utvidet formidling vil her si en utstrakt digitalisering av kataloger og utvalgt arkivmateriale. Meir heilskapleg dokumentasjon av samfunnsutviklinga. Arkiv i Nordland skal fungere som utviklingsaktør i henhold til ovennevnte føring. Det innebærer et utvidet ansvar for at et bredt spekter av arkiv bevares, både dokumentasjonsmessig og i hht. forvaltningsnivå. St.meld. nr. 48 legger fram et langsiktig mål om sterke regionale institusjoner som tar ansvar for forvaltningsnivåene utenom det statlige Arkivverket. I Nordland finnes allerede en slik sterk regional institusjon, Arkiv i Nordland, som skal gå inn og ta dette utvidete ansvar Nysæter-utvalget Riksarkivaren oppnevnte 19. desember 2003 Nysæter-utvalget. Utvalget skal utrede rammebetingelser og oppgaver knyttet til kommunale arkivdepot og IKA-ordningen. Riksarkivarens mål er å kunne utvikle IKA-ordningen til å inngå i et landsdekkende nettverk av sterke regionale arkivinstitusjoner. Det kan også forventes at utvalget vil behandle kulturmeldingens innspill om integrerte, regionale arkivinstitusjoner som også skal sees i sammenheng med statsarkivenes virksomhet. Utvalgets innstilling ventes ved årsskiftet , og den vil være viktig for denne planens forslag om å arbeide for at Nordland skal bli prøveregion for en slik arkivinstitusjon Forholdet til fylkeskommunen Avsnittet vurderer og gir innspill til fylkeskommunale føringer for arkivfeltet. Stortingsmelding nr. 48 ( ) legger klare føringer for sterke, regionale arkivinstitusjoner som fungerer som knuteinstitusjoner i regionene. I Nordland innehar Arkiv i Nordland denne rollen. På sikt skal Arkiv i Nordland arbeide mot en rolle som kraftsenter i alt arkivarbeid i Nordland, både bevaringsmessig og i møte med publikum. Arkiv i Nordland skal være utviklingsaktør for økt desentralisering av arkivtjenester på alle plan for å gi grunnlag for en helhetlig politikk i Nordland og et økt samfunnsengasjement i befolkningen. Å framstå helhetlig og oversiktlig også overfor eksterne brukere er et delmål i denne sammenheng. Arkiv i Nordland skal lede og være premissleverandør for det regionale samarbeid med og mellom kommuner, regionale statlige aktører (statsarkivet), næringsliv, FoU-organisasjoner og private organisasjoner, og arbeide for et aktivt samarbeid med offentlige og private aktører Statsarkiv for Nordland Arkiv i statsarkivene: I statsarkivene finnes arkiv etter den regionale statsforvaltningen. De eldste arkivene går tilbake til og 1600-tallet, hovedtyngden er av nyere dato. Statlige institusjoner har plikt til å avlevere sine arkiv til Statsarkivet når arkivsakene er blitt 25 år og har gått ut av administrativ bruk. For elektronisk arkivmateriale er tidsfristene kortere. Kirkebøker, folketellinger, tingbøker, panteregistre og pantebøker er blant de mest etterspurte arkivsakene. Disse kildene inneholder verdifulle person- og eiendomsopplysninger, både til forskningsbruk og til rettslig dokumentasjon. Statsarkivet for Nordland i Trondheim: Statsarkivet i Trondheim oppbevarer ca hyllemeter statlig arkivmateriale fra Nordland. X Nordland fylkeskommune ønsker å få etablert et prøveprosjekt med en regional arkivinstitusjon som integreres i Arkiv i Nordland, evt. i en ny organisasjonsform, og som får arkivansvar for alle forvaltningsnivå. Bakgrunn I begynnelsen av 1980-årene var det bred enighet mellom Arkivverket, Kirke- og undervisningsdepartementet og Nordland fylkeskommune om at Nordland måtte skilles ut som eget statsarkiv med sete i Bodø. Innstillingen fra Bjørkvik-utvalget, oppnevnt av Kultur- og vitenskapsdepartementet med det mandat å se på styringsstruktur og ansvarsforhold i Arkivverket, munnet ut i et forslag om at det ble opprettet tre nye statsarkiv: Tromsø (Troms og Finnmark), Kongsberg (Buskerud, Vestfold og Telemark) og Bodø (Nordland). I 1986 nedsatte Kultur- og vitenskapsdepartementet en arbeidsgruppe som skulle vurdere Arkivverkets presserende oppgaver. I 1989 tok Riksarkivaren initiativ til å få overført Nordland fra Trondheim til Tromsø statsarkivdistrikt med virkning fra 1. januar Arbeidsgruppen gikk inn for at Arkivverkets kapasitet skulle økes ved å opprette et nytt statsarkiv 14

15 i Kongsberg og ved gjøre de eksisterende statsarkivene mer effektive. XI Deling av Trondheim statsarkivdistrikt ble ikke nevnt. Overføringen forutsatte at det skulle inngås en formell samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og daværende Nordlandsarkivet (NA) I februar 1991 ble det inngått en samarbeidsavtale mellom Nordlandsarkivet og statsarkivet i Trondheim. Denne avtalen formaliserte et samarbeid mellom de to institusjonene som hadde pågått gjennom det meste av 1980-årene. Avtalen inneholdt blant annet et punkt om deponering av statlige arkiv i Nordlandsarkivets magasiner, og Nordlandsarkivet fikk også fullmakt til å inspisere arkiv på vegne av Statsarkivaren. Avtalen ble avsluttet etter kort tid, men det deponerte arkivmaterialet har siden vært forvaltet av Nordlandsarkivet/Arkiv i Nordland. Det utgjør vel 200 hyllemeter. Etter en arkivkonferanse i Bodø i november 1991 drøftet Riksarkivaren muligheter for nye arkivinstitusjoner, herunder statsarkiv, i Nordland. I begynnelsen av 1990-årene ble det satt i gang arbeid for å få etablert en interkommunal arkivordning i Nordland. Ordningen kom i gang i 1993 samtidig som Nordland fylkeskommune fikk bygd og innredet et arkivlokale ved Høgskolen i Bodø. Fra fylkeskommunens side var det meningen at lokalet også skulle være et bidrag for å få lokalisert et statsarkiv for Nordland til Bodø. Riksarkivaren gjorde det imidlertid klart at Arkivverket ikke ville medvirke i et prosjekt om interkommunal arkivordning der utvikling av et eget statsarkiv i Nordland også inngikk som en del av målsettingen. Kulturdepartementet gjorde det også klart at et eget statsarkiv for Nordland ikke var en aktuell problemstilling for departementet. Dermed ble statsarkivtanken lagt død. I St.meld. nr. 22 ( ) foreslo regjeringen å flytte Nordlandsdelen av Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø. En slik flytting ville ifølge Riksarkivaren spare 20% på den planlagte utvidelsen av Statsarkivet i Trondheim. Høsten 2002 fremmet tre medlemmer av Stortingets familie-, kultur- og administrasjonskomité forslag om å avvente en eventuell flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til statsarkivet i Tromsø. Den vedtok så Stortinget å stoppe flyttingen. Bakgrunn I perioden mellom 1960 og 1975 utviklet fylkeskommunen seg fra å være et «hjelpeorgan» for kommunene, til å bli et viktig forvaltnings- og selvstyrenivå med eneansvar for viktige samfunns-oppgaver i fylket. For denne nye fylkeskommunen ble det utviklet et helt nytt styringssystem. Selve omdanningsprosessen foregikk i tre trinn, et «strukturelt», et «funksjonelt» og et «institusjonelt». 1) En egen lov om fylkeskommunene kom 16. juni 1961 og med virkning fra Loven innlemmet byene i fylkeskommunen. 2) Utover på og begynnelsen av 70-tallet ble ansvaret for flere viktige service- og velferdssektorer gjennom særlovgivning overført til fylkeskommunen. 3) Fra og med ble fylkeskommunen en «primærkommune», en helt selvstendig institusjon med egne valgte styringsorganer, egen finansiering (direkte beskatningsrett) og egen administrasjon. Arkiv skapt før I midten av 1980-årene vedtok Riksarkivaren at fylkeskommunalt arkivmateriale skapt før har statlig proveniens. Hovedargumentet var at arkivene til den gamle fylkeskommunen bar preg av å være skapt i blanding med fylkesmannens arkiv, og således ikke kunne skilles ut uten å gjøre vold på arkivfaglige proveniensprinsipper. Arkivene ble foreløpig ikke innkalt. I brev fra Statsarkivet i Trondheim av til Nordland fylkeskommune kom det krav om at dette materialet skulle avleveres til statsarkivet. En del arkivmateriale fra Nordland fylkeskommunes sentraladministrasjon ble ordnet og sendt til statsarkivet i Trondheim. Dette gjaldt blant annet deler av fylkeskassen. Men så stoppet avleveringene opp. Det var uenighet om hvem som skulle betale for ordningsarbeid og avleveringer. Etter initiativ fra Arkiv i Nordland åpnet Riksarkivaren i brev av for at fylkeskommunalt arkivmateriale i Nordland eldre enn kunne deponeres hos Arkiv i Nordland på betingelse av at materialet ble forsvarlig oppbevart og at det ble ordnet og registrert i henhold til Arkivverkets standarder. Ca. 100 hyllemeter er foreløpig avlevert Fylkesarkiv Arkiv i Nordland skal være depotinstitusjon for Nordland fylkeskommune og være fylkeskommunens utøvende organ i arkivfaglige spørsmål. 15

16 Arkiv skapt etter Arkiv skapt av det fylkeskommunale forvaltningsnivået etter er fylkeskommunens ansvar. Ifølge arkivloven m/forskrift skal eldre og avsluttete arkivsaker avleveres til depot etter år. For fylkeskommunens del innebærer denne bestemmelsen at en rekke arkiv fra sentrale og ytre etater/institusjoner om få år skal overføres til depot. Noen arkiv er likevel allerede avlevert. Dette gjelder Idrettskonsulenten, Utbyggingsavdelingen og Nordland fylkesforsyningsnemnd. Fylkeskommunens arkiv Det finnes ingen oppdatert oversikt over hvor store arkivmengder som i dag oppbevares i fylkeskommunale etater/institusjoner. Ifølge en beregning fra høsten 2000 oppbevarer Nordland fylkeskommune ca hyllemeter arkivmateriale. I tillegg kommer tilvekst siden Hvor mye av dette som skal avleveres til fylkeskommunalt arkivdepot, er usikkert. Arkivmengden vil bli redusert ved kassasjon, og i tillegg vil det fylkeskommunale materialet bli sterkt redusert ved at staten fra 1. januar 2002 overtok ansvaret for sykehusvirksomhet, ambulansetjeneste og alt det som omtales som spesialisthelsetjenesten. Den arkivmessige konsekvensen av denne reformen blir at staten vil overta alt arkivmateriale skapt før 1. januar Nordland fylkeskommune har i dag mangelfulle fjernmagasinforhold. Lokalene tilfredstiller ikke de krav arkivloven med forskrifter stiller til magasiner og betjening av disse. Dessuten har lokalene alt for liten kapasitet. Arkiv i Nordland må få et klart definert ansvar som depotinstitusjon for eldre fylkeskommunalt arkivmateriale. Ifølge vedtaket gjort av Nordland fylkesting våren 1999 i forbindelse med etablering av Arkiv i Nordland som fast institusjon, skulle Arkiv i Nordland «arbeide for at eldre fylkeskommunalt arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring». Det heter videre i vedtaket at «fylkesarkivet skal bidra til å skape så gode fjernarkivforhold som mulig for fylkeskommunens eldre arkivmateriale (depot).» Det må utarbeides retningslinjer for avlevering av arkiv til Arkiv i Nordland, forankret i Arkivloven med forskrifter samt vedtak i Nordland fylkesting. Det innebærer blant annet at fylkeskommunale arkiv skal avleveres i ordnet stand. Retningslinjene må gjelde for fylkeskommunens sentraladministrasjon og ytre virksomheter Kommunale arkiv Bakgrunn Ordning og katalogisering av eldre kommunale arkiv har vært høyt prioritert helt siden oppstart av «Prosjekt Kommunearkiv i Nordland» i Man valgte i første omgang å konsentrere seg om arkiv eldre enn Til sammen ca. 650 hyllemeter arkivmateriale er ordnet, registrert og katalogisert fram til dags dato Det er vanskelig å anslå hvor mye arkivmateriale som gjenstår i de kommunene som har vært eller er medlemmer i IKAN. Antakeligvis ligger tallet på ca hyllemeter. I tillegg kommer alt materiale skapt etter Interkommunalt arkiv Nordland (IKAN) er en interkommunal samarbeidsordning uten ansatte som kjøper alle sine tjenester av Arkiv i Nordland. I alt 23 kommuner (av totalt 44) og ett interkommunalt selskap er medlemmer av IKAN i dag. Ni kommuner ligger i Salten, tre på Sør-Helgeland, fire på Nord-Helgeland, fem i Ofoten, ingen i Vesterålen og to kommuner ligger i Lofoten. De to største medlemskommunene er Bodø ( innbyggere per ) og Fauske (9 532 innbyggere per ). Store kommuner som Brønnøy, Narvik og Vågan har tidligere vært medlemmer i IKAN, mens Rana og Vefsn aldri har vært medlemmer. Rekrutteringspotensialet er stort, spesielt i søndre og nordre Nordland. Kommunene i Nordland står overfor helt nye krav om arkiv og arkivdepot i og med Arkivloven. Lovverket stiller krav om et arkivapparat som spesielt de små og mellomstore kommunene vil ha problemer med å oppfylle. Arkiv i Nordland ser det som et klart mål at medlemskap i IKAN skal være lønnsomt og nyttig for alle kommuner i Nordland. Et fylkesomspennende nettverk vil ha en helt annen smidighet og oppnå mye bedre samarbeidsmuligheter de enkelte kommuner imellom. Store kommuner vil sannsynligvis ha en mer utbygd arkivtjeneste enn de små kommunene. Dette fordrer at Arkiv i Nordland 16

17 til en hver tid kan tilby verdifulle tjenester og kompetanse for kommuner med egen arkivtjeneste på alle kompetanse- og kapasitetsnivå. Som kompetanseinstitusjon for Nordland skal Arkiv i Nordland gjennom IKAN: 1. Arbeide for kompetanseheving i kommunene gjennom kursvirksomhet og veiledning. Arkiv i Nordland skal til en hver tid inneha oppdatert kompetanse på alle felt innenfor arkivforvaltning. Denne kunnskapen vil komme IKANs medlemmer direkte til gode i form av veiledningstjenester. For å høyne den løpende kompetansen i kommunene vil Arkiv i Nordland / IKAN tilby kommunene jevnlige kurs. 2. Sørge for bevaring, forvaltning og formidling i tråd med gjeldende forskrifter. Statsarkivaren i Trondheim har regionalt ansvar for å påse at arkivlovens krav til depot oppfylles i de enkelte kommuner. Statsarkivaren ønsker at Arkiv i Nordland skal bidra til at de enkelte kommuner kan oppfylle kravene. 3. Tilby å påta seg bevaring, forvaltning, systematisering og formidling av kommunale arkiv. Gjennom IKAN skal Arkiv i Nordland påta seg å samle inn, registrere og trygge konsesjonspliktig personregistermateriale og annet eldre og avsluttet kommunalt arkivmateriale i tråd med personregisterloven og arkivlovens bestemmelser. Det er ikke noe mål å sentralisere alle depot til Bodø. IKAN skal fungere som en kompetanseinstitusjon som gir veiledning til de enkelte kommuner om desentralisert oppbevaring slik at materialet kan oppbevares der det er skapt og eventuelt igjen med størst sannsynlighet vil bli konsultert. Eldre arkivmateriale fram til ca blir i dag ordnet som en del av medlemsvilkårene i IKAN. Yngre arkiv som skal avleveres til depot hos IKAN/AiN, skal være ordnet i tråd med kravene i arkivforskriften og Riksarkivarens normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Arkiv i Nordland skal i samarbeid med andre relevante institusjoner i fylket arbeide for en helhetlig bevaringsplan for privatarkiv som skal gi representativ dekning mht. geografi, virksomhetstype og tidsperioder. I tillegg tilbyr AiN rådgivning til private arkivskapere. Bakgrunn Arkiv i Nordland «Arkiv i Nordland skal drive innsamling, ordning, forvaltning og formidling av privatarkiv. Privatarkiv er her å forstå som dokumentasjon av virksomhet etter private lag og organisasjoner, bedrifter og institusjoner eller folks ikke-yrkesmessige samlinger av dokumenter, foto, tegninger m.v. med andre ord arkiv som er dannet av arkivskapere utenfor offentlig forvaltning og som ikke i samme grad som offentlige arkiv er beskyttet av lovpålagt vern» Arkiv i Nordland m/forløpere har drevet innsamling av privatarkiv helt siden begynnelsen av 1980-årene. Det dreier seg om arkiv etter bedrifter, organisasjoner/lag/foreninger og privatpersoner. I dag forvalter Arkiv i Nordland en privatarkivbestand på rundt 2000 hyllemeter fordelt på ca. 400 arkivskapere. Museer De aller fleste museer i Nordland oppbevarer arkivmateriale. Dette materialet overstiger sannsynligvis i dag 2000 hyllemeter, (se over, pkt ). Det meste av arkivmaterialet er privatarkiv. Totalt sett har museene mindre enn 250 hyllemeter offentlig arkivmateriale, og under 30 hyllemeter er statlig materiale. Det meste av materialet kan dateres til tallet, med hovedvekt på første halvdel av århundret. Museene oppbevarer hovedsakelig materiale fra egen kommune. De har sjelden arkivmateriale av fylkesomfattende karakter eller arkivmateriale fra andre områder. Dette kan tyde på at museene først og fremst har lagt vekt på å sikre det lokale kildematerialet og/eller at det er denne type arkivmateriale museene får tilbud om å overta fra publikum Private arkiv Riksarkivaren har gjennom Statsarkivaren i Trondheim delegert koordinering av privatarkiv i Nordland til Arkiv i Nordland. XII Samtidig forutsettes en aktiv politikk regionalt for å bevare og forvalte private kilder til fylkets historie og kulturhistorie. Lokalarkiv Lokalarkiv er opprettet flere steder i Nordland, men det finnes ingen samlet oversikt over arkivbestanden ved disse institusjonene. Som et eksempel kan vi nevne Vefsn Lokalhistoriske arkiv som ble 17

18 opprettet i 1998 gjennom en avtale mellom Vefsn kommune og Vefsn museum. VLA oppbevarer ca. 100 hm privatarkiv etter bedrifter, lag, organisasjoner og aviser. Også historielag oppbevarer privatarkivmateriale organisert som lokalarkiv. Ett av de mest aktive lagene er Sulitjelma historielag. Lokalarkivet inneholder i dag materiale fra ca. 70 forskjellige arkivskapere, blant annet en rekke lokale arbeiderforeninger. Historielaget leier arkivhvelv i «Storkontoret» i Sulitjelma. En del arkivmateriale blir også oppbevart hos Sulitjelma Gruvemuseum. Bibliotek Også Universitetsbiblioteket i Trondheim (Gunnerusbiblioteket) forvalter en del privatarkiv fra Nordland, deriblant to godsarkiv fra Helgeland: Brodtkorbske godsarkiv, Tjøtta og Coldevinske godsarkiv, Dønnes ( ). Institusjonen oppbevarer også en del arkiv etter kjente nordlandske slekter. Vi nevner Coldevin-slekten, Knoff- og Knoph-slektene. Her finnes også en brevregistrant fra Det Norske Kongelige Videnskabers Selskap ( ) Arbeiderbevegelsens Arkiv for Nord-Norge Arbeiderbevegelsens Arkiv for Nord-Norge (ABANN) hadde i 1993 mer enn 250 hm arkivmateriale fra ca. 220 arkivskapere fra de tre nordligste fylker, hvorav materiale fra Nordland utgjorde ca. 30%. Blant oppbevarer institusjonen arkivene etter Nordland faglige samorganisasjon samt en rekke lokale samorganisasjoner og arbeiderforeninger. Her finnes arkivene etter Nordland arbeiderparti samt flere lokale arbeiderpartilag i fylket. Riksarkivet Riksarkivet oppbevarer ca. 800 privatarkiv. I tillegg kommer deponerte arkiv, dvs. arkiv der eiendomsretten ikke er overdratt til Riksarkivet. Privatarkivene i Riksarkivet utgjør rundt 4500 hyllemeter, hvorav kun noen få arkiv er skapt i Nordland. Under kategorien bedriftsarkiv nevner vi Ranens Zinkverk, Ranens Bly- og Sølvværk A/S ( ). I tillegg har Riksarkivet overtatt arkivet etter Vesteraalens Dampskibsselskab. Ellers finner vi her mest arkiv etter landsomfattende organisasjoner og landskjente personer. Statsarkivet i Trondheim Innen Arkivverket er det Statsarkivet i Trondheim som oppbevarer flest privatarkiv fra Nordland, anslagsvis mellom 50 og 60 arkiv. Av næringslivsarkiv nevner vi Ranens bly- og sølvverk ( ), Trondhjems handels- og fiskerietablissement, Bodø ( ) samt deler av arkivene etter flere nordlandske dampskipsselskaper. Her finnes også arkiv etter flere nordlandske preste- og handelsslekter, blant annet Angell- og Brodtkorbfamiliene. Innsamling og forvaltning av privatarkiv skal også i framtiden være en prioritert oppgave for Arkiv i Nordland. Fram til nå har Arkiv i Nordland ikke hatt noen klart formulert bevaringspolitikk. I Nordlandsarkivets tid ble det gjennomført innsamlingsaksjoner i Lofoten og Vesterålen konsentrert om arkiv etter næringsvirksomhet (væreiere/fiskekjøpere/ handelsmenn med mer). Men stort sett har Nordlandsarkivet og etterfølgeren Arkiv i Nordland tatt i mot de arkiv som er blitt tilbudt institusjonen. I de senere årene har dette stort sett vært arkiv fra Bodø og omegn samt ett og annet arkiv fra andre regioner. Denne utviklingen avspeiler en større interesse rundt om i nordlandskommunene for å samle inn og oppbevare arkivene der arkivene er blitt skapt. Arbeidet med privatarkiv vil i framtiden få større fokus, både sett i lys av arkivloven og opprettelsen av ABMsamarbeidet. St. meld. nr. 48 ( ), legger føringer for berging, ordning, katalogisering og ulike formidlingstiltak, og i tillegg kompetanseheving og arbeid med bevaringsplaner. Arkivloven pålegger Riksarkivaren å gi nærmere retningslinjer for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket ( 14). Loven gir også Riksarkivaren fullmakt til å bestemme at disse retningslinjene helt eller delvis skal gjelde for andre offentlige organer som arbeider med å bevare privatarkiv (for eksempel kommunale og fylkeskommunale organer, offentlige museer og bibliotek). Med det menes først og fremst generelle retningslinjer for ordning, registrering, kassasjon, oppbevaring, tilgjengeliggjøring med mer. Loven åpner altså ikke for at Riksarkivaren skal detaljstyre dette arbeidet, men tar sikte på å gi Riksarkivaren et verktøy for å samordne arbeidet med privatarkiv, slik at ressursene som brukes i dette arbeidet blir bedre utnyttet. 18

19 «Retningslinjer for arbeidet med privatarkiv», fastsatt med hjemmel i arkivlovens 14 foreligger nå. Loven er svært tilbakeholden med å gi konkrete påbud til arkiveierne. Derimot legger loven et klart ansvar på Riksarkivaren, som blant annet pålegges å holde oversikt over bevaringsverdige arkiv og føre et register over bevarte privatarkiv. Indirekte representerer loven en sterk oppfordring til depotinstitusjoner om å samarbeide for å løse oppgaver knyttet til bevaring av privatarkiv uten å definere ansvarsforholdet og arbeidsdelingen mellom ulike depotinstitusjoner. Likevel er arbeidsdeling nødvendig for å bestemme og avgrense arbeidsoppgavene institusjonene imellom. Avtaler om arbeidsdeling og formulering av bevaringspolitikk Arkiv i Nordland er utpekt som fylkeskoordinerende organ i Nordland tillagt følgende oppgaver: Tjene som regionalt kompetansesenter for privatarkiv med formelle samarbeidsavtaler med andre relevante institusjoner Utvikle og samarbeide om regionale bevaringsplaner Sørge for rapport fra depot til samkatalogen for privatarkiv. I samarbeidsavtalene skal arbeidet mellom depotinstitusjonene fordeles, slik at arbeidsområdene til de enkelte institusjoner defineres og beskrives. Avtalene skal klarlegge hvilke arkivskapere og arkiv institusjonene skal arbeide i forhold til. Alle depotinstitusjoner bør formulere sin bevaringspolitikk i et offisielt dokument, «en programerklæring som identifiserer hva slag arkivmateriale depotinstitusjonen tar sikte på å få innlemmet i sin bestand og forhold som påvirker tilegnelsen av slikt materiale» Kompetanse For å kunne påta seg de forvaltningsmessige og formidlingsmessige oppgavene som føringene pålegger Arkiv i Nordland, er det behov for utvidelse av institusjonens kompetanseområde og både kvantitativ og kvalitativ kompetanseheving. Institusjonen skal møte nye krav, spesielt utfordringene knyttet til elektronisk arkiv. I tillegg vil de nye føringene pålegge institusjonen betydelige veilednings- og depotoppgaver. Det vil si at de ansatte ved Arkiv i Nordland kommer til å få krav om til en hver tid å formidle kompetanse på høyt nivå, og institusjonen vil få en betydelig øket arbeidsmengde knyttet til depotoppgaver Infrastruktur Organisering Statlige krav kan føre til at organisasjonsformer må vurderes i nye perspektiv i framtiden. Arkiv i Nordland vil også som koordinator for arkivarbeid i Nordland påvirke arkivlandskapet i Nordland. Arkiv i Nordland skal arbeide mot status som regionsarkiv, med en mulig konsekvens at institusjonens rolle som fylkeskommunal institusjon må vurderes. Arkiv i Nordland har en flat organisasjonsstruktur der alle medarbeidere har likt ansvar for sine fagområder. Den flate strukturen har store fordeler, men stiller store krav til Arkiv i Nordlands leder om å ha kontinuerlig oppmerksomhet mot alle områder. Når Arkiv i Nordland bygges ut i hht. statlige og fylkeskommunale føringer, må flere medarbeidere tillegges et større ansvarsområde / rapporteringsansvar Lokaler I dag holder Arkiv i Nordland til ved Høgskolen i Bodø i nærhet til høgskolens historikermiljø. Institusjonen disponerer arkivmagasin ved høgskolen som fullt utnyttet med bevegelige kompaktreoler vil kunne romme ca hyllemeter arkivmateriale. Dagens magasiner tilfredsstiller ikke fullt ut kravene i arkivforskriften til fjernarkiv. Romsituasjonen for Arkiv i Nordland i dag må karakteriseres som svært utilfredsstillende. Spesielt er mangelen på ordningsrom og lesesal uheldig. Kontorkapasiteten er også for liten, spesielt med tanke på å kunne tilby kontorplass til prosjektmedarbeidere. Mangelen på foredragssal/møterom er også følbar. I dag må Arkiv i Nordland benytte seg av høgskolens møterom, som det er stor rift om. Arkiv i Nordlands nåværende plassering på Høgskolen i Bodø i lokalene til Avdeling for helsefag er ikke tilfredsstillende. Institusjonen fører en inneklemt tilværelse i en høgskole som vokser år for år. Om få år har trolig høgskolen fått universitetsstatus. Trangboddheten gjør det vanskelig å profilere Arkiv i Nordland utad. Tidligere ble nærheten til et historikermiljø framhevet som en positiv faktor ved å leie lokaler hos Høgskolen 19

20 i Bodø. Et nært samarbeid med høgskolens aktuelle fagmiljø er ønskelig også i framtiden. Arkiv i Nordland må innen overskuelig framtid ut av de nåværende lokaler og inn i nye lokaler som tilfredsstiller kravene til en moderne arkivinstitusjon. Dette gjelder ikke minst muligheter for å formidle arkivmateriale til et større publikum. Behov Arkiv i Nordland har i dag 90 m 2 kontor og 610 m 2 magasin (5000 hyllemeter). Fullt utbygd bør Arkiv i Nordland minimum disponere 280 m 2 kontorareal og 2000 m 2 magasinplass (31000 hyllemeter). Alternativ Det foreligger i dag flere alternativ for nye lokaler for Arkiv i Nordland. Arkivlovens krav til magasinering inviterer til depot i fjell. I Bodø omegn finnes magasinmuligheter i fjellet som bør utredes for framtidige behov. Vurderte alternativ for nye lokaler: 1) Lokaler i byggetrinn 4 A, Høgskolen i Bodø Det foreligger tilbud fra Statsbygg om leie av 1300 m2 areal i underetasjen i byggetrinn 4A, Høgskolen i Bodø. Bygget, som sto ferdig mot slutten av 2003, huser primært Avdeling for lærerutdanning. Statsbygg har krevd en årlig leie på 3,6 mill. kroner et tilbud som Nordland fylkeskommune har sagt «ligger langt utenfor det som vi normalt aksepterer i leiekostnader for lokaler med høyere standard». I tillegg tilfredsstiller ikke lokalene Arkivlovens krav ved at de rommer tekniske installasjoner som vannførende ledninger og ventilasjonssystem. 2) Nybygg Dette alternativet fordrer at tomt stilles til disposisjon. Høgskolen i Bodø har avsatt en tomt til formålet i tilknytning til høgskoleområdet på Mørkved. Med dagens behov er denne tomten alt for liten. Et nybygg har den store fordel at det kan spesialtilpasses både plassmessige og funksjonsmessige behov. 3) Driftsbygningen på Nordland kultursenter På Nordland kultursenter (Gamle Riksvei 53, Bodø) står driftsbygningen ledig. Den har mer enn rikelig plassmuligheter. Publikumsmessig vil dette være en meget attraktiv løsning, da den ligger vakkert til på den gamle Nordland landbruksskole. En omstrukturering innenfor gitte rammer vil imidlertid bli enda dyrere enn å bygge nytt. 4) Industrilokaler i Sulitjelma Lokalene til tidligere Lomi Industrier har vært lansert som mulig arkivdepot. Ut fra ønsket om å knytte depot til øvrig virksomhet ved AiN, vurderes dette alternativet som lite tilfredsstillende. 5) Den gamle lærerskolen i Rønvik Lærerutdanningen ved Høgskolen i Bodø fl yttet ved årsskiftet 2003/2004 ut fra sine lokaler i 20