HANDLINGSPLAN

Transkript

1 HANDLINGSPLAN Innledning Handlingsplanen er utarbeidet for å vise hva som er overordnete mål og retningslinjer for driften av Interkommunalt arkiv Troms IKS i perioden I planen beskrives virksomhetens formål, arbeidsmetode og de mest sentrale faglige og organisatoriske målsettinger. Planen revideres årlig. Det skal være samsvar mellom økonomi- og handlingsplan. 2. Formålet med virksomheten Interkommunalt arkiv Troms IKS har som sitt formål å arbeide for at verdifullt arkivmateriale i deltakerkommunene blir: a) tatt vare på og sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid b) gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål (jf. arkivlovens 6). Arkivet skal yte bestemte tjenester som finansieres gjennom årlig driftstilskudd. Dette er: informasjon og rådgivning innen arkivdanning og arkivdepot tilsyn med at arkivrutiner og arkivlokaler er i samsvar med gjeldende regelverk ordning og katalogisering av deltakernes eldre arkiv bistand i arkivplanlegging og utarbeiding av standard arkivplan kurs og andre opplæringstiltak, som hospitering og veiledning på arbeidsplassen sikring av personregistre IKAT skal også: drive faglig utviklingsarbeid for å kunne gi deltakerne oppdatert veiledning i arkivfaglige spørsmål etter avtale med den enkelte deltaker fungere som arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiv, jf. arkivforskriftens 5-1 til 5-6 tilby tjenester som deltakerne skal betale for etter satser vedtatt av styret. Dette skal være tjenester som det er ulik etterspørsel etter, tjenester som ikke blir gitt alle deltakere eller tjenester som faller utenfor selskapets hovedformål etter vedtak i styret, kunne gjennomføre prosjekter som ligger utenfor arkivets ordinære arbeidsoppgaver, når disse fullfinansieres av de deltakerne eller andre som samarbeider om prosjektet etter vedtak i styret, kunne ta på seg konsulentoppdrag for utenforstående, når dette ikke går ut over hovedoppgavene - 1 -

2 3. Arbeidsmetode IKATs metode er samarbeid med deltakerkommunene. Det er viktig at utforming og utvikling av egen arkivforvaltning er et resultat av egen innsats og innsikt. IKAT tar initiativ til nødvendige tiltak, men utvikling av et faglig forsvarlig og forskriftsmessig arkivarbeid i kommunen blir sett på som samarbeidsprosjekter. De fleste initiativ IKAT tar har som mål å utløse aktivitet i kommunene, da gode resultater avhenger av felles innsats. 4. Sentrale målsettinger 4.1 Innen arkivdanning og opplæring Informasjon, råd og veiledning IKAT skal holde deltakerkommunene oppdatert om regelverk og andre forhold som har vesentlig betydning for deres arkivforvaltning. Informasjon, råd og veiledning vil bli gitt ved regionale samlinger, kommunebesøk, over telefon og ved hjelp av e-post, rundskriv, IKATs hjemmesider og tidsskriftet Arkheion. Alle deltakerkommuner skal jevnlig besøkes slik at IKAT holdes oppdatert om arkivsituasjonen i hver kommune, og får gitt nødvendig bistand og veiledning. Det skal legges ut arkivfaglige rettledninger på IKATs hjemmesider for å bedre arkivpersonalets muligheter for selv å innhente arkivfaglig informasjon og rettledning. Arkivplanlegging IKAT skal bistå medlemmene i arbeidet med å utarbeide en arkivplan, og systemet Arkivplan.no tilbys alle deltakere. IKAT utarbeider og vedlikeholder en felles mal for arkivplan som støtte i arkivplanprosessen, og har ansvar for å kvalitetssikre alt arbeidet som gjøres. Nødvendig utviklingsarbeid for å få på plass gode regler og rutiner for arkivdanning og arkivdepot gjennomføres som del av arkivplanarbeidet. Kurs og opplæring IKAT skal arbeide for å heve arkivkompetansen i deltakerkommunene i samsvar med opplæringsplanen (se vedlegg nr. 1). Opplæringsprogrammet skal bestå av en kombinasjon av grunnkurs, fordypningskurs, opplæringsseminar, kontaktseminar, veiledning og rådgivning på arbeidsplassen samt hospitering under ordningsarbeidet. I planperioden skal IKATs opplæringstiltak kontinuerlig videreutvikles for å møte det behov de ansatte i deltakerkommunene har for arkivfaglig opplæring. 4.2 Innen arkivdepot, tilgjengeliggjøring og formidling Oppfølging av arkivlokaler/rutiner for betjening av publikum IKAT skal arbeide for at deltakerkommunenes arkivmateriale blir gitt forsvarlig oppbevaring og betjening

3 Det vil si bidra til at det arbeides med å finne løsninger slik at alle deltakerkommunene har forskriftsmessige arkivlokaler til dagligarkiv, bortsettingsarkiv og arkivdepot i tråd med arkivforskriften. Sikring av personregistre IKAT fungerer som arkivdepot for en rekke sensitive kommunale personregistre, og skal kontinuerlig gi veiledning til alle som skal avlevere personregistre, ta imot avleveringer, gjennomgå og registre avlevert materiale samt behandle henvendelser om bruk og innsyn. Alle lister og opplysninger om dette materialet, skal - i tråd med kravene fra Datatilsynet - lagres i en spesielt sikret database uten adgang for uvedkommende. Det skal utarbeides egne retningslinjer for behandling av slikt arkivmateriale for de kommunale arkivskapere som produserer sensitive personregistre. Depotordning for eldre og avsluttet arkiv IKAT tilbyr fullstendig depottjeneste for papirbaserte og elektroniske arkiv for de kommunene i Troms som ønsker dette. Som en del av depotordningen skal det skal utføres feltarbeid for å bidra til gode avleveringer. Rutiner for mottak av avleveringer, oppbevaring og sikring, betjening av publikum og utlån av arkivsaker, fjernlån, saksbehandling av henvendelser, konvertering av elektronisk materiale samt tilgjengeliggjøring og formidling til publikum, skal utvikles videre og holdes kontinuerlig oppdatert i forhold til regelverket. For å oppnå lavere kostnader og høyere kvalitet på depottjenestene skal IKAT søke samarbeid med andre arkivinstitusjoner. Deltakelse i det nasjonale samarbeidet, som er initiert for å utveksle dokumentasjon og kompetanse og utvikling av ny programvare og arbeidsmetoder for bevaring av elektronisk arkivmateriale, skal gjennomføres. Ordning og tilgjengliggjøring av eldre og avsluttet arkiv IKAT skal arbeide for at deltakerkommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. Ordning og katalogisering av eldre og avsluttet arkiv skal skje etter samme retningslinjer som tidligere: Eldre arkiv fra tiden før ca hos alle 24 deltakere skal være ferdig ordnet, katalogisert og etikettert innen 2026 (se vedlegg nr. 2). Ved tilbakeføring av ferdig ordnet materiale skal IKAT gi veiledning og forslag til reglement for oppbevaring, utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv. Arkivkataloger som gir oversikt over tilgjengeliggjort materiale skal formidles til publikum via IKATs nettsider og Arkivportalen.no. Mottak, sikring og vedlikehold av elektronisk arkivmateriale En plan med beskrivelse av IKATs oppgaver, rutiner og verktøy skal utarbeides. En oversikt over systemer, anvendelsesområder og aktuelle deponeringstidspunkt utarbeides med utgangspunkt i den informasjon kommunene har lagt inn i arkivplan.no, skal inngå i planen. Det skal legges vekt på kvalitet og brukervennlighet ved valg av visningsløsning. Det skal etableres avtale med eksternt sikringsdepot

4 Formidling IKAT skal utarbeide informasjons- og formidlingstiltak, rettet mot at allment publikum, for å fremme kunnskap om kommunearkivene som kulturell og demokratisk ressurs. Som en del av dette skal det settes av tid til forundersøkelser og arkivstudier for å bygge opp ytterligere kunnskap om innholdet i kommunearkivene. Digitalisering skal brukes som virkemiddel til å øke tilgjengeligheten til arkivene og gjøre de kjent for nye brukere. En helhetlig plan for digitaliseringsarbeidet skal ligge til grunn for denne satsningen. I kommuner som bruker IKAT som depot skal det informeres om kommunearkivet som lokal ressurs, og arbeides med å tilrettelegge arkivmaterialet for ulike grupper som kan tenkes å ville gjøre bruk av dette som skoler, organisasjoner og privatpersoner. IKAT skal holde foredrag og orienteringer i sammenhenger der dette er naturlig, utgi mindre publikasjoner og sørge for at det blir sendt ut pressemeldinger når arkivbegivenheter finner sted i deltakerkommunene. Privatarkiver Bevaring av arkiv etter private arkivskapere er viktig for å sikre at samtid og ettertid har nødvendig informasjon og dokumentasjon i forhold til juridiske rettigheter, og at vi har tilgjengelig et balansert kildeutvalg for forskning. IKAT skal gjennom informasjon og samarbeidstiltak bidra til at privatarkiv i Troms fylke bevares og tilgjengeliggjøres. Privatarkiver skal behandles på lik linje med det øvrige materialet når det inngår i kommunearkivet. 4.3 Innen faglig og organisatorisk utvikling Faglig utvikling og -prosjekter IKAT har som overordnet målsetting å være en profesjonell faginstitusjon som gir et oppdatert tilbud på arkivområdet til kommunenes administrasjon og samfunnet for øvrig. For å styrke og utvikle IKAT som samfunnsinstitusjon, og for å få til faglig utvikling av institusjonen bør det gjennomføres utviklingsarbeid på flere felt. IKAT har spesielt store utfordringer på områdene bevaring og formidling av elektronisk arkiv og tilgjengeliggjøring, digitalisering og digital formidling. Utviklingsarbeid og -prosjekter må både gjennomføres som en del av det daglige arbeidet, og som delvis eksternt finansierte prosjekter. Kompetanseutvikling Det faglige tilbudet IKAT gir avhenger av personalets kompetanse. Personalet skal derfor ha anledning til å delta på kompetansehevende kurs, seminarer og studiereiser, og det skal settes av tid til eget utviklingsarbeid. Hvert år skal de fast ansatte sette av en uke til egenstudier i et selvvalgt emne. Studieuken skal fastsettes ved begynnelsen av året for å sikre gjennomføring. Samarbeidet med kommunene og med andre kulturinstitusjoner IKAT kan og bør brukes mer aktivt av kommunene som redskap for rasjonalisering og forbedring av egen arkiv- og kulturforvaltning. Det faglige og organisatoriske - 4 -

5 samarbeidet med deltakerkommunene må av den grunn videreutvikles slik at IKATs rolle og tjenester og kommunenes eget arkivansvar blir tydeliggjort. For å forankre utviklingsprosjekter i regionen bør lokale interesser og ressurser aktiviseres. IKAT skal ha som mål at utviklingsprosjekter utløser aktivitet i en eller flere av de kommunene som deltar i ordningen. Organisatorisk ønsker IKAT et nærmere samarbeid med Statsarkivet i Tromsø om digitalisering og sømløse publikumstjenester, med Troms fylkeskommune om informasjonsarbeidet og med andre kommunale arkivinstitusjoner (KAI) om depottjenester for elektronisk arkiv. Samfunnsmessig rolle IKAT har som mål å bli en synlig kulturinstitusjon i Troms. En institusjon som tar vare på og formidler sentral kulturhistorisk kunnskap. For å bidra til synliggjøring av IKATs arbeid og kompetanse skal institusjonen: a) prioritere tilgjengeliggjørings- og formidlingsarbeidet høyere b) satse på digitalisering og nettformidling for å nå ut til et større publikum c) delta i utadrettede sammenhenger som møter, seminarer og konferanser d) delta i utviklingsprosjekter i regi av andre institusjoner e) forsøke å etablere kontakt, og utvikle samarbeid, med aktuelle arkivmiljøer i nordområdene Organisatoriske endringer Kommunesammenslåinger og endring av fylkesgrenser kan bli aktuelt i løpet av denne planperioden. Dette kan få konsekvenser for IKATs organisering og drift. Styret og administrasjonen i IKAT skal holde seg orientert om utviklingen, og være forberedt på å gjennomføre omstillingstiltak. 5. Avslutning IKAT har mange arbeidsfelt og begrensede ressurser til rådighet. Det betyr at alle arbeidsoppgaver ikke kan prioriteres like høyt hele tiden. Det må hvert år satses mer eller mindre på de ulike områdene. Prioritering mellom arbeidsoppgaver vil derfor skje kontinuerlig i IKATs arbeidsplaner for å skape balanse i tjenesteproduksjonen, arbeidsområdene imellom og overfor den enkelte deltakerkommune. Vedlegg: 1. Opplæringsplan Ordningsplan

6 OPPLÆRINGSPLAN 2012 Vedlegg nr. 1 Hovedprinsippene bak opplæringsarbeidet En av IKATs hovedoppgaver er å drive arkivfaglig opplæring gjennom kurs, hospitering og veiledning. Opplæringsprogrammet består av grunnkurs, fordypningskurs, fellesseminar, kontaktseminar, veiledning og rådgivning på arbeidsplassen samt hospitering under ordningsarbeidet. Formålet med opplæringstiltakene er å bygge opp og videreutvikle den arkivfaglige kompetanse som finnes i deltakerkommunene. Målgruppe for opplæringstiltakene er både arkivpersonale, saksbehandlere og ledere. IKAT ønsker å tilby arkivfaglig opplæring med høy kvalitet. Det betyr at denne opplæringen må være oppdatert og aktuell i forhold til endringer i lover og retningslinjer på området og i forhold til arkivfaget generelt. Opplæringstiltakene utgjør en viktig møteplass for utveksling av informasjon som er grunnleggende for videreutviklingen av samarbeidet mellom IKAT og kommunene. IKAT blir kjent med kommunens ansatte, og de ansatte blir kjent med IKAT og tjenestene vi tilbyr. Dagens opplæringstilbud Dagens opplæringstilbud består av sju ulike typer tiltak: 1. Grunnkurs som holdes i kommunene 2. Videregående kurs om ett enkelt tema som holdes i kommunene 3. Videregående kurs som holdes regionalt som felleskurs 4. Opplæringsseminar hos IKAT og som fellesseminar 5. Årlig kontaktseminar for kontaktpersonene og andre interesserte 6. Kortere orienteringer og foredrag om forskjellig tema som holdes i kommunene 7. Hospitering under ordningsarbeidet hos IKAT 8. Veiledning på arbeidsplassen i kommunene Grunnkurset går over to dager og kan bestilles av hver enkelt kommune eller av flere kommuner i fellesskap. Undervisningen finner fortrinnsvis sted ute i deltakerkommunene. Kurset ses på som obligatorisk for alle som til daglig er i kontakt med administrative arkiv, og arrangeres jevnlig for å fange opp nye ansatte. Det er også utarbeidet en kortversjon av grunnkurset som kan tilrettelegges spesielt for saksbehandlere/ledere eller som en oppdatering i forhold til regelverk, teknologi og faglig utvikling. Hvert år blir det i tillegg til et kontaktpersonseminar tilbudt minst ett videregående kurs. Kursene arrangeres som felleskurs, og holdes regionalt. Opplæringsseminar hos IKAT eller fellesseminar vil bestå av en kombinasjon av emner fra grunnopplæringen og fra videregående kurs. Dette vil bli tilpasset en enkelt kommune eller en gruppe ansatte. Seminarene som holdes hos IKAT vil være mer work-shop preget enn andre kurs. Det årlige kontaktpersonseminaret er et tilbud til IKATs kontaktpersoner og skal gi anledning til faglig fordypning og utvikling. Disse seminarene tar opp aktuelle arkivfaglige problemstillinger, og gir i tillegg deltakerkommunene anledning til å gi tilbakemelding på IKATs arbeid. Seminaret har etter hvert fått en fastsatt form; det har et begrenset antall tema, det går over to dager og vi prøver å hente inn eksterne forelesere med spesialkunnskaper. Kursavgiften går til å dekke kostnader ved seminaret. Ellers arrangeres kurs/veiledninger i ulike emner for enkeltkommuner og sektorer etter nærmere avtale. I tillegg til de mer formelle kursene gjennomfører også IKAT en del opplæring og veiledning på arbeidsplassen, og det er anledning for arkivpersonale fra den aktuelle kommunen til å hospitere under ordningsarbeidet. I planperioden skal IKATs opplæringstiltak utvikles videre for å tilfredsstille det behov deltakerkommunene har for arkivfaglig opplæring. Dette behovet vil variere noe fra kommune til kommune, men det legges vekt på å ta opp tema som er aktuelle og at alle sektorer i kommunen (skole, helse og sosial osv) skal få kurs tilpasset sine arkiver

7 Kurs og orienteringer Alle deltakerkommuner kan bestille kurs som allerede er utviklet. Dette er: Grunnkurs i arkiv (2 dager) Kortversjon grunnkurs (1 dag) Sentrale arkivbestemmelser og rutiner (3 timer) Periodisering og bortsetting (1 dag) Arkivloven med forskrifter (2 timer eller 1 dag) Behandling av personalarkiv (1 dag) Innsyn og tilgjengelighet - kommunale arkiv (1 dag) Behandling av personregistre (1 dag) Arkiv i grunnskolen (1 dag) Arkiv i barnehager (1 dag) Arkiv i helse- og sosialsektor (1 dag) Arkiv i teknisk sektor (1 dag) Bruk av K-koder (1 dag) Innføring av elektronisk arkiv i kommunen (1 dag) Elektronisk arkiv sentrale standarder (1 dag) Arkiv og saksbehandling (1 dag) Innføring i arkivplanlegging og bruk av Arkivplan.no (3 timer) Hospitering under ordningsarbeid (1-3 dager), hos IKAT Opplæringsseminar for nye ansatte (2 dager), hos IKAT Kurs som er planlagt i 2012: Kontaktseminar i Tromsø i mai Grunnkurs i aktuelle kommuner Bestilte kurs hos aktuelle kommuner Felleskurs om høsten I tiden framover ønsker IKAT bl.a. å utvikle følgende felleskurs: Periodisering, deponering og avlevering av elektronisk arkiv Gjennomføring av bevaring, arkivbegrensning og kassasjon Praktisering av offentlighet og innsyn Digitalisering av kommunearkiv Arkiv som del av kunnskapsløftet - om arkivproduksjon og historisk metode (for pedagogisk ansatte) Priser og bestilling Grunnkurs/grunnopplæring i kommunen Felleskurs/fellesseminar Sektorkurs/temakurs i kommunen Sektorkurs/temakurs hos IKAT Opplæringsseminar for nye ansatte hos IKAT Hospitering hos IKAT Opplæring og veiledning på arbeidsplassen Gratis. Kommunene sørger for lokale og servering Kurs-/seminaravgift avhengig av hotellpris Kr per dag for inntil 15 deltakere. Kr for over 15 deltakere Kr. 500,- per deltaker Kr. 500,- per deltaker Gratis. Kommunene dekker reise og opphold Gratis Kommuner som ikke deltar i samarbeidet må betale dobbel pris for å delta på felleskurs/fellesseminar, og dobbel pris per dag for kurs de ønsker å kjøpe hos IKAT. Deltakerkommunenes opplæringsbehov kommer alltid først og blir prioritert når det gjelder kursplasser

8 ORDNINGSPLAN Vedlegg nr. 2 Ved en prioritering ut fra kvaliteten på arkivlokalene og en del praktiske hensyn ser ordningsplanen slik ut: Kommune/oppstart Salangen kommune 2. Dyrøy kommune 3. Storfjord kommune 4. Sørreisa kommune 5. Torsken kommune 6. Lenvik kommune 7. Nordreisa kommune 8. Gratangen kommune 9. Tranøy kommune 10. Ibestad kommune 11. Karlsøy kommune 12. Harstad kommune Torsken2 26. Storfjord2 27. Balsfjord kommune 28. Nordreisa2 29. Sørreisa2 30. Lenvik2 31. Skånland 32. Gratangen2 33. Tranøy2 34. Ibestad2 35. Skjervøy 36. Kvæfjord 37. Kvænangen2 13. Bardu kommune 14. Kvænangen kommune 15. Harstad2 16. Målselv kommune 17. Kåfjord kommune 18. Lyngen kommune 19. Harstad3 20. Berg kommune 21. Salangen2 22. Karlsøy2 23. Lavangen 24. Dyrøy2 38. Bardu2 39. Målselv2 40. Troms fylkeskommune 41. Kåfjord2 42. Lyngen2 43. Berg2 44. Lavangen2 45. Balsfjord2 46. Skånland2 47. Skjervøy2 48. Kvæfjord2 49. Troms fylke2 Prioriteringer i arkivordningsarbeidet Behovet for at noe raskt ble gjort med det eldste arkivmaterialet var utgangspunktet for prioriteringslisten da den opprinnelig ble satt opp. Hovedregelen for dette arbeidet er å gjøre det i mest mulig praktisk rekkefølge, for oss og for den aktuelle kommunen, og listen er blitt endret flere ganger. Nye deltakere er foreløpig blitt lagt til sist på listen. Mye av arkivmaterialet som tilhører Troms fylkeskommune er allerede ordnet og katalogisert. IKAT vil så snart som mulig sørge for at dette blir lagt inn i registreringsprogrammet ASTA og publisert via Arkivportalen.no

9 Prioritert rekkefølge Salangen Salangen2 Dyrøy Dyrøy2 Storfjord Storfjord2 Sørreisa Sørreisa2 Torsken Torsken2 Lenvik Lenvik2 Nordreisa Nordreisa2 Gratangen Gratangen2 Tranøy Tranøy2 Bjarkøy Bjarkøy2 Ibestad Ibestad2 Karlsøy Karlsøy2 Harstad Harstad2 Harstad3 Kvænangen Kvænangen2 Bardu Bardu2 Målselv Målselv2 Kåfjord Troms fylke Kåfjord2 Lyngen Lyngen2 Berg Berg2 Lavangen Lavangen2 Balsfjord Balsfjord2 Skånland Skånland2 Skjervøy Skjervøy2 Kvæfjord Kvæfjord2 Troms fylke2 hentet ordnet/ ordnet/katalogisert/i depot ordnet/katalogisert/i depot ordnet/katalogisert/i depot hentet Første ordningsrunde oppstart Kommune 21-24: 2011/2012 Kommune 25-29: 2013/2014 Andre ordningsrunde oppstart Kommune 30-34: 2015/2016 Kommune 35-39: 2017/2018 Kommune 40-44: 2019/2020 Kommune 45-48: 2021/2022 Kommune 49: 2023/