4. Valget oversendes fylkestingets valgnemnd til behandling. Fylkestinget oppnevner følgende medlem og varamedlem til representantskapet i IKA Øst:

Transkript

1 Saknr. 7531/08 Ark.nr. 033 C66. Saksbehandler: Daiva Skoglund Ane Tonette Lognseth OPPRETTELSE AV INTERKOMMUNAL ARKIVORDNING - IKA ØST Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til opprettelse av Interkommunal arkivordning Øst (IKA Øst), med en eierandel for Hedmark fylkeskommune på 24,44 %. Øvrige deltagere i selskapet og deres eierandel er kommunene Hamar (20,75 %), Løten (14,20 %), Ringsaker (21,36 %) og Stange (19,25 %). 2. Fylkestinget slutter seg til selskapsavtalen slik den foreligger. 3. Fylkeskommunens andel av innskuddet ved opprettelsen av selskapet er kr ,38. Beløpet ligger i serviceenhet Arkiv sitt driftsbudsjett for 2010 (Ansvar 11402). 4. Valget oversendes fylkestingets valgnemnd til behandling. Fylkestinget oppnevner følgende medlem og varamedlem til representantskapet i IKA Øst:. Medlem..Varamedlem Valget gjelder frem til neste fylkestingsvalg. Trykte vedlegg: - Vedlegg 1 Arbeidsgruppens innstilling kost-/nytteanalyse av med vedlegg - Vedlegg 2 Kostnader og krav ved deltagelse i IKA Opplandene av

2 - Vedlegg 3 Avtale mellom Hedmark fylkeskommune og Fylkesarkivet i Oppland, av Vedlegg 4 Interkommunal selskapsavtale (IKS) - Vedlegg 5 Kostnadsoverslag av Vedlegg 6 Avtale om leie mellom Statsarkivet og IKA Øst, av Hamar, Aasa Gjestvang Fungerende fylkesrådsleder

3 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: OPPRETTELSE AV INTERKOMMUNAL ARKIVORDNING - IKA ØST Kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange ønsker, sammen med Hedmark fylkeskommune, å danne et felles IKA Øst, samlokalisert med Statsarkivet i Hamar. Målet er å oppfylle arkivforskriftens krav om oppbevaring og sikring av offentlige arkiver, herunder elektroniske arkiver og fagsystemer. Det haster med å få på plass ekspertise som kan bistå kommunene og fylkeskommunen med å bevare elektroniske arkiver for ettertiden. De aktuelle kommuner har vedtatt å slutte seg til IKA Øst. På sikt er det av kostnadsmessige og kompetansemessige årsaker ønskelig med flere medlemmer. Det vil også være naturlig å vurdere om det interkommunale samarbeidet skal utvides til å omfatte felles deponi for papirbasert arkivmateriale. Det vil i så tilfelle være naturlig å inngå et samarbeid med Statsarkivet i Hamar spesielt med tanke på felles lesesal, betjening av publikum og leie av kontorer og magasiner. En slik felles løsning er først mulig når Statsarkivet i Hamar får nye lokaler.

4

5 S A K S U T R E D N I N G: OPPRETTELSE AV INTERKOMMUNAL ARKIVORDNING - IKA ØST Innledning Landets kommuner og fylkeskommuner er underlagt Arkivloven m/forskrifter som sier at arkiv som ikke lenger er i administrativt bruk, skal avleveres til arkivdepot. Dette gjelder også for elektroniske arkiver og fagsystemer. Videre heter det at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Hedmark fylke er ett av to fylker i Norge som ikke er aktiv medeier i en interkommunal arkivordning. I Stortingsmelding nr. 22, , (Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og om bygningsmessige rammevilkår på kulturområdet), er det tatt til orde for dannelse av interkommunale arkivordninger (IKA) i de fylker hvor dette ikke finnes. IKA-ene skal blant annet bidra til at medlemskommunene får tilgang til godkjente lokaler og kompetanse for deponering av papirbasert og elektronisk arkivmateriale. Riksarkivaren har fulgt opp med å redegjøre for rammevilkårene og oppgavene i de kommunale arkivdepoter og IKA-ordninger. Utredning Tidligere arbeid/utredning knyttet til arbeid med IKA Statsarkivet i Hamar har tidligere tatt et initiativ til å danne et IKA Innlandet for Hedmark og Oppland, og har vært støttespillere ved etableringen av en arbeidsgruppe og i deres arbeid. Kommunene i Oppland valgte i 2007 å tre ut av samarbeidet med Statsarkivet i Hamar, og opprettet IKA Opplandene som er lokalisert til Fylkesarkivet i Oppland på Lillehammer. Etter dette ble arbeidet med å opprette et IKA Hedmark videreført gjennom en arbeidsgruppe bestående av representanter fra Hamar, Stange, Elverum, Ringsaker og Østre Toten kommuner, samt Hedmark fylkeskommune. Denne arbeidsgruppen la i januar 2007 fram sin innstilling med kost-/ nytteanalyse, se vedlegg 1. Under forutsetning av et tilstrekkelig antall medlemskommuner, var arbeidsgruppens konklusjon at etablering av en interkommunal arkivløsning samlokalisert med Statsarkivet i Hamar ville være fordelaktig både økonomisk og kompetansemessig, og i tillegg gi bedre tjenester til publikum enn om kommunene etablerer egne arkivdepoter. Kommuner i Hedmark ble i mars 2008 tilbudt medlemskap i IKA Opplandene. Kostnader ved et slikt medlemskap er vist i vedlegg 2. Medlemsprisen er fastsatt ut fra et stipulert behov for arkivdepotplass etter kommunens størrelse i folketall. I den faste medlemsprisen inngår kun deponering, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet. Bistand til ordning av arkiver før deponering, samt bevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiver kan kjøpes som tilleggstjenester forutsatt at man er medlem i IKA Opplandene. Hedmark fylkeskommunes deponering av arkivmateriale Hedmark fylkeskommune har dessverre ikke nødvendig areal og lokaler til rådighet for å oppfylle kravene loven med forskrifter setter til depot. Sentraladministrasjonens eldre og avsluttede arkiver oppbevares i fylkeshusets lokaler som ikke tilfredsstille kravene i arkivforskriften.

6 Hedmark fylkeskommune har heller ikke kunnet tilby sine virksomheter ordning for eldre og avsluttede arkiver til arkivdepot. Et regionalt samarbeid med Fylkesarkivet i Oppland ble vurdert som et faglig godt tilbud om depot for alle våre virksomheter med hensyn til tilgang til godkjente depotarealer, og tilgjengeliggjøring og betjening av arkivene. Fylkesutvalget ga i møte sin tilslutning til at Hedmark fylkeskommune inngår avtale med Fylkesarkivet i Oppland om deponering av fylkeskommunalt arkivmateriale, se vedlegg 3. Med dette har fylkeskommunen oppfylt de forpliktelser arkivloven med forskrifter stiller med hensyn til krav om depot. Ny arbeidsgruppe - konklusjon Den 18. april 2008 var interkommunal arkivordning satt på dagsorden i ordfører/rådmannsmøtet i Regionrådet for Hamarregionen. Der ble det bestemt at man ønsket å gå videre med prosessen med å etablere et IKA, dersom det fortsatt var tilstrekkelig interesse for dette blant medlemskommunene og eventuelt andre kommuner utenfor regionen. Den nye arbeidsgruppen, bestående av representanter for kommunene Hamar, Løten, Ringsaker, Stange og Hedmark fylkeskommune, har sagt seg enig i de konklusjoner som ble trukket av forrige arbeidsgruppe. Gruppen mener at den største utfordringen, og det som haster mest, er å bevare tilgangen til elektroniske arkiver og fagsystemer over tid. Programvare videreutvikles og nyere og bedre systemer erstatter de gamle. For å beholde tilgangen til informasjonen som er produsert med eldre programvare, er det nødvendig å etablere faste rutiner for å konvertere dataene over i formater som er lesbare fra stadig nye programvareplattformer. Den nye arbeidsgruppen mener at det vil være hensiktsmessig å samarbeide om anskaffelse og bruk av kompetanse innenfor dette fagfeltet, og at dette er mulig å få til gjennom etablering av et IKA. Arbeidsgruppen foreslår at det skal ansettes kun en medarbeider. Vedkommende skal i første omgang kartlegge systemer og behov, og deretter bistå kommunene og fylkeskommunen i den elektroniske arkivdanningsprosessen. I en neste fase vil periodisering, utrekk, lagring og tilgjengeliggjøring være viktige oppgaver. Organisasjonsmodell og kostnadsfordeling Kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange har nå vedtatt å slutte seg til IKA Øst. Forutsatt at Hedmark fylkeskommune også vedtar tilsvarende, opprettes et interkommunalt selskap for å bistå eierne primært med deponering av elektroniske arkiver. Selskapet benevnes Interkommunal arkivordning Øst (IKA Øst). Selskapsavtalen foreligger i vedlegg 4. Kostnadsoverslaget er basert på kommunens størrelse i folketall på avtaleinngåelsestidspunkt og ansettelse av en medarbeider. Fordeling av kostnader mellom kommuner og fylkeskommune er gjort ut ifra undersøkelser om hvordan fordelingen er gjort ved etablering av andre IKA-er (vedlegg 5). Etableringen og kostnadsoverslaget er videre basert på at det inngås avtale med Statsarkivet i Hamar om leie av kontorplass for den som ansettes i IKA Øst (vedlegg 6). Årlige kostnader fordeles slik: Kommune Årlige kostnader (kr) Eierandel (%) Hedmark fylkeskommune ,- 24,44 Hamar kommune ,5 20,75

7 Ringsaker kommune ,- 21,36 Stange kommune ,- 19,25 Løten kommune ,- 14,20 Investeringskostnader fordelt etter eierandel: Kommune Innskudd ved oppstart (kr) Hedmark fylkeskommune ,38 Hamar kommune ,06 Ringsaker kommune ,83 Stange kommune ,53 Løten kommune ,21 Fylkesrådets drøfting Kommunene Hamar, Løten, Ringsaker, Stange og Hedmark fylkeskommune ønsker å danne et felles IKA Øst, samlokalisert med Statsarkivet i Hamar. Målet er å oppfylle arkivforskriftens krav om oppbevaring og sikring av offentlige arkiver, herunder elektroniske arkiver og fagsystemer. IKA Opplandene tilbyr i første omgang kompetanse og depotplass for papirbasert arkivmateriale, og lokaler for oppbevaring av elektronisk arkivmateriale. Bistand til klargjøring av elektroniske arkiver for deponering og kontinuerlig oppdatering av formater tilbys først når IKA Opplandene har skaffet seg tilstrekkelig erfaringsgrunnlag. Sistnevnte tjeneste tilbys kun til kommuner som går inn som fullverdige medlemmer, og da til ekstra kostnad. IKA Opplandene har så vidt oss bekjent pr. i dag begrenset kapasitet i henhold til veiledning innen elektroniske arkiver og fagsystemer. Det haster med å få på plass ekspertise som kan bistå kommunene og fylkeskommunen med å bevare elektroniske arkiver for ettertiden. De aktuelle kommunene (Hamar, Stange, Ringsaker og Løten) har vedtatt å slutte seg til det interkommunale selskapet. Som det fremgår av selskapsavtalen skal kommunestyrene/fylkestinget velge ett medlem med varamedlem hver til representantskapet, som er selskapets øverste organ. Valgsaken oversendes valgnemnda for videre behandling. På sikt er det av kostnadsmessige og kompetansemessige årsaker ønskelig med flere medlemmer. Det vil også være naturlig å vurdere om det interkommunale samarbeidet skal utvides til å omfatte felles deponi for papirbasert arkivmateriale. Det vil i så tilfelle være naturlig å inngå et samarbeid med Statsarkivet i Hamar spesielt med tanke på felles lesesal, betjening av publikum og leie av kontorer og magasiner. En slik felles løsning er først mulig når Statsarkivet i Hamar får nye lokaler. IKA Øst samlokalisert med Statsarkivet skal sikre brukerne en god faglig og helhetlig tilgang til det historiske materialet. Publikum vil kunne henvende seg ett sted for få tilgang til eldre offentlige arkiver for regionen, uavhengig av om det er kommunal, fylkeskommunal eller statlig informasjon de søker. Dette innebærer også styrket arkivfaglig kompetanse i regionen, samt at arkivene beholdes i nærområdet.

8