VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar

Transkript

1 Asle H Tveiti Kommunearkivar

2 EDB-kandidat ved EDB-skolen Arkivakademiet Arbeidet ca 22 år i Forsvaret - hvorav 3 år som arkivar Regional arkivar AiN i Sandnessjøen i Kommunearkivar i Vefsn kommune siden høsten 1987

3

4 ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE - Kommunearkivarens oppgaver fremgår av stillingsbeskrivelse - overordnet ansvar for arkivdanningen i Vefsn kommune - nestleder i Interntjenesten med fagansvar for dokumentasjonstjenesten på Rådhuset og arkivfaglig overordnet de arkivansvarlige på driftsenhetene - skal på vegne av rådmannen lede arkivvirksomheten slik at det fyller de oppgaver som følger av lovverk, politiske vedtak og kommunale bestemmelser - skal sikre samordning av arkivtjenesten - ansvar for fjernarkivet og historisk arkiv i Vefsn kommune

5

6 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning

7 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning - opplæring i moderne arkivdanning

8 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning - opplæring i moderne arkivdanning - ordning og katalogisering av eldre arkivmateriale

9 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning - opplæring i moderne arkivdanning - ordning og katalogisering av eldre arkivmateriale - depottjenester og mottak og forvaltning av manuelle personregistre

10 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning - opplæring i moderne arkivdanning - ordning og katalogisering av eldre arkivmateriale - depottjenester og mottak og forvaltning av manuelle personregistre - utarbeiding av arkivplan

11 HVA TILBYR IKAN Å GJØRE FOR OSS? - konsulenttjenester / rådgivning - opplæring i moderne arkivdanning - ordning og katalogisering av eldre arkivmateriale - depottjenester og mottak og forvaltning av manuelle personregistre - utarbeiding av arkivplan - kvalitetssikring av elektroniske arkiv-/saksbehandlingssystemer og fagsystemer

12 Vi har det i grunnen bra.. KONKLUSJON Medlemsskap i IKAN vil koste Vefsn kommune kr pr år og innenfor alle de områdene IKAN tilbyr kompetanse eller tjenester kan vi internt i kommunen levere det samme. Internkompetansen utvikles i takt med endringer i regelverk og i regi av RKK har vi samarbeid med Grane og Hattfjelldal om opplæring

13 SÅ - HVORFOR SKAL VI GÅ INN I IKAN? Kan IKAN tilby noe som er attraktivt for oss? Til hvilken pris?

14 Hulda Hákon: Tre eldar

15 NYSÆTERUTVALGET Riksarkivaren oppnevnte i brev av et utvalg for utredning om rammevilkår og oppgaver for kommunale arkivdepot og IKA-ordningen. Innstillingen ble levert Riksarkivaren i juni 2005 Satt sammen av personer fra Arkivverket og interkommunale arkiv Utvalget går inn for at: - de interkommunale arkivene styrkes og - det på sikt blir etablert nye regionale arkivinstitusjoner, regionalarkiv, som innen et geografisk område har det samlede ansvaret for bevaring og formidling av arkivmateriale frå både statlige, fylkeskommunale, kommunale og private arkiv. Regionarkivet må være utstyrt og bemannet slik at de både er i stand til å yte tjenester til arkivskaperne når det gjelder arkivdanning, og til å fungere som kulturinstitusjoner eller historiesenter for sine områder ved aktiv formidling av arkivmaterialet. - Staten finansierer 60 % av driftskostnadene

16 PLAN FOR ARKIVFELTET I NORDLAND Arkiv i Nordland skal arbeide for å heve arkivkompetansen i kommunene i Interkommunalt Arkiv i Nordland (IKAN) ved: 1. Arbeide for kompetanseheving i kommunene gjennom kurs og veiledning 2. Sørge for bevaring, forvaltning og formidling i tråd med gjeldende forskrifter 3. Tilby å påta seg bevaring, forvaltning og systematisering og formidling av kommunale arkiv Innsamling, registrering og trygging av konsesjonspliktige personregistre o.l. Det er IKKE noe mål å sentralisere alle depot til Bodø IKAN skal fungere som kompetanseinstitusjon med veiledning til de enkelte kommuner om desentralisert oppbevaring slik at arkivene kan oppbevares der de er skapt - og etterspurt. Det er et mål at medlemsskap i IKAN skal være lønnsomt og nyttig for alle kommunene i Nordland

17 PLAN FOR ARKIVFELTET I NORDLAND Arkiv i Nordland skal samarbeide med andre institusjoner og organisasjoner som arbeider med arkiv; bibliotek, museer, historielag og også offentlige organer (f. eks. kommuner) 1. Aktiv rolle for å etablere regionale arkivdepot rundt omkring i Nordland sammen med kommunene og aktuelle ABM-institusjoner 2. Skaffe oversikt over arkiv i bibliotek, museer og hos andre aktører og utvikle felles rutiner for forvaltning og formidling av disse 3. Kompetansemessig ansvar overfor partnere med mål at arkivarbeidet skal utføres etter samme standard overalt 4. Initiere samarbeid om depot der institusjonene inngår samarbeid og felles arkivdepot i overenstemmelse med arkivloven

18 PLAN FOR ARKIVFELTET I NORDLAND - Arkiv i Nordland skal arbeide sammen med IKAN og Arkivverket for full medlemsdekning av Nordlands-kommunene - Bygge nettverk av samarbeidende institusjoner i Nordland som arbeider med privatarkiv, Institusjonene skal sammen utvikle bevaringsplaner for privatarkiv Utrede den organisatoriske strukturen i hht. Nysæterutvalget for framtidig status som regionarkiv med ansvar for arkiv fra kommuner, fylkeskommunen, privat sektor og fra statsinstitusjoner i Nordland. - Utrede praktiske løsninger til dekning av kostnader ved eksterne depottjenester

19 KULTURVERNPLAN FOR VEFSN KOMMUNE - Helgeland Museum er gjennom Vefsn museum tillagt et betydelig ansvar for kulturvernarbeidet i Vefsn kommune gjennom samarbeidsavtale. Innenfor arkivområdet er det spesielt to tiltak: - Stedsnavn - som grunnlag for identitet. Vår ressurs på dette er bygdebokkontoret. - ABM Vefsn - Lokal- og privatarkiv I planen er det prioritert å ferdigstille, etablere og sikre driften av lokal- og privatarkivet på Dolstad. Kommunearkivaren frikjøpes 20 % for dette formål. Etter en prosjektperiode på tre år skal arkivet være fast etablert.

20

21 FRAMTIDIG SAMARBEID MELLOM VEFSN KOMMUNE OG IKAN 1. Forvaltning Opplæring og faglig bistand - Må være faglig oppdatert - ikke bare på arkiv, men også på kommuneloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven osv - Må ha meget høy kompetanse på IKT - kunne gi råd og veiledning - Må ligge foran slik at de kan tilby relevant opplæring til rett tid. - Gjensidighet - f.eks på opplæring

22 FRAMTIDIG SAMARBEID MELLOM VEFSN KOMMUNE OG IKAN 1. Forvaltning Opplæring og faglig bistand 2. Kulturvern Arkivbevaring og formidling - Dette er hovedfokus for Nysæterutvalget - Vårt ønske er å bevare arkivene lokalt på Helgeland - Alle kommuner har store etterslep fra Behov for bevaring av elektroniske arkiv - spesielt fagsystemer - Den kulturelle skolesekken - Samarbeid med museum og bibliotek om utstillinger / presentasjoner

23

24 PROSJEKT INTERKOMMUNALT DEPOT FOR ARKIV PÅ HELGELAND Det bør startes arbeid med felles depot for hele Helgeland. Dette betyr at de historiske arkivene fra kommunene, fylkeskommunen, staten og private arkiv kan samles på ett sted. Det må gjennomføres en storstilt kartlegging av alle arkiv som finnes på Helgeland for å finne fram til plassbehovet. Ved å samordne dette depotet med det behovet alle vet at Helgeland museum har for gjenstandsmagasin vil det kunne oppnås synergier som kan gi god effekt. Samtidig vil investeringskostnadene kunne reduseres. Et felles depot på Helgeland bør knyttes til Arkiv i Nordland / Interkommunalt arkiv i Nordland. Det betyr at fellesdepotet vil gi god kompetanse på arkivsiden, både bevaring, konservering og formidling. Sett i sammenheng med Helgeland Museums nettverk kan det resultere i utstillinger og prosjekter knyttet til både arkiv, fotografier og museum. På lengre sikt kan også folkebibliotekene på Helgeland knyttes til et ABM Helgeland slik at man også oppnår effekter ifht denne delen av kulturfeltet.

25 MÅL FOR ABM HELGELAND innsamling og registrering av lokale arkiv - både offentlige og private gjøre samlingene tilgjengelig for publikum bl. a. gjennom EDB-katalogisering og utlegging av katalogene på Internett. synliggjøre samlingene, økt bruk og forbedret informasjons- og formidlingsarbeid må legge til rette for interaktiv kommunikasjon mellom publikum og institusjonene det må settes av personellressurser til å følge opp responsen fra publikum etablere samarbeid med skolene om den kulturelle skolesekken

26 Mosjøen 20 april Fotograf Anders Beer Wilse