ÅRSMELDING IKAN Arkiv i Nordland. Stetinden, Tysfjord. Fra arkivet etter Nordland Portland Cementfabrikk

Transkript

1 ÅRSMELDING IKAN 2014 Arkiv i Nordland Stetinden, Tysfjord. Fra arkivet etter Nordland Portland Cementfabrikk

2 Bakgrunn Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte i Bodø. IKAN er en fortsettelse av Prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for personregister, eldre og elektronisk arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN), men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 44 kommuner med. Ved årsskiftet 2014/2015 er 35 kommuner med. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således en rekke fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland. 2

3 Innledning Året 2014 var det to tema som skapte stor diskusjon i arkivnorge - kommunereformen og innføringen av digital postkasse til innbyggerne. Begge disse endringene vil få betydning for arkivarbeidet i kommunene. Kommunereformen skal etter planen være gjennomført i 2020 og digital postkasse i løpet av For at reformene/endringene skal lykkes er det viktig at arkivtjenesten deltar i prosessene. På seminarer og konferanser arrangert av IKAN og andre har disse endringene vært debattert. Hvordan skal vi møte utfordringene? De neste årene vil dette være viktige arbeidsområder for oss som arbeider med arkiv. IKAN hadde som mål at alle eierkommunene skulle besøkes i løpet av en treårsperiode. I 2014 ble de siste kommunebesøkene gjennomført, bortsett fra Steigen kommune som skal besøkes våren Tilbakemeldingene fra kommunene på disse besøkene har vært gode. Det bør nå vurderes hvordan vi skal følge opp kommunene i tiden som kommer. Skal vi starte på en ny besøksrunde, eller skal vi finne andre kontaktpunkter med eierne? IKAN har engasjert seg mer aktivt i det praktiske arbeidet med arkivplan for den enkelte kommune. I 2014 ble arkivplanprosjektet for Dønna kommune avsluttet. Flere kommuner skal nå starte opp med arkivplanprosjekter. En av våre ansatte sitter i den nasjonale utviklingsgruppen som skal evaluere og forbedre nettverktøyet «Arkivplan.no». Dette arbeidet kom ikke i gang i Det er planlagt oppstart mars I forhold til elektronisk arkiv har det vært arbeidet med felles rutiner for digitalt depot. Dette er en videreføring av prosjektet som ble igangsatt av KDRS. Det arbeides med å tilpasse rutiner til lokale forhold og få på plass nye verktøy og arbeidsmetoder i samarbeidet med KDRS og Riksarkivet. I 2014 fikk vi på plass en ny avleveringsinstruks for kommunene og en veileder til denne. KDRS vil sette sitt digitale depot i drift i Dermed er mye av infrastrukturen på plass for en sikker avlevering av elektroniske arkiver. Arbeidet med historiske arkiver er en kontinuerlig oppgave. I 2014 hadde vi en liten nedgang i antall ordnede hyllemeter. Fra 152 hyllemeter i 2013 til 113 hyllemeter i En av årsakene til denne nedgangen er at det i 2014 ble ordnet mange små arkivskapere. Disse krever mer arbeid og er dermed mer ressurskrevende når det gjelder ordning og katalogisering. Vi ser også trenden med at flere brukere ønsker arkivmateriale tilgjengelig i digital form. Digital tilgjengelighet fører til at vi når et større publikum og flere benytter seg av materialet. Arkiv i Nordland hadde i 2014 tre fotosamlinger på nett. Bildene i disse samlingene hadde over ( ) visninger. Den største utfordringen i 2014 har som tidligere år vært depotkapasiteten. Nordland fylkeskommune har bevilget kr til leie av nye depotlokaler. I desember startet anbudsrunden med ny anskaffelse for å få på plass depotlokalene. Frist for å levere anbud er februar Dette betyr at vi sannsynligvis kan inngå en avtale med Universitetet i løpet av året og bygging av nye depotlokaler kan igangsettes. AiN har i 2014 vært vertskap for den KAI-konferansen med deltakere fra hele landet. 3

4 Medlemmer Per var følgende kommuner eier av IKAN: Alstahaug kommune Ballangen kommune Beiarn kommune Bindal kommune Bodø kommune Brønnøy kommune Bø kommune Dønna kommune Evenes kommune Fauske kommune Flakstad kommune Gildeskål kommune Grane kommune Hamarøy kommune Hemnes kommune Leirfjord kommune Lurøy kommune Lødingen kommune Meløy kommune Moskenes kommune Narvik kommune Nesna kommune Rana kommune Rødøy kommune Røst kommune Saltdal kommune Steigen kommune Sømna kommune Sørfold kommune Tjeldsund kommune Træna kommune Divtasvuona Suohkan/Tysfjord kommune Vega kommune Vevelstad kommune Værøy kommune Fra arkivet etter Studieselskapet for Nord-Norsk Næringsliv. 4

5 Representantskapet Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Raddison Blue Hotel, Bodø 23 april eierkommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Tone Øvermo Bruun og daglig leder Ketil Jensen. Møtet behandlet vedtektsfestede saker. Det vises til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. Styret Styret har i 2014 bestått av: Tone Øvermo Bruun, leder, Rana kommune ( ) Grete Nygård, nestleder, Leirfjord kommune ( ) Iris Bartholsen, Narvik kommune ( ) Herbjørg Bjømstad, Lødingen kommune ( ) Ann Karin Grande, Alstahaug kommune ( ) Varamedlemmer: Bente Bye, Alstahaug kommune ( ) Håkon Sandåker, Bodø kommune ( ) Elbjørg Johansen, Tjeldsund kommune ( ) Camilla Berg, Hemnes kommune ( ) Unn Mari Haukøy Gerhardsen, Tysfjord kommune ( ). 4 styremøter ble holdt i 2014 IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Følgende Personalet personale har hatt oppgaver for IKAN: Ketil Jensen, daglig leder Rolf B. Holte, IT-arkivar Solfrid Kjærran, nestleder og fagleder Sveinung Meyer Svendsen, rådgiver Espen Hansen, prosjektmedarbeider Solveig Jensen, rådgiver Arnstein Kjelaas, fagleder Beate Storeide, sekretær Aasta Karlsen, rådgiver Gertrud Haagensen, prosjektmedarbeider Ida M Anderssen, prosjektmedarbeider John Anders Johnsen, prosjektmedarbeider Kjell Alf Øye, prosjektmedarbeider 5

6 Økonomi IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2014 var grunnavgiften kr ,- og avgiften per innbygger kr. 7,75. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2014 utgjorde kontingenten kr ,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN, og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr for 2014 ( for 2013). Disse inntektene går til: Refusjon til AiN for drift av sekretariatet: Tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, IT-ansvarlig og sekretær. Kjøp av tjenester hos AiN: Lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, IT m.m.) Styrehonorar Reiseutgifter for styret Styremøter og representantskapsmøtet Eieravgift til Kommuneinstitusjonenes Digitale Resurssenter (KDRS) Det faglige arbeidet ved IKAN i 2014 Arbeidet for kommunene er styrt av Handlingsplan for IKAN som rulleres kontinuerlig.gjennomgangen under følger oppsettet fra handlingsplanen. Tall i parentes er for Ordning og katalogisering av eldre arkiv Det er i 2014 hentet inn 60 hyllemeter arkiv til ordning fra kommunene (20). Det er ordnet 113 hm (152,5). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Kommune Antall hyllemeter Antall arkiv Alstahaug kommune 48,4 6 Ballangen kommune 0,06 2 Bodø kommune 30,6 10 Brønnøy kommune Fauske kommune 4,3 3 Hamarøy kommune 5,6 27 Lurøy kommune 0,5 1 Sømna kommune 8 1 Sørfold kommune 2,7 1 Tjeldsund kommune 0,1 1 Vevelstad kommune 0,5 1 Værøy kommune 1 (grovsortert) 6

7 Fra arkivet etter Studieselskapet for Nord-Norsk Næringsliv 2. Mottak og forvaltning av personregister Personregister er personsensitivt materiale som krever spesiell behandling. Personregister (klientmateriale) var i 2014 prioritert pga en del etterslep. Det er mange henvendelser til denne type materiale (kommunalt og fylkeskommunalt). Det er registrert 82 henvendelser (136) til personregisterarkivet i Av det ordnede arkivmaterialet var 53,4 hm personregistermateriale (70). Det ordnede personregistermaterialet fordeler seg slik: Ørnes legekontor 3,9 hm Vallsjøen omsorgssenter 6 hm Leirfjord legesenter 7.7 hm Alstahaug helseråd 17 hm Alstahaug kommunehelsetjenesten 10.8 hm Bodø overformynderi 9.2 hm I tillegg er det ordnet 12.8 hm fylkeskommunalt personregistermateriale som er relevant for eierkommunene. Brønnøytunet 3.1 hm (NFK) Logopedisk senter 7.6 hm (NFK) Storåsen barnehjem 2,1 hm (NFK) 7

8 3. Depottjenester Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. I 2010 inngikk IKAN en avtale om leie av midlertidig depotplass, slik at vi kan ta imot arkivmateriale fra eierkommunene. I 2013 flyttet vi inn i nye midlertidige lokaler med bedre kapasitet. I 2014 ble denne kapasiteten utvidet. Følgende 18 kommuner hadde per inngått avtale med IKAN om deponering av personregistermateriale: Alstahaug, Ballangen, Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Saltdal, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Vevelstad, Røst og Leirfjord. Det er i tillegg 5 kommuner som har deponert personregistermateriale som ikke har avtale. Følgende 14 kommuner hadde per inngått depotavtale med IKAN for oppbevaring av arkivmateriale: Tysfjord, Fauske, Beiarn, Sørfold, Sømna, Lødingen, Hamarøy, Alstahaug, Saltdal, Bodø, Rana, Meløy, Dønna og Ballangen. Det er imidlertid til sammen 31 kommuner som har deponert arkivmateriale i vårt depot, og som blir fakturert for depotleie. 4. Arkivfaglig kompetansesenter IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer Fylkeskommunen, deltar også personale herfra. Kurs og seminar Det er holdt 3 kurs/konferanser (4) med arkivfaglige emner med i alt 150 deltakere (127). Arkivledersamling 26 deltakere Kontaktkonferansen 42 deltakere KAI-konferansen 82 deltakere Reisevirksomhet Rådgivere fra Arkiv i Nordland, seksjon for moderne arkivdanning, har som en del av besøksrunden til AiNs medeierkommuner besøkt følgende i 2014: Bodø Tysfjord Evenes Ballangen Hamarøy Tjeldsund Lødingen I tillegg har AiN besøkt Dønna, Rødøy, Gildeskål, Bodø, Fauske og Ballangen etter særskilte henvendelser fra kommunene. 8

9 Vandreutstilling en laget av ABM Nordland 5. Formidling/informasjon Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar osv. Nettsiden hadde (18 000) besøkende i Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift/meldingsblad som gis ut i felleskap av IKA-institusjoner. Det kom ut med to nummer i AiN har opprettet en Facebook-side hvor vi legger ut nyheter og artikler for publikum. Det er for tiden ca. 874 (400) som abonnerer på denne siden. AiN bruker fototjenesten Flickr til formidling av digitale foto. I 2014 hadde siden ( ) visninger. ABM-utstillingen "Paragraf 100 i 200 år", som AiN har vært med på å produsere, har vært vist på ca. 9 steder i Salten, og tilbys til hele fylket. 9

10 6. Intern kompetanseheving IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt på følgende: 8 medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen i Bodø. 4 medarbeidere deltok på Sak- og portaldagene medarbeidere deltok på Samdok-konferansen 3 medarbeidere deltok på KDRS-samlinger 1 medarbeider deltok på Acos fagdag 1 medarbeider deltok på Difi sin digitaliseringskonferanse 3 medarbeidere deltok på Samdok seminar/workshop 1 medarbeider deltok på Norsk Arkivråds seminar, I paragrafens tegn 2 medarbeidere deltok på Norsk Arkivråds Kvalitetssikringskurs 1 medarbeider deltok på Norsk Arkivråds periodiseringskurs 1 3 medarbeidere deltok på Astakurs 1 medarbeider deltok på Lydarkivkonferanse 2 medarbeidere deltok på Fotokonferanse 2 medarbeidere deltok på Nordisk arkivformidlingskonferanse 1 medarbeider deltok på Wikipediakurs Websak-kurs (internt, alle) 6 medarbeidere deltok på ordningskurs (internt) 10

11 IKANs styre 2014 med vararepresentanter 11

12