Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund.

Transkript

1 Andøy Årsmelding for IKAN Øksnes Vestvågøy Flakstad Moskenes Værøy Bø Vågan Hadsel Steigen Sortland Tjeldsund Evenes Lødingen Ballangen Hamarøy Tysfjord Narvik Røst Bodø Sørfold Fauske Gildeskål Meløy Beiarn Saltdal Træna Lurøy Rødøy Rana Herøy Dønna Alstahaug Nesna Leirfjord Hemnes Vefsn Vega Brønnøy Sømna Vevelstad Bindal Grane Hattfjelldal Arkiv i Nordland dir. tel. : Inge Strand, Høgskolen i Bodø telefon: Bodø faks Arkiv.i.nordland@nfk.no 2006

2 BAKGRUNN Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte i Bodø. IKAN er en fortsettelse av Prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. Kommunene er i en presset situasjon. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av elektronisk arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for personregister og eldre arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland, men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 45 kommuner med: Andøy, Tjeldsund, Evenes, Lødingen, Røst, Værøy, Tysfjord, Ballangen, Bodø, Skjerstad, Fauske, Sørfold, Beiarn, Saltdal, Meløy, Lurøy, Nesna, Træna, Dønna og Grane. I løpet av årene som har gått har noen kommuner gått ut, mens andre har kommet til. Ved årsskiftet 2006/2007 er 23 kommuner med. I tillegg deltar ett interkommunalt selskap, Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL), i samarbeidet. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således et 50-tals fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland. 2

3 INNLEDNING Året 2006 har vært preget av at kommunene står overfor nye utfordringer på arkivfeltet. Arkivlovens krav til kommunene om arkivdepot, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, rasjonalisering av arkivtjenesten med sentralarkiv og innføring av full-elektronisk arkiv under Noark-4-standarden er eksempel på slike oppgaver. Sammen med arkivlovens understreking av at alt arbeid med kommunale arkiv har som primært mål å bevare arkivene for framtida, har det vært IKANs mål å bistå medlemmene med å løse disse oppgavene. Vi registrerer også et stadig sterkere politisk engasjement om at offentlig informasjon skal være tilgjengelig for borgerne og bidra til demokratisering. Driftsforholdene ved IKAN har vært stabile i IKANs vertsinstitusjon, Arkiv i Nordland, har levert de tjenester IKAN har etterspurt, og kompetansen ved AiN er tilfredsstillende med tanke på IKANs behov i Nordland fylkeskommune har vedtatt å etablere helt nye lokaler for Arkiv i Nordland. Det er utarbeidet et romprogram som også tar hensyn til IKANs behov i overskuelig framtid. Saken er nå til videre behandling i fylkeskommunens eiendomsseksjon. MEDLEMMER Per var følgende kommuner/interkommunale organ medlem i IKAN: Grane Vega Brønnøy Alstahaug Nesna Lurøy Træna Meløy Gildeskål Beiarn Bodø Saltdal Fauske Sørfold Steigen Hamarøy Tysfjord Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Værøy Røst Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL) REPRESENTANTSKAPET Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Skagen Hotell i Bodø 26. april medlemskommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Owe Gunnar Fagerli, daglig leder Inge Strand og arkivarene Kari Aspelund Kleve og Unni Kymre. Owe Gunnar Fagerli gikk av som styreleder etter å ha sittet fra IKAN ble stiftet i Det ble markert av leder for representantskapet, Tone Magnussen. Møtet behandlet ellers vedtektsfestede saker. Det vises til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. STYRET Styret har i 2006 bestått av: Randolv Gryt, Bodø kommune, leder Karin Sund Olufsen, Lurøy kommune, nestleder Ante Martin Eriksen, Tysfjord kommune, styremedlem Rikard Madsen, Sørfold kommune, styremedlem Helene Ribe, Lødingen kommune, styremedlem Varamedlemmer: 3

4 Geir Nordkil, Bodø kommune Bjørg Allnor, Beiarn kommune Tone Magnussen, Bodø kommune Tove Sletten Sørensen, Nesna kommune Linda Storjord, Tysfjord kommune Styret har holdt to styremøter i meldingsåret og behandlet 15 saker. I tillegg til ordinære saker har styret drøftet hvordan en kan vitalisere representantskapet som eierforum. PERSONALET IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Av AiNs personale har følgende hatt oppgaver for IKAN: Inge Strand, daglig leder Hanne O. Johansen, sekretær Nansy Schulzki, arkivar Kari A. Kleve, arkivar Solveig L. Jensen, IT-arkivar Tone-Lise Fische, arkivar Unni Kymre, arkivar ØKONOMI IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2006 var grunnavgiften kr ,- og avgiften per innbygger kr. 6,75. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2006 utgjorde kontingenten kr ,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN, og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr for 2006 ( i 2005). Disse inntektene går til: Refusjon til AiN for drift av sekretariatet: Tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, IT-ansvarlig og sekretær. Kjøp av tjenester hos AiN: Lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, IT m.m.) Styrehonorar Reiseutgifter for styret Styremøter og representantskapsmøtet DET FAGLIGE ARBEIDET VED IKAN I 2006 Arbeidet for kommunene er styrt av Handlingsplan for IKAN som rulleres kontinuerlig. Gjennomgangen under følger oppsettet fra handlingsplanen. Tall i parentes er for Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene Det er i 2006 hentet inn 214,5 hyllemeter arkiv til ordning (113,0). Det er ordnet 114,89 hm (21,5). Det ordnete materialet fordeler seg slik: 4

5 Vega skolestyre 2,00 Bodø overformynderi 2,60 Steigen formannskap 2,00 Bodø forsorgs/-sosialstyre 3,50 Lødingen formannskap 14,33 Bodø vergeråd 0,50 Lurøy formannskap 2,00 Bodø trygdenemnd 3,00 Lurøy forsyningsnemnd 10,50 Bodø bykasse 16,00 Ballangen fattigstyre 2,86 Bodø, kontr.nemnd for boligbygg. 4,00 Tysfjord, Drag skolekrets 0,10 Bodø edruskapsnemnd 1,00 Hamarøy skolestyre 0,50 Bodø barnevernsnemnd 2,00 Bodø formannskap 48,00 2. Mottak og forvaltning av manuelle personregister Personregister er ømfintlig materiale som krever spesiell behandling. Det er i 2006 avlevert 22,0 hm personmateriale (7,2), og det er ordnet 9,27 hm (9,11). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Tysfjord kommune, oppvekst og kultur 2,01 Tysfjord syke- og aldershjem 0,44 PPT Ytre Salten 6,82 Det er registrert 30 henvendelser (9) til personregisterarkivet. 3. Depottjenester Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. IKAN etablerte i samarbeid med Arkiv i Nordland depot for kommunearkiv fra ved hovedsetet i Bodø, og arbeidet med å etablere regionale depot på Helgeland og i nordfylket fortsetter. Tysfjord kommune har inngått avtale om depot med IKAN. Noen andre kommuner har arkiv i depot uten at det er avtalefestet i tråd med kravene i arkivloven. Pågangen av arkiv til depot fra privat sektor til AiN har økt sterkt i 2006, og kapasiteten er dermed slik at IKAN ikke kan gå for hardt ut med tilbud til kommunene. Fauske kommune har avlevert uttrekk fra elektronisk arkiv. 4. Arkivfaglig kompetansesenter IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer fylkeskommunen, deltar også personale herfra. Kurs og seminar Det er holdt 14 kurs (8) med arkivfaglige emner med i alt 324 deltakere (133). De er som følger: Sentralarkiv/Noark-4, Brønnøy, 27 deltakere 9.5. Ordningskurs, Meløy, 16 deltakere Sentralarkiv/ Noark-4, Sørfold, 11 deltakere 25.9 Arkivplankurs, Bodø, 10 deltakere Personregister, Alstahaug, 31 deltakere Periodisering, Alstahaug, 20 deltakere Arkivplankurs, Alstahaug, 3 deltakere 5

6 Personregister, Sortland, 19 deltakere Periodisering, Sortland, 12 deltakere Personregister, Bodø, 43 deltakere Periodisering, Bodø, 28 deltakere Offentlighetsloven, Bodø, 51 deltakere Forvaltningsloven, Bodø, 53 deltakere Kontaktkonferansen 2006 ble avviklet i Bodø med tema: Omorganisering og strukturendring/ Veien til fullelektronisk arkiv.. Forelesere var: Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet, Ketil Reithaug, IKA Vest-Agder og Palmar Brunvold, Ibis IKT. 66 personer deltok (61). Arkivlederseminaret 2006 var 7.9. og tok opp temaet Bevisstgjøring av arkivleder og arkivets rolle i organisasjonen. Seminaret samlet 12 deltakere (10). Totalt har det dermed vært 402 deltakere på kurs og seminar i 2006 (202) Utviklingsarbeid Arbeidet med elektroniske arkivplaner har vært det viktigste tema for utviklingsarbeid det siste året. Utviklingen av Arkivplan på nett, som IKAN har deltatt i, gjør dette arbeidet betraktelig lettere. Ti medlemskommuner har i 2006 arbeidet med å ta i bruk dette verktøyet. Langtidslagring av elektronisk arkiv er et annet viktig utviklingsområde. I tillegg til elektroniske saks-/arkivsystem har kommunene en rekke elektroniske fagsystem med innhold som skal bevares i tråd med arkivlovens bestemmelser. IKAN deltar i et nasjonalt samarbeid som utvikler metoder og programvare for bevaring og langtidslagring av elektronisk arkiv, og IKAN har også innledet samtaler med Statsarkivet i Trondheim og IKAene i Trøndelag og Møre og Romsdal om utvikling av felles depot for elektronisk arkiv. Direkte kontakt/veiledning En viktig oppgave for IKAN er å svare på arkivfaglige spørsmål fra medlemskommunene og være diskusjonspartner og problemløser. Medarbeidere fra IKAN har vært på besøk i 9 medlemskommuner (11) og 4 ikke-medlemskommuner (7), og har besvart i alt 271 henvendelser per telefon eller brev fra medlemskommunene (172). 5. Formidling/informasjon Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. Nytt fra AiN er ei informasjonsavis som bl.a. sendes alle medlemskommuner. Det kom i 2006 ut med fire nummer. AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar, og her fins en søkemotor til de arkivene som er ordnet til nå. Nettsiden formidler også informasjon om kommunene via lenker til kommunale nettsider. Det er også en viss tilgang til informasjon om stedsnavn i de enkelte kommunene via nettsida til Stadnamnprosjektet, som nå integrert i AiN. Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift/meldingsblad som gis ut i felleskap av IKA-institusjoner. Det kom ut med to nummer i Arkivenes dag ble arrangert i samarbeid med Bertnesdagan, med skrift som tema. Det var utstilling med dokumenter som viste endring av håndskrift gjennom tidene, og det var anledning for besøkende selv å prøve seg med kalligrafi og eldre skriveredskaper. Antall besøkende er umulig å anslå, men flere hundre var trolig innom standen vår. 6

7 6. Intern kompetanseheving IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Internt har det vært kurs i arkivordning og bruk av arkivdatabasen ASTA. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt i følgende: tre medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen i Trondheim Dette er en årlig samling for samarbeidende IKA-institusjoner, og temaene i 2006 var Framtiden og utviklingen for KAI-institusjonene arkivar Solveig L. Jensen har fullført kurs ved HBO i Database, 10 studiepoeng sekretær Hanne Osnes har fullført kurs ved UIO om Arkivbevaring og arkivbeskrivelse, 10 studiepoeng. arkivar Unni Kymre har fullført kurd ved HHB i Prosjektadministrasjon, systemanalyse og virksomhetsmodellering, 15 studiepoeng. to medarbeidere deltok på Sak- og portaldagene, Tønsberg arkivar Unni Kymre, Norsk Arkivråd: Integrering av arkivsystem og fagsystem, arkivar Unni Kymre er medlem i styringsgruppa for Arkivplan på nett. arkivar Kari A. Kleve deltar i Nettverk for rettighetsdokumentasjon arkivar Solveig L Jensen, IKANs repr. i Kompetansegruppa for nasjonalt samarbeid om håndtering av avslutta elektronisk arkivmateriale i kommunal og fylkeskommunal sektor Inge Strand er styremedlem i Landslaget for lokal- og privatarkiv, og har også deltatt i Organisasjonsutvalget som har utredet sammenslåing av arkivorganisasjonene på nasjonalt plan. 7. Nye medlemskommuner IKAN har i 2006 fått et nytt medlem, Brønnøy, mens Vevelstad er kommet til fra Det har vært arbeidet hardt for å få med flere kommuner uten at vi har lykkes så langt. Men flere kommuner vurderer å slutte seg til IKAN. Ante Martin Eriksen Rikard Madsen Karin Sund Olufsen Randolv Gryt styreleder Helene Ribe Inge Strand daglig leder 7