KAI (Kommunale arkiv Institusjoner), preges generelt av å framstå i ulike former. Herunder ulike organisasjonsmodeller, oppgaver og Roller.

Transkript

1 Fra konsulentbistand til samfunnsinstitusjon KAI (Kommunale arkiv Institusjoner), preges generelt av å framstå i ulike former. Herunder ulike organisasjonsmodeller, oppgaver og Roller. - Enkelte som IKS, andre som samarbeidsformer etter kommunelovens 27 som egne rettssubjekter eller kun løse samarbeidsmodeller. Atter andre er en avdelinger/fagenheter/etater som del av en kommune eller fylkeskommune. Og det finnes sikkert flere. - Oppgavene er like forskjellige. Noen med hovedfokus på depot, andre på arkivskaperrollen og noen på begge deler. - Noen befatter seg kun med offentlig kommunalt materiale, mens andre har like stort fokus på privatarkiver. - Enkelte har gått fra å ha hovedfokus på arkivdanning, ordning, kursholdere og fagkonsulenter og over til å ha hovedfokus på depotsiden. En prosess som krever ressurser og omorganisering. Fylkesarkivet i Oppland/IKA Opplandene er en egen variant. Der fylkesarkivet er en egen fagenhet av Oppland fylkeskommune, men samtidig en del av IKA Opplandene. Et samarbeidsprosjekt med i alt 41 kommuner i Hedmark og Oppland. Organisert som et 27 samarbeid uten å framstå som et eget rettssubjekt. Et langt på vei rendyrka arkivdepot, men med oppgaver som trolig avviker fra mange av de andre kommunale arkivdepoter. Før jeg kommer mer inn på dette, føler jeg at det kan være nødvendig å se litt nærmere på hva som ligger i begrepet arkivdepot som en samfunnsinstitusjon. Stortingsmelding 22, Kjelder til kunnskap og oppleving, tar utgangspunkt i arkivets 2 funksjoner.

2 Primærfunksjonen, det som gjør at arkivene oppstår. Nemlig at arkivet trengs for å gi arkivskaperen nødvendig oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere egne handlinger overfor andre. Vi må kunne stå til ansvar overfor samfunnet som sådan, i sammenheng med rettslig dokumentasjon og krav overfor enkelt aktører og individer. Sekundærfunksjonen omhandler det kulturelle og forskningsmessige verdien, det mer allmenne informasjons og dokumentasjonsverdien arkivene har over tid. Vi, dvs. IKA Opplandene, har som de fleste andre ett bein i begge leire. Vi må fokusere både på både primærfunksjonen og sekundærfunksjonen. Begge oppgavene er viktige, begge krever oppmerksomhet. Men oppgavene har endret seg over tid. både som følge av endra behov og krav fra våre kunder, men og gjennom sentrale føringer. Men vi må gjøre selvstendige valg, og det er viktig at vi er bevisste på de valg og prioriteringer vi gjør da de alltid vil ha konsekvenser for enkeltindivider, den mer allmenne kunnskap og muligheter til kildetilgang. Uten kanskje å være bevisste på vår rolle, sitter vi i så måte i en maktposisjon. Prioritering av enkelte oppgaver innebærer automatisk nedprioritering av andre. Og våre prioriteringer vil alltid ha konsekvenser for noen. Ikke bare at vi er delaktig i hva ettertiden skal få tilgang til, men også hvilke tjenester dagens ulike brukere kan få. Bevissthet om dette er viktig og bør ligge som et bakteppe i all planlegging og prioriteringer vi gjør. Men det er ikke bare våre valg og prioriteringer som er viktige. Også andre faktorer spiller inn. Ressurser, teknologi, politiske prioriteringer,

3 kunnskap og kompetanse er alle viktige elementer i denne sammenheng. IKA Opplandene har en litt annen historie enn de fleste andre veletablerte KAI institusjonene. Fra dag en har vår hovedoppgave hatt fokus på deponering. I så måte har vi vært en forvaltningsinstitusjon fra dag en, der konsulentbistand har inngått som en viktig oppgave. Det har tatt lang tid å bygge opp den institusjon som vi er i dag. Faktisk et årelangt tilretteleggingsprosjekt som strekker seg tilbake til midt på 90 tallet. Hvilken retning har vi valgt å gå som samfunnsinstitusjon? Hvilke prioritering har vi gjort for på best mulig måte oppfylle vårt allmenne dokumentasjonsansvar? Jeg vil i denne sammenhengen peke på følgende sentrale områder: - Infrastruktur for håndtering, testing og lagring av digitale arkiver - Tradisjonelle papirarkiver, ordning og publisering - Digitale brukertjenester. - Digitalisering av arkiver - Andre brukertjenester Infrastruktur for håndtering og testing av elektroniske arkiver I samarbeid med IKT avdelingen i Oppland fylkeskommune er vi i ferd med å etablere en infrastruktur for sikker håndtering av elektroniske

4 arkiver. Løsningen er ikke ferdig bygget enda, siden vi fortsatt mangler enkelte nasjonale løsninger, som ESSArch noe vi håper kommer på plass i løpet av høsten. Prinsippet går på å gjøre all datahåndtering på sentralisert og sikret utstyr. Vi er flere som skal jobbe med datauttrekkene, og trenger en infrastruktur som sikrer data fra vi mottar dem fra våre kommuner til de er ferdig behandlet og deponert. Alle data skal sikres i en to-site løsning og vi har EMP-sikring (mot elektromagnetisk pulser som f.eks. kan komme ved naturkatastrofer og vil sette elektronisk materiale ut av funksjon) av data. Maskinvare settes opp i fylkeskommunens datarom og vi benytter fylkeskommunens etablerte sikkerhetsløsninger for tilgang til servere og data og for sikkerhetskopiering. Samarbeidet gjør at vi slipper å kjøpe egne løsninger for internettaksess, brannmurer, terminalserver (hjemmekontorløsning), sikkerhetskopiering, antivirus, epost og teknisk overvåking av servere og nettverk men istedenfor benytter vi sentrale fylkeskommunale løsninger. Vårt ansvar er å starte og stoppe servere etter behov. Installere våre egne servere (ut fra forhåndsdefinerte maler) og sørge for at data forblir i korrekt sone. Løsningen vil bli etablert i sikre soner med to sikkerhetsbarrierer. I tillegg etableres en FTP-løsning for mottak av data fra kommunene. Digitale brukertjenester Fallende tiltro til sikkerhet ved fysiske forsendelser av sensitivt materiale, høye portokostnader ved forsendelse av rekommanderte sendinger samt tidsaspektet, fare for arkivtap ved utlån og tilbakelån, har IKAO forankret

5 en strategi blant medlemskommunene som i korthet går ut på at etterspurt arkivmateriale primært skal gjøres tilgjengelig i elektronisk form. Elektronisk kommunikasjon stiller strenge krav til konfidensialitet, autentisitet, integritet. Essensielt her er bruk av sikker kommunikasjonskanal med sikker autentisering og signering av dokument med virksomhetssertifikat. IKAO er i ferd med å implementere løsninger for sikker lagring og distribusjon av personsensitivt materiale. Arbeidet utføres også her i tett samarbeid med IKT-avdelingen i fylkeskommunen for å oppnå synergi med hensyn på drift og overvåkning. Det planlegges med en gradvis implementering av teknisk infrastruktur som skal understøtte funksjoner for: - Som nevnt mottak, test, sikker lagring og forvaltning av elektronisk arkivmateriale - Digitalisering av lyd, protokoller, foto og storformat og tilrettelegging for forvaltning og gjenbruk av digitalisert materiale. - Etablering av egne prosjekter kan bli aktuelt for digitalisering og tilgjengeliggjøring av hele arkiver eller serier i tillegg til arbeidet som utføres for bevaring. - Bruk av Digipost for distribusjon av sensitivt arkivmateriale. Bruken av Digipost er avklart med Datatilsynet. Digipost vil i nær fremtid tilby pilot på «sikkert postmottak» for virksomheter. Løsningen vil bli foretrukket inntil stat og kommune beslutter innføring av alternativ løsning som dekker behovet - Bruk av skjema for enkelte standardiserte forespørsler. - Selvbetjening - publisering av ikke klausulert og etterspurt arkivmateriale på Internett

6 - Tilby innsynsløsninger til medlemskommunene på eget avlevert arkivmateriale. Sikker pålogging fra kommunens interne systemer tilbys for et begrenset antall brukere. - Videregående skoler Vi har satset tungt på inntak og ordning av arkiver fra videregående skoler. I stedet for å ruste opp arkivlokaler på den enkelte videregående skole, avleverer de sine arkiver så snart de går ut av daglig bruk. Ny betalingsordning fra medlemskommunene gjør at vi umiddelbart starter ordningsarbeidet når arkivene er i hus, og sender regning til den enkelte arkivskaper. Mottak av nyere arkiver betyr økt saksbehandling. Og vi har avtale om å betjene tidligere elever med kopi av vitnemål og karakterutskrifter. Vi har tilgng til fagsystemet extence og gjør direkte oppslag på tidligere elever i dette arbeidet. Asta registreringer Videre er det satset tungt på ordning og ASTA-registrering for å få arkivlister ut på arkiv den nasjonale arkiv portalen. Nye magasiner Denne prioriteringen har ført til ekstrem pågang av arkiver. Nye magasiner er bygget og kapasiteten er doblet de siste 2 åra. Bare i år vil vi ha tatt inn ca 1000 hyllemeter med arkiver. Oppsummering Rammevilkår - Økonomi - Politikk. Politikk på flere nivåer. Regjeringsskifte og konsekvenser for kommunene.

7 Jeg var inne på så ligger det makt i det å besitte og forvalte arkiver. Og grensen mellom politikk og forvaltning er ofte uklar. Hvem skal forvalte våre arkiver i framtiden er ikke opplagt. Flere faktorer er med å påvirke Endring i - Lovverk - oppgavefordeling og endring i forvaltningen. Vi har sett hvor fort det kan skje og endringene vil fortsette. I et like stort tempo i tida som kommer. Kunnskap og kompetanse er en avgjørende faktor om vi skal kunne være med å påvirke Vi har bevisst lent oss tungt på fylkeskommunen om det er taktisk klokt vil den nære framtiden vise.