Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Transkript

1 Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv» Erfaring og evaluering. Sigve Espeland IKA Rogaland

2 Hva ønsker IKA? Større bevissthet omkring bevaring av aarkiv i våre eierkommuner. Bidra til bedre kunnskap om regelverket knyttet til bevaring av earkiv hos våre eiere. Bedre forutsetningene for å drive bevaringsarbeid rettet mot earkiv i kommuner i Rogaland

3 Behovene i «teigen» vår I 2011 undersøkte vi litt om hvilket behov våre eierkommuner har knyttet til earkiv og bevaring av dette. Vi kontaktet i tillegg IKT-avdelingene i 2 kommuner. Svarene var: Bedre kunnskap om lovverk og regelverk. Og gjerne noen bevaringseksempler.

4 Tittel, tema og tidsbruk Vi la opp til et dagskurs, med arbeidstittelen: «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv.» Temaet utdypet vi slik: «IKT-sidene av arkivlov, arkivforskrift, arkivregelverket og konsekvensen av dette i et bevaringsperspektiv.»

5 Kursmål «Ut fra et bevaringsperspektiv søke å styrke forståelsen for arkiv blant IKT-personale og forståelsen for IKT blant arkivpersonale i kommunal sektor. Kurset skal ved bl.a. å fokusere på faglige fellesnevnere i arkivregelverket bidra til å bygge en felles faglig plattform for disse to yrkesgruppene slik at vi får et best mulig bevaringsregime for earkiv i kommuner i Rogaland».

6 Kursplan - program 1 Velkommen, begreper og definisjoner 2 Arkivloven og arkivforskriftens earkiv/ikt-sider 3 Regelverk for avlevering og godkjenning av earkiv i kommunal sektor: 1.«Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar». 2.Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. 3.Kommunal håndbok/metode for bevaring av earkiv. 4 Avleveringsmetoder: 1.NOARK/NOARK-5 2.«Generell metode»/tabelluttrekk 5 Godkjenning og oppbevaring av earkiv ved IKA Rogaland i dag. 6 KDRS-Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter: Hva, hvorfor, hvordan,tjenester? Godkjenningsregimet og oppbevaring av earkiv ved KAI institusjoner i framtiden Masselagringsenhet ved KDRS/evt. e-depot 7 Case: 1.Bevarings- og avleveringscase (SIP og AIP): Eks. på uttrekk fra fagsystemer inkl. Dokumenter Unique- Marthe, -Omsorg og -Oskar 2.Innsynsløsning (DIP): Eks. Forum WinSak98. 3.Hva tjener kommunen på å få til avleveringer og evt. laget innsynsløsninger? 8 Diskusjon/oppsummering Pauser og lunsj hadde vi selvsagt også

7 Kurstall og evaluering 26 kommuner i Rogaland 24 av disse eier IKA. 14 kommuner representert på kurset. Kurslokalet har plass til personer. 28 personer påmeldt og deltok på kurset. 19 fra kommunale arkivtjenester. 9 fra kommunale IKT-tjenester. 16 av 28 svarte på evalueringen (57%) Stillingstyper på dem som evaluerte kurset (Word-file) Venteliste på 4 personer (Jærmuseet, UiS og 1 kommune utenfor Rogaland) Kurs evalueringen (PDF-file)

8 Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi må få til NOARK-avleveringer. Det er en endelig test på at vi har et fullelektronisk saksarkiv» May Britt Bergh arkivleder Karmøy kommune

9 Muntlige reaksjoner i ettertid «Hun som virkelig kan database hos oss forsto godt hva du snakket om. Vi (3) som var på kurset satt oss ned etter lunsj en dag og diskuterte temaet. I framtiden skal vi få til avleveringer selv med litt veiledning». Olga Mauland arkivleder Time kommune

10 Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi må få til avleveringer selv i framtiden. Og dere (IKA) må bare spør om IKT problemer som dere oppdager og som dere tror vi kan hjelpe med, også fra andre kommuner» Tore Waldow Sola kommune IKT

11 Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi kommer til å sette oss ned arkiv og IKT og diskutere hva vi skal gjøre etter det som kom fram i kurset.» Henny Lillelid Bjerga arkivleder Sandnes kommune