RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV"

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV (Retningslinjene er utarbeidet med hjemmel i Forskrift om offentlege arkiv og vedtak i Hovedutvalg for administrasjon ) 1. Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine arkiver til Byarkivet når de ikke lenger trengs i det daglige arbeidet. Avleveringsplikten gjelder også privat arkivmateriale avdelingen måtte ha i sin varetekt. 2. Arkivet skal avleveres så komplett som mulig innenfor den tidsperiode materialet dekker, og/eller den virksomhet materialet stammer fra. Spørsmål om kassasjon (=makulering/kasting/sletting) av materiale skal forelegges byarkivaren for avgjørelse. 3. Ved avleveringen skal arkivmaterialet være ordnet, listeført og merket i samsvar med retningslinjene og vedlagte veiledning for avlevering. 4. Følgende prosedyre skal følges ved avlevering: 4.1. Forespørsel om avlevering må skje skriftlig. Henvendelsen bør inneholde kort omtale av materialet, samt overslag over mengde og tidsrom En eller flere representanter på avdelingen gjennomgår et kurs (ca. 4 timer) på Byarkivet i hvordan arkivet skal ordnes før avleveringen Arkivet gjennomgås etter anvisning fra Byarkivet. Avdelingen utarbeider så oversiktsliste over arkivets serier, der bl. a. Forslag til kassasjoner føres opp. Det benyttes skjema 002 og 003. Listene skal utarbeides etter Allment arkivskjema (se vedlegg) Oversiktslisten vurderes av Byarkivet som gir tilbakemelding om hva som kan kasseres og hva som skal avleveres, og i hvilken rekkefølge dette skal opplistes Arkivet ordnes og pakkes. De enkelte arkivstykker skal registreres i standard database evt. på avleveringsliste (skjema 003 og 020) etter anvisning fra Byarkivet Registreringen/avleveringslisten skal godkjennes av Byarkivet før avlevering Etter at registreringen/listen er godkjent, etiketteres arkivsakene i overensstemmelse med listen. Avdelingen sørger for transport til ett av Byarkivets magasiner. 5. For kompliserte arkiver, eldre enn 1972, kan det avtales andre vilkår.

2 Veiledning ved avlevering av kommunale arkiver til Bergen Byarkiv 1. Avleveringsplikt 1.1 Bergen Byarkiv - kommunens sentrale fjernarkiv Avleveringsrutinene er fastsatt med hjemmel i ΑForskrift om offentlege arkiv av ", som fastsetter at alle kommuner skal opprette arkivdepot med ansvar for eldre og avsluttede arkiver, samt at alle kommunale organ skal avlevere til dette, videre 5-4 som fastsetter generelle krav til avlevert materiale, samt 5-12 som overlater kommunen å fastsette spesielle retningslinjer mht avlevering, med Riksarkivets retningslinjer som mal. ΑByarkivets oppgaver og virkeområde, vedtatt av hovedutvalg for administrasjon forelagt bystyret Bergen Byarkiv har bl.a. oppgavene - som kommunal arkivmyndighet å utvikle og kontrollere kommunens arkivfunksjoner, herunder å utarbeide arkivinstrukser for kommunen, og -som kommunens sentrale fjernarkiv skal det oppbevare, sikre og betjene de avleverte arkivsaker fra bl.a. kommunal virksomhet. Med hjemmel i sistnevnte HOAD-vedtak har Byarkivet tidligere utarbeidet retningslinjer for avlevering. Disse er nå justert slik at de følger kravene i Arklivlov og Arkivforskrift. I en del tilfeller er bestemmelser som er direkte hjemlet i forskriften utstyrt med referanse til relevant paragraf.) Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine arkiver til Byarkivet når de ikke lenger trengs i det daglige arbeidet (Afsk 5-1). Avleveringsplikten gjelder også privat arkivmateriale avdelingen måtte ha i sin varetekt Når avlevere Som hovedregel avleveres arkivmateriale fra avdelingene til Byarkivet etter år. Kommunens arkiv organiseres i arkivperioder (Afsk kap 3B) i takt med bystyreperiodene på følgende måte: Det daglige arkivet overføres hvert fjerde år - ved inngangen til ny bystyreperiode - til avdelingens eget fjernarkiv hvor det oppbevares i 8-12 år før avlevering til Byarkivet Når en virksomhet opphører eller avdeling blir nedlagt, skal avviklingen omfatte arbeidet med å klargjøre arkivet (arkivene) for avlevering til Byarkivet, evt. Overføring til annet organ som overtar arbeidsområdet (Afsk 5-39). Overføring til annet organ setter samme krav til ordning og listeføring som avlevering til byarkivet (Afsk 3-22) Arkiv etter kommunalt oppnevnt utvalg eller tverretatlig prosjekt med eget sekretariat skal avleveres til Byarkivet straks arbeidet er avsluttet. Arkiv etter utvalg eller prosjekt som har benyttet kommunal administrasjon som sekretariat kan innlemmes i vedk. Administrasjons arkiv, men som en klart identifiserbar enhet. Det påhviler utvalgets/prosjektets leder å sørge for at arkivet avsluttes i ordnede former (Afsk 5-3) Avlevering av arkivmateriale på elektroniske medier vil bli behandlet i et spesielt regelverk Avvik fra avleveringsrutinene kan avtales med Byarkivaren i de tilfeller der arkivskaper må ha lett adgang til arkivsakene for et lengre tidsrom. 2

3 2. Hva skal avleveres 2.1. Det er viktig at et arkiv blir avlevert så komplett som mulig. Dette av hensyn til senere bruk av arkivet i forbindelse med kommunal saksbehandling, og en eventuell forskningsmessig utnytting av materialet. Et arkiv etter en virksomhet vil omfatte alt skriftlig materiale etter virksomheten (møtereferater, registre, korrespondanse/ saksarkiv, egenproduserte trykksaker m.m.), men også andre informasjonsbærere som kart, tegninger, fotografier, film, lydopptak, magnetiske media, faner osv. Stempler, signeter o.l. som ikke lenger er i bruk skal avleveres sammen med arkivsakene (Al 2) Personregistre og annet konsesjonspliktig materiale i Bergen kommune skal avleveres til Bergen Byarkiv. Dette gjelder også registre der konsesjonen inneholder slettingsbestemmelser. Etter avtale med datatilsynet skal slike registre avleveres til Byarkivet når konsesjonens slettingstidspunkt inntreffer. For øvrig vil det gjelde en del særlige avleveringsprosedyrer. Databaser, som BKSAK, GAB, GIS o.a.. utgjør også arkivserier som skal bevares for ettertiden og med tiden skal avleveres (Afsk , ). Det vil bli utarbeidet særskilte retningslinjer for slikt materiale. 3. Ordning 3.1. Arkivmaterialet skal være ordnet etter opphav (proveniens) (Afsk 5-4). Dvs. at arkivsaker holdes ordnet etter arkivskapende enhet og adskilt fra andre. Dette innebærer at om en avdeling oppbevarer arkivsaker fra en annen avdeling (arkivskaper) må disse holdes adskilt og føres på separate skjema. Den opprinnelige struktur i hvert enkelt arkiv skal beholdes Hvis en avdeling overtar virksomheten til en annen og nedlagt avdeling, skal arkivet etter den nedlagte enheten avsluttes og kun de deler som er helt nødvendig innlemmes i arkivet til gjenværende avdeling. F. eks. ved nedleggelse av en skole og overføring av elever og lærere til en annen skole, skal kun de elevmapper og personalmapper som er opprettet for de elever/lærere som overføres til ny skole overføres til det nye arkivet. Alt annet skal avsluttes og avleveres til Byarkivet Arkivet skal ordnes i serier og evt. underserier etter naturlige funksjonsmessige, systematiske eller fysiske kriterier. F. eks. møtebøker, kopibøker, saksarkiv, regnskapsbilag, klientmapper, tegninger, foto osv. Prinsippet for seriedanning, betegnelser og for standard rekkefølge finnes i veiledning til allment arkivskjema, som kan fås fra Byarkivet. Hver serie vil inneholde arkivstykker eller volumer, (F.eks. protokoll, arkivboks, kartrull, fotoalbum, fane) som skal registreres. Det vil lønne seg å vente med volumregistrering til seriestrukturen er godkjent av Byarkivet. (Se ) 4. Avleveringsprosedyre Følgende prosedyre skal følges ved avlevering (Afsk 5-12): 4.1. Forespørsel om avlevering må skje skriftlig. Henvendelsen bør inneholde kort omtale av materialet, samt overslag over mengde og tidsrom. En kan godt ta telefonkontakt underveis, men av hensyn til arbeidsmengde, kontrollbehov og avtaler, er det nødvendig å formalisere selve avleveringsprosessen En eller flere representanter for avdelingen gjennomgår et kurs (ca. 4 timer) på Byarkivet i 3

4 hvordan arkivet skal ordnes før avleveringen. Kurset omhandler grunnprinsipper for arkivordning, listeføring, pakking og merking, og vil gi avdelingen den informasjon som er nødvendig for å foreta avleveringen Arkivet gjennomgås etter anvisning fra Byarkivet. Avdelingen utarbeider så oversiktsliste over arkivets serier, der bl.a. forslag til kassasjoner føres opp. Se vedlagte skjema 002 og 003 som kan fås på diskett fra byarkivet. Listene skal utarbeides etter Allment arkivskjema (se vedlegg). Oversiktslisten tjener som grunnlag for en dialog mellom avdelingen og Byarkivet om hva som er bevaringsverdig og hva som kan kasseres, hva som kan avleveres nå, og hvordan dette bør struktureres og listeføres. Et godt grunnlagsarbeid er forutsetningen for et godt resultat Oversiktslisten vurderes av Byarkivet som gir tilbakemelding om hva som skal kasseres og hva som skal avleveres, og i hvilken rekkefølge dette skal opplistes. Byarkivet vil ved tilbakemeldingen også gi noen referansekoder som skal brukes i det videre arbeidet: - Et avleveringsnummer i formen årstall/ løpenummer (1995/047). Dette er referansen for selve avleveringen. - Arkivsignatur og/ eller tilvekstnummer. Arkivsignatur (f.eks. A-2937) er en betegnelse for arkivet som helhet, og kan benyttes alene dersom Byarkivet ikke har mottatt arkivsaker fra vedkommende avdeling før. Tilvekstnummer benyttes for å knytte materialet til avleveringen, og er spesielt viktig dersom det avleverte er et tillegg til tidligere innlevert materiale. Begge brukes som identifikasjon på hvert enkelt arkiv ved listeføring og merking. En avlevering kan bestå av ett eller flere arkiv/ tilvekster. - Seriesignaturer som skal brukes som identifikasjon på hver enkelt arkivserie ved listeføring og merking Arkivet ordnes og pakkes. Avdelingen skriver avleveringsliste etter anvisning fra Byarkivet. For mindre arkivmengder kan en ta imot arkivlister skrevet i tekstbehandlingsverktøy. For store og middels store arkiver skal materialet registreres i databasen Asta, og listene tas ut som papirutskrifter herfra. Se nedenfor. Vedrørende prinsipper for ordning vises til omtale ovenfor og til veiledning i bruk av allment arkivskjema (eget dokument). Arkivlister På grunnlag av oversiktslistene (4.3) vil avleverende avdeling ha blitt underrettet om hvilke arkivserier som skal avleveres og hvordan disse skal organiseres. Hver serie skal registreres i databasen Asta. Deretter skal hver enkelt arkivsak, protokoll, eske osv. i serien listeføres. I saksarkiv skal også hver saksmappe registreres med tittel, arkivkode, og evt. journalnr. Registreringene skal kontrolleres av Byarkivet før oversending av arkivsakene. Dersom listene skrives i tekstbehandling, skal det føres ett eget skjema for hver serie, skjema 020. Hver enkelt arkivsak, protokoll, eske osv. i serien skal listeføres. Avleveringslistene skal godkjennes av byarkivet før arkivsakene oversendes. Arkivsakene merkes foreløpig med blyant og påføres seriesignatur og volumnummer (Eks.: Ba: 1.) En kan benytte hvit merketape som er lett å ta av igjen. 4

5 Eventuelle klausuler på enkelte arkivsaker påføres listen i merknadsrubrikken. Ved unntak fra offentlighet skal hjemmel oppgis. Videre opplysninger om avdelingens opprettelse, oppgaver osv. samt hvordan arkivet er ordnet nedtegnes på et eget ark. Hvis arkivskaper har benyttet et annet system enn Bergen kommunes arkivnøkkel i sitt saksarkiv (D-serien), skal dette beholdes og gjøres rede for i listene og et eksemplar av arkivnøkkelen vedlegges. Pakking Protokoller som er i stykker legges i bortsettingsesker eller bindes sammen med snøre/pakkes i kraftpapir. Protokoller, kopibøker og journaler som har vært oppbevart i ringpermer e.l. skal innbindes senest ved overføring til bortsettingsarkiv, etter retningslinjer gitt av Riksarkivaren (Afsk 3-14). Bergen kommunes bokbindertjeneste er forberedt på å utføre slike oppdrag etter forskriftene. Annet bevaringsverdig materiale som har vært oppbevart i ringpermer e.l. taes ut av permene og pakkes i bortsettingsesker. Det bør ved ompakking benyttes plastklips el.l. for å holde arkene i rett rekkefølge også etter at de er tatt ut av ringpermene. Kortregistere pakkes i spesielle bortsettingsesker til dette formål. Slike kan leveres etter avtale med Byarkivet Arkivsaker som oppbevares i hengemapper o.l. pakkes i bortsettingsesker. Den opprinnelige orden holdes og eskene merkes. Bortsettingsesker og annen emballasje skal utnyttes så godt som mulig av plasshensyn. Eskene bør fylles, men ikke overfylles så de buler ut. Eskene skal kun inneholde materiale som hører naturlig sammen. Kommunale arkivskapere bør bruke de standard bortsettingseskene som er godkjent av Byarkivet. Dersom materiale blir avlevert i emballasje som er uegnet for langtidsoppbevaring, vil kostnadene ved ompakking til godkjente esker bli belastet avleverende avdeling Databasen eller arkivlisten sendes til Byarkivet for godkjenning 4.7. Etter at registreringene eller listen er godkjent, merkes arkivsakene i overensstemmelse med listen. Avdelingen sørger for transport til ett av Byarkivets magasiner. Merking Etter at registreringene er kontrollert og korrekturlest, skrives det ut etiketter som klistres på arkivsakene etter retningslinjer utarbeidet av Riksarkivaren (Afsk 5-4). Protokoller merkes i tillegg med blyant på innsiden av permens forside med arkivsignatur (eller tilvekstnummer):seriesignatur:volumnummer, slik: A-1546:Hc:23. Arkivsakene skal være rengjort for smuss og støv, samt binders og annet metall som kan skade dokumentene som kan skade dokumentene ved oppbevaring. Dersom det ansees nødvendig for å holde saksdokumenter samlet, kan binders erstattes med doble omslagsark. 5

6 Større avleveringer pakkes i flyttekartonger i den orden de er pakket og listeført. Flyttekartongene nummereres (avleveringsnummer + løpenummer). Kartongnummer og summarisk innholdsbeskrivelse (fra boks nr.x til eske nr.y) noteres på en pakkeliste som følger med avleveringen. Transporten besørges og bekostes av avleverende myndighet. 5. Andre spørsmål 5.1. Tilbakelån Arkivskaper/ avleverende myndighet kan som hovedregel få tilbakelån av arkivsaker mot kvittering 5.2 Retur av avlevering Byarkivet forbeholder seg retten til å returnere arkivsakene, eller kreve refusjon av ordningsutgiftene, hvis avleverende myndighet ikke har fulgt de regler som her er gitt Ordning av eldre arkivsaker For eldre arkivsaker (eldre enn kommunesammenslutningen 1972) kan det unntaksvis gjøres avtale med Byarkivet om avlevering av uordnet materiale, og eventuell ordning i Byarkivets regi. 9 april 1999 H:\ARKIV\VEILAVL1.WP 6

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv.

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv. Avlevering Arkivsaker som ikke lenger trengs i den daglige forvaltning i kommunens administrasjoner, institusjoner og bedrifter skal avleveres til Byarkivet i ordnet og merket stand. Det gjelder også arkivene

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

VEILEDER I ARKIVORDNING

VEILEDER I ARKIVORDNING VEILEDER I ARKIVORDNING 1 FOR ARKIVMEDARBEIDERE OG ANDRE SOM ORDNER PAPIRARKIV FOR AVLEVERING TIL DEPOT Vi er en del av Aust-Agder museum og arkiv IKS. Sammen med Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Ordningskurs - fra kaos til orden

Ordningskurs - fra kaos til orden Ordningskurs - fra kaos til orden Gaute Chr. Molaug Yngve Schulstad Kristensen KUBEN 24.10.2017 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Planer om å avlevere? Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Ta tidleg kontakt med IKA Me kan ta i mot arkiv frå september 2017 Kva slags format? protokollar og/eller arkivboksar? Har arkivsakene

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 1 1. Innledning 1.1 Hjemmel og avgrensning I henhold til forskrift til arkivloven

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV Av Paul Sporsheim Innledning Denne korte veilederen inneholder det viktigste man skal huske på i ordnings- og avleveringsarbeidet før deponering

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Fagansvarlege for avlevering Vibeke S. Lunheim Rådgjevar/Arkivar vibeke.lunheim@ikamr.no

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning Vedlegg 1 Kundens beskrivelse av arkivmaterialet Innledning Stiftelsen Asta fikk høsten 2015 i oppdrag å lage en kartleggingsrapport over Kundens arkivbestand. Bakgrunnen for oppdraget var Kunden ønsker

Detaljer

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister AVLEVERING AV PERSONREGISTER Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister Innholdsfortegnelse 1.1 Innledning s. 3 1.1 Hvilke arkiv skal avleveres 1.2 Når skal arkivene avleveres? 2. Avlevering

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester)

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Ordning av arkiver (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Bilag 1 LDs beskrivelse av oppdraget Saksnummer 201200778

Detaljer

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV Side 1 av 24 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse...2 Forord...3 Tips før man starter ordningsarbeid...4 Fuktskadet arkivmaterialet...4 Proveniensprinsippet

Detaljer

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK SAKSGANG R.f. Styre, råd, utval m.v. Møtedato Saksnr DRS Delegert rådmannskontoret 26.01.2011 006/11 Arkiv: K1-069 Arkivsaknr: 08/896-20 DEPOT - PRIVAT ARKIV - ØYGARDEN KOMMUNE

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Fysisk avlevering, rutiner. v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014

Fysisk avlevering, rutiner. v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014 Fysisk avlevering, rutiner v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014 Avleveringer til Norsk helsearkiv Kun pasientjournalene (mors) og det som måtte være av fremfinningsmidler til dette Av fremfinningsmidler

Detaljer

ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011)

ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011) Side 1 av 7 ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011) 30.09.2011 INNHOLD 1 INNLEDNING 2 AVLEVERINGSPLIKT 3 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING 4 AVLEVERING AV PAPIRARKIVER 4.1 AVLEVERINGSPROSESSEN 4.2 PERIODEVIS

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL ORDNING, FØRING OG AVLEVERING AV OFFENTLEGE ARKIV OG AV DEI PRIVATARKIV SOM ER PÅLAGDE Å FØLGJE ARKIVLOVA OG ARKIVFORSKRIFTENE PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL Innhald

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012

Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012 Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012 Registrering av privatarkiv hvorfor og hvordan? Arkivloven pålegger Riksarkivaren

Detaljer

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune SAMARBEIDSAVTALE Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune Oppgaver Følgende oppgaver legges til fylkesarkivet: Fjernarkiv/arkivdepot. Fylkesarkivet delegeres oppgaver som

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole

Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole ble opprettet i 1853. Skipperskolen var trolig også en del av sjømannsskolen. Fra og med

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET En veiledning for organisasjoner og bedrifter Foto: Nykirke guttekorps. Fotograf ukjent. Praktiske råd for avlevering av arkiver etter organisasjoner til Vestfoldarkivet.

Detaljer

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no tlf: +47 90 604703 Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Tema for timen Periodisering Bakgrunn

Detaljer

Dag 3 - Periodiske rutiner

Dag 3 - Periodiske rutiner Dag 3 - Periodiske rutiner Program for dagen Arkivbegrensning, bevaring, kassasjon Periodisering Overføring av arkiv Arkiv ved nedlagte organer Arkivplan Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon Definisjoner

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Deponeringsmaraton del 2 Innflytting i Archon 2 Flytte de eldste adm. arkivene fra Archon 1 til Archon 2 Flette inn ev. eldre arkiver som fortsatt står ute i kommunen Flytte adm. arkiver innad i Archon

Detaljer

Retningslinjer for personaldokumentasjon

Retningslinjer for personaldokumentasjon Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...

Detaljer

BYARKIVET en kilde til kunnskap

BYARKIVET en kilde til kunnskap BYARKIVET en kilde til kunnskap 1 Byarkivets åpningstider Vi har åpen lesesal hver tirsdag 09.00 15.00 og er tilgjengelig for veiledning pr. telefon, e-post og brev. Alltid på nett Byarkivet har egne internettsider

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 Riksarkivaren Rapportar og retningsliner 15 Riksarkivaren, Oslo 2003 ISBN 82-548-0083-9

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Ordning av eldre arkiver. Bård Raustøl, rådgiver IKAVA

Ordning av eldre arkiver. Bård Raustøl, rådgiver IKAVA Ordning av eldre arkiver Bård Raustøl, rådgiver IKAVA Ordning av eldre arkiver Kommunal/fylkeskommunal historie Kommunale arkivskapere Ordning av eldre arkiver Avlevering til depot Kommunal/fylkeskommunal

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet.

L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet. Arkivliste for Nordvik skole (A-3788): A - Møtebøker 1890-1995 Aa - Tilsynsutvalget 1890-1970 L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet. Ab - Møtereferater 1892-1995 Referater

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.

A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. L0001 Styreprotokoll 1921-1927 1/014/02/2 L0002 Styreprotokoll - bygninger 1924-1927 1/014/02/2 L0003 Styreprotokoll 1927-1930 1/014/02/2

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Arkivnavn: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivsignatur: A-3384 Depotinstitusjon: BBA Tidsrom: 1972-1981. Fritt tilgjengelig (lesesalreglement ol.

Arkivnavn: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivsignatur: A-3384 Depotinstitusjon: BBA Tidsrom: 1972-1981. Fritt tilgjengelig (lesesalreglement ol. Arkivskaper: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivskapernummer: A-3384 Samfunnssektor: Privat Arkivskapertype: Organisasjon Forvaltningsnivå: Regional Land: NORGE Kommune(r): BERGEN, OS (HORDALAND) Historikk:

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG

Detaljer

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV Dette er ein rettleiar utarbeida av IKAH i samband med deponeringar av arkiv etter overformynderiet i kommunane. Bergen 2016 1 Kort samandrag 1. Alle kommunar har hatt

Detaljer

Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret

Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret Bakgrunn og regulering, noen hovedtrekk Tom Kolvig 2002 Staten overtok ansvar og eierskap til off spesialisthelsetjeneste 2006 NOU med forslag om bevaring av pasientjournalene

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato:

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato: Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Gjeldande frå dato: 01.04.2017 Vert rullert dato: 01.04.2019 Denne instruksen skal vere ein rettleiar for å ordne og avlevere kommunale og fylkeskommunale arkiv

Detaljer

Nasjonalt råd for distriktshøgskolene - Avlevering av saksarkiv 1976-1994

Nasjonalt råd for distriktshøgskolene - Avlevering av saksarkiv 1976-1994 A R K I V V E R K E T RIKSARKIVET Høgskolen i Telemark Kjølnes Ring 56 3918 Porsgrunn Deres ref. Vår ref. 2005/5522 Dato 15.03.2005 9 Nasjonalt råd for distriktshøgskolene - Avlevering av saksarkiv 1976-1994

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Hvorfor bevare elektroniske arkiv? Nedfelt i arkivlovens formålsparagraf et pålegg om å sikre arkivmateriale som har rettslig verdi, forvaltningsmessig verdi

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert 25.06.2012 av TLO FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE...

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV MELDINGER... 3 OPPRETTING AV BARNEVERNSMAPPE OG TILSYNSMAPPE... 4

Detaljer

Acb - Møtebøker for arbeidsutvalg for foreldrerådet 1972 Serien inneholder referat fra arbeidsutvalgets møter.

Acb - Møtebøker for arbeidsutvalg for foreldrerådet 1972 Serien inneholder referat fra arbeidsutvalgets møter. Arkivliste for Ulsetskogen skole (A-3779), se vedlegg. A - Møtebøker 1991-1995 Aa - Møtebøker for samarbeidsutvalget 1972-1995 Serien inneholder referat fra samarbeidsutvalgets møter. Samarbeidsutvalget

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

KARTLEGGING,BEVARINGOG TILGJENGELIGGJØRING AV PRIVATARKIVI NORGE. ArbeiderbevegelsensArkiv og Bibliotek, Oslo. Riksarkivet,Oslo.

KARTLEGGING,BEVARINGOG TILGJENGELIGGJØRING AV PRIVATARKIVI NORGE. ArbeiderbevegelsensArkiv og Bibliotek, Oslo. Riksarkivet,Oslo. Samarbeid om KARTLEGGING,BEVARINGOG TILGJENGELIGGJØRING AV PRIVATARKIVI NORGE Avtaleinngått7. mars2001mellom ArbeiderbevegelsensArkiv og Bibliotek, Oslo og Riksarkivet,Oslo Avtaleninneholderåtte siderog

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Undervisningsbygg Undervisningsbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Vår visjon

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Organisasjonsarkiver som kilde og dokumentasjon

Organisasjonsarkiver som kilde og dokumentasjon Organisasjonsarkiver som kilde og dokumentasjon Bjørn Bering 10.11.2010 Norsk kulturråd Organisasjoner, 15 på topp TIL KILDENE!, ABM-skrift nr. 40. Arbeidstaker- og yrkesorganisasjoner 3500 3000 2500 2000

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»

Detaljer

Høring av forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og helsearkivforskriften

Høring av forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og helsearkivforskriften KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Helse- og omsorgsdepartementet, HOD Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Vår referanse: 13/01952-2 Arkivkode: G00 &00 Saksbehandler:

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Personalmappen. 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb.

Personalmappen. 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb. Personalmappen 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb. Tema Personopplysninger - sikkerhet Journalføring Forholdet personalarkiv og saksarkiv Innhold i personalmappen Oppbevaring Tilgang Innsyn Sletting/Kassasjon

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer