Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen"

Transkript

1 Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert av TLO

2 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE... 4 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG ARKIVSYSTEMET... 5 JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I ELEVMAPPE... 5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 OVERFØRING... 6 INNSYN... 6 OVERSENDING AV KOPIER... 6 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE ELLER BYTTE AV SKOLE... 7 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV ELEVOPPLYSNINGER... 7 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV ELEVOPPLYSNINGER... 7 ARKIVERING AV ELEVMAPPER... 7 ARKIVERING... 7 AKTIVT ARKIV... 7 BORTSETTINGSARKIV... 7 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 8 ARKIVBEGRENSNING... 8 KASSASJON OG BEVARING... 8 AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL BYARKIVET... 8 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 8 ANSVAR FOR AVLEVERING... 8 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV ELEVMAPPER... 8 TILBAKELÅN... 9 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 9 IVERKSETTING... 9 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE

3 FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret elevmapper i grunnskolen innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringsloven). Retningslinjene gjelder også for Senter for oppvekst, avdeling Nøsted skole. Frydenhaug skole er en interkommunal grunnskole i Drammen for elever med nedsatt funksjonsevne. Andre kommuner i Buskerud kjøper skoleplasser på Frydenhaug skole for elever i egen hjemkommune. På grunn av det interkommunale samarbeidet skal skolen også forholde seg til retningslinjer gitt av IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS) når det gjelder elevmapper for de andre kommunene i Buskerud enn Drammen. Det skal inngås egen avtale mellom Drammen kommune og IKA Kongsberg om deponering av elevmapper fra Frydenhaug skole på elever som er hjemmehørende i Drammen. Retningslinjene for elevmapper gjelder også for 1) elever hjemmehørende i Drammen som er på institusjoner i og utenfor kommunen, for eksempel barnevernsinstitusjoner, sykehus etc, 2) elever som går i mottaksgrupper på Introduksjonssenteret for utlendinger, og elever i mottaksgrupper tilknyttet Danvik og Fjell skoler, 3) voksne som mottar opplæring ved Introduksjonssenteret for utlendinger, avdeling Kjøsterud skole. DEFINISJONER Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på skolen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte elevmapper, alfabetisk etter elevens etternavn. Med elevmappe menes fysiske mapper i elevarkivet på den enkelte elev. Med elektronisk lagret elevmappe menes en elevsak opprettet i kommunens sak- og arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i disse retningslinjene. Alle skolene er pålagt å bruke kommunens sakog arkivsystem til journalføring og administrativ saksbehandling. Drammen kommune har ikke godkjent elektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer. All elevinformasjon som skal tas vare på må derfor være papirbasert. Dokumenter som tilhører elevarkivet og som kun finnes elektronisk skal tas ut på papir og arkiveres i elevmappen. PERSONREGISTRE Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for ansatte i grunnskolen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens 13 b, pkt 3). Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningslovens 2 er den som Drammen kommune til enhver tid har utpekt. Personopplysningslovens 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. 3

4 OPPRETTING AV ELEVMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. Karakterlister, eksamensprotokoller og fraværslister skal imidlertid oppbevares sentralt på hver skole, og ikke i elevmappene. Hver skole skal opprette elevmappe på alle elevene ved skolen, og kun en elevmappe pr. elev. Hvis korrespondanse knyttet til eleven skal journalføres skal det opprettes en egen elevsak (elektronisk elevmappe) i sak- og arkivsystemet, etter en standard som er beskrevet et annet sted i disse retningslinjene. Elevmappe bør opprettes når det er gjort vedtak om skoleplassering dvs. før eleven begynner i 1. klasse, og før eleven begynner i 8. klasse. Fagsystemet Oppad (skoleadministrativt system) registrerer og bevarer elektronisk en stor mengde informasjon om den enkelte elev: navn på foresatte, adresse, morsmål, klassetilhørighet, fag og karakterer på ungdomstrinnet, fastlege og telefoner. Oppad skal vurderes bevart på lik linje med alle andre fagsystemer i Drammen kommune. Ordningsprinsipp Hver elevmappe i elevarkivet skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. I tillegg skal basisgruppe påføres elevmappe. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn samt fødselsdato. Innhold i elevmappe I den fysiske elevmappen skal det ligge følgende dokumenter: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares Forhåndsvarsel og enkeltvedtak om skoleplassering Individuelle opplæringsplaner, IOP er (herunder sakkyndig vurdering PPT) Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling samt tilrettelegging av spesialundervisning Varselbrev (fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel) Disiplinære forseelser Søknad om permisjon Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering i et fag Dokumentasjon vedrørende bortvisning Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang 1 Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklige fagopplæring (enkeltvedtak) Referat fra ansvarsgruppemøter Referat fra foreldresamtaler og konferanser Kopi av bekymringsmelding til barnevernet (foresatte skal varsles før denne sendes) Skriftligvurdering Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Annen dokumentasjon og korrespondanse rundt fravær (for eksempel søknad om permisjon ut over opplæringsloven) 1 Etter opplæringslovens 15-3 har skolens personale uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når personalet har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt. 4

5 Melding om elev som avbryter opplæring Klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage Kopi av flyttemelding Skolens notat om avbrutt opplæring (i de tilfeller der melding ikke gis av eleven selv eller foresatte) Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole Blått omslag, skal bevares i to år etter sluttdato Sykemeldinger og legeerklæringer Dokumentasjon vedrørende skoleskyss Nyeste elevopplysningsskjema Søknad om innsyn i elevmappe Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole Oppretting av elevmapper i sak- og arkivsystemet Korrespondanse (både inngående og utgående) vedrørende en elev som skal journalføres skal skje i en egen sak - elektronisk elevmappe, i sak- og arkivsystemet. En slik sak skal opprettes på følgende måte: I første linje i sakstittel skal det stå elev - (navn på skole) I andre linje i sakstittel skal det stå (Fornavn etternavn) Når og hvis eleven bytter skole kan navn på tidligere skole(r) skrives i merknadsfeltet i sak- og arkivsystemet. Emnekode B31 skal ikke brukes da elevarkivet er et objektarkiv og arkiveres etter fødselsdato. Arkivkode er objektkode DATO, fødselsdato skrives inn i feltet ved siden av objektkode. Arkivering av journalførte dokumenter skal skje i den fysiske elevmappen. Journalføring av dokumenter i elevmappe I arkivforskriftens 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Skolen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres: 1. Forhåndsvarsel og enkeltvedtak vedrørende skoleplassering 2. Søknad fra foresatte vedrørende f.eks. fri 3. Enkeltvedtak vedrørende skoleskyss 4. Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak 5. Enkeltvedtak om spesialundervisning 6. Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige 7. Elever med ansvarsgrupper rundt seg før innkalling og referat fra møter 8. Når elever flytter til annen skole 9. Kontakt med barnevernet UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Elevmappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Andre ansatte har ikke tilgang til elevmappen. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at utlån er registrert. Utlån 5

6 gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført elevens for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i elevarkivet som informasjon om hvem som har lånt saken, og tas ut når elevmappen leveres tilbake. Hvis det gjelder en elevmappe som har en tilsvarende sak registrert i sak- og arkivsystemet skal man også registrere utlånet i sak- og arkivsystemet. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler. Overføring I tråd med prinsippet om at det primært skal være en elevmappe på hver elev i Drammen kommune, skal elevmappen følge eleven ved bytte av skole innen kommunen også ved overgang fra barneskole til ungdomsskole, der det fysisk skjer et skolebytte. Bare opplysninger som er nødvendig for elevens videre skolegang skal overføres. Dette betyr i praksis at skolene i enkelte tilfeller fortsatt vil ha en elevmappe der det ligger opplysninger om for eksempel disiplinære forhold mens andre opplysninger er overført til en ny elevmappe. Med samtykke fra foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres til ny skole. I praksis skal alle elevmapper som skal overføres til en annen skole gjennomgås og ryddes før overføring. Innsyn Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens 18. Eleven har som hovedregel rett til fullt innsyn i sin elevmappe, det samme gjelder foresatte. Hvis en elev selv ber om innsyn uten at foresatte er involvert eller eksplisitt ber om at foresatte ikke får innsyn, bør foresatte varsles om dette. Kommunen legger til grunn at foreldreretten står sterkt i slike saker, og derfor bør foresatte i slike tilfeller varsles. Tidligere elever som har nådd myndighetsalder utøver innsynsretten fullt ut på egne vegne. På anmodning kan partene i en innsynssak få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i. Dokumenter som er utarbeidet for interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. I helt spesielle saker kan kommunen også vurdere unntak fra innsynsbestemmelsene med hjemmel i forvaltningslovens 19b: Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han ikke krav på å gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. En slik unntakshjemmel kan f.eks. vurderes i forbindelse med en eventuell straffesak, der krav om innsyn i en sak eller et dokument kan ødelegge politietterforskning. Dette er imidlertid en meget snever unntaksbestemmelse, og det anbefales derfor at den enkelte skole kontakter kommuneadvokaten i slike saker. Selv om innsyn i utgangspunktet kan nektes i henhold til unntaksbestemmelsene, skal det foretas en vurdering av om opplysninger allikevel kan gis, jf. offentleglovas prinsipp om meirinnsyn. For å vurdere krav om innsyn skal skolen motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra skolen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel mappe skal også sendes som ordinær post. 6

7 Ved flytting til annen kommune eller bytte av skole Når eleven flytter til en annen kommune eller begynner på en privat grunnskole, kan det med samtykke fra eleven eller foresatte oversendes kopi av de dokumenter i elevmappen som er nødvendig for å videreføre skolegangen. Samtykke til slik oversendelse skal gis skriftlig. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole, med mindre det foreligger samtykke. Bruk av telefaks ved overføring av elevopplysninger Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for eleven eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om eleven sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i elevmappen Bruk av e-post ved overføring av elevopplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av elev eller dennes foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e- post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på elevmappen. ARKIVERING AV ELEVMAPPER Arkivering Elevmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares elevmapper for elever som går på skolen. Bortsettingsarkiv Arkivansvarlig på skolen har ansvar for at bortsetting av elevmapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på elev som ikke lenger går på skolen skal overføres til bortsettingsarkivet, og det anbefales at dette skjer umiddelbart etter at eleven sluttet. Arkivansvarlig har ansvaret for at bortsatte elevmapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc. Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet skal primært være alfabetisk - etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke elevmapper det skal ryddes i, og hvilke elevmapper som skal avleveres til byarkivet. Klassetilhørighet skal ikke påføres mapper i bortsettingsarkivet. 7

8 Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. Personalet gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig ved skolen. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens Etter at eleven har sluttet på skolen, skal elevmappen inneholde dokumentasjon av skolens saksbehandling og tiltak som er satt i verk overfor eleven, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig på skolen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring Elevmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjelder også saker om disiplinære forhold som ligger i elevmappen. Etter arkivlovens 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering Skolene skal avlevere sine elevmapper til byarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest ti år etter eleven sluttet. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. Ansvar for avlevering Rektor har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til elevmappene. Pakking, merking og rengjøring av elevmapper Elevmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant: Navn på skole Elevmapper, alfabetisert fra-til Tidsrom (startår-sluttår) Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er. 8

9 Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom skolen og byarkivet. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på høring februar 2007 til alle grunnskoler i Drammen kommune, samt Senter for oppvekst avdeling Nøsted, Introduksjonssenteret for utlendinger avdeling Kjøsterud, Frydenhaug skole og fagforeningene. Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen Retningslinjene iverksettes fra Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er byarkivaren, og revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren. 9

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV MELDINGER... 3 OPPRETTING AV BARNEVERNSMAPPE OG TILSYNSMAPPE... 4

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune

Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune Gjeldende fra 1. april 2008 Revidert juni 2010 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE/LÆRLINGMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP...

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Revidert 08.02.2011 av TLO. Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging

Revidert 08.02.2011 av TLO. Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging Revidert 08.02.2011 av TLO Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV BEKYMRINGSMELDINGER...

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste)

Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste) Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste) 1 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 4 REGISTRERING AV KLIENTSAK... 4 OPPRETTING AV KLIENTMAPPE...

Detaljer

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE Oppdatert: 05.12.2014 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. INNHOLD I ELEVMAPPER... 3 3. TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN... 4 3.1. Rett til

Detaljer

Retningslinjer for personaldokumentasjon

Retningslinjer for personaldokumentasjon Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...

Detaljer

Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret

Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret 1 FORMÅL... 4 VIRKEOMRÅDE... 4 DEFINISJONER... 4 PERSONREGISTRE... 5 OPPRETTING AV DELTAKERMAPPE (BRUN MAPPE, FLYKTNINGER)...

Detaljer

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ØYGARDEN KOMMUNE 10/728-2/K1-069//BYO Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med elevmappene både

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Rutiner for innføring av elektroniske ELEV mapper. Dokumentsenteret

Rutiner for innføring av elektroniske ELEV mapper. Dokumentsenteret Rutiner for innføring av elektroniske ELEV mapper Dokumentsenteret 22.08.16 Arkivrutiner ved omorganisering Ved omorganisering har administrativ leder det overordnede arkivansvar. Arkivleder har ansvaret

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

Personalmappen. 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb.

Personalmappen. 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb. Personalmappen 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb. Tema Personopplysninger - sikkerhet Journalføring Forholdet personalarkiv og saksarkiv Innhold i personalmappen Oppbevaring Tilgang Innsyn Sletting/Kassasjon

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 PROSJEKTGRUPPEN... 3 3 REGULERENDE LOVVERK... 3 3.1 LOVVERKSOVERSIKT...

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 3 3.1 Lovverksoversikt:...

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet.

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. Undervisningsvurdering noen juridiske forhold Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. ARTIKKEL SIST ENDRET:

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Arkivsjef Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold

Detaljer

Undervisningsavdelingen Askøy kommune 2010. Side 1 av 34

Undervisningsavdelingen Askøy kommune 2010. Side 1 av 34 Side 1 av 34 1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse... 2 2 Innledning... 4 Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger... 4 Offentlighetsloven... 4 Forvaltningsloven og barneloven... 4 Personopplysningsloven...

Detaljer

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister AVLEVERING AV PERSONREGISTER Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister Innholdsfortegnelse 1.1 Innledning s. 3 1.1 Hvilke arkiv skal avleveres 1.2 Når skal arkivene avleveres? 2. Avlevering

Detaljer

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og gi mulighet til kassasjon Målet er å utarbeide

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.

Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. PILOT RAUFOSS VGS. Tjenesten «LAO» (Lærers Administrative Oppgaver) erstatter dagens løsning for generering av elevvarsler i OFK. Denne nye

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

Arkivering av elevarkiv

Arkivering av elevarkiv Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan

Detaljer

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype:

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype: Innhald 1. Inneliing s. 2 1.2 Virkeområde 1.3 Definisjonar 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon. v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud

Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon. v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud 2 Nye personvernregler i 2018 En forordning og to direktiver om personvern fra 2016 trer i kraft i norsk lovgivning

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Merethe M. Johansen, rådgiver IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av

Detaljer

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Arkivmedarbeiderkurs 26.-27. januar 2010 June Wahl, IKA Kongsberg Lovverk Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Helsepersonelloven og pasientrettighetsloven

Detaljer

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS

Detaljer

Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler. Ask barnehage 2012/2013

Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler. Ask barnehage 2012/2013 Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler Ask barnehage 2012/2013 Observasjon og dokumentasjon Barnehagen er en pedagogisk virksomhet som skal planlegges, dokumenteres og vurderes.

Detaljer

Barnehagedokumentasjon Veileder. Forslag til håndtering og bevaring

Barnehagedokumentasjon Veileder. Forslag til håndtering og bevaring ehagedokumentasjon Veileder Forslag til håndtering og bevaring Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 4 3.1 Lovverksoversikt:... 4 4. Bruk av veilederen... 4 5. Innsyn...

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Informasjon om personopplysninger Formålet med personopplysningsloven Formålet med personopplysningsloven (pol) er å beskytte den

Detaljer

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt For hvem? Retningslinjene omfatter alle som har tilgang til kommunens IT-systemer.

Detaljer

Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011

Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011 Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011 1 1.0 INNLEDNING. Mandal kommune samler inn, oppbevarer og bruker personopplysninger som en nødvendig del for å kunne utføre sine

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Veileder om hvordan kommuner og skoler systematisk kan håndtere situasjonen der barn ikke møter i grunnskolen

Veileder om hvordan kommuner og skoler systematisk kan håndtere situasjonen der barn ikke møter i grunnskolen Veileder om hvordan kommuner og skoler systematisk kan håndtere situasjonen der barn ikke møter i grunnskolen 1. Alle barn som er bosatt i Norge har rett og plikt til grunnskoleopplæring Kunnskapsdepartementet

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Standarder for kvalitetsoppfølging forvaltningstema 2015

Standarder for kvalitetsoppfølging forvaltningstema 2015 Vedlegg 1 Særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter, 2-8 i Opplæringsloven o Elever i grunnskolen med annet morsmål enn norsk og samisk har rett til særskilt norskopplæring frem til

Detaljer

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE 1. Avtalens parter og bakgrunn Det vises til avtale ( Hovedavtalen ) mellom takstmann/takstfirma (Databehandler) og Crawford & Company (Norway) AS om at Databehandler

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE

Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE Tema Kontrollområde God praksis/ dokumentasjon Lover og forskrifter Vurdering Oppfølging/tiltak Rett og plikt til opplæring Innholdet i opplæringen

Detaljer

Digitalisering av Arkivdeler i Noark5. Jan Børre Solvik IT Rådgiver, IKA Trøndelag

Digitalisering av Arkivdeler i Noark5. Jan Børre Solvik IT Rådgiver, IKA Trøndelag Digitalisering av Arkivdeler i Noark5 Jan Børre Solvik IT Rådgiver, IKA Trøndelag Documaster / Byggesak Documaster Registrering av byggesak/skanning Documaster Dots er en Noark5 kjerne tilpasset byggesaker

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

Rutinebeskrivelser for oppfølging av elevfravær i grunnskolen

Rutinebeskrivelser for oppfølging av elevfravær i grunnskolen Rutinebeskrivelser for oppfølging av elevfravær i grunnskolen Våler kommune Gjeldende fra 01.08.17 Innhold 1. Formål:... 3 2. Lovhjemmel... 3 3. Generelt om fravær... 3 4. Dokumentasjon av fravær... 3

Detaljer

Veileder Barnehagedokumentasjon. Håndtering og bevaring av dokumenter

Veileder Barnehagedokumentasjon. Håndtering og bevaring av dokumenter Veileder ehagedokumentasjon Håndtering og bevaring av Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 4 3. Regulerende lovverk... 5 4. Bruk av veilederen... 6 5. Struktur i barnemappen/barnesakene...

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Endelig kontrollrapport

Endelig kontrollrapport Saksnummer: 11/01168 Dato for kontroll: 01.12.2011 Rapportdato: 21.05.2012 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Drømtorp videregående skole Sted: Ski Utarbeidet av: Knut B. Kaspersen Stein Erik Vetland

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

INNSYN I PERSONREGISTRE. Rutiner og regler for gjenbruk

INNSYN I PERSONREGISTRE. Rutiner og regler for gjenbruk INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk /Guovdageainnu - 1 - Innhold 1. Deponeringsordningen for personregistre 2. Lovverket om taushetsplikt, innsyn og bruk 3. Reglement for utlån og bruk

Detaljer

Godkjent av: Kommunalsjef 01.01.2013

Godkjent av: Kommunalsjef 01.01.2013 Pr. 01.01.2013 Rutinebeskrivelser Rutinebetegnelse: Rutiner ved fravær i skolen i Lunner Tilgjengelig på: Kommunens hjemmeside Skolenes hjemmeside Godkjent av: Kommunalsjef Dato: 01.01.2013 Tidspunkt for

Detaljer

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE Ved å ha en plan for overgang barnehage- skole/sfo, ønsker Ås kommune

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning. Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for

Detaljer

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK SAKSGANG R.f. Styre, råd, utval m.v. Møtedato Saksnr DRS Delegert rådmannskontoret 26.01.2011 006/11 Arkiv: K1-069 Arkivsaknr: 08/896-20 DEPOT - PRIVAT ARKIV - ØYGARDEN KOMMUNE

Detaljer

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentleglova FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentlighet 1. januar 2009: fra offentlighetsloven til offentleglova. Offl. 1: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg

Detaljer

Tilleggsopplysninger til søknad om videregående opplæring

Tilleggsopplysninger til søknad om videregående opplæring Tilleggsopplysninger til søknad om videregående opplæring Vedleggsskjemaet fylles fortrinnsvis ut i samarbeid med avgiverskole eller Oppfølgingstjenesten. Søker skal underskrive vedleggsskjema. Sett kryss

Detaljer

Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole

Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Nokios 2013 Forsvarlig håndtering av elevdokumentasjon i grunnskole og videregående skole Kari Skjølberg Daglig leder i FOT Hva er FOT? Samarbeid mellom 6 fylkeskommuner o Finnmark fylkeskommune o Nord-Trøndelag

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk

INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk Innhold 1. Deponeringsordningen for personregistre 2. Lovverket om taushetsplikt, innsyn og bruk 3. Reglement for utlån og bruk av personregistermateriale

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

Partsinnsyn - saksbehandlingsrutiner

Partsinnsyn - saksbehandlingsrutiner Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer