Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten

Transkript

1 Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten

2 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV MELDINGER... 3 OPPRETTING AV BARNEVERNSMAPPE OG TILSYNSMAPPE... 4 INNHOLD I BARNEVERNSMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 INNSYN... 5 OVERSENDING AV KOPIER... 5 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE... 5 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 5 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 6 ARKIVERING AV BARNEVERNSMAPPER... 6 AKTIVT ARKIV... 6 BORTSETTINGSARKIV... 6 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 6 ARKIVBEGRENSNING... 7 KASSASJON OG BEVARING... 7 AVLEVERING AV BARNEVERNSMAPPER TIL BYARKIVET... 7 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 7 ANSVAR FOR AVLEVERING... 7 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV BARNEVERNSMAPPER... 7 TILBAKELÅN... 7 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 7 IVERKSETTING... 7 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 7 VEDLEGG 1 FORVALTNINGSLOVENS VEDLEGG 2 LENKER TIL RELEVANT LOVVERK

3 FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret klientmapper i barneverntjensten innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Denne retningslinjen gjelder for barnevernsaker som behandles etter Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr DEFINISJONER Med barnevernsak menes når barneverntjenesten - etter å ha avklart en melding i henhold til Lov om barneverntjenester 4-2, finner det nødvendig å starte en undersøkelse etter lovens 4-3. Med henlegging av barnevernssak menes det meldinger til barneverntjenesten - som ikke følges opp med undersøkelser etter barnevernlovens 4-3, henlegges. Med avslutning av barnevernssak menes at barnevernstjenesten ikke lenger har et lovpålagt ansvar for oppfølging av barnet. Avslutning av barnevernsak skjer ved a) dødsfall hos barnet, b) opphør av tiltak, c) flytting til en annen kommune (gjelder ikke i tilfeller hvor kommunen har overtatt omsorgen for barnet), d) avslutning av tiltak, e) henlagte undersøkelser. Med barnevernsmappe menes fysiske mapper i barnevernsarkivet på det enkelte barn. Med tilsynsmapper menes fysiske mapper for barn og unge som er under omsorg av andre kommuner, men der Drammen kommune har et medansvar. PERSONREGISTRE Barnevernsmappene og tilsynsmappene utgjør personregistre og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i barnevernmappene og tilsynsmappene er tilgjengelige for ansatte i barneverntjenesten i den utstrekning de trengs i saksbehandlingen og i den utstrekning de trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningsloven 13 b, pkt 3). Fagleder barnevern er behandlingsansvarlig for barnevernsmappene og tilsynsmappene etter personopplysningsloven 2. REGISTRERING AV MELDINGER Meldinger til barneverntjenesten om barns omsorgssituasjon skal registreres på eget skjema. Henlagte meldinger skal oppbevares hos Barneverntjenesten i ett år, deretter skal meldingene makuleres. Se også punkt om arkivbegrensning og kassasjon, s Meldinger som er klart ubegrunnet - for eksempel fremsatt i sjikanehensikt, og meldinger som klart angår forhold 3

4 som faller utenfor barnevernlovens anvendelsesområde (som for eksempel når meldingen gjelder personer over 18 år), skal straks makuleres. OPPRETTING AV BARNEVERNSMAPPE OG TILSYNSMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om et barn primært skal arkiveres ett sted. Det skal opprettes en barnevernsmappe for hvert barn som har sak til behandling hos barneverntjenesten. Henlagte meldinger - som skal makuleres etter ett år, skal arkiveres samlet utenfor barnevernsmappene. Når det gjelder tilsynsmapper, så skal Barneverntjenesten arkivere all relevant dokumentasjon på sine oppgaver i tilsynsmappen, på lik linje med dokumentasjon i ordinære barnevernssaker for barn hjemmehørende i Drammen kommune. Utover dette er ikke tilsynsmapper nevnt spesielt i retningslinjene. Innhold i barnevernsmappe I den fysiske mappen skal det ligge følgende dokumenter: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares Bekymringsmelding Søknad om tiltak Undersøkelsesplan Undersøkelsesrapport Vedtak Administrativ beslutning Dom i barnevernssaker Tiltaksplan Evalueringsrapport tiltak Generell korrespondanse Referater Journalnotater Søknader om tiltak og tilsagn til/fra BUF-etat, også refusjonssøknader og svar 1 Blått omslag, skal makuleres etter at barnevernssaken avsluttes Kopi av oppdragsavtaler Bilag eks. regninger og kvitteringer Refusjonssøknader og tilsagn Utbetalingsplaner Ekstra kopier Avisutklipp og bilder Ferie- og leirinvitasjoner Hvitt omslag, interne notater som skal bevares Henvisning til intern instans Intern undersøkelsesplan Interne journalnotater 1 Hvis svaret inneholder faglige vurderinger 4

5 Ordningsprinsipp Hver mappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter barnets fødselsnummer. Fødselsnummeret (11 siffer) skrives i henhold til Norsk standard: dag-måned-år. Personnummer benyttes for å skille elever med samme fødselsdato. UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Det lånes ikke ut enkeltdokumenter i en barnevernsmappe, innholdet i en barnevernsmappe skal alltid holdes samlet ved utlån. Barnevernsmapper skal ikke tas med utenfor Barneverntjenesten sine lokaler. Ingen klientmapper må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlån registreres. Det skal fylles ut utlånskort påført mappens nummer, navn, låntakers initialer og dato for utlån. Innsyn Krav om innsyn behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven 18-21, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Dersom vilkårene for partsinnsyn er tilstede kan klienten og/eller dennes advokat be om å få tilsendt nærmere angitte dokumenter i kopi. For å vurdere krav om innsyn skal Barneverntjenesten motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra Barneverntjenesten skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Når en klient ønsker innsyn (partsinnsyn) skal dette primært gis gjennom at vedkommende, sammen med saksbehandler hos Barneverntjenesten, gjennomgår mappen i Barneverntjenesten sine lokaler. Alternativt kan Barneverntjenesten sende en dokumentliste hvor klienten kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som verdipost. Oversendelse av hel mappe skal sendes som verdipost. Fylkesmannen/Fylkesnemnda godtar kopi av saksdokumentene fra kommunene ved håndtering av klagesaker/tvangssaker. Kopiene kan makuleres etter bruk. Ved flytting til annen kommune Originale dokumenter skal ikke avhendes ved flytting til annen kommune. Den nye kommunen mottar kun dokumenter i kopi. Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. 5

6 Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for barnet eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om barnet sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i barnevernsmappen Bruk av e-post ved overføring av opplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av barn eller dennes foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e-post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på barnevernsmappen. ARKIVERING AV BARNEVERNSMAPPER Barnevernsmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet numerisk etter fødselsdato, eventuelt også personnummer. Krav til arkivlokaler følger av forskrift til arkivloven, 4-1 og 4-3. Adgang til arkivlokalene gis av arkivansvarlig ved Barneverntjenesten. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares mapper for aktive saker. Bortsettingsarkiv Alle klientsaker som ikke har vært aktive de siste 12 måneder, skal overføres til bortsettingsarkivet. Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriften 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres. Meldinger som er klart ubegrunnede skal makuleres umiddelbart. Henlagte meldinger som synes begrunnet eller som det står tvil om, oppbevares forskriftsmessig i ett år (se også punkt om registrering av meldinger, s. 3). Dersom det ikke er kommet inn flere meldinger om samme familie, skal registreringsskjema og meldinger makuleres etter 1 år. I postjournalen merkes det at meldingen er henlagt og makulert. 6

7 Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriften Ansvarlig saksbehandler har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring Barnevernsmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Etter arkivloven 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. AVLEVERING AV BARNEVERNSMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering Barneverntjenesten skal avlevere sine barnevernsmapper til byarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest fem år etter at saken ble avsluttet/siste innføring. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. Ansvar for avlevering Barneverntjenesten har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for barnevernsmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til mappene. Pakking, merking og rengjøring av barnevernsmapper Klientmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser skal være gjort med blyant: Barneverntjenesten Klientmapper barnevern, fødselsdato fra-til Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom Barneverntjenesten og byarkivet. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på intern høring 2. januar Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen 30. januar Retningslinjene iverksettes fra Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvar gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er byarkivaren, og revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren. 7

8 Vedlegg 1 forvaltningslovens (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter). En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidd for sin interne sakbarneverntjenestenrberedelse. Han har heller ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument for den interne sakbarneverntjenestenrberedelse som er utarbeidd a) av et underordnet organ, b) av særlige rådgivere eller sakkyndige, c) av et departement til bruk i et annet departement. Bestemmelsen i foregående punktum omfatter også dokument som gjelder innhenting av dokument som nevnt under bokstavene a, b eller c. Selv om dokumentet er unntatt etter reglene i annet ledd, har parten rett til å gjøre seg kjent med de deler av det som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Dette gjelder likevel ikke faktiske opplysninger uten betydning for avgjørelsen og heller ikke når opplysningene eller bearbeidelsen finnes i et annet dokument som parten har adgang til. Annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Endret ved lover 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 25 sep 1992 nr. 107, 15 des 2000 nr. 98 (i kraft 1 jan 2001 iflg. res. 15 des 2000 nr. 1259), 25 jan 2002 nr. 2, 1 aug 2003 nr. 86 (i kraft 1 okt 2003 iflg. res. 1 aug 2003 nr. 991). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 18a-18d. Tilføyes ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 19. (innskrenket adgang til visse slags opplysninger). En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a) som er av betydning for rikets sikkerhet, forholdet til fremmede stater eller landets forsvar, b) som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, eller c) som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. 8

9 Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Kongen kan gi forskrifter som for særskilte saksområder utfyller eller nærmere fastlegger hvordan 18 og 19 skal anvendes. Når tungtveiende grunner taler for det, kan forskriftene også gjøre unntak fra disse paragrafer. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40. Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 20. (gjennomsyn og utlån av saksdokumenter). Forvaltningsorganet bestemmer ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for partene. Dersom partsinnsyn kan motvirke muligheten for å få saken avklart, kan fastsettes at parten ikke skal ha adgang til dokumentene så lenge undersøkelser pågår. Eksamensbesvarelser og liknende prøver kan den som avlegger eksamen eller prøve, nektes adgang til inntil bedømmelsen er avsluttet. På anmodning skal en part gis avskrift, utskrift eller kopi av dokument. Advokat som opptrer som fullmektig for en part, skal få utlånt dokumentene når ikke særlige grunner taler mot det. Ved utlån bør det settes tidsfrist. Dersom ikke saksdokumentene blir tilbakelevert forvaltningsorganet i rett tid, er kravet om tilbakelevering særlig tvangsgrunnlag etter tvangsfullbyrdelsesloven kap 13. Har partene krav på å få se deler av et dokument, kan opplysningene gis dem ved utdrag av det dersom forvaltningsorganet finner det hensiktsmessig. Avskrifter, utskrifter og kopier skal gis vederlagsfritt. Kongen kan likevel gi forskrifter om betaling for avskrifter, utskrifter eller kopier. Når en part har anmodet om å få gjøre seg kjent med dokument som han etter 18 har adgang til å få se, skal det settes ham en viss frist for mulig uttalelse, såfremt ingen frist er satt i medhold av 16 eller den fastsatte frist anses utilstrekkelig. Dette gjelder likevel ikke dersom hensynet til vesentlige offentlige eller private interesser taler mot utsettelse. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 17 des 1982 nr. 86, 26 juni 1992 nr. 86, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1 april 1995), 21 des 2001 nr. 117 (i kraft 1 jan 2002 iflg. res. 21 des 2001 nr. 1475). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 21. (klage over avslag om å få gjøre seg kjent med et dokument). Blir anmodning om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres merksam på den bestemmelse som ligger til grunn for avslaget, og opplyses om at det kan påklages etter annet ledd. Den som har satt fram begjæringen, kan påklage avslaget i samsvar med reglene i kap. VI. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. 9

10 Vedlegg 2 lenker til relevant lovverk Forvaltningsloven: Personopplysningsloven: Arkivloven: Barnevernloven: 10