Revidert av TLO. Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Revidert 08.02.2011 av TLO. Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging"

Transkript

1 Revidert av TLO Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging

2 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV BEKYMRINGSMELDINGER... 3 OPPRETTING AV SOSIALKLIENTMAPPE... 3 INNHOLD I KLIENTMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 INNSYN... 5 OVERSENDING AV KOPIER... 5 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE... 6 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 6 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 6 ARKIVERING AV KLIENTMAPPER... 6 AKTIVT ARKIV... 6 BORTSETTINGSARKIV... 6 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 7 ARKIVBEGRENSNING... 7 KASSASJON OG BEVARING... 7 AVLEVERING AV KLIENTMAPPER TIL BYARKIVET... 8 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 8 ANSVAR FOR AVLEVERING... 8 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV KLIENTMAPPER... 8 TILBAKELÅN... 8 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 8 IVERKSETTING... 8 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 8 AVVIKSHÅNDTERING... 9 VEDLEGG 1 FORVALTNINGSLOVENS VEDLEGG 2 LENKER TIL RELEVANT LOVVERK

3 FORMÅL Formålet er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret klientmapper i NAV innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Denne retningslinjen gjelder for klientsaker innen NAV som behandles etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr. 131, og Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991 nr. 81, 4-5 og 4-3a, samt kapittel 5 og 6. DEFINISJONER Med klientsak menes når NAV oppretter et klientforhold til en person etter søknad om ytelser og/eller tjenester etter sosialtjenestelovverket, også når det gjelder råd og veiledning. Med avslutning av klientsak i NAV menes dødsfall hos klienten. Med klientmappe menes fysiske mapper i klientarkivet på den enkelte klient. Med elektronisk klientmappe menes en klientsak i fagsystemet Socio. Dokumenter som er registrert i Socio arkiveres ikke i klientmappen, med unntak av vedtak. PERSONREGISTRE Klientmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i klientmappene er tilgjengelige for ansatte i NAV Drammen i den utstrekning de trengs i saksbehandlingen og i den utstrekning de trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningsloven 13 b, pkt 3). NAV-leder er behandlingsansvarlig for sosialklientmappene etter personopplysningsloven 2. REGISTRERING AV BEKYMRINGSMELDINGER NAV Drammen mottar fra tid til annen bekymringsmeldinger om noens sosiale situasjon. Slike meldinger skal ikke registreres. OPPRETTING AV SOSIALKLIENTMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en klient skal arkiveres ett sted, og det skal opprettes en klientmappe for hver klient hos NAV Drammen. Innhold i klientmappe Denne listen skal i utgangspunktet betraktes som uttømmende. Dokumenter som ikke står på listen, skal ikke arkiveres i klientmappen. Eventuelle tvilstilfeller avgjøres av NAV-leder. 3

4 Den fysiske mappen skal/kan inneholde følgende dokumenter: Dokumentomslag/Innholdsfortegnelse. Dokumenter som skal bevares: Epikrise Legeattest Fravikelse av bolig Klageskjema til fylkesmannen Legemiddelassistert rehabilitering (LAR) Møtereferater Rapport fra gjeldsrådgiver Rapport fra rusinstitusjon Søknader Planer (tiltaksplan, arbeidsplan, individuell plan, behandlingsplan) Tvangsplassering etter lov om sosialtjenester 6.2 Vaktjournal fra sosial vakttjeneste Vedtak Vedtak fra fylkesmannen Grønt omslag nummerert og påført tekst i samsvar med dokumentfortegnelsen. Skal bevares Pass/legitimasjon ved ny kopi av pass, kastes den gamle kopien. Der hvor det er to statsborgerskap, oppbevares begge pass. Samtykkeerklæring Samværsavtale Gult omslag, nummerert skal bevares Garanti for husleie Husleiekontrakt Dokumentasjon som ligger i søknaden, kan kasseres ett år etter at vedtaket ble fattet: Betalingsoppfordring Direktebetalte regninger Dokumentasjon på inntekter Dokumentasjon på utgifter Fraværsmelding på norskkurs Husleiekvittering Innboforsikring Lønn Lånedokumenter/gjeldsbrev fra bank, lånekassen andre kreditorer Rekvisisjoner Regninger betalt av klient Strømregning Kostnadsoverslag fra tannlege Registreringsskjema 1 /Mottaksskjema Trygdeutbetaling Økonomiberegningsskjema i søknaden (siste oppdaterte) Jobbsøknader Arbeidsavtaler 1 Registreringsskjema skal registreres i Socio og makuleres i etterkant hvis det ikke blir noe klientsak 4

5 Selvangivelse Vedtak fra andre instanser Kontoutskrift Gjeldsoversikt Vedtak kommunal bolig (tildeling) Ordningsprinsipp Hver klientmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes numerisk inndeling etter klientens fødselsnummer. Fødselsnummeret (11 siffer) skrives i henhold til Norsk standard. UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Det lånes ikke ut enkeltdokumenter i en klientmappe, og innholdet i en klientmappe skal alltid holdes samlet ved utlån. Klientmapper skal normalt ikke tas med utenfor NAV Drammen sine lokaler. Ingen klientmapper må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlån registreres. Utlån registreres i eget dokument på data med informasjon om Klient nr, f.dato, låntakers navn, dato for utlån og dato for tilbakelevering. Innsyn Krav om innsyn behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven 18-21, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Dersom vilkårene for partsinnsyn er tilstede kan klienten og/eller dennes advokat be om å få tilsendt nærmere angitte dokumenter i kopi. Hvis det med hjemmel i offentleglova bes om innsyn i klientopplysninger vil taushetsplikten være til hinder for at det gis innsyn, så sant det ikke foreligger et utvetydig og informert samtykke fra klienten. Klienten må forstå hvilke dokumenter det dreier seg om, og rekkevidden av samtykket. For å vurdere krav om innsyn skal NAV motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra NAV skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Når en klient ønsker innsyn (partsinnsyn etter forvaltningsloven eller personopplysningsloven) skal dette primært gis gjennom at vedkommende, sammen med saksbehandler hos NAV, gjennomgår klientmappen i NAV sine lokaler. Alternativt kan NAV sende en dokumentliste hvor klienten kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel mappe skal sendes som verdipost. 5

6 Fylkesmannen/Fylkesnemnda godtar kopi av saksdokumentene fra kommunene ved håndtering av klagesaker/tvangssaker. Ved flytting til annen kommune Originale dokumenter skal ikke avhendes ved flytting til annen kommune, og ny bostedskommune skal kun motta dokumenter i kopi. Klienten må gi skriftlig samtykke til overføring av informasjon. Samtykke bortfaller hvis klienten selv har bedt NAV om å overføre klientinformasjon til ny bostedskommune. Overføring av klientopplysninger etter anmodning fra klienten bør være skriftlig, selv om det ikke er formkrav om dette i personopplysningsloven. Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for klienten eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om klienten sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks, og avsender må forsikre seg om at mottaker står ved telefaksen når kopier sendes Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i klientmappen Bruk av e-post ved overføring av opplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av klient og/eller advokat skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e-post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. ARKIVERING AV KLIENTMAPPER Klientmapper arkiveres i henhold til praksis i NAV, men skal som et minimum holdes fysisk adskilt fra mapper for arbeid og trygd. Mappene skal være ordnet numerisk etter fødselsnummer. Krav til arkivlokaler følger av forskrift til arkivloven, 4-1 og 4-3. Adgang til arkivlokalene gis av arkivansvarlig ved NAV Drammen. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares mapper for aktive klientsaker. Bortsettingsarkiv Alle klientsaker som ikke har vært aktive de siste 24 måneder skal overføres til bortsettingsarkivet, der de skal arkiveres etter samme ordningsprinsipp som i aktivt arkiv. NAV Drammen vurderer til enhver tid behovet for å flytte klientmapper fra bortsettingsarkivet og tilbake til aktivt arkiv. Bortsettingsarkivet er plassert i byarkivet, og betjenes av byarkivets ansatte. Adgang til bortsettingsarkivet skal for øvrig tilfredsstille arkivforskriften 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er full- 6

7 godt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. AVVIK Forebyggende: Alle mapper (dokument fortegnelse med innhold) blir registrert ved utlån (dato utlevering/dato innlevering/låntakers navn) Originale mapper sendes ikke ut av huset, annet enn ved overføring til byarkivet. Dersom mappe ikke finnes i arkivet: Etterlysning hos låntaker og stedfortreder for aktuell dato Etterlysningsmelding til alle som håndterer sosialsaker Gjennomgang av arkivet (hengt feil) Melder tapt mappe til aktuell veileder Lages erstatningsmappe med informasjon om manglende mappe Manglende mappe registreres på eget skjema og vil stadig være gjenstand for nye søk i arkivet Årsaken til at mapper blir borte: Bruker har endret navn og at dette ikke er registrert i arkivet Limt feil merkelapp - årstall -dato osv Hengt feil i arkivskapet Tynn mappe som har kommet inni annen mappe (overfylt arkiv) ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriften Ansvarlig saksbehandler har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring Klientmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjelder også klientmapper for døde personer. Etter arkivloven 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. 7

8 AVLEVERING AV KLIENTMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering NAV skal avlevere klientmappene til byarkivet når de er å regne som endelig avsluttet, og senest fem år etter at saken ble avsluttet. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. NAV skal benytte byarkivets arkivmagasiner som bortsettingsarkiv for klientmapper, dette regnes ikke som avlevering. Ansvar for avlevering NAV har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for klientmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til mappene. Pakking, merking og rengjøring av klientmapper Klientmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser skal være gjort med blyant: NAV Drammen Klientmapper, fødselsdato fra til Det føres lister over mapper som overføres til byarkivet. Listen skal inneholde klientnr. Og personnr, dato/år for bortsetting. 1 eksemplar av listen medfølger mappene til byarkivet, 1 eks oppbevares i arkivet i NAV. Tilbakelån Tilbakelån for avlevert materiale skjer etter nærmere avtale mellom NAV og byarkivet, men bør skje i løpet av tre virkedager. Tilbakeføring av klientmapper i bortsettingsarkivet til aktivt arkiv skjer ved at NAV sender e- post til eller ringer byarkivet innenfor åpningstiden. Byarkivet forplikter seg til å levere klientmappene til NAV i løpet av 24 timer innenfor normal arbeidsuke. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på intern høring 20. juni Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen 12. september Retningslinjene iverksettes fra 22. september Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvar gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er byarkivaren når det gjelder arkivfaglige spørsmål, og NAV-leder når det gjelder andre spørsmål. Revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren (arkivfag) eller NAV-leder (annet). 8

9 Avvikshåndtering NAV Drammen forplikter seg til å ha interne rutiner for avvikshåndtering, disse skal gjelde fra og skal forelegges byarkivaren for godkjenning. 9

10 Vedlegg 1 forvaltningslovens (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter). En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidd for sin interne saksforberedelse. Han har heller ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument for den interne sakforberedelse som er utarbeidd a) av et underordnet organ, b) av særlige rådgivere eller sakkyndige, c) av et departement til bruk i et annet departement. Bestemmelsen i foregående punktum omfatter også dokument som gjelder innhenting av dokument som nevnt under bokstavene a, b eller c. Selv om dokumentet er unntatt etter reglene i annet ledd, har parten rett til å gjøre seg kjent med de deler av det som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Dette gjelder likevel ikke faktiske opplysninger uten betydning for avgjørelsen og heller ikke når opplysningene eller bearbeidelsen finnes i et annet dokument som parten har adgang til. Annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Endret ved lover 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 25 sep 1992 nr. 107, 15 des 2000 nr. 98 (i kraft 1 jan 2001 iflg. res. 15 des 2000 nr. 1259), 25 jan 2002 nr. 2, 1 aug 2003 nr. 86 (i kraft 1 okt 2003 iflg. res. 1 aug 2003 nr. 991). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 18a-18d. Tilføyes ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 19. (innskrenket adgang til visse slags opplysninger). En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a) som er av betydning for rikets sikkerhet, forholdet til fremmede stater eller landets forsvar, b) som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, eller c) som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. 10

11 Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Kongen kan gi forskrifter som for særskilte saksområder utfyller eller nærmere fastlegger hvordan 18 og 19 skal anvendes. Når tungtveiende grunner taler for det, kan forskriftene også gjøre unntak fra disse paragrafer. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40. Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 20. (gjennomsyn og utlån av saksdokumenter). Forvaltningsorganet bestemmer ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for partene. Dersom partsinnsyn kan motvirke muligheten for å få saken avklart, kan fastsettes at parten ikke skal ha adgang til dokumentene så lenge undersøkelser pågår. Eksamensbesvarelser og liknende prøver kan den som avlegger eksamen eller prøve, nektes adgang til inntil bedømmelsen er avsluttet. På anmodning skal en part gis avskrift, utskrift eller kopi av dokument. Advokat som opptrer som fullmektig for en part, skal få utlånt dokumentene når ikke særlige grunner taler mot det. Ved utlån bør det settes tidsfrist. Dersom ikke saksdokumentene blir tilbakelevert forvaltningsorganet i rett tid, er kravet om tilbakelevering særlig tvangsgrunnlag etter tvangsfullbyrdelsesloven kap 13. Har partene krav på å få se deler av et dokument, kan opplysningene gis dem ved utdrag av det dersom forvaltningsorganet finner det hensiktsmessig. Avskrifter, utskrifter og kopier skal gis vederlagsfritt. Kongen kan likevel gi forskrifter om betaling for avskrifter, utskrifter eller kopier. Når en part har anmodet om å få gjøre seg kjent med dokument som han etter 18 har adgang til å få se, skal det settes ham en viss frist for mulig uttalelse, såfremt ingen frist er satt i medhold av 16 eller den fastsatte frist anses utilstrekkelig. Dette gjelder likevel ikke dersom hensynet til vesentlige offentlige eller private interesser taler mot utsettelse. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 17 des 1982 nr. 86, 26 juni 1992 nr. 86, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1 april 1995), 21 des 2001 nr. 117 (i kraft 1 jan 2002 iflg. res. 21 des 2001 nr. 1475). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 21. (klage over avslag om å få gjøre seg kjent med et dokument). Blir anmodning om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres merksam på den bestemmelse som ligger til grunn for avslaget, og opplyses om at det kan påklages etter annet ledd. Den som har satt fram begjæringen, kan påklage avslaget i samsvar med reglene i kap. VI. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. 11

12 Vedlegg 2 lenker til relevant lovverk Forvaltningsloven: Personopplysningsloven: Arkivloven: Sosialtjenesteloven: 12

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten

Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten Retningslinjer for klientmapper i barneverntjenesten FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV MELDINGER... 3 OPPRETTING AV BARNEVERNSMAPPE OG TILSYNSMAPPE... 4

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste)

Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste) Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten (pedagogisk-psykologisk tjeneste) 1 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 4 REGISTRERING AV KLIENTSAK... 4 OPPRETTING AV KLIENTMAPPE...

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret

Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret 1 FORMÅL... 4 VIRKEOMRÅDE... 4 DEFINISJONER... 4 PERSONREGISTRE... 5 OPPRETTING AV DELTAKERMAPPE (BRUN MAPPE, FLYKTNINGER)...

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert 25.06.2012 av TLO FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE...

Detaljer

Kapittel IV. Om saksforberedelse ved enkeltvedtak.

Kapittel IV. Om saksforberedelse ved enkeltvedtak. Kapittel IV. Om saksforberedelse ved enkeltvedtak. 16. (forhåndsvarsling). Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG

Detaljer

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Arkivmedarbeiderkurs 26.-27. januar 2010 June Wahl, IKA Kongsberg Lovverk Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Helsepersonelloven og pasientrettighetsloven

Detaljer

PARTSINNSYN. Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no

PARTSINNSYN. Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no PARTSINNSYN Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no Temaer 1) Hensyn for og imot innsyn 2) Hvilke hovedforskjeller og likhetstrekk er det mellom partsinnsyn og innsyn etter offentleglova?

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

Retningslinjer for personaldokumentasjon

Retningslinjer for personaldokumentasjon Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune

Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune Retningslinjer for elevmapper i Buskerud fylkeskommune Gjeldende fra 1. april 2008 Revidert juni 2010 FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE/LÆRLINGMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP...

Detaljer

INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk

INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk Innhold 1. Deponeringsordningen for personregistre 2. Lovverket om taushetsplikt, innsyn og bruk 3. Reglement for utlån og bruk av personregistermateriale

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet.

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. Undervisningsvurdering noen juridiske forhold Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. ARTIKKEL SIST ENDRET:

Detaljer

INNSYN I PERSONREGISTRE. Rutiner og regler for gjenbruk

INNSYN I PERSONREGISTRE. Rutiner og regler for gjenbruk INNSYN I PERSONREGISTRE Rutiner og regler for gjenbruk /Guovdageainnu - 1 - Innhold 1. Deponeringsordningen for personregistre 2. Lovverket om taushetsplikt, innsyn og bruk 3. Reglement for utlån og bruk

Detaljer

Partsinnsyn - saksbehandlingsrutiner

Partsinnsyn - saksbehandlingsrutiner Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt For hvem? Retningslinjene omfatter alle som har tilgang til kommunens IT-systemer.

Detaljer

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE 1. Avtalens parter og bakgrunn Det vises til avtale ( Hovedavtalen ) mellom takstmann/takstfirma (Databehandler) og Crawford & Company (Norway) AS om at Databehandler

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

ARKIVDAGEN Maihaugen

ARKIVDAGEN Maihaugen ARKIVDAGEN - 9.11.2014- Maihaugen «RETTEN TIL Å VITE OM INNSYN I ARKIVENE» GRUNNLOVENS 100, 5.LEDD: «Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister AVLEVERING AV PERSONREGISTER Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister Innholdsfortegnelse 1.1 Innledning s. 3 1.1 Hvilke arkiv skal avleveres 1.2 Når skal arkivene avleveres? 2. Avlevering

Detaljer

Eksamensoppgave for FINF 4001 Forvaltningsinformatikk Fredag Kl (6 timer)

Eksamensoppgave for FINF 4001 Forvaltningsinformatikk Fredag Kl (6 timer) Eksamensoppgave for FINF 4001 Forvaltningsinformatikk Fredag 30.11.2012 Kl 10-16 (6 timer) Bokmål Oppgave 1. I regjeringens IKT-politikk og spesielt i Digitaliseringsprogrammet er bruk av felleskomponenter

Detaljer

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Dato 10.02.1967 Departement Justis- og beredskapsdepartementet Sist endret LOV-2016-06-10-23 fra 01.07.2016 Publisert ISBN 82-504-1190-0

Detaljer

Innsynsrett - Brukers rett til innsyn

Innsynsrett - Brukers rett til innsyn Innsynsrett - Brukers rett til innsyn Operativ sikkerhetsdokumentasjon Ved håndtering av innsynsbegjæringer skal etaten overholde krav gitt i offentleglova, forvaltningsloven INNHOLDSFORTEGNELSE 1. HENSIKT...

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Informasjon om personopplysninger Formålet med personopplysningsloven Formålet med personopplysningsloven (pol) er å beskytte den

Detaljer

Vedtak om tvangsmulkt er tvangsgrunnlag for utlegg. Forurensningsmyndigheten kan frafalle påløpt tvangsmulkt.

Vedtak om tvangsmulkt er tvangsgrunnlag for utlegg. Forurensningsmyndigheten kan frafalle påløpt tvangsmulkt. Forurensningsloven 22. (krav til utførelse av avløpsanlegg) Forurensningsmyndigheten kan i forskrift eller i det enkelte tilfelle fastsette nærmere krav til avløpsledning, herunder om den skal være lukket

Detaljer

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for

Detaljer

T E I E P L I K T. .., den.. underskrift

T E I E P L I K T. .., den.. underskrift T E I E P L I K T Eg stadfestar med dette å ha motteke kopi av forvaltningslova 13, og at eg kjenner til innhaldet i reglane om teieplikt. Eg er klar over at eg i mi teneste i Møre og Romsdal fylkeskommune

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Den utfordrende samtale til barnas beste

Den utfordrende samtale til barnas beste Den utfordrende samtale til barnas beste Skilsmisser eller separasjon på landsbasis Antall skilsmisser har gått ned om man ser på tall fra 2011 til 2014 ( - 1099). 2011 2012 2013 2014 9 707 9 635 8 965

Detaljer

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV-i 967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Page 1 of 5 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Kapittel VI. Om klage og omgjoring. 28. (vedtak

Detaljer

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE Oppdatert: 05.12.2014 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. INNHOLD I ELEVMAPPER... 3 3. TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN... 4 3.1. Rett til

Detaljer

Begrensninger i innsynsrett. DRI mars 2011 Jon Berge Holden

Begrensninger i innsynsrett. DRI mars 2011 Jon Berge Holden Begrensninger i innsynsrett DRI 1010 3. mars 2011 Jon Berge Holden Dagens tema Ukas sak Grublis Oppsummering fra sist innsynsrett Unntakene Kan unntas Skal unntas taushetsplikt Forholdet mellom pol, offhl

Detaljer

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning. Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for

Detaljer

MØTEINNKALLING. Forfall til møter i kommunale organer skal vere gyldig i hht. Lov om kommuner og fylkeskommuner 40, nr. 1.

MØTEINNKALLING. Forfall til møter i kommunale organer skal vere gyldig i hht. Lov om kommuner og fylkeskommuner 40, nr. 1. MØTEINNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Formannskapssalen Herøy rådhus Dato: 30.11.2015 Tid: 09:00 Melding om forfall til tlf. 70081300. Forfall til møter i kommunale organer skal vere gyldig

Detaljer

Habilitetskrav og teieplikt for medlem av prøvenemnd

Habilitetskrav og teieplikt for medlem av prøvenemnd Habilitetskrav og teieplikt for medlem av prøvenemnd Forskrift til Opplæringslova 3-56. Prøvenemnd for fag- og sveineprøve Prøvenemnda for fag- eller sveineprøva blir oppnemnd og administrert av fylkeskommunen,

Detaljer

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?

Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS

Detaljer

Sikre en systematisk og forutsigbar saksbehandling ved begjæring om innsyn i saker som er behandlet av sakkyndig selskap(sks).

Sikre en systematisk og forutsigbar saksbehandling ved begjæring om innsyn i saker som er behandlet av sakkyndig selskap(sks). Spesifikasjon 3-03-03 BEGJÆRING OM INNSYN Dok. ansvarlig: Otto Rune Stokke Dok. godkjenner: Frode Remvang Gyldig fra: 2014-01-16 Distribusjon: Åpen Side 1 av 10 Innholdsfortegnelse 1 HENSIKT OG OMFANG...

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015

Saksframlegg. Trondheim kommune. ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015 Saksframlegg ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar saken til etterretning. Saksfremlegg - arkivsak 06/10015

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub Allmennoffentlighet Av Marius Stub 1. Innledning Reglene i offentleglova gir enhver krav på innsyn i forvaltningens saksdokumenter mv. En part kan i tillegg kreve innsyn etter forvaltningslovens regler

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR PPT

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR PPT ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR PPT Opplæringslova seier at kvar kommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste. PPT skal og hjelpe skulen i arbeidet med å leggje opplæringa betre til rette for

Detaljer

Særavtale om lønns- og personalregistre

Særavtale om lønns- og personalregistre Det kongelige Fornyings- og administrasjonsdepartement PM 2007-15 Særavtale om lønns- og personalregistre Dato: 12.12.2007 Til: Statsforvaltningen og Riksrevisjonen Gjelder: Statens personalhåndbok pkt.

Detaljer

LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslo... Side 1 av 23 LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). DATO: DEPARTEMENT:

Detaljer

REGLER FOR SAKSBEHANDLING

REGLER FOR SAKSBEHANDLING REGLER FOR SAKSBEHANDLING Veiledningsplikt: Forvaltningsorganene har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang

Detaljer

Kriminalomsorgen. Taushetserklæring

Kriminalomsorgen. Taushetserklæring Taushetserklæring forvalter en stor mengde personopplysninger av sensitiv karakter. Det er derfor avgjørende for kriminalomsorgens tillit i samfunnet at disse opplysningene ikke kommer på avveier, eller

Detaljer

Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011

Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011 Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011 1 1.0 INNLEDNING. Mandal kommune samler inn, oppbevarer og bruker personopplysninger som en nødvendig del for å kunne utføre sine

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Kunngjort 16. juni 2017 kl PDF-versjon 19. juni Lov om Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten

Kunngjort 16. juni 2017 kl PDF-versjon 19. juni Lov om Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten NORSK LOVTIDEND Avd. I Lover og sentrale forskrifter mv. Utgitt i henhold til lov 19. juni 1969 nr. 53. Kunngjort 16. juni 2017 kl. 16.15 PDF-versjon 19. juni 2017 16.06.2017 nr. 56 Lov om Statens undersøkelseskommisjon

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 v/merethe M. Johansen, rådgiver IKAVA Arkivfaglig opplæring Mottak av klientmapper Rådgivning arkivdanning Ordning av eldre arkiver Utarbeidelse av lokalt regelverk

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte. Dag Wiese Schartum, AFIN

Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte. Dag Wiese Schartum, AFIN Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte Dag Wiese Schartum, AFIN Offentlighetsprinsippet som bakgrunn Personopplysningsloven gjelder generelt, uavhengig av sektor, og gir generelle

Detaljer

Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler. Ask barnehage 2012/2013

Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler. Ask barnehage 2012/2013 Rutiner for systematisk observasjon, oppfølging og foreldresamtaler Ask barnehage 2012/2013 Observasjon og dokumentasjon Barnehagen er en pedagogisk virksomhet som skal planlegges, dokumenteres og vurderes.

Detaljer

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 OFFENTLEGLOVA Formål og virkeområde Hovedregler om innsyn Unntak fra innsynsretten Saksbehandling

Detaljer

Advokat Bjørnnes mna. Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N Stavanger Telefon (+ 47)

Advokat Bjørnnes mna. Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N Stavanger Telefon (+ 47) Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N- 4001 Stavanger Telefon (+ 47) 916 45 130 kurt@bjornnes.com www.bjornnes.com Innledning Dagen skal handle om retten til dokumentinnsyn Andre typer åpenhet

Detaljer

Partsinnsyn mv. Formål

Partsinnsyn mv. Formål Faglig veileder En faglig veileder redegjør for relevante rettskilder knyttet til et avgrenset rettslig tema der hovedfokus er hvordan disse rettskildene blir anvendt i UNEs praksis. En faglig veileder

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub Allmennoffentlighet Av Marius Stub 1. Innledning Reglene i offentleglova gir enhver krav på innsyn i forvaltningens saksdokumenter mv. En part kan i tillegg kreve innsyn etter forvaltningslovens regler

Detaljer

Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret

Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret Bakgrunn og regulering, noen hovedtrekk Tom Kolvig 2002 Staten overtok ansvar og eierskap til off spesialisthelsetjeneste 2006 NOU med forslag om bevaring av pasientjournalene

Detaljer

Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon. v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud

Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon. v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud 2 Nye personvernregler i 2018 En forordning og to direktiver om personvern fra 2016 trer i kraft i norsk lovgivning

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

Offentleglova og åpne data

Offentleglova og åpne data Offentleglova og åpne data Fung. lovrådgjevar Ole Knut Løstegaard Justisdepartementets lovavdeling 1 Offentleglova - hovedprinsipper og hovedhensyn Offentleglova 3: saksdokument, journal og lignende register

Detaljer

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub

Allmennoffentlighet. Av Marius Stub Allmennoffentlighet Av Marius Stub 1. Innledning Reglene i offentleglova gir enhver krav på innsyn i forvaltningens saksdokumenter mv. En part kan i tillegg kreve innsyn etter forvaltningslovens regler

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Juridisk avdeling

FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Juridisk avdeling Juridisk avdeling Utdanningsetaten i Oslo kommune Postboks 6127 Etterstad 0602 Oslo Deres ref.: Deres dato: Vår ref.: Saksbehandler: Dato: 12/01411-20 06.05.2013 2013/9198-2 FM-J Ole Hjalmar Fagerlie 22.05.2013

Detaljer

Informasjon om bruk av personnummer i Cristin-systemet

Informasjon om bruk av personnummer i Cristin-systemet Informasjon om bruk av personnummer i Cristin-systemet Bakgrunnen til at Cristin og tidligere også Frida-systemet bruker fødselsnummer er at dette er pr i dag den eneste unike identifiseringsnøkkelen for

Detaljer

JURIDISKE KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN ADVOKAT HANNE GARÅS JURIDISK ENHET. Intern opplæring 31. mai 2017

JURIDISKE KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN ADVOKAT HANNE GARÅS JURIDISK ENHET. Intern opplæring 31. mai 2017 JURIDISKE KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN ADVOKAT HANNE GARÅS JURIDISK ENHET Intern opplæring 31. mai 2017 Hvordan oppstår en sak? Saker kan oppstå på ulike måter ; - Eksterne henvendelser søknader, klager,

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Taushetsplikt og andre begrensinger i tilgang til personopplysninger. DRI mars 2016 Jon B. Holden

Taushetsplikt og andre begrensinger i tilgang til personopplysninger. DRI mars 2016 Jon B. Holden Taushetsplikt og andre begrensinger i tilgang til personopplysninger DRI 1010 9. mars 2016 Jon B. Holden jobe@holden.no Dagens tema Begrensninger i innsynsrett hos forvaltningen etter offentleglova Kan

Detaljer

Saksframlegg. Saksb: Kristen Rusaanes Arkiv: 15/65-1 Dato: ENDRING AV REGLMENT KNYTTET TIL FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT

Saksframlegg. Saksb: Kristen Rusaanes Arkiv: 15/65-1 Dato: ENDRING AV REGLMENT KNYTTET TIL FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Kristen Rusaanes Arkiv: 15/65-1 Dato: 06.01.2015 ENDRING AV REGLMENT KNYTTET TIL FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT Vedlegg: 1. Taushetsplikt for folkevalgte, rundskriv

Detaljer

Rett til innsyn og unntak fra offentlighet

Rett til innsyn og unntak fra offentlighet 1 Rett til innsyn og unntak fra offentlighet Arkivforum 13. februar 2013 Anne Marie Snekvik juridisk seniorrådgiver Studieavdelingen NTNU 2 Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 Erstattet loven

Detaljer

Innsyn etter pol, fvl og offtl. DR1010 Mona Naomi Lintvedt

Innsyn etter pol, fvl og offtl. DR1010 Mona Naomi Lintvedt Innsyn etter pol, fvl og offtl DR1010 Mona Naomi Lintvedt mnl@difi.no Dagens tema Plikten til å gi informasjon Innsyn etter Personopplysningsloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Offentlighetsprinsippet

Detaljer

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentleglova FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentlighet 1. januar 2009: fra offentlighetsloven til offentleglova. Offl. 1: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

5. gangs purring, anmodning om tilleggsopplysninger i klagesak etter offentleglova vedrørende dokumenter om Tromsøbadet

5. gangs purring, anmodning om tilleggsopplysninger i klagesak etter offentleglova vedrørende dokumenter om Tromsøbadet Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Ronny Bratten 776 42052 15.03.2017 2016/4424-9 326.1 Deres dato Deres ref. 16/3088 Tromsø kommune v/adm.sjef Britt Elin Steinveg Postboks 6900 9299 Tromsø

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentleglova ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentlighet, jf. offl. Taushetsplikt, jf. fvl. Saksbehandling, jf. offl. og fvl. 2 Kunnskapsdepartementet

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Søknad om kommunal bolig

Søknad om kommunal bolig Søknad om kommunal bolig 1. Søker Boligkontoret Postboks 123 4891 Grimstad Navn: Pers. nr: Adresse: Postnr: Poststed Tlf. privat: Tlf. arbeid: E-post: Statsborgerskap: Nasjonalitet: Status oppholdstillatelse:

Detaljer

FOR 2004-06-25 nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltnin...

FOR 2004-06-25 nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltnin... Page 1 of 7 HJEM RESSURSER TJENESTER HJELP LENKER OM LOVDATA KONTAKT OSS SØK FOR 2004-06-25 nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) Skriv ut DATO:

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Utenriksstasjoners rolle i barnevernsaker konsulær bistand

Utenriksstasjoners rolle i barnevernsaker konsulær bistand Utenriksstasjoners rolle i barnevernsaker konsulær bistand Stadig flere utenlandske myndigheter engasjerer seg gjennom sine utenriksstasjoner i barnevernsaker som involverer deres statsborgere. Utenriksstasjoner

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer