Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret

Transkript

1 Retningslinjer for deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret 1

2 FORMÅL... 4 VIRKEOMRÅDE... 4 DEFINISJONER... 4 PERSONREGISTRE... 5 OPPRETTING AV DELTAKERMAPPE (BRUN MAPPE, FLYKTNINGER)... 5 ORDNINGSPRINSIPP... 5 INNHOLD I DELTAKERMAPPEN... 5 OPPRETTING AV OPPLÆRINGSMAPPE (GUL MAPPE, INNVANDRERE)... 7 ORDNINGSPRINSIPP... 7 INNHOLD I DELTAKERMAPPEN... 7 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 8 UTLÅN... 8 KRAV OM INNSYN I EN DELTAKERMAPPE... 8 OVERSENDELSE AV KOPIER (PERSONOPPLYSNINGER PÅ FORESPØRSEL)... 8 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE... 8 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 9 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER... 9 ARKIVERING AV DELTAKERMAPPER OG OPPLÆRINGSMAPPER... 9 ARKIVERING... 9 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 9 ARKIVBEGRENSNING... 9 KASSASJON OG BEVARING AVLEVERING AV DELTAKERMAPPER OG OPPLÆRINGSMAPPER TIDSPUNKT FOR AVLEVERING ANSVAR FOR AVLEVERING OG RETUR AV MAPPER PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV MAPPER SOM SKAL TIL BYARKIVET TILBAKELÅN FRA BYARKIVET IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE IVERKSETTING REVIDERING AV RETNINGSLINJENE VEDLEGG 1 UTTREKK AV SPESIELT LOVVERK INTRODUKSJONSLOVEN, 23: INNHENTING AV OPPLYSNINGER SOSIALTJENESTELOVEN, 5-1: STØNAD TIL LIVSOPPHOLD FORVALTNINGSLOVEN, 13: TAUSHETSPLIKT FORVALTNINGSLOVEN, 18: PARTENES ADGANG TIL Å GJØRE SEG KJENT MED SAKENS DOKUMENTER FORVALTNINGSLOVEN, 18A: DOKUMENT UTARBEIDET FOR EGEN SAKSFORBEREDELSE FORVALTNINGSLOVEN, 18B: DOKUMENTER INNHENTET UTENFRA FOR DEN INTERNE SAKSFORBEREDELSEN FORVALTNINGSLOVEN, 18C: INNSYN I FAKTISKE OPPLYSNINGER MV FORVALTNINGSLOVEN, 18D: INNSYN I INTERNE DOKUMENTER HOS KOMMUNENE OG FYLKESKOMMUNENE

3 FORVALTNINGSLOVEN, 19: INNSKRENKET ADGANG TIL VISSE SLAGS OPPLYSNINGER FORVALTNINGSLOVEN, 20: GJENNOMSYN OG UTLÅN AV SAKSDOKUMENTER FORVALTNINGSLOVEN, 21: KLAGE OVER AVSLAG PÅ KRAV OM Å FÅ GJØRE SEG KJENT MED ET DOKUMENT PERSONOPPLYSNINGSLOVEN, 18: RETT TIL INNSYN VEDLEGG 2 HENVISNING TIL LOVER OG FORSKRIFTER

4 FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbaserte deltakermapper og opplæringsmapper ved Introduksjonssenteret innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Drammen kommune har ikke godkjent elektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer. All dokumentasjon som skal tas vare på må derfor også være papirbasert. Dokumenter som kun finnes elektronisk i kommunens fagsystemer skal tas ut på papir og arkiveres i papirbaserte mapper. Dokumenter i rødt omslag samt omslag fra UDI skal alltid tas ut på papir. VIRKEOMRÅDE Disse retningslinjene gjelder for saker som blir behandlet ved Introduksjonssenteret etter lov av 4. juli 2003 nr. 80 om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) samt etter lov om sosiale tjenester 5-1 (sosialtjenesteloven). Introduksjonsloven gir nyankomne flyktninger mellom 18 og 55 år som har behov for grunnleggende kvalifisering, rett og plikt til å delta i et introduksjonsprogram. Drammen kommune og Røyken kommune har fra inngått et vertskommunesamarbeid om kvalifisering og opplæring av nyankomne innvandrere, der Drammen ved Introduksjonssenteret er vertskommune. Andre kommuner kjøper i tillegg tjenester av Introduksjonssenteret for sine innbyggere, dette gjelder bl.a. Asker, Svelvik, Sande og Nedre Eiker kommune. Disse retningslinjene gjelder derfor også for alle saker som blir behandlet ved Introduksjonssenteret på vegne av samarbeidskommunene. På grunn av dette samarbeidet skal Introduksjonssenteret også forholde seg til IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS) når det gjelder deltakermapper og brukermapper for innbyggere hjemmehørende i IKA Kongsberg sine eierkommuner. Dette er nærmere beskrevet i disse retningslinjene. DEFINISJONER Med deltakerarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte flyktning, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte deltakermapper, numerisk etter flyktningens fødselsdato. Deltakerarkivet skal primært betjenes av merkantilt personale ved Introduksjonssenteret. Med deltakermappe menes fysiske mapper i deltakerarkivet på den enkelte flyktning. Alle deltakermappene skal ha brunt omslag. Mindreårige flyktninger har ikke egne deltakermapper, da all dokumentasjon om disse skal arkiveres på Senter for oppvekst etter egne retningslinjer. Med opplæringsarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte innvandrer, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte opplæringsmapper, alfabetisk etter innvandrerens etternavn. Opplæringsarkivet skal primært betjenes av merkantilt personale ved Introduksjonssenteret. Med opplæringsmappe menes fysiske mapper i opplæringsarkivet på den enkelte innvandrer. Alle opplæringsmappene skal ha gult omslag. En og samme person kan ha både opplæringsmappe og deltakermappe, men det er en forutsetning at dokumentasjonen ligger i sine respektive mapper. Hvis vedkommende flyktning eller innvandrer dør betraktes deltakermappen og opplæringsmappen som avsluttet. Hvis vedkommende flyktning eller innvandrer ikke lenger ønsker tjenester 4

5 etter introduksjonsloven eller Drammen kommune ikke lenger har plikt til å yte slike tjenester (flyttet fra kommunen, avbrutt introduksjonsprogrammet), betraktes deltakermappen og opplæringsmappen som passiv. Alle mapper som enten er avsluttet eller har fått status som passiv skal arkiveres i et eget arkiv, kalt passivt arkiv. Det skal være et passivt arkiv for opplæringsmapper og et passivt arkiv for deltakermapper. PERSONREGISTRE Både deltakermappene og opplæringsmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Personopplysningene er tilgjengelig for ansatte i Introduksjonssenteret i den utstrekning de er nødvendige i saksbehandlingen og i den utstrekning de er nødvendige for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jfr. forvaltningslovens 13 b, pkt 3). Virksomhetsleder for Introduksjonssenteret er behandlingsansvarlig for personopplysninger etter personopplysningslovens 2. Personopplysningslovens 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. Behandlingsansvarlig skal etter eget tiltak rette, slette eller supplere opplysninger som er uriktige eller ufullstendige. Uriktige opplysninger som har hatt konsekvenser for flyktningen eller innvandreren skal rettes. Når det gjelder vertskommunesamarbeidet mellom Drammen kommune og Røyken kommune så er Røyken kommune formelt ansvarlig for behandling av personopplysninger som gjøres i Drammen. Det samme gjelder i de tilfeller der andre kommuner kjøper tjenester fra Introduksjonssenteret. Praktisk og koordinerende ansvar for at behandlingen skjer i samsvar med bestemmelsene i personopplysningsloven er lagt til virksomhetsleder for Introduksjonssenteret. 1 OPPRETTING AV DELTAKERMAPPE (brun mappe, flyktninger) Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en flyktnings deltakelse i introduksjonsprogrammet skal arkiveres på ett sted, i deltakermappen. Unntaket er flyktningens skattekort, som skal oppbevares i egne permer. Deltakermapper for flyktninger som er bosatt i andre kommuner, men som følger introduksjonsprogrammet på Introduksjonssenteret, skal oppbevares samlet for hver hjemkommune. Ordningsprinsipp Hver deltakermappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp der det benyttes numerisk inndeling etter flyktningens fødselsdato. Fødselsdatoen (seks siffer) skrives i henhold til Norsk standard: dag-måned-år. Hver deltakermappe skal også påføres flyktningens for- og etternavn. Innhold i deltakermappen Deltakermappen skal ha følgende innhold: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares: (arkiveres på papir): Vedtak Klager Klagesaker til fylkesmannen 1 Det fremgår av Håndbok for personopplysningsloven av enhver kommune i et interkommunalt samarbeid er behandlingsansvarlig, men det anbefales at ansvaret bør samkjøres og legges til en felles funksjon 5

6 Fødselsattest og/eller bekreftelse på navneendring Egenerklæring om inntekts- og formuesforhold Velkomstbrev Journalnotater Møteplan Møteinnkallinger og møtereferat Generell korrespondanse vedrørende flyktningens situasjon Kopi av melding om refusjonskrav (originalen sendes NAV) Søknader Svar på søknader Planer (bl.a. individuell plan) Egenerklæringer Legeattest Gjeldsbrev Vaktjournal fra sosial vakttjeneste Rapport fra programrådgiver Avtaler Ansattes egne notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for rettigheter og plikter i forhold til introduksjonsprogrammet 2 Omslag fra UDI/IMDI, dokumenter som skal bevares (arkiveres på papir): Transporterklæring Kartleggingsskjema Kontroll av inntekts- og formuesforhold Anmodning om bosetting Blått omslag, dokumentasjon som kan kasseres når mappen avsluttes: Betalingsoppfordring Brev om manglende dokumentasjon i forhold til søknad Direktebetalte regninger Fraværsmelding på norskkurs Husleiekvittering Innboforsikring Kommunal bolig (tildeling) Dokumentasjon knyttet til bostøtte Fravikelse av bolig Lønn Lånedokumenter fra bank og lånekassen Rekvisisjoner Regninger betalt av klient Strømregning Kostnadsoverslag fra tannlege Jobbsøknader Arbeidsavtaler Selvangivelse 2 Etter introduksjonslovens 24 har personell som jobber innenfor rammen av loven uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når det er grunn til å tro at barn blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt. 6

7 Vedtak fra andre instanser Kontoutskrift Skjema for fraskrivelse av rett til hvitevarer og møbler Andre bilag som gjelder økonomiske forhold knyttet til flyktningen OPPRETTING AV OPPLÆRINGSMAPPE (gul mappe, innvandrere) Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en innvandrers opplæring skal arkiveres på ett sted, i opplæringsmappen. Opplæringsmapper for innvandrere som er bosatt i andre kommuner, men som får opplæring på Introduksjonssenteret, skal oppbevares samlet for hver hjemkommune. Ordningsprinsipp Hver opplæringsmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp der det benyttes fødselsnummer. Navnet påføres mappen denne måten: fornavn, etternavn, MD-nummer, og fødselsnummer. Innhold i opplæringsmappen Opplæringsmappen skal ha følgende innhold: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares (arkiveres på papir): Vedtak Klager Klagesaker til fylkesmannen Fødselsattest og/eller bekreftelse på navneendring Kopi av pass og oppholdsvedtak Velkomstbrev Journalnotater Møteinnkallinger og møtereferat Generell korrespondanse vedrørende flyktningens situasjon Kopi av melding om refusjonskrav (originalen sendes Nav) Søknader (bl.a. om norskundervisning 300 timer) Timeoversikt Svar på søknader Planer (bl.a. individuell plan) Egenerklæringer Legeattest Kartleggingsskjema (referat fra kartleggingssamtale) Vaktjournal fra sosial vakttjeneste Rapport fra programrådgiver Avtaler (bl.a. om språkpraksisplass) Deltakerbevis Ansattes egne notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for rettigheter og plikter i forhold til opplæringen 3 Blått omslag, dokumentasjon som kan kasseres når mappen avsluttes: Betalingsoppfordring 3 Etter introduksjonslovens 24 har personell som jobber innenfor rammen av loven uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når det er grunn til å tro at barn blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt. 7

8 Brev om manglende dokumentasjon i forhold til søknad Fraværsmelding på norskkurs Jobbsøknader Arbeidsavtaler Selvangivelse Vedtak fra andre instanser INNHENTING AV OPPLYSNINGER Etter 23 i introduksjonsloven kan Introduksjonssenteret innhente personopplysninger om en innvandrer eller flyktning, men så langt som mulig skal dette gjøres i samarbeid med den det gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhenting av opplysninger. Personopplysninger som ønskes drøftet med andre enn henvisende instans skal bare skje etter informert samtykke. Personopplysninger som er innhentet etter 23 blir arkivert i deltakermappen og/eller opplæringsmappen, og håndtert i henhold til disse retningslinjene. Se 23 for mer utfyllende opplysninger. UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Det lånes ikke ut enkeltdokumenter i en deltakermappe eller opplæringsmappe, og innholdet skal alltid holdes samlet ved utlån. Mapper skal normalt ikke tas med utenfor Introduksjonssenterets lokaler. Ingen mapper må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlån registreres. Det skal fylles ut utlånskort påført mappens fødselsdato, MD-nummer eller navn, låntakers initialer og dato for utlån. Utlånskortet fjernes når mappen er satt tilbake i arkivet. Krav om innsyn i en deltakermappe Krav om innsyn i deltakermapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens 18-21, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens 18. Dersom vilkårene for partsinnsyn er tilstede kan flyktningen/innvandreren og/eller dennes advokat be om å få tilsendt nærmere angitte dokumenter i kopi. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas innsyn. Når en flyktning eller innvandrer ønsker innsyn (partsinnsyn etter forvaltningsloven eller personopplysningsloven) anbefales det at vedkommende, sammen med en lærer eller rådgiver ved Introduksjonssenteret, gjennomgår mappen i Introduksjonssenterets lokaler. For å vurdere krav om innsyn skal Introduksjonssenteret motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra Introduksjonssenteret skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Oversendelse av kopier (personopplysninger på forespørsel) Kopier av dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger bør sendes rekommandert eller som verdipost, jfr. personopplysningsloven 2. Ved flytting til annen kommune Når en flyktning eller innvandrer flytter til en annen kommune kan informasjon om vedkommende overføres til ny kommune med hjemmel i 23 i Introduksjonsloven. Ingen originaldokumenter skal fjernes fra mappene. Informasjon til andre kommuner skal skje gjennom utveksling av kopier. 8

9 Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger Som hovedregel skal personsensitive opplysninger aldri sendes over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer som det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for flyktningen/innvandreren eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om vedkommende sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i mappen Bruk av e-post ved overføring av personopplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e-post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres i mappen. ARKIVERING AV DELTAKERMAPPER OG OPPLÆRINGSMAPPER Arkivering Deltakermapper skal arkiveres som en egen arkivserie atskilt fra andre arkivserier. Mappene skal være sortert numerisk etter fødselsdato, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Opplæringsmapper skal arkiveres som en egen arkivserie atskilt fra andre arkivserier. Mappene skal være arkiveres etter fødselsdato, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Opplæringsmapper og deltakermapper for personer som er bosatt i andre kommuner, men som får opplæring på Introduksjonssenteret, skal oppbevares samlet for hver hjemkommune. Passivt arkiv (bortsettingsarkiv) Arkivansvarlig ved Introduksjonssenteret har ansvar for at bortsetting av deltakermapper og opplæringsmapper skjer på en korrekt måte. Passive mapper skal overføres til passivt arkiv, dette skal skje fortløpende. Det skal være et eget passivt arkiv for hver arkivserie, og for hver kommune. Adgang til det passive arkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens Etter at en flyktning har gjennomført introduksjonsprogrammet skal deltakermappen inneholde dokumenta- 9

10 sjon av saksbehandling samt rettigheter og plikter som er satt i verk overfor flyktningen. Etter at en innvandrer har gjennomført opplæring skal opplæringsmappen inneholde dokumentasjon på denne opplæringen samt rettigheter og plikter som er satt i verk overfor innvandreren. Arkivansvarlig ved Introduksjonssenteret har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden - herunder tas blått omslag ut og innholdet makuleres. All arkivbegrensning skal skje ved at materialet makuleres. Kassasjon og bevaring Deltakermapper og opplæringsmapper skal i sin helhet bevares, etter at innholdet i det blå omslaget er kassert. Plastomslag, binders, strikker og andre arkivfremmede gjenstander skal være fjernet. Etter arkivlovens 22 kan det medføre straffeansvar hvis man, med vilje, utfører uhjemlet kassasjon. All kassasjon skal skje ved at materialet makuleres. AVLEVERING AV DELTAKERMAPPER OG OPPLÆRINGSMAPPER Tidspunkt for avlevering Introduksjonssenteret skal avlevere sine avsluttede deltakermapper og opplæringsmapper til byarkivet 10 år etter at flyktningen og/eller innvandreren har avsluttet introduksjonsprogrammet og/eller opplæringen. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. Avsluttede deltakermapper og opplæringsmapper for personer hjemmehørende i Røyken kommune skal returneres til kommunen senest ett år etter at mappene er avsluttet. Deponering av deltakermapper og opplæringsmapper fra Røyken kommune gjøres til IKA Kongsberg, og senest 10 år etter at mappene ble avsluttet. Deponering skjer etter avtale mellom kommunen og IKA Kongsberg. Avsluttede deltakermapper og opplæringsmapper for personer hjemmehørende i andre kommuner skal returneres til hjemkommunen senest ett år etter at mappene er avsluttet. Deponering av deltakermapper og opplæringsmapper gjøres til IKA Kongsberg for IKA sine egne eierkommuner, og senest 10 år etter at mappene ble avsluttet. Deponering skjer etter avtale mellom den enkelte kommune og IKA Kongsberg. Deponering av deltakermapper og opplæringsmapper for kommuner som ikke har avtale med IKA Kongsberg eller byarkivet i Drammen er den enkelte kommune sitt ansvar etter arkivloven. Ansvar for avlevering og retur av mapper Arkivansvarlig ved Introduksjonssenteret har ansvar for at avlevering av mapper til byarkivet for personer hjemmehørende i Drammen utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for oppbevaring av deltakermapper og opplæringsmapper overført til byarkivet. Arkivansvarlig ved Introduksjonssenteret har ansvar for at retur av deltakermapper og opplæringsmapper til andre kommuner enn Drammen skjer i henhold til skriftlig avtale mellom den enkelte kommune og Introduksjonssenteret. Ved retur av mapper blir ansvaret for oppbevaring overført til den enkelte kommune. Pakking, merking og rengjøring av mapper som skal til byarkivet Deltakermappene og opplæringsmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser. Arkivboksene merkes i forhold til det ordningsprinsippet som er brukt ved Introduksjonssenteret i gjeldende tidsrom mappene er fra. 10

11 Tilbakelån fra byarkivet Tilbakelån for avlevert materiale skjer etter nærmere avtale mellom Introduksjonssenteret og byarkivet. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på høring oktober 2009 til Sosialsenteret i Drammen kommune, Bærum kommune, Hurum kommune, Kongsberg kommune, Lier kommune, Modum kommune, Røyken kommune, Sande kommune, Svelvik kommune, Asker kommune, Nedre Eiker kommune, Øvre Eiker kommune, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen xx.xx Retningslinjene iverksettes fra Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvar gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering av arkivfaglige spørsmål er byarkivaren på vegne av Drammen, Røyken og de andre kommunene, og virksomhetsleder for Introduksjonssenteret for utlendinger når det gjelder andre spørsmål. Revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren eller virksomhetsleder. 11

12 Vedlegg 1 uttrekk av spesielt lovverk Introduksjonsloven, 23: innhenting av opplysninger Opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med deltakeren eller slik at deltakeren har kjennskap til innhentingen. I saker som gjelder tjenester etter denne loven, kan det kreves opplysninger fra andre offentlige organer. Like med offentlige organer regnes organisasjoner og private som utfører oppgaver for stat, fylkeskommune eller kommune. Har deltakeren ikke samtykket i at opplysningene blir innhentet, skal spørsmålet om opplysningene kan gis uten hinder av taushetsplikt, avgjøres etter de taushetsbestemmelser som gjelder for avgiverorganet. Opplysninger som er nødvendig for gjennomføring, oppfølging og evaluering av ordningene i loven her og norskopplæring for asylsøkere, kan samles inn, brukes, og lagres i et nasjonalt register. Avgiverne kan pålegges å avlevere opplysningene slik som departementet bestemmer. Departementet fastsetter hvordan kommune eller andre virksomheter som gjennomfører introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap eller norskopplæring for asylsøkere, skal avgi opplysninger. Opplysninger fra registeret som nevnt i tredje ledd kan utleveres til offentlige organer som har behov for dem i forbindelse med gjennomføring, oppfølging og evaluering av ordningene. Opplysningene skal bare leveres ut i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates, dersom dette dekker behovet. Departementet kan gi nærmere regler om behandling og lagring av opplysningene. Sosialtjenesteloven, 5-1: stønad til livsopphold De som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen. Departementet kan gi veiledende retningslinjer om stønadsnivået. Forvaltningsloven, 13: taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. 12

13 Forvaltningsloven, 18: partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i 18 til 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak. Forvaltningsloven, 18a: dokument utarbeidet for egen saksforberedelse En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidd for sin egen interne saksforberedelse (organinterne dokumenter). Første punktum gjelder ikke foredrag til saker som blir behandlet av Kongen i statsråd, etter at saken er avgjort, og presedenskort, med mindre kortet gjengir organinterne vurderinger. Kongen kan gi forskrift om at det ikke skal kunne gjøres unntak etter første ledd for bestemte dokumenter i bestemte statlige eller statlig tilknyttede organer. Forvaltningsloven, 18b: dokumenter innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen Når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser, kan organet gjøre unntak fra innsyn for dokument som organet har innhentet fra et underordnet organ til bruk for sin interne saksforberedelse. Det samme gjelder dokument som et departement har innhentet fra et annet departement til bruk for sin interne saksforberedelse. Det kan gjøres unntak for deler av dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør opptre i en sak, og som organet har innhentet til bruk for sin interne saksforberedelse, når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. Unntakene i paragrafen her gjelder tilsvarende for dokument om innhenting av dokument som nevnt i første og andre ledd, og innkallinger til og referater fra møter mellom overordnede og underordnede organer, mellom departementer og mellom et organ og noen som gir råd eller vurderinger som nevnt i andre ledd. Forvaltningsloven, 18c: innsyn i faktiske opplysninger mv. Selv om dokumentet eller deler av det er unntatt etter reglene i 18 a og 18 b, har parten rett til å gjøre seg kjent med de deler av det som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Dette gjelder likevel ikke faktiske opplysninger uten betydning for avgjørelsen og heller ikke når opplysningene eller bearbeidelsen finnes i et annet dokument som parten har tilgang til. Forvaltningsloven, 18d: innsyn i interne dokumenter hos kommunene og fylkeskommunene Unntakene i 18 a og 18 b gjelder ikke: a) saksframlegg med vedlegg til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, b) saksliste til møte i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner, c) dokument fra eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, revisjonsorgan og klagenemnder, og 13

14 d) dokument i saker der en kommunal eller fylkeskommunal enhet opptrer som ekstern part overfor en annen slik enhet. 18 a gjelder likevel for dokument som blir utvekslet mellom kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og utvalgets sekretariat. Unntaket i 18 a gjelder ikke for dokument fra eller til et kommunalt eller fylkeskommunalt særlovsorgan eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretak etter kommuneloven kapittel 11. Unntaket i 18 a gjelder heller ikke for dokument fra eller til en kommunal eller fylkeskommunal enhet på områder der enhetene har selvstendig avgjørelsesmyndighet. Unntaket i 18 a gjelder likevel for dokument i saker der administrasjonssjefen eller kommunerådet gjennomfører kontrolltiltak overfor en enhet, og for utkast til vedtak og innstillinger som blir lagt fram for administrasjonssjefen eller kommunerådet før det blir fattet vedtak eller før en innstilling blir lagt fram for et folkevalgt organ. Unntaket i 18 a gjelder også for administrasjonssjefens eller kommunerådets merknader til slike utkast som nevnt i forrige punktum. Forvaltningsloven, 19: innskrenket adgang til visse slags opplysninger En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a. som er av betydning for Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser, når slike opplysninger kan unntas etter offentleglova 20 og 21, b. som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, c. som angår forskningsideer eller forskningsprosjekter i sak som gjelder økonomisk støtte eller rådgivning fra det offentlige i forbindelse med forskningsprosjekt, eller d. som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Kongen kan gi forskrifter som for særskilte saksområder utfyller eller nærmere fastlegger hvordan 18 til 19 skal anvendes. Når tungtveiende grunner taler for det, kan forskriftene også gjøre unntak fra disse paragrafer. Forvaltningsloven, 20: gjennomsyn og utlån av saksdokumenter Forvaltningsorganet bestemmer ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for partene. Dersom partsinnsyn kan motvirke muligheten for å få saken avklart, kan fastsettes at parten ikke skal ha adgang til dokumentene så lenge undersøkelser pågår. Eksamensbesvarelser og liknende prøver kan den som avlegger eksamen eller prøve, nektes adgang til inntil bedømmelsen er avsluttet. På anmodning skal en part gis papirkopi eller elektronisk kopi av dokument. Advokat som opptrer som fullmektig for en part, skal få utlånt dokumentene når ikke særlige grunner taler mot det. Ved utlån bør det settes tidsfrist. Dersom ikke saksdokumentene blir tilbakelevert forvalt- 14

15 ningsorganet i rett tid, er kravet om tilbakelevering særlig tvangsgrunnlag etter tvangsfullbyrdelsesloven kap 13. Har partene krav på å få se deler av et dokument, kan opplysningene gis dem ved utdrag av det dersom forvaltningsorganet finner det hensiktsmessig. Kopier skal gis vederlagsfritt. Kongen kan likevel gi forskrifter om betaling for avskrifter, utskrifter eller kopier. Når en part har anmodet om å få gjøre seg kjent med dokument som han etter 18 har adgang til å få se, skal det settes ham en viss frist for mulig uttalelse, såfremt ingen frist er satt i medhold av 16 eller den fastsatte frist anses utilstrekkelig. Dette gjelder likevel ikke dersom hensynet til vesentlige offentlige eller private interesser taler mot utsettelse. Forvaltningsloven, 21: klage over avslag på krav om å få gjøre seg kjent med et dokument Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig. Blir krav om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres merksam på den bestemmelse som ligger til grunn for avslaget og hvilket ledd og hvilken bokstav i bestemmelsen som er brukt. Avslaget skal opplyse om retten til å klage etter annet ledd og klagefristen etter 29. Den som har satt fram kravet, kan påklage avslaget i samsvar med reglene i kap. VI. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. Personopplysningsloven, 18: rett til innsyn Enhver som ber om det, skal få vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type behandling: a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant, b) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter, c) formålet med behandlingen, d) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles, e) hvor opplysningene er hentet fra, og f) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker. Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen i første ledd bokstav a - f i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne vareta egne interesser. Retten til informasjon etter annet og tredje ledd gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte. 15

16 Vedlegg 2 henvisning til lover og forskrifter Personopplysningsloven Introduksjonsloven Arkivloven Forskrift til arkivloven (arkivforskriften) Forvaltningsloven Offentleglova Sosialtjenesteloven ( 5-1) 16