Undervisningsavdelingen Askøy kommune Side 1 av 34

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Undervisningsavdelingen Askøy kommune 2010. Side 1 av 34"

Transkript

1 Side 1 av 34

2 1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse Innledning... 4 Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger... 4 Offentlighetsloven... 4 Forvaltningsloven og barneloven... 4 Personopplysningsloven... 5 Arkivloven... 7 Arkivforskriften... 7 Arkivloven og forholdet til andre lover Kommunikasjon hjem skole Journalføring/bevaring av dokumenter, e-post, SMS og brev. Sak / saksmappe... 9 Dokumenter... 9 Arkiv... 9 Journalføring Administrasjonsprogram og læringsplattform Sikker håndtering av elevopplysninger Skolens nettverk / sikker sone IOP Orden/oppførsel Konferansetimer/utviklingssamtaler Kartleggingsprøver Referat/notater fra møter vedrørende enkeltelever WIS It`s learning Rutiner ved journalføring, bevaring og overføring Generelt om elevarkiv Generelt om elevmapper / innhold i elevmapper Dokumenter som skal journalføres / dokumenter i elevmappe Dokumenter som ikke skal journalføres bevares i 2 år etter sluttdato Tilgang til opplysninger i elevmappen Overføring av elevmapper Barneskole ungdomskole Ungdomsskole videregående skole Bytte av skole i kommunen Flytting til annen kommune Overføring til privat skole Overføring av opplysninger etter samtykke Alle elever Elever med enkeltvedtak Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis: Avlevering til Fjernarkiv Elevmapper fra ungdomsskolene Bevaringsverdig dokumentasjon i saksarkivet Bevaringsverdig elevdokumentasjon Vedlegg Vedlegg 1 Overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole A Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole Vedlegg 2 Overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner Side 2 av 34

3 2B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner Vedlegg 3 - Overføring av informasjon mellom grunnskoler A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner Vedlegg 4 Overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole A Overføringsskjema for overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole Vedlegg 5 Eksempel på merking av bokser - ungdomsskolene Vedlegg 6 Forandring av personopplysninger: Vedlegg 7 Terminfravær elever i Askøyskolene Vedlegg 8 Rutiner ved reservasjon vedrørende overføring av elevopplysninger Vedlegg 9 Informasjon i meldingsboken Side 3 av 34

4 2 Innledning Aktuelt lovverk i relasjon til elevopplysninger Offentlighetsloven Offentlighetsloven regulerer allmennhetens krav på innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Det følger av lovens hovedregel offentlighetslovens (offl.) 3, at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpen for innsyn. Loven har imidlertid flere unntaksbestemmelser. Med hjemmel i offl. 13 kan forvaltningens dokumenter unntas fra innsyn dersom de inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Se avsnittet under. I utgangspunktet er det kun personopplysningene som kan unntas etter offentlighetsloven, men i praksis vil det i de fleste tilfeller være hjemmel for å unnta hele dokumentet fra innsyn, jf. offl. 12. Elevrelaterte saker der det fattes enkeltvedtak, sakkyndige uttalelser, og IOP-er eksempler på saker som i de fleste tilfeller unntas offentlighet i sin helhet, jf. offl. 13, jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 1. Forvaltningsloven og barneloven Forvaltningsloven regulerer partenes rettigheter i forvaltningssaker, blant annet i saker der det fattes enkeltvedtak. Det er bestemte krav til saksbehandlingen; blant annet utredningsplikt, krav om begrunnelse, og klageadgang. Forvaltningslovens (fvl.) 18 og 19 har bestemmelser om partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. De som er parter i en forvaltningssak / elevrelatert sak vil som hovedregel ha full innsynsrett i alle dokumentene i saken, jf. lovens 18. Det er noen unntak i fvl. 19, men disse har liten praktisk betydning. Det antas at foreldrene i de fleste tilfeller har partsstatus og bestemmelsesrett når det gjelder elevens personlige forhold. Fvl. 13 har imidlertid som nevnt viktige bestemmelser om taushetsplikt. Det fremgår av forvaltningsloven 13 at opplysninger om "noens personlige forhold" er underlagt taushetsplikt. Denne bestemmelsen gjelder også for skolen, se opplæringslova Som typiske eksempler på personlige forhold kan nevnes opplysninger om fysisk og psykisk helse, sosiale forhold, seksuell legning, følelsesliv, personlige egenskaper / ferdigheter / karakteristikker, ulike hjelpetiltak, samt visse opplysninger knyttet til familie og hjem. Av fvl. 13, 2. ledd fremgår det at opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted i utgangspunktet ikke er underlagt taushetsplikt. Dersom disse opplysningene røper andre forhold som må regnes som personlige, vil imidlertid også disse opplysningene være underlagt taushetsplikt. Side 4 av 34

5 Utgangspunktet er at foreldre har rett og plikt til å ta avgjørelser for barnet i personlige forhold (se barnelova 30). Spørsmål om taushetsplikt er et slikt personlig forhold der foreldrene i utgangspunktet har bestemmelsesrett. Samtidig innebærer barnelova at barn skal ha stadig større bestemmelsesrett etter hvert som det blir eldre og i stand til å foreta egne vurderinger. Opplysninger som gjelder elevens orden, oppførsel, fravær og karakterer er opplysninger om elevens personlige forhold der foreldrene har en bestemmelsesrett. Foreldrene anses å være parter i relasjon til opplysninger av denne art. Opplysninger om slike forhold kan derfor formidles videre fra skolen til foreldrene. I noen spesielle tilfeller må elever som har fylt 15 år samtykke for at taushetspliktige opplysninger om dem kan gis til foreldre og andre, jf. forvaltningsloven 13a nr 1. I de tilfeller foreldrene har felles foreldreansvar for barnet, men ikke bor sammen, har også begge foreldrene rett til samme informasjon om barnets skolegang fra skolens side. Denne retten følger av foreldreansvaret og barneloven. Der foreldrene ikke har felles foreldreansvar for barnet, har også den av de biologiske foreldrene som ikke har foreldreansvar, rett til informasjon om barnets skolegang. Barnelovens 50 har bestemmelser om denne retten. Les mer om regelverket her. I særlige forhold har eleven krav på taushet. Opplysninger om eleven som fremkommer etter kontakt med pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) eller øvrig skolepersonell som har karakter av betroelser, der det fra elevens side er klart at disse opplysningene ikke skal meddeles videre til foreldrene eller andre, er eksempler på opplysninger som er underlagt taushetsplikt. For eksempel fortrolige samtaler om elevens kjærlighetsliv, familiære og sosiale forhold. Tjenesten er helt avhengig av elevenes fortrolighet, og skal derfor ikke informere foreldre mot elevens vilje. Elevens selvstendige krav på taushet står sterkt i disse tilfellene. Eleven må således gi sitt samtykke dersom disse opplysningene skal meddeles foreldrene eller andre. Det kan også gjelde før eleven har fylt 15 år. Det er imidlertid vanskelig å sette opp noen helt absolutte regler på dette området. Det må vurderes konkret i hver enkelt sak. Fvl. 13 b har bestemmelser om håndtering internt i forvaltingsorganet / skolen. Elevopplysningene skal kun deles med andre ansatte i den grad det er nødvendig for saksbehandlingen og for en hensiktsmessig arbeids og arkivordning. Personopplysningsloven Personopplysningslovens formål er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Loven skiller mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger. Eksempler på personopplysninger er blant annet navn, adresse, og oppgavebesvarelser fra skolelever. Eksempler på sensitive personopplysninger kan være informasjon om hvilke sykdommer en person har hatt, medisiner en person bruker, IOP-er, og sakkyndige uttalelser. At opplysningene er regnet som personopplysninger etter personopplysningsloven, fører i seg selv ikke til at de er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Det er ulike grunner og hensyn bak de to kategoriseringene av opplysninger. Side 5 av 34

6 Det knytter seg et særlig behov for vern rundt sensitive personopplysninger, og det stilles spesifikke krav til kommunens behandling av personopplysninger. Å bruke sensitive personopplysninger ses normalt på som mer inngripende, og regelverket stiller derfor strengere krav til behandling av denne type opplysninger, jf. personopplysningslovens (POL) 8, 9 og 12. Det er spesifikke krav til sletting av personopplysninger, jf. lovens 28. Bestemmelsen slår fast at den behandlingsansvarlige ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes. En særlov kan også gi andre regler for sletting. De fleste elevrelaterte saker, blant annet saker der det fattes enkeltvedtak i forhold til en enkelt elev, IOP-er og sakkyndige uttalelser, er dokumenter som er arkivverdige i henhold til arkivloven. Gjeldende rutiner for arkivering i Askøy kommune gjelder således for denne type dokumenter. Erfaringer viser at det er viktig å ha nødvendig dokumentasjon ved eventuelle fremtidige rettssaker. 18. Rett til innsyn Enhver som ber om det, skal få vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type behandling: a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant, b) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter, c) formålet med behandlingen, d) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles, e) hvor opplysningene er hentet fra, og f) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker. Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen i første ledd bokstav a - f i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne vareta egne interesser. Retten til informasjon etter annet og tredje ledd gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte. Side 6 av 34

7 Arkivloven Arkivloven er en generell lov for alle typer offentlige arkiver. Arkivloven har som formål å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden er formålet med loven. For kommuner gjelder egne regler for bevaring av eldre og avsluttede arkiver. Arkivlovens 9 c: Utan samsvar med føresegnene gjeve i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikke arkivmateriale kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren Arkivforskriften Arkivforskriften utdyper arkivloven. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig forvaltning. Arkivforskriften 3-21: Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale vert kassert Det vises også til personopplysningslova 27, 3. ledd Dersom tungtveiende personvernhensyn tilsier det, kan Datatilsynet uten hinder av annet ledd bestemme at retting skal skje ved at de mangelfulle personopplysningene slettes eller sperres. Hvis opplysningene ikke kan kasseres i medhold av arkivloven, skal Riksarkivaren høres før det treffes vedtak om sletting Det må defineres om dette er arkivmateriell. Noe arkivmateriell kan ut fra kommunens kassasjonsregler makuleres etter et bestemt tidsrom. Dette utføres av Dokumentsenteret før en avlevering til Interkommunalt arkiv. For annet materiell som register, databaser osv må det foreligge en plan for bevaring. Før ev sletting må kassering avklares med Riksarkivaren dersom det på forhånd ikke foreligger en bevaringsplan for disse registrene/databasene. Arkivloven og forholdet til andre lover 10 i offentleglova har bestemmelser om plikt til å føre journal etter reglene i arkivforskriften. Forskrift om informasjonssikkerhet henviser til arkivloven og arkivverket. Personopplysningsloven har bestemmelser om sletting som henviser til arkivloven. All data som blir produsert om eleven i administrasjonsprogram, må bevares. Data må ikke overskrives. Det er utarbeidet egen bevaringsplan for WIS. Side 7 av 34

8 3 Kommunikasjon hjem skole For personopplysninger som behandles elektronisk, (f.eks. i en e-post) gjelder personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet, se 13. Kort sagt innebærer de rettslige kravene at sikkerheten skal være tilfredsstillende. Det betyr at skolen bl.a. må ha gjennomgått mulige farer for og konsekvenser av at e-poster med elevopplysninger kan komme på avveie. Skolen må iverksette tiltak for å unngå at feil skjer. Det er flere tiltak som her kan være aktuelle. Egen rutine for innhenting og kvalitetssikring av e-postadresser til foresatte må utarbeides på skolene. Skolen er også forpliktet til å gi informasjon om hva som er korrekt e-postadresse. Rektor må sørge for at korrekte e-postadresser ligger på skolens hjemmeside. Målet er å unngå at foresatte skriver e-post til skolen som mottakeren ikke har rett til å se (jf. bestemmelser om taushetsplikt). Dersom informasjonen inneholder sensitive opplysninger (se kapittel 2), skal ikke e-post brukes som kommunikasjonsmiddel i henhold til gjeldende bestemmelser i Askøy kommune. Det samme gjelder i forhold til ansatte i kommunen. Rutiner kommunen. Øvrige elevopplysninger kan sendes med e-post mellom skole og foresatte. Tradisjonelle håndskrevne meldingsbøker reguleres av forvaltningsloven, forskrift til opplæringslova og skoleeiers reglement, se annet svar om meldingsbøker. Forskriftens krav er at slike meldinger skal skje på forsvarlig måte. Opplysningene skal ikke være mer omfattende og detaljerte enn det som er nødvendig for å få dokumentert fraværet. Normalt vil det med andre ord ikke kunne kreves andre opplysninger enn at det foreligger sykdom, skade, sosial grunn eller lignende som forhindrer eleven å møte til undervisning. Opplysninger om sykdom og andre sensitive opplysninger i meldingsbøker kan lett bli tilgjengelig for uvedkommende. Konkrete meldinger om diagnoser, vanskelige forhold i familien mv skal derfor ikke gis i meldingsbøker, men utveksles med brev eller telefon. De samme retningslinjene gjelder for SMS. Den tryggeste måten å kommunisere sensitive opplysninger og taushetsbelagte opplysninger på er via telefon, brev eller ved personlig oppmøte, jf grunnskoleloven 42. Side 8 av 34

9 4 Journalføring/bevaring av dokumenter, e-post, SMS og brev. Sak / saksmappe Sak (begrepet) blir brukt til å lenke registrerte saksdokumenter, som logisk hører sammen, til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som sak, som igjen vil tilsvare et saksnummer i journalsystemet eller i papirjournalen Denne felles identiteten skal gi oss bedre oversikt og gjenfinning både i det elektroniske og i det fysiske arkivet. I forvaltningsloven og offentleglova er begrepet sak abstrakt og blir definert som eit spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse uten i fra eller et internt initiativ, dels om behandlingsforløpet. Dokumenter Offentleglova sin definisjon av dokument: Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Arkivlova sin definisjon av dokument: Dokument: Ei logsk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring. Arkiv Dokument som blir til som lekk i ei verksemd. Journalføring Henvendelser (brev, e-post, SMS, tlf, faks) som kommer inn til skolen, må vurderes som arkivverdig eller arkivuverdig post. OBS! Dersom arkivuverdige dokumenter (for eksempel rundskriv) likevel har en dokumentasjonsverdi i forhold til en saksbehandling, skal det journalføres. Når denne vurderingen er gjort, skal posten registreres etter kommunens arkivregler. Saken klasseres i henhold til gjeldende arkivnøkkel. SMS-er Private mobiltelefonnummer bør ikke oppgis til elever og foresatte. Bruk arbeidsgivers fasttelefon. Dersom en SMS blir vurdert som arkivverdig dokumentasjon, skal en be om å få tilsendt denne pr post (på papir). Generelt vises til Arkivforskriftens Kapittel III Arkivrutiner 3-19 Arkivavgrensing 3-20 Bevaringspåbud Side 9 av 34

10 5 Administrasjonsprogram og læringsplattform Sikker håndtering av elevopplysninger Skolens nettverk / sikker sone Med skolens nettverk menes alle serverne som er tilgjengelige for lagring av data. På Mine dokumenter må ingen viktige eller sensitive opplysninger lagres. Med sikker sone menes den delen eller de delene av virksomhetens informasjonssystem som behandler personopplysinger, hvor kun autoriserte brukere med tjenstlig behov gis tilgang. Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Ved behandling av sensitive personopplysninger som IOP-er, enkeltvedtak, referat fra ansvarsgruppemøter, er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger. Skolene skal bruke et godkjent sak- arkivsystem som ivaretar kravene til bevaring også av sensitive opplysninger. Se side 11 og kapittel 2. Sensitive og taushetsbelagte dokumenter må inntil videre oppbevares i et låsbart, brannsikkert og vannsikkert arkivskap. IOP IOP er et sensitivt dokument. Et slikt dokument kan derfor ikke lagres på minnepenn med mindre denne oppbevares nedlåst i skap på skolen. IOP-er kan ikke lagres på lærers PC eller skolens nettverk (eget oppråde på server eller skolens fellesområde). En IOP kan utarbeides på skolens nettverk, deretter skrives den ut og lagres i et låsbart, brannsikkert og vannsikkert arkivskap. Man skal være bevisst valg av skriver, og utskrift skal hentes umiddelbart. IOP-en slettes deretter fra skolens PC/nettverk. I løpet av 2013 utprøves det at IOP-er føres og lagres i nytt arkivprogram. Orden/oppførsel Merknader mht orden og oppførsel kan lagres på skolens læringsplattform, itsearning. Fra skal alle slike merknader lagres på læringsplattformen. Merknader som har betydning for elevens skolegang (enkeltvedtak om utvisning etc), skrives ut og lagres i elevmappen. Øvrige merknader slettes etter 1 år. Konferansetimer/utviklingssamtaler Notater og skjema kan lagres på skolens nettverk/læringsplattform. Referat fra utviklingssamtaler skal skrives ut og legges i elevmappen. Kartleggingsprøver Resultat fra kartleggingsprøver vurderes, skrives ut og legges i elevmappen. Referat/notater fra møter vedrørende enkeltelever Her gjøres en vurdering i forhold til om notatet/referatet er av sensitiv art. Dette avgjør videre behandling av dokumentet. Se mer kapittel 2. Side 10 av 34

11 WIS Skolene i Askøy bruker WIS administrasjonsprogram. Der lagres navn og personnummer på elever og lærere. Vitnemål og karakterer hentes fra WIS og fravær for alle trinn hentes fra itslearning, skrives ut og bevares i elevmappen. Alt fravær føres på skjema side Det vil i noen tilfeller være nødvendig å dokumentere fravær i enkeltfag dersom en elevs fravær har vært så høyt at grunnlaget for å sette karakter ikke er tilstede. I hovedsak er det kun antall dager og timer en har fravær som må føres, og det er dette som fremkommer på vitnemål/karakterbok. Det er utarbeidet en egen rutinehåndbok for WIS som det henvises til for ytterligere informasjon om programmet. It`s learning I itslearning er alle lærere og elever i Askøyskolene registrerte brukere. De har eget brukernavn og passord. På sikt vil alle foresatte få egen gjestetilgang. Det daglige fraværet og prøvekarakterer skal lagres på læringsplattformen. Merknader skal også lagres på plattformen. Er disse av betydning for karakterer og elevens skolegang, må de kopieres til Word, skrives ut og lagres i elevmappen. Brukerne slettes når de slutter i kommunen. Prøver og andre arbeider eleven ønsker å ha der, kan lagres i personlige mapper. Elevene skal ha tilgang til disse mappene ved eksamener og tentamener. Taushetspliktige og sensitive personopplysninger skal ikke legges ut på læringsplattformen i Askøy kommune. Kommuniseres det mellom skolen og foresatte på itslearning, og det er arkivverdig materiale, må dette skrives ut og lagres i elevmappen. Rektor er ansvarlig for at alle data om elevene slettes på itslearning når elevene slutter i kommunen, forutsatt at nødvendig dokumentasjon er skrevet ut og lagret i elevmappen! Side 11 av 34

12 6 Rutiner ved journalføring, bevaring og overføring Generelt om elevarkiv Elevarkivene inneholder opplysninger om nåværende og tidligere elever ved skolen, i tillegg til opplysninger om foreldre eller foresatte. Skolen skal registrere elevopplysninger i edb-basert elevregister/elevkort, klasselister, elevmapper, klassedagbøker, karakterprotokoller og vitnemålsprotokoller. Elevarkivet kommer inn under personopplysningsloven sine unntaksregler for konsesjonsplikt (POL 33). Dette fordi skolen sin behandling av slike personopplysninger har hjemmel i egen lov, jf. opplæringsloven 13-1, 1. og 3. ledd. Rådmannen i Askøy er behandlingsansvarlig og har dermed ansvar for at lov og forskrift følges opp i alle avdelinger. Det daglige ansvar for informasjonssikkerheten er delegert fagsjef og seksjonsenhetsledere. Retningslinjene er utformet med det mål for øye å både ivareta hensynet til den enkelte elevs personvern, samt kommunens behov for dokumentasjon, plikt til arkivering og informasjon for å kunne gi et godt opplæringstilbud. Generelt om elevmapper / innhold i elevmapper Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev skal arkiveres på ett sted i elevmappen. Dokumenter med samlede oversikter over flere elever så som karakterlister, fraværslister m.m. oppbevares sentralt på hver skole, (registreres i egen sak). For hver elev i grunnskolen skal det opprettes en elevmappe (manuell eller elektronisk). Fysiske elevmapper skal oppbevares i arkivskap på skolens kontor utilgjengelig for andre enn rektor og de som konkret jobber med eleven. Arkivet skal være låst. Det skal gjennomføres risikovurdering for det enkelte fysiske arkiv, (se side 10 fjerde avsnitt siste setning.) Elevmappene i kommunen regnes som organspesifikke mapper og opplysningene skal følge fra barnehage til skolen. Informasjonen følger eleven ved flytting til annen skole eller ved overgang fra barneskole til ungdomstrinnet se vedlegg 1og 2. Elevmappen inneholder korrespondanse og andre dokumenter som vedrører forhold knyttet til den enkelte elev, og som er av vesentlig betydning for denne. Omfanget av dokumentasjon vil variere med den enkeltes elevs opplæringssituasjon, fagopplæring, permisjon, utvisning m.m. Reglene for elevmapper omfatter også alle elever med særskilt opplæring for språklig minoriteter samt elever på kommunens alternative skoler. Dokumenter i elevmappen skal ikke uten særlig tillatelse fra rektor eller elev/foresatte leses av andre. Side 12 av 34

13 Dokumenter som skal journalføres / dokumenter i elevmappe Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres. Disse er som følger: 1) De skal være gjenstand for saksbehandling 2) De skal ha verdi som dokumentasjon Skolen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres. Det nevnes her eksempler på dokumenter til journalføring: Disiplinære forhold i skoletiden og dokumentasjon vedrørende bortvisning Alle enkeltvedtak (hele lista) fritak fra obligatorisk undervisning, fritak fra aktiviteter i hht til religiøs overbevisning, tildeling av skoleplass, skoleskyss, tildeling av spesialundervisning, vedtak om morsmålsundervisning og tospråklig fagopplæring. Elevvarsel om fravær og risiko for å ikke få karakter Fare for nedsatt karakter Innkalling til ansvarsgruppemøte / samarbeidsmøte vedr. elev Referat fra ansvarsgruppemøter Referat fra foreldresamtaler og konferanser Referat fra møte med eleven 2 ganger i året (opplæringsloven) TOP (Tilpassede opplæringsplaner) IUP (individuell undervisningsplan), IAP (individuell arbeidsplan) Eventuelle kompetansebevis for elever med IOP IOP og IP, endring av disse, evalueringer - oppnåelse læreplanmål Endring av IOP Søknader om permisjon Klager på standpunktkarakter Uttalelse fra lærer vedr. klage på standpunktkarakter Klage på eksamenskarakter Godkjente referat/rapport fra kontaktmøte (barne- og ungdomsskole) Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Sluttmeldinger Søknader om fritak i fag + svar på dette Søknader om bytte av fag Søknad om delkurs elevstatus og svar på denne Søknad om godkjenning av skoleår i utlandet og svar på denne Ekstra oppfølging og støttetiltak (utstyr- overføring av utstyr) Kopi av bekymringsmeldinger til/fra barnevernet Skolens notat om avbrutt opplæring Tilrettelegging ved eksamen, behov for skyss Uttalelse / rapporter / epikriser fra 2. linjetjeneste (BUP, helsevesenet, barnevernet, ulike kompetansesentre) Medisinsk kartlegging Rapport om avgitte rammetimer (spes. ped) Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole Dokumenter som ikke skal journalføres bevares i 2 år etter sluttdato Sykmeldinger og legeerklæringer Dokumentasjon vedr skoleskyss Søknader om korte permisjoner 1-3 dager Kopi av flyttemelding Søknader om innsyn i elevmapper Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole Side 13 av 34

14 Tilgang til opplysninger i elevmappen Rett til innsyn for foresatte /elev Eleven har som utgangspunkt rett til innsyn i egen elevmappe, og det samme gjelder foresatte. Rett til innsyn følger av reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Se side 6. Innsyn kan begjæres muntlig eller skriftlig og skal som utgangspunkt gis ved at mappen leses i skolens lokaler. På anmodning kan kopi av dokumenter utleveres. Kopier av sensitiv informasjon skal leveres personlig til mottaker eller sendes i ordinær post, ikke over faks eller pr. e-post. Bruk av mappen i opplæringsøyemed Elevmappen skal bare lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at dette er registrert med dato og låntaker. I særskilte tilfeller kan det tas kopi av enkelte dokumenter. Slike kopier skal makuleres etter bruk. Elevmapper skal aldri ligge uten tilsyn på arbeidsrom, i klasserom, pauserom eller lignende. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler. Det skal føres logg over alle aktiviteter knyttet til skolens elevmapper. Overføring av elevmapper. Generelt om overføring av opplysninger til ny skole Elevmappen følger eleven ved bytte av eller overgang til ny skole. Ved at alle opplysninger er samlet i en mappe øker muligheten for gjenfinning og effektiv bruk av opplysningene, samtidig som det gir den enkelte økt mulighet for kontroll med egne personopplysninger. I den grad en elevmappe inneholder sensitive personopplysninger, eller opplysninger som ikke er nødvendige for elevens videre skolegang vil det kreves samtykke fra foresatte/elev for overføring av slike opplysninger mellom skoler. Det er laget egne rutiner for overgangene i opplæringsløpet som omfatter overføring av informasjon om den enkelte elev ved overgang barnehage/barneskole, barneskole/ungdomsskole og ungdomsskole / videregående skole, samt ved overføring av informasjon ved flytting mellom skoler i og utenfor kommunen. Overføring av elevmapper skal skje i overensstemmelse med disse rutinene. Ved overføring av opplysninger fra barnehage til skole, ved overføring av elevmapper fra barneskole til ungdomskole eller ved flytting mellom skoler skal det innhentes samtykke til slik overføring av opplysninger. Samtykke til overføring av opplysninger gis på overføringsskjema som legges i elevmappen, (se vedlegg 2 eller 3). Barnehage barneskole Ved overføring av opplysninger fra barnehage til barneskole kreves samtykke fra foresatte, (se vedlegg 1). Barneskole ungdomskole Ved overgang barneskole/ungdomsskole benyttes skjema for overføring av opplysninger vedlegg 2, og samtykke til overføring av opplysninger innhentes og gjennomgås i forbindelse med overføringssamtalen. Side 14 av 34

15 Ungdomsskole videregående skole Ved overføring av opplysninger fra elevmappen til videregående skole kreves samtykke. Ved nødvendig informasjonsutveksling utover det eleven selv har fylt ut av tilleggsopplysninger på benyttes overføringsskjema, (se vedlegg 4). Bytte av skole i kommunen Ved bytte av skole på barnetrinn eller ungdomstrinn, følger hele mappen ferdig ryddet over til ny skole. Det skal innhentes samtykke før slik overføring skjer, og overføringsskjema (vedlegg 3a og/eller b) skal legges i mappen. For øvrig følges reglene for overgang barneskole ungdomsskole. Reglene gjelder tilsvarende ved bytte til/fra kommunens alternative skoler. Flytting til annen kommune Det kreves samtykke fra foreldrene for overføring av opplysninger til skole i annen kommune. Ved samtykke oversendes kopi av nødvendige dokumenter til ny skole (vedlegg 2, 3 eller 4). Originaldokumenter oppbevares i elevmappen slik at elevens skolegang i Askøy kommune kan dokumenteres. Flytter eleven fra kommunen i barneskolealder, skal elevmappen ikke overleveres ungdomsskolen. Mappen oppbevares på barneskolen inntil avlevering finner sted. Tilsvarende prosedyrer i ungdomsskolen følges. Overføring til privat skole Ved overføring til privatskole følges reglene for overføring av opplysninger til annen kommune. Overføring av opplysninger etter samtykke Ved overføring av elevmappen skal denne ryddes. De dokumenter det er nødvendig for den nye skolen å ha innsyn i av hensyn til elevens videre opplæring, skal videresendes. Dette vil særlig gjelde følgende dokumenter: Alle elever Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole (vedlegg 2). Kontaktlærerskjema (2b) og eventuelt foreldreskjema (2a) Kartleggingsprøver som er gjort på 7. trinn Informasjon om elever som har fått dysleksidiagnose. Kartlegginger samt eventuelt samtykke- og anbefalingsskjema for grunnleggende norsk og/eller tospråklig fagopplæring. Elever i grunnskolen med annet morsmål enn norsk og samisk. Nødvendige helseopplysninger. Elever med enkeltvedtak Aktuelle dokumenter som nevnt over for alle elever Sakkyndig vurdering Individuell opplæringsplan (IOP) Halvårsrapport Det skal ved overføring av opplysninger til ny skole tas personvernhensyn. Dokumentasjon vedrørende disiplinære forhold skal som hovedregel ikke overføres med mindre flytting skyldes nettopp slike forhold. Side 15 av 34

16 Dersom samtykke til overføring av opplysninger ikke gis: Forvaltningsloven 13 b nr 3 åpner for at opplysninger kan formidles fra barneskole til ungdomsskole innen kommunen, men personopplysningsloven begrenser adgangen til å overføre personopplysninger uten samtykke. Frem til barnet fyller 15 år er det barnets foresatte som gir samtykke til overføring av opplysninger. Elever over 15 år bestemmer selv i spørsmålet om overføring av opplysninger. Ved behov for overføring av opplysninger til videregående skole benyttes overføringsskjema, (se vedlegg 4). Når foreldre reserverer seg (fullt ut/også ift opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt) mot at det blir gitt videre opplysninger om elevene som er viktig for elevenes videre opplæring og skoleløp må skolen akseptere dette. Skolen skal da imidlertid skrive et brev til foreldrene med ca følgende innhold, se side 33: Askøy kommune/skolen gjør oppmerksom på at dette er viktig informasjon som nåværende skole bør videreformidle til ny skole for at eleven skal få et best mulig opplæringstilbud/adekvat opplæring. Ettersom dere som foreldre reserverer dere mot at skolen overfører disse opplysningene, er det imidlertid dere som foreldre som har det fulle ansvar å sørge for at disse opplysningene blir formidlet til aktuell skolemyndighet. I tilfeller som dette (der dere som foreldre reserverer dere mot at nevnte opplysninger blir gitt fra skolens side), har Askøy kommune/skolemyndigheten ikke ansvar for å gi disse opplysningene videre. Det er vel nærliggende å tro at ikke foreldrene vil gi disse opplysningene videre, men med et slikt brev markerer vi som kommune/skolemyndighet at vi ikke har ansvar for å gi disse opplysningene videre der foreldrene reserverer seg, noe som er viktig å få presisert. Opplysninger om helseforhold, religion og disiplinære forhold vil heller ikke kunne overføres uten samtykke. Avlevering til Fjernarkiv Alle elevmapper avleveres til Interkommunalt arkiv i Hordaland 10 år etter at eleven har gått ut av grunnskolen. Elevmapper fra ungdomsskolene Den årlige avleveringen foretas i høsthalvåret. Det tas kontakt med arkivtjenesten for kommunen, Ved avlevering skal mappene være: - Ryddet; binders, plastomslag og annet overflødig materiale skal være fjernet - Ordnet etter klasse og elevens etternavn/fornavn - Listeført Arkivboksene merkes med: (Les mer om deponering og deponeringslister her!) - Askøy kommune - Skolens navn - Elevmapper - Skoleslutt og årstall - Klasse - Boksnummer (f. eks. nr. 1/5) Se vedlegg 5. Sammen med selve avleveringsblanketten legges navneliste over de enkelte elevmappene. Her kan klasselister brukes. Side 16 av 34

17 Bevaringsverdig dokumentasjon i saksarkivet Møtebok for samarbeidsutvalget - bevares. Avleveres etter 25 år Møtebok for foreldrerådet - bevares. Avleveres etter 25 år Møtebok for elevrådet - bevares. Avleveres etter 25 år Saksarkiv - etter kassasjonsregler. Avleveres etter 25 år Kopibok - bevares til vi har innført fullelektronisk arkiv Manuell postjournal - bevares. Avleveres etter 25 år Klassedagbok - bevares. Avleveres 10 år etter avsluttet skolegang til arkivdepot. Bevaringsverdig elevdokumentasjon Elevkort eller EDB-basert elevregister - etter kassasjonsregler. Klasselister - bevares. Utskrift hvert år. Elevmapper - bevares. Avleveres 10 år etter avsluttet skolegang Eksamensprotokoller - bevares. Avleveres etter 25 år Side 17 av 34

18 7 - Vedlegg Vedlegg 1 Overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole Informasjon til foreldre/foresatte ved overgangen mellom barnehage og barneskole Den aller siste foreldresamtalen i barnehagen er en overføringssamtale (avslutningssamtale). Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for barnet mellom barnehage og barneskole. Samtalen bør holdes i april/mai. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltbarn i Askøy kommune. Overføringsskjemaet vedlagt benyttes til overføring av informasjon fra barnehage til grunnskole. Hensikt: Sikre en god start på barnetrinnet Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at barnet/eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte og pedagogisk leder fyller ut hvert sitt overføringsskjema i forkant av avslutningssamtalen som avholdes våren før skolestart. Fyll gjerne bare ut deler av skjemaet eller skriv OK dersom det ikke er noe spesielt å bemerke. Skjemaene skal samordnes og underskrives av begge parter på avslutningssamtalen. Dersom foreldre/foresatte ikke ønsker å informere, skal arket være tomt med unntak av underskrift og dato. Overføringsskjemaet arkiveres i elevmappen og foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylt skjema. Sentral dokumentasjon som skademeldingsskjema eller lignende kan vedlegges overføringsskjemaet for arkivering i barnets elevmappe på skolen. Tjenesteleder i barnehagen har ansvar for at overføringsskjemaene overføres til barneskolen. Overføringsskjemaet skal sendes per post/internpost. Kontaktlærer har ansvar for at overføringsskjemaet tas opp og gjennomgås i oppstartsamtalen som avholdes høsten etter skolestart. Vennlig hilsen (Styrer i barnehagen der barnet går) Side 18 av 34

19 1A Overføringsskjema vedrørende overføring av informasjon mellom barnehage og barneskole Våren: Barnets navn Barnehage Født Avdeling A. Barnets sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Språkutvikling og førmatematiske begreper Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet (i for eksempel påkledning - og toalettsituasjon, i lek og læringsaktivitet, i å forstå beskjeder og motta instruksjoner) B. Annen nødvendig informasjon om barnet (For eksempel tospråklig barns behov, PPtjenesten) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at informasjonen nedtegnet på dette skjemaet overføres fra barnehage til barnehage/ barneskole Eventuelle vedlegg Dato: Pedagogens navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 19 av 34

20 Vedlegg 2 Overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole Informasjon til foreldre/foresatte ved overgangen mellom barneskole og ungdomsskole. Den aller siste utviklingssamtalen på barneskolen er en overføringssamtale (avslutningssamtale). Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for eleven mellom barneskole og ungdomsskole. Samtalen holdes fortrinnsvis april/mai. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Overføringsskjemaene vedlagt benyttes til overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole. Hensikt: Sikre en god start på ungdomstrinnet Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte fyller ut overføringsskjema for foreldre/foresatte (2a) i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ungdomsskolen. Kontaktlærer fyller ut overføringsskjema for kontaktlærer (2b) i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen). På kontaktlærerskjemaet skal det krysses av og eventuelt skrives kommentarer. Foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylte overføringsskjema. Overføringsskjemaet(ene) arkiveres i barnets elevmappe. Mappen gjennomgås og innholdet overføres mellom tjenestestedene etter samtykke fra foreldre/foresatte. Tjenesteleder fra avleverende instans har ansvar for overføring til ungdomsskolen. Pedagogen i mottakene instans har ansvar for at overføringsskjemaene tas opp og gjennomgås i første utviklingssamtale (oppstartsamtale) så raskt som mulig etter oppstart på ungdomsskolen. Vennlig hilsen (Rektor på skolen der eleven går) Side 20 av 34

21 2A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner. Fylles ut av foreldre/foresatte i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ungdomsskolen. Se side 33. Våren: Elevens navn Barneskole Født Klasse A. Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan) B. Annen nødvendig informasjon om eleven (for eksempel behov i forhold til læringsmiljø, lærevansker, tospråklig elevs behov, PP-tjenesten, helseopplysninger) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at opplysninger i elevmappen overføres fra barneskole til ungdomsskole. Eventuelle vedlegg Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 21 av 34

22 2B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon mellom barneskole og ungdomsskole i kommunen eller til andre kommuner. Fylles ut av kontaktlærer i forkant av utviklingssamtalen (avslutningssamtalen). Se side 33. Våren: Elevens navn Barneskole Født Klasse A. Kompetanse - Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder 1. Grunnleggende ferdigheter Kryss av. Skriv eventuelt kommentarer dersom eleven trenger ekstra støtte eller utfordring. Lese (Evt. LUS kvalitet) Kommentar Regne Kommentar Bruke IKT Kommentar Uttrykke seg muntlig Kommentar Uttrykke seg skriftlig Kommentar Ingen spesielle behov Trenger ekstra støtte Trenger ekstra utfordring 2. Sosial kompetanse Skriv OK eller eventuelt kommentarer Samarbeidsevner Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan, gruppearbeid) Motivasjon for skolearbeidet B. Annen viktig informasjon om eleven (for eksempel lærevansker, tospråklig elevs behov, PPtjenesten) Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 22 av 34

23 Vedlegg 3 - Overføring av informasjon mellom grunnskoler Informasjon til foreldre/foresatte ved bytte av skole i Askøy Det er hensiktsmessig at det avholdes en overføringssamtale (avslutningssamtale) før eleven bytter skole for å sikre en best mulig overgang for eleven. Samtalen avholdes i god tid før overgangen. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Overføringsskjemaene vedlagt benyttes til overføring av informasjon mellom skoler. Hensikt: Sikre en god start på ny skole Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Kommunens retningslinjer bygger på at foreldre/foresatte skal samtykke til overføring av informasjon. Det overføres informasjon slik at eleven skal få en best mulig tilpasset opplæring og et godt læringsmiljø. Bare nødvendig informasjon skal overføres. Foreldre/foresatte fyller ut overføringsskjema for foreldre/foresatte (3a) i forkant av avslutningssamtalen dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ny skole. Kontaktlærer fyller ut overføringsskjema for kontaktlærer (3b) i forkant av samtalen (avslutningssamtalen). På kontaktlærerskjemaet skal det krysses av og eventuelt skrives kommentarer. Foreldre/foresatte skal alltid ha kopi av ferdig utfylte overføringsskjema. Overføringsskjemaet(ene) arkiveres i barnets elevmappe. Mappen gjennomgås og innholdet overføres mellom tjenestestedene etter samtykke fra foreldre/foresatte. Tjenesteleder fra avleverende instans har ansvar for overføring til ny skole. Pedagogen i mottakene instans har ansvar for at overføringsskjemaene tas opp og gjennomgås i første utviklingssamtale (oppstartsamtale) så raskt som mulig etter oppstart på ny skole. Vennlig hilsen (rektor på skolen der eleven går) Side 23 av 34

24 3A Overføringsskjema for foreldre/foresatte vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner. Fylles ut av foreldre/foresatte i forkant av overføringssamtalen (avslutningssamtalen) dersom de ønsker å overføre informasjon om eleven til ny skole. Se side 33. Våren Elevens navn Skole Født Klasse A. Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder: Faglig og skolemessig motivasjon Sosialt samspill (med for eksempel jevnaldrende, voksne) Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan) B. Annen nødvendig informasjon om eleven (for eksempel behov i forhold til læringsmiljø, lærevansker, tospråklig elevs behov, PP-tjenesten, helseopplysninger) Sett strek over det som ikke passer for deg: Jeg samtykker/samtykker ikke til at opplysninger i elevmappens røde del overføres fra barneskole til barneskole/ungdomsskole. Eventuelle vedlegg Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Foreldre/foresattes navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 24 av 34

25 3B Overføringsskjema for kontaktlærer vedrørende overføring av informasjon ved bytte av skole i Askøy og til skoler i andre kommuner. Fylles ut av kontaktlærer i forkant av overføringssamtalen (avslutningssamtalen). Dokumentet overføres ny skole uavhengig av foreldrenes samtykke. Se side 33. Våren Elevens navn Skole Født Klasse A. Kompetanse - Elevens sterke sider og eventuelle utviklingsområder 1. Grunnleggende ferdigheter Kryss av. Skriv eventuelt kommentarer dersom eleven trenger ekstra støtte eller utfordring. Lese (Evt. LUS kvalitet) Kommentar Regne Kommentar Bruke IKT Kommentar Uttrykke seg muntlig Kommentar Uttrykke seg skriftlig Kommentar Ingen spesielle behov Trenger ekstra støtte Trenger ekstra utfordring 2. Sosial kompetanse Skriv OK eller eventuelt kommentarer Samarbeidsevner Selvstendighet i læringsaktivitet (med for eksempel med lekser, arbeidsplan, gruppearbeid) Motivasjon for skolearbeidet B. Annen viktig informasjon om eleven (for eksempel lærevansker, tospråklig elevs behov, PPtjenesten) Dato: Kontaktlærers navn og underskrift Kopi til foreldre/foresatte Side 25 av 34

26 Vedlegg 4 Overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole Informasjon til eleven og foreldre/foresatte Den aller siste utviklingssamtalen på ungdomsskolen er en avslutningssamtale. Hovedfokus er å sikre en best mulig overgang for eleven mellom ungdomsskole og videregående skole. Samtalen holdes fortrinnsvis før 1. juni. Det er utarbeidet felles retningslinjer for overføring av informasjon om enkeltelever i Askøy kommune. Hensikt: Sikre en god start på videregående skole Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp for barn og unge i Askøy kommune Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte Overføre nødvendig informasjon til beste for barnet og dets videre opplæring i samarbeid med foreldre/foresatte Elever på 10. trinn kartlegges for å vurdere om det er nødvendig å overføre informasjon til videregående skole utover det som oppgis på Overføringsskjema vedlagt benyttes dersom dette er tilfelle. Elever over 15 år har bestemmelsesrett når det gjelder opplæring, jf. Barneloven 32. Overføringsskjemaet fylles ut i utviklingssamtalen (avslutningssamtalen) mellom eleven og rådgiver/kontaktlærer våren før skolestart. Eleven får kopi av overføringsskjema. Skjemaet arkiveres i elevmappen. Ved å gi samtykke tillates overføring av sentral informasjon, til beste for elevens læringsmiljø og læringsutbytte. Informasjonen overføres fra rådgiver på ungdomsskolen til rådgiver på den videregående skolen eleven har kommet inn på. Kopi av skjema sendes hjem til eleven. Vennlig hilsen (Rektor på skolen der eleven går) Side 26 av 34

27 4A Overføringsskjema for overføring av informasjon mellom ungdomsskole og den videregående skole. Se også side 33. Taushetsplikt er ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker (forvaltningsloven 13a nr 1) Våren. Elevens navn Ungdomsskole Født Klasse Jeg samtykker til at sentral informasjon til beste for mitt læringsmiljø og læringsutbytte overføres fra rådgiver på ungdomsskolen til rådgiver på den videregående skole jeg kommer inn på. Informasjon Eventuelle vedlegg Dato: Rådgiver/kontaktlærers navn og underskrift Elevens underskrift Kopi til eleven og foreldre/foresatte etter elevens samtykke Eleven er forespurt, men samtykker ikke til at informasjon overføres til den videregående skolen. Dato: Rådgiver/kontaktlærers navn Rådgiver/kontaktlærers underskrift Side 27 av 34

28 Vedlegg 5 Eksempel på merking av bokser - ungdomsskolene. NAVN KOMMUNE ASKØY KOMMUNE ARKIVSKAPER/ETAT SKOLE KLIENTMAPPER (ELEV) YTTERÅR ELEVMAPPER Aksesjonsnr. = Avleveringsnr. (IKAH) 12.. (KOMMUNENUMMER) 201 (ARKIVSKAPERKODE IKAH) Fa.1 (SERIESIGN OG BOKSNR.) ASKØY KOMMUNE Aks.? Fa.1 ASKØY KOMMUNE BARNEVERN BARNEVERN KLIENTMAPPER KLIENTMAPPER Aks.? Fa.2 Aks.? Fa.1 Side 28 av 34

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE

ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE ELEVMAPPER EN VEILEDER FOR GRUNNSKOLENE I NES KOMMUNE Oppdatert: 05.12.2014 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. INNHOLD I ELEVMAPPER... 3 3. TILGANG TIL OPPLYSNINGER I MAPPEN... 4 3.1. Rett til

Detaljer

RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE I SUNNDAL KOMMUNE

RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE I SUNNDAL KOMMUNE RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE I SUNNDAL KOMMUNE Rutiner for overgang fra barnehage til skole i Sunndal kommune 1. Mål og begrunnelse 1.1 Målsetting Rutinene skal sikre at overgangen fra

Detaljer

RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE Villabyen og Holten barnehager Sande skole 2015-2016

RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE Villabyen og Holten barnehager Sande skole 2015-2016 RUTINER FOR OVERGANG FRA BARNEHAGE TIL SKOLE Villabyen og Holten barnehager Sande skole 2015-2016 Rutiner for overgang fra barnehage til skole 1. Mål og begrunnelse 1.1 Målsetting Rutinene skal sikre at

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no

Detaljer

Samarbeid om overgangene mellom barnehage, barneskole og ungdomsskole i Øvre Eiker kommune

Samarbeid om overgangene mellom barnehage, barneskole og ungdomsskole i Øvre Eiker kommune Samarbeid om overgangene mellom barnehage, barneskole og ungdomsskole i Øvre Eiker kommune Revidert juni 2014 Innledning Barnehagen og skolen er pedagogiske institusjoner for omsorg, danning, lek og læring.

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG

Detaljer

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og gi mulighet til kassasjon Målet er å utarbeide

Detaljer

Videre følger det av offentleglova 3 at alle kan "krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

Videre følger det av offentleglova 3 at alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Side 1 av 5 Hei! Jeg viser til avslag på innsyn datert 29. mars 2016, som ligger ved som hale til denne eposten. Innsynet gjelder en rapport om to fastleger i kommunen, datert 21. mars 2016. I avslaget

Detaljer

Arkivering av elevarkiv

Arkivering av elevarkiv Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan

Detaljer

Andreas Heffermehl, 05.09.2013. Taushetsplikt og personvern

Andreas Heffermehl, 05.09.2013. Taushetsplikt og personvern Andreas Heffermehl, 05.09.2013 Taushetsplikt og personvern Taushetsplikt og personvern Taushetsplikt: - Rettsregler om at særskilte yrkesutøvere ikke har lov til å videreformidle opplysninger som de blir

Detaljer

Overgang GSl Vglo. - huske på - taushetsplikt - elevmapper Regelverk i praksis

Overgang GSl Vglo. - huske på - taushetsplikt - elevmapper Regelverk i praksis Overgang GSl Vglo - huske på - taushetsplikt - elevmapper Regelverk i praksis Huske på Generelt har skolen et ansvar for samarbeid heim-skole. Forskrift til oppl.l kapittel 20. Ved overganger: disse bør

Detaljer

Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE

Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE Verran kommune: Sjekkliste opplæringsloven, del 1 SKOLE Tema Kontrollområde God praksis/ dokumentasjon Lover og forskrifter Vurdering Oppfølging/tiltak Rett og plikt til opplæring Innholdet i opplæringen

Detaljer

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SKOLE/SFO

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SKOLE/SFO ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SKOLE/SFO PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SKOLE/SFO Ved å ha en plan for overgang barnehage- skole/sfo, ønsker Ås kommune

Detaljer

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet.

Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. Undervisningsvurdering noen juridiske forhold Her får du få svar på sentrale spørsmål knyttet til vurderingsarbeidet. Teksten er ikke uttømmende, men ment som en hjelp i arbeidet. ARTIKKEL SIST ENDRET:

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00

Detaljer

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentleglova FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentlighet 1. januar 2009: fra offentlighetsloven til offentleglova. Offl. 1: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg

Detaljer

PLAN FOR OVERGANGER HASVIK KOMMUNE

PLAN FOR OVERGANGER HASVIK KOMMUNE PLAN FOR OVERGANGER HASVIK KOMMUNE Hvorfor.. Sikre kontinuitet og helhet i utdanningsløpet Barn og unge skal oppleve at opplæringstilbudet henger sammen Hver og en skal bli ivaretatt ut fra sine egne forutsetninger

Detaljer

Vedlegg 1. Plan for overgang barnehage/skole. Drammen kommune

Vedlegg 1. Plan for overgang barnehage/skole. Drammen kommune Plan for overgang barnehage/skole Drammen kommune Bakgrunn Kommunen har et overordnet ansvar for at barn får en god overgang fra barnehage til skole og legger premisser for samarbeidet mellom institusjonene.

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole

Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Elevdokumentasjon Veileder for videregående skole Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innhold 1. Innledning... 3 2. Prosjektgruppen... 3 3. Regulerende lovverk... 3 3.1 Lovverksoversikt:...

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen

Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Elevdokumentasjon Veileder for grunnskolen Forslag til håndtering og bevaring Foto: ungnyt.dk Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 PROSJEKTGRUPPEN... 3 3 REGULERENDE LOVVERK... 3 3.1 LOVVERKSOVERSIKT...

Detaljer

Deres referanse Vår referanse (bes oppgitt ved svar) Dato 13/00939-9/MEI 11. juli 2014

Deres referanse Vår referanse (bes oppgitt ved svar) Dato 13/00939-9/MEI 11. juli 2014 Elverum kommune Postboks 403 2418 ELVERUM Deres referanse Vår referanse (bes oppgitt ved svar) Dato 13/00939-9/MEI 11. juli 2014 Vedtak om pålegg og endelig kontrollrapport Vi viser til Datatilsynets kontroll

Detaljer

ARKIVDAGEN Maihaugen

ARKIVDAGEN Maihaugen ARKIVDAGEN - 9.11.2014- Maihaugen «RETTEN TIL Å VITE OM INNSYN I ARKIVENE» GRUNNLOVENS 100, 5.LEDD: «Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE Ved å ha en plan for overgang barnehage- skole/sfo, ønsker Ås kommune

Detaljer

Godkjent av: Kommunalsjef 01.03.2015

Godkjent av: Kommunalsjef 01.03.2015 Pr. 01.03.2015 Rutinebeskrivelser Rutinebetegnelse: Rutiner ved fravær i skolen i Lunner Tilgjengelig på: Kommunens hjemmeside Skolenes hjemmeside Godkjent av: Kommunalsjef Dato: 01.03.2015 Tidspunkt for

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Personvernerklæring. Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Personvernerklæring. Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg? Innhold Personvernerklæring... 1 Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?... 1 Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine... 2 Hvor henter kommunen opplysninger

Detaljer

TILSYNSRAPPORT. Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging. Oslo kommune Vetland skole og ressurssenter for hørselshemmede

TILSYNSRAPPORT. Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging. Oslo kommune Vetland skole og ressurssenter for hørselshemmede TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Oslo kommune Vetland skole og ressurssenter for hørselshemmede 17. desember 2015 2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1. Innledning...

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

Den gode overgangen. Plan for overgangen grunnskole videregående skole i Rissa 2015-2018

Den gode overgangen. Plan for overgangen grunnskole videregående skole i Rissa 2015-2018 Den gode overgangen 2015-2018 Plan for overgangen grunnskole videregående skole i Rissa skape helhetlige opplæringsløp styrke tilpasset opplæring og økt læringsutbytte for alle hindre frafall i videregående

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Personvern i offentlig forvaltning

Personvern i offentlig forvaltning Personvern i offentlig forvaltning Gruppeundervisning 5 8./10. mars Jon Berge Holden Mona Naomi Lintvedt Dagens tema Gjennomgang av oppgaven Innsyn Taushetsplikt og unntak fra offentlighet Oppgaven 1.

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

Klage på standpunktkarakter

Klage på standpunktkarakter Klage på standpunktkarakter Elevens navn: Klagerens navn: Adresse: Fødselsnr. Trinn: Fag: Karakter høsttermin: Standpunktkarakter: Begrunnelse for klage: ( Her skal det kun en kort saklig redegjørelse

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold

Detaljer

Skolefravær Retningslinjer for forebyggende arbeid og oppfølging.

Skolefravær Retningslinjer for forebyggende arbeid og oppfølging. Skolefravær Retningslinjer for forebyggende arbeid og oppfølging. Retningslinjene er utarbeidet i et tverretatlig samarbeid: PPT-OT, Barnevernstjenesten, Helsestasjon for barn og unge og Oppveksttjenesten

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert 25.06.2012 av TLO FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE...

Detaljer

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt

Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt For hvem? Retningslinjene omfatter alle som har tilgang til kommunens IT-systemer.

Detaljer

;-) PLAN FOR OVERGANGER. for barn og unge. KONGSVINGER KOMMUNE www.kongsvinger.kommune.no. (pr. 26.03.14) T: 62 80 80 00 F: 62 80 00 01

;-) PLAN FOR OVERGANGER. for barn og unge. KONGSVINGER KOMMUNE www.kongsvinger.kommune.no. (pr. 26.03.14) T: 62 80 80 00 F: 62 80 00 01 PLAN FOR OVERGANGER ;-) for barn og unge (pr. 26.03.14) KONGSVINGER KOMMUNE www.kongsvinger.kommune.no T: 62 80 80 00 F: 62 80 00 01 A: Postmottak, 2226 Kongsvinger E: postmottak@kongsvinger.kommune.no

Detaljer

ENDELIG TILSYNSRAPPORT

ENDELIG TILSYNSRAPPORT ENDELIG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Buskerud fylkeskommune Kongsberg videregående skole 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Om tilsynet med Buskerud

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Høringsnotat angående felles ordensreglement for grunnskolene i Narvik kommune.

Høringsnotat angående felles ordensreglement for grunnskolene i Narvik kommune. Høringsnotat angående felles ordensreglement for grunnskolene i Narvik kommune. Vedlagt finner dere forslag til felles ordensreglement for de kommunale grunnskolene i Narvik kommune. Reglementet er utarbeidet

Detaljer

Skjemaer med veiledning til skolen/rektor

Skjemaer med veiledning til skolen/rektor Klage på karakterer Skjemaer med veiledning til skolen/rektor Gjelder Skjema for bruk av klage på standpunktkarakter i fag/manglende standpunktkarakter Skjema for bruk av klage på standpunktkarakter i

Detaljer

Lysheim skole Plan for å sikre elevene et godt psykososialt miljø

Lysheim skole Plan for å sikre elevene et godt psykososialt miljø Lysheim skole Plan for å sikre elevene et godt psykososialt miljø 17.04.13 1 Formål Opplæringsloven Kapittel 9a omhandler elevenes skolemiljø. 9a-1 Alle elevar i grunnskolar og videregåande skolar har

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Elever med spesielle behov Rettigheter Saksbehandling Klage på enkeltvedtak

Elever med spesielle behov Rettigheter Saksbehandling Klage på enkeltvedtak Elever med spesielle behov Rettigheter Saksbehandling Klage på enkeltvedtak Møte i Dysleksi Kristiansand og omegn 05.11.13 Fylkesmannen i Vest-Agder v/ seniorrådgiver Elisabeth Attramadal Opplæringsloven

Detaljer

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE

ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE ÅS KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR OPPVEKST- OG KULTURETATEN PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE PLAN FOR OVERGANG BARNEHAGE- SFO/ SKOLE Ved å ha en plan for overgang barnehage- skole/sfo, ønsker Ås kommune

Detaljer

Plan for overgang barnehage/skole. Plan for overgang barnehage skole 1

Plan for overgang barnehage/skole. Plan for overgang barnehage skole 1 Plan for overgang barnehage/skole Plan for overgang barnehage skole 1 2 Plan for overgang barnehage skole Bakgrunn Kommunen har et overordnet ansvar for at barn får en god overgang fra barnehage til skole

Detaljer

Hvordan ivareta personvernet ved skikkethetsvurderinger?

Hvordan ivareta personvernet ved skikkethetsvurderinger? Hvordan ivareta personvernet ved skikkethetsvurderinger? 25.10.2018 Agenda Overblikk over relevante plikter og rettigheter etter personvernregelverket Behandling av personopplysninger i skikkethetsvurderinger

Detaljer

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven)

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Kapittel 1. Generelle bestemmelser 1.Lovens formål Formålet med loven er at behandling av helseopplysninger skal skje

Detaljer

Kort innføring i personopplysningsloven

Kort innføring i personopplysningsloven Kort innføring i personopplysningsloven Professor Dag Wiese Schartum, Avdeling for forvaltningsinformatikk, UiO 1 Når gjelder personopplysningsloven? Dersom et informasjonssystem inneholder personopplysninger,

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold

Detaljer

Endelig kontrollrapport

Endelig kontrollrapport Saksnummer: 14/00257 Dato for kontroll: 09.04.2014 Rapportdato: 06.08.2014 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Leikanger kommune Sted: Leikanger Utarbeidet av: Ted Tøraasen Knut-Brede Kaspersen 1 Innledning

Detaljer

Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte. Dag Wiese Schartum, AFIN

Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte. Dag Wiese Schartum, AFIN Innsynsrettigheter og plikt til å gi informasjon til registrerte Dag Wiese Schartum, AFIN Offentlighetsprinsippet som bakgrunn Personopplysningsloven gjelder generelt, uavhengig av sektor, og gir generelle

Detaljer

DRI1010 Emnekode. Oppgave Kandidatnummer Dato

DRI1010 Emnekode. Oppgave Kandidatnummer Dato Oppgave 1 361 2015-05-05 For å kunne vite hvilken betydningen det har for anvendelsen av personopplysningsloven når det skal behandles sensitive personopplysninger så må man vite hva «sensitive personopplysninger»

Detaljer

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for

Detaljer

BINDAL KOMMUNE Helse- og omsorgssektoren Sørfjordveien 14 B 7980 Terråk

BINDAL KOMMUNE Helse- og omsorgssektoren Sørfjordveien 14 B 7980 Terråk BINDAL KOMMUNE Helse- og omsorgssektoren Sørfjordveien 14 B 7980 Terråk KONFIDENSIELT Taushetsplikt offl. 13 jf. fvl. 13.1 Org.nr: 964 983 380 E-post: pleie.omsorg@bindal.kommune.no 75032500 www.bindal.kommune.no

Detaljer

Behandling av personopplysninger. DIGITAL ARENA BARNEHAGE 2018 Tone Tenold

Behandling av personopplysninger. DIGITAL ARENA BARNEHAGE 2018 Tone Tenold Behandling av personopplysninger DIGITAL ARENA BARNEHAGE 2018 Tone Tenold PERSONVERN - grunnleggende prinsipper Personvern handler om retten til privatliv og retten til å bestemme over sine egne personopplysninger.

Detaljer

PLAN FOR OVERGANGER for barn og unge

PLAN FOR OVERGANGER for barn og unge PLAN FOR OVERGANGER for barn og unge (oppdatert 21.05.13) KONGSVINGER KOMMUNE www.kongsvinger.kommune.no T: 62 80 80 00 F: 62 80 00 01 A: Postmottak, 2226 Kongsvinger E: postmottak@kongsvinger.kommune.no

Detaljer

Du mottar et innsynskrav

Du mottar et innsynskrav Innsyn Du mottar et innsynskrav Martine Kirkerud ringer til rektor Peder Ås. Hun er frustrert fordi hun mener skolen ikke har gjort det de skal i 9a saken som er opprettet på hennes sønn. Hun ber om innsyn

Detaljer

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE

VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE 1. Avtalens parter og bakgrunn Det vises til avtale ( Hovedavtalen ) mellom takstmann/takstfirma (Databehandler) og Crawford & Company (Norway) AS om at Databehandler

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Plan for sammenheng og overgang barnehage skole

Plan for sammenheng og overgang barnehage skole Plan for sammenheng og overgang barnehage skole 2010 Kilde: Google bilder Avdeling skole og barnehage Sist oppdatert oktober 2010 Innholdsfortegnelse: 1.0 Innledning side 2 1.2 Lover og forskrifter side

Detaljer

Spesialundervisning Saksgang fra behov til rett En veiledning for Grunnskolen i Sirdal Sirdal kommune oktober 2011

Spesialundervisning Saksgang fra behov til rett En veiledning for Grunnskolen i Sirdal Sirdal kommune oktober 2011 Spesialundervisning Saksgang fra behov til rett En veiledning for Grunnskolen i Sirdal Sirdal kommune oktober 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 1. Avklaring av behov.s. 5 1.1 Før henvisning 1.2 Skolens

Detaljer

Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 - Opplæringsloven - Pålegg om retting - Vegårshei kommune

Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 - Opplæringsloven - Pålegg om retting - Vegårshei kommune Utdannings- og barnehageavdelingen Vegårshei kommune 4985 Vegårshei Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato Sak nr. 2014/1606 / FMAAIMS 29.06.2015 Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 - Opplæringsloven

Detaljer

Regler angående personvern for elever og foresatte

Regler angående personvern for elever og foresatte Personopplysninger Personopplysninger er enhver opplysning som, direkte eller indirekte, kan knyttes til en enkeltperson. En skiller mellom to typer personopplysninger: 1. Personopplysninger (alminnelige

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Pedagogisk-psykologisk tjeneste Unntatt offentlighet April 2011 Offentlighetslova 13. jf. Fvl. 13

Pedagogisk-psykologisk tjeneste Unntatt offentlighet April 2011 Offentlighetslova 13. jf. Fvl. 13 Pedagogisk-psykologisk tjeneste Unntatt offentlighet April 2011 Offentlighetslova 13. jf. Fvl. 13 Det ønskes kontakt med Pedagogisk - psykologisk tjeneste vedrørende Sakkyndig vurdering iht opplæringslova

Detaljer

Personvern i offentlig forvaltning

Personvern i offentlig forvaltning Personvern i offentlig forvaltning Gruppeundervisning 5 9./11. mars Jon Berge Holden Mona Naomi Lintvedt Dagens tema Gjennomgang av oppgaven Innsyn Taushetsplikt og unntak fra offentlighet Oppgaven 1.

Detaljer

Personvern i arkivene. Grunnleggende elementer og noen eksempler

Personvern i arkivene. Grunnleggende elementer og noen eksempler Personvern i arkivene Grunnleggende elementer og noen eksempler Ivar Fonnes 06.09.2011 Relevans Personvern er knyttet til behandling, bevaring og bruk av personopplysninger. Alle personopplysninger som

Detaljer

Reglementet gjelder fra og med skoleåret 2015-2016 og er vedtatt i skolestyret 29.05.2015.

Reglementet gjelder fra og med skoleåret 2015-2016 og er vedtatt i skolestyret 29.05.2015. Ordensreglement Ordensreglement for elever ved Den Norske Skolen i Rojales (DNSR). Reglementet er gitt med hjemmel i Privatskolelova 3.9 og 3.10 og Opplæringslova 3.7 og 3.8. Reglementet gjelder fra og

Detaljer

Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur og utdanning. Plan for sammenheng og samarbeid mellom barnehagene og skolene

Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur og utdanning. Plan for sammenheng og samarbeid mellom barnehagene og skolene Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur og utdanning Plan for sammenheng og samarbeid mellom barnehagene og skolene FORORD Byrådsavdeling for kultur og utdanning opprettet i 2010 prosjekt Oslobarnehagen

Detaljer

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Saksbehandler: Anita Tøien Johansen Vår dato: Vår referanse: 10.04.2014 2014/350 Deres dato: Deres referanse: Torderød skole Adventistkirkens grunnskole ved styrets leder Folke Bernadottes Gate 8 1511

Detaljer

HENVISNINGSSKJEMA TIL PPT -GRUNNSKOLE

HENVISNINGSSKJEMA TIL PPT -GRUNNSKOLE Unntatt off jf Offl 13, Forvl 13 HENVISNINGSSKJEMA TIL PPT -GRUNNSKOLE Søknaden behandles konfidensielt. Når du har fylt ut skjema skal det sendes i lukket konvolutt til: PPT Tysvær, postboks 94, 5575

Detaljer

OVERGANGSRUTINER Fra barnehage til barneskole Fra barneskole til ungdomsskole Fra ungdomsskole til videregående skole politisk behandlet mars 2014

OVERGANGSRUTINER Fra barnehage til barneskole Fra barneskole til ungdomsskole Fra ungdomsskole til videregående skole politisk behandlet mars 2014 RINGERIKE KOMMUNE Oppvekst og kultur OVERGANGSRUTINER Fra barnehage til barneskole Fra barneskole til ungdomsskole Fra ungdomsskole til videregående skole politisk behandlet mars 2014 INNHOLDSFORTEGNELSE

Detaljer

Personvernerklæring. Akasia Barnehage AS

Personvernerklæring. Akasia Barnehage AS Personvernerklæring Akasia Barnehage AS Personvernerklæring for Akasia barnehage AS Personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger som brukes når du / dere har barn i Akasia sine barnehager.

Detaljer

Minoritetsspråklige elever i grunnskole og videregående opplæring. Christian Øhren Nordset, Fylkesmannen i Buskerud

Minoritetsspråklige elever i grunnskole og videregående opplæring. Christian Øhren Nordset, Fylkesmannen i Buskerud Minoritetsspråklige elever i grunnskole og videregående opplæring Christian Øhren Nordset, Fylkesmannen i Buskerud Grunnskoleopplæring Opplæringsloven 2-1 andre ledd: «Retten til grunnskoleopplæring gjeld

Detaljer

Retningslinjer for legemiddelhåndtering i barnehager, skoler og skolefritidsordning (SFO)

Retningslinjer for legemiddelhåndtering i barnehager, skoler og skolefritidsordning (SFO) Nivå: 1: Oppvekst og levekår Dokumenteier: Kommunefarmasøyt Godkjenningsnivå: Helsesjefen Dokumenttype: Retningslinje Godkjent av: Corinna Vossius Revisjonsnr: 2 Godkjent dato: 19.12.14 Gyldig fra: 19.12.14

Detaljer

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 OFFENTLEGLOVA Formål og virkeområde Hovedregler om innsyn Unntak fra innsynsretten Saksbehandling

Detaljer

Plan for elevenes psykososiale skolemiljø

Plan for elevenes psykososiale skolemiljø Plan for elevenes psykososiale skolemiljø Lindesnesskolen skoleåret 2012/2013 0 Innholdsfortegnelse 1. Formål... 2 2. Definisjoner på krenkende adferd og handlinger... 3 3. Forebyggende og holdningsskapende

Detaljer

Individuell vurdering og særskiltprosedyre 2007-2008

Individuell vurdering og særskiltprosedyre 2007-2008 Individuell vurdering og særskiltprosedyre Inntak etter individuell vurdering til Vg1 Ny bestemmelse i forskrift til opplæringsloven ( 6-15, punkt c): Dersom det mangler karakterar i meir enn halvparten

Detaljer

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Arkivmedarbeiderkurs 26.-27. januar 2010 June Wahl, IKA Kongsberg Lovverk Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Helsepersonelloven og pasientrettighetsloven

Detaljer

Henvisning til Pedagogisk-psykologisk tjeneste

Henvisning til Pedagogisk-psykologisk tjeneste PPT Sarpsborg kommune Postboks 237 1702 Sarpsborg Unntatt offentlighet Offentlighetsloven 5a. jfr. Fvl. 13 Henvisning til Pedagogisk-psykologisk tjeneste Det ønskes kontakt med pedagogisk-psykologisk tjeneste

Detaljer

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Saksbehandler: Renate Grytnes Vår dato: Vår referanse: 07.09.2015 2015/3152 Deres dato: Deres referanse: Lisleherad Montessoriskole Sa ved styrets leder Bjarne Hansens Vei 22 3680 NOTODDEN TILSYNSRAPPORT

Detaljer

06.05.2016 SELSBAKK ET GODT SAMARBEID MELLOM HJEM OG SKOLE SKOLE

06.05.2016 SELSBAKK ET GODT SAMARBEID MELLOM HJEM OG SKOLE SKOLE 06.05.2016 SELSBAKK SKOLE ET GODT SAMARBEID MELLOM HJEM OG SKOLE Side 2 av 8 Hvorfor er det viktig at hjem og skole samarbeider godt? Et godt samarbeid mellom hjem og skole, der også foreldrene har en

Detaljer

Person som henvises: Fødselsnummer (11 siffer): Jente Gutt. Adresse: Postnr: Poststed: Botid i Norge:

Person som henvises: Fødselsnummer (11 siffer): Jente Gutt. Adresse: Postnr: Poststed: Botid i Norge: Person som henvises: Etternavn: HENVISNING TIL Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste Birkenes Kommune Postboks 115, 4795 Birkeland Telefon: 37 28 15 00 Unntatt offentlighet: Offl. 13 jfr. fvl. 13 (Henvisningsskjema

Detaljer

Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009.

Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009. Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009. Disposisjon 1) Innledning a) Kort om Datatilsynets oppgaver

Detaljer

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentleglova ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentlighet, jf. offl. Taushetsplikt, jf. fvl. Saksbehandling, jf. offl. og fvl. 2 Kunnskapsdepartementet

Detaljer

Offentlighetsloven og taushetsplikt

Offentlighetsloven og taushetsplikt Offentlighetsloven og taushetsplikt Oppdatert per 24. mai 2018 En overordnet gjennomgang Begrenset til "anlegg, drift og forvaltning av gravplasser", sml. kirkeloven 14 (2) bokstav b Det kan gjelde noen

Detaljer

Plan for samarbeid mellom hjem og skole

Plan for samarbeid mellom hjem og skole Tynset ungdomsskole Plan for samarbeid mellom hjem og skole Det er viktig for skolen at vi har et godt samarbeid mellom hjem og skole. Denne planen har til hensikt å tydeliggjøre ansvaret for ulike samarbeidsområder,

Detaljer

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ØYGARDEN KOMMUNE 10/728-2/K1-069//BYO Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med elevmappene både

Detaljer

Avtale mellom. om elektronisk utveksling av opplysninger

Avtale mellom. om elektronisk utveksling av opplysninger Avtale mellom og.. om elektronisk utveksling av opplysninger INNHOLD 1. AVTALENS PARTER 3 2. AVTALENS GJENSTAND OG AVTALENS DOKUMENTER 3 3. HJEMMEL FOR UTLEVERING, INNHENTING OG BEHANDLING AV OPPLYSNINGENE

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer