Prosessplan for arbeidet med kommunereformen/ ny kommunestruktur i Hemne kommune

Prosessplan for arbeidet med kommunereformen/ ny kommunestruktur i Hemne kommune

Innhold 1. Innledning og bakgrunn... 3 2. Tidsplan... 3 3. Dialogfasen - prosess Hemne kommune... 5 3.1 Organisering... 5 3.2 Mandat politisk utvalg kommunestruktur (PUK)... 6 3.3 Mandat for rådmannens gruppe:... 6 4. Økonomi... 7 5. Kriterier for kommunene... 8 6. Veien fram til 3. mars 2015... 10 7. Beslutningsfasen - vedtak om retningsvalg... 11 8. Gjennomføringsfasen... 11 9. Informasjonsstrategi/-plan... 11 10. Hva er viktig for Hemne... 12 11. Intensjonserklæring... 12

1. Innledning og bakgrunn Regjeringen presenterte kommunereformen 14. mai 2014 i kommuneproposisjonen 2015. Kommunal- og forvaltningskomiteen la videre den 12. juni fram sin innstilling (Innst. 300 S (2013 2014)) om kommuneproposisjonen 2015. Saken ble behandlet i Stortinget 18. juni. Stortingets behandling viser at det er flertall på Stortinget for en kommunereform. 2. Tidsplan Tidsløp og faser i kommunereformen: Grovt sett kan prosessen fram mot fysisk sammenslåing av kommuner 1. januar deles opp på følgende måte: 1. Dialogfasen fram mot våren 2015. Fylkesmannen har lagt en tidsplan hvor kommunene skal melde tilbake om konkrete retningsvalg med frist 1. februar 2015. Hemne kommune tar dette i kommunestyret 3. mars 2015 og er således litt forsinket i forhold til Fylkesmannens frist. Dette er Fylkesmannen orientert om, og det representerer ikke noe problem. Fristen er i første rekke satt for å holde framdriften. 2. Beslutningsfasen glidende overgang fra våren 2015 til våren 2017. Da skal alle kommuner fatte vedtak om hvme man slår seg sammen med. Vedtakene skal oversendes Fylkesmannen for og utsjekk i forhold til reformens mål og kriterier for god kommunestruktur. Fylkesmannen sender så over vedtakene med sine vurderinger til Kommunal og Fornyingsdepartementet. 3. Gjennomføringsfasen våren 2017 blir proposisjon om ny kommunestruktur fremmet for og behandlet av Stortinget. Etter Stortingsbehandlingen skal kommunene som skal sammenslås organisere fellesnemnd med administratisv

støtte for å gjennomføre sammenslåingen. Ny kommunestruktur iverksettes 1. januar 2020 Tidsplanen legger opp til to spor; Ett der kommuner allerede nå har kommet langt i sine drøftinger. Vedtak om sammenslåing kan her skje høsten 2015, våren 2016. Selve sammenslåingen kan da skje våren 2016. All sannsynlighet taler for at Hemne må forholde seg til spor to; vedtak om sammenslåing våren 2016, proposisjon til Stortinget om ny kommunestruktur våren 2017 og sammenslåing fra 1. januar 2020. En vektig grunn som taler for dette, er at Hemne kan stå i den situasjon at fylkesgrensen krysses. Fra februar 2015 legger Fylkesmannens faser opp til avgrensede konsekvensanalyser og utredninger for de kommuner som har tatt et retningsvalg i februar 2015. Foreløpig foreligger ingen oversikt over hvilke nye oppgaver som kommer til kommunene. Reformen hviler på at større oppgaver vil bli gitt til større kommuner. Det er blant annet sagt at storbyene kan få Oslo-status. Nye oppgaver til kommunene legges fram som Stortingsmelding våren 2015. Dette kan føre til at enkelte kommuner velger «å ligge på været» å vente. Det er vel en kjensgjerning at ikke alle kommuner ønsker reformen velkommen. Det såkalte «ekspertutvalget» som har gjort en del utredninger for Regjeringen, kommer imidlertid med sin delrapport to rundt 1. desember i år. Det er varslet at det der kommer forslag til oppgaver.

3. Dialogfasen - prosess Hemne kommune 3.1 Organisering Det er opprettet eget politisk utvalg PUK Politisk utvalg kommunestruktur og ei administrativ gruppe rundt rådmannen. Mandatet for PUK er gitt av kommunestyret (se kap. 3.2) og mandat til rådmannens gruppe er gitt av rådmannen. Folkevalgte: Politisk utvalg kommunestruktur Ordfører Ståle Vaag Varaordfører Gudbjørn Singstad Medlem Formannskapet Unni Dahl Medlem Formannskapet Randi Synnøve Eli Medlem Formannskapet Arne Morten Lervik Medlem Formannskapet Marte Lund Medlem Formannskapet Geir Morten Oddebug Medlem Formannskapet Ole Steinar Opsal Medlem Formannskapet Kjell Øyasæter Repr. Frp Per Olav Lund Repr. Nito John Aune Repr. Fagforbundet Inge Heimsbakk Administrativ gruppe kommunereformen Rådmann Torger Aarvaag Ass. Rådmann Svein Johny Forren Kommunalsjef Økonomi Inger Johanne L. Steinveg Kommunalsjef Helse Inger Lise Waade Enhetsleder Teknisk, landbruk og miljø ny tiltredelse januar 2015 It-leder Oddvar Løfaldli Stabsleder fellestjenester Arnt Joar Moen Fagsjef regnskap Gunn Hege Kjørsvik Arkivleder /prosjektmedarbeider Eva Randi Oldervik Repr. Nito - John Aune Repr. Fagforbundet - Inge Heimsbakk

3.2 Mandat politisk utvalg kommunestruktur (PUK) Hemne kommunestyre fattet følgende vedtak, 30.09.14 som sak 48/14 (14/774-12) 1. Hemne kommune forholder seg proaktivt til Stortingets vedtak om endret kommunestruktur ved å sette i gang nødvendige prosesser internt og i forhold til nabokommuner. 2. Rådmannen får fullmakt til å være kontaktperson opp mot Fylkesmannen og KS. 3. Det avholdes informasjonsmøte ovenfor innbyggerne i løpet av oktober. 4. Kommunestyret slutter seg til ordførerens strategi med å avklare hva aktuelle nabokommuner tenker i forbindelse med kommunereformen. 5. Kommunestyret oppnevner formannskapet utvidet med representasjon av alle partier i kommunestyret som prosjektgruppe. De får i oppdrag å organisere et bredt forankret prosjekt. Prosjektet skal organisere temamøter og informasjonsmøter som skal drive fram prosessen fram mot avklaring av retningsvalg til kommunestyret i februar 2015. Målgrupper er innbyggerne, næringsliv, barn og unge og lag og organisasjoner. Nytt mandat gis i egen sak i kommunestyret i februar. Orientering til kommunestyret settes opp som fast sak på hvert møte framover. 6. Kommunestyret gir følgende uprioriterte retningsvalg framover Halsa Aure, Snillfjord og Hemne Frøya, Hitra, Snillfjord, Hemne, Halsa, Aure og Smøla Hemne, Orkdal, Agdenes, Skaun, Meldal, Rindal og Snillfjord 7. Rådmannen bes om å starte opp prosessen med å forberede administrasjonen på en eventuell sammenslåing. 3.3 Mandat for rådmannens gruppe: Rådmannens administrative gruppe skal sikre: God forankring av prosessen i administrasjon og organisasjon for øvrig. Grundig kartlegging og vurdering av strukturer, systemer og oppgaver som blir berørt. Gjennomføring av vedtak som blir fattet av kommunestyret og PUK. Utarbeidelse og oppfølging av informasjonsstrategi i forhold til samfunn og organisasjonen Hemne kommune. God kartlegging av viktige prosesser som må gjennomføres i Hemne kommune som samfunn og organisasjon under veis.

4. Økonomi Økonomi knyttet til kommunereformen Dekning av engangskostnader Antall kommuner Og innbyggere i sammenslåingen 0 19 900 Innbyggere 20 49 999 Innbyggere 50 99 999 Innbyggere Over 100.000 Innbyggere 2 kommuner 20 000 000 25 000 000 30 000 000 35 000 000 3 kommuner 30 000 000 35 000 000 40 000 000 45 000 000 4 kommuner 40 000 000 45 000 000 50 000 000 55 000 000 5 eller flere kommuner 50 000 000 55 000 000 60 000 000 65 000 000 I tillegg ytes det 100 000 kr. i engangsstøtte til informasjonsarbeid / høring av innbyggerne. Departementet vil også utarbeide standardiserte «pakker» med høringsmateriell som kommunene kan ta i bruk. Reformstøtte Antall innbyggere Reformstøtte i sammenslåingen 0 10 000 innbyggere 0* 10 14 999 innbyggere 5 000 000 15 000 29 999 innbyggere 20 000 000 30 000 49 999 innbyggere 25 000 000 Over 50 000 innbyggere 30 000 000 Reformstøtten slik den ligger i kommuneproposisjonen. Den foreslåtte reformstøtten ligger som i Kommuneproposisjonen. *Statsråden har i ettertid åpnet opp for også å yte støtte til kommuner med mindre enn 10.000 innbyggere. De endelige tallene blir klare i statsbudsjettet for 2015. Inndelingstilskudd Dagens ordning videreføres. Den innebærer at den nye sammenslåtte kommunen beholder tilskudd som om den fortsatt var to (eller flere) kommuner i 15 år etter sammenslåing, før inndelingstilskuddet trappes ned over 5 år. Det legges ikke lenger opp til en modell med støtte til infrastrukturtiltak knyttet til kommunesammenslåinger (veger, bruer, tuneller etc.) De økonomiske ordningene forutsetter at kommunen følger normalløpet for sammenslåing. Vi må regne med at det kommer en del kostnader knyttet til prosesser, tilpassing av IKTsystemer og bygningsmessig tilpassing. Dette må dekkes av tilskudd til engangskostnader. Tilskuddet må selvfølgelig disponere i fellesskap med fusjonspartneren(e).

5. Kriterier for kommunene Tilstrekkelig kapasitet Dette går på om vi har nok kapasitet i tjenesteproduksjon og i forvaltning. Her er bildet sammensatt. Tjenesteområdene er stort sett robuste. Det gjelder også barnevern en tjeneste mange kommuner av Hemne kommunes størrelse sliter med. Vi er allikevel nærmere en sårbarhet her enn på de øvrige områdene. Barneverntjenesten kunne godt ha vært enda større. Det er også nødvendig å nevne pleie- og omsorg; tjenester til mennesker med omfattende tjenestebehov for eksempel innenfor psykiatri, vil være en stor utfordring. Det er svært krevende og for eksempel skulle etablere et heldøgns tilbud for yngere mennesker med store psykiske problemer. Kostnadsmessig vil det bli forholdsmessig store utgifter og det er krevende å skaffe fagpersonell. Innenfor stab / støtte og teknisk sektor har vi flere spesialiserte fagområder der vi er svært sårbare. Det er «enmannsposter» som det både er vanskelig å dekke opp ved fravær og hvor det er utfordrende å rekruttere; regnskap, kart / geodata, bygg / anlegg for å nevne noen. Konklusjon: Vi har utfordringer når det gjelder kapasitet, og utfordringen vil øke. Relevant kompetanse Henger sammen med punktet ovenfor. Pr i dag rekrutterer vi stort sett de vi trenger, men det er unødig spennende innenfor enkelte områder. Utfordringen vil øke framover da det blir hardere konkurranse om arbeidskraften. Små kommuner har i tillegg utfordringer med å skape brede nok fagmiljø som gjør oss attraktive som arbeidsgivere. Konklusjon: Vi har utfordringer når det gjelder relevant kompetanse, og utfordringen vil øke. Tilstrekkelig distanse Et grunnleggende prinsipp innenfor offentlig forvaltning og rettsikkerhet, er likebehandlingsprinsippet. I små kommuner kan det bli kort avstand mellom enkeltinnbyggere / enkeltsaker og beslutningstakere i kommunen. Dette gjelder både politisk og administrativt nivå. Det er eksempler fra kommuneverdenen på at dette kan slå uheldig ut. Det gjelder både at en kan unnlate å handle og at en handler feil. Hemne kommune er ikke blant de minste, men vi er heller ikke blant de største. Utfordringen med tilstrekkelig distanse ser vi oppstår fra tid til annen. På den annen side er oversikten god, og det er lett å nå fram med sin sak fra innbyggerens side. Dette kan jo også være et problem da dette kan knyttes til kontakter og ressurser. Konklusjon: Vi har utfordringer når det gjelder tilstrekkelig distanse. Effektiv tjenesteproduksjon Dette går på om det er mulig å organisere tjenestene på en slik måte at vi får mest mulig igjen for pengene. Her ser vi på KOSTRA- tall at kommunen ikke ligger dårlig an. Vi er antakelig av en slik størrelse og har en slik struktur at tjenesteproduksjonen er effektiv. Tjenestene må uansett ligge der folk bor og vil i liten grad påvirkes av endring i kommunestruktur. Ved endring i kommunestruktur, kan bortfall av sentrumsfunksjoner kompenseres med bemannet servicetorg. Konklusjon: Tjenesteproduksjonen er effektiv.

Økonomisk soliditet Kommunen tapper fond og driftsutgiftene overstiger driftsinntektene i økende grad. Vi står foran en budsjettbehandling som klart viser dette. Kommunen vil være svært sårbar i forhold til endring i inntektssystemet. Tilskudd til små kommuner fordi de er små, har vært sett på som et nødvendig tiltak for forhold som kommunen ikke kan påvirke. Her er Regjering og Storting i ferd med å skifte standpunkt. De som ikke benytter muligheten til å slå seg sammen med andre, velger selv å være små. Signalene er at dette ikke lenger vil bli kompensert ved endring av inntektssystemet i 2017. Konklusjon: Hemne kommune er ikke økonomisk solid, og sårbarheten vil øke. Valgfrihet Dette er et mer ideologisk basert kriterium. Det går på at innbyggerne skal kunne velge hvilke tjenesteleverandør / tjenestested de vil benytte. Det må da skapes et marked / kvasimarked (kommunen sette egne tjenestetilbud opp mot hverandre). Etter rådmannens vurdering vil de å skape reelle valgmuligheter kreve større befolkningskonsentrasjoner slik at flere tilbydere kan tilpasses et marked. Endring i kommunestruktur endrer lite da tjenestetilbudene tross alt må ligge der folk bor. Konklusjon: Kriteriet er lite relevant. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Dette går på «hverdagskommunen». Hvor bor og arbeider folk? Hvor oppsøker de fritidstilbud? Hvordan henger kommunene sammen geografisk med hensyn til planlegging? Her kan vi for eksempel se på fjordsystemene som er delt av flere kommuner. Her er det ting å ta tak i. Sysselsettingen i Hemne øker. Utpendling går ned, og innpendling øker. Kommunen får ikke uttelling i form av økt folketall. Konklusjon: Kommunen har noe å hente ved å tilpasse seg til et mer funksjonelt samfunnsutviklingsområde. Høy politisk deltakelse Politisk deltakelse går nedover. Flere oppgaver til kommunene, mer beslutningsmyndighet lagt til kommunene og mindre statlig detaljstyring og kontroll kan føre til høyere politisk deltakelse. For at dette skal skje, er det varslet at kommunene må bli større. Hovedårsaken til statlig detaljstyring og kontroll, er at staten vil sikre seg at det gis likeverdige tjenestetilbud over hele landet. Dette er utfordret av at det er mange små kommuner. Konklusjon: Hvis en tror på sammenhengen, har større kommuner noe for seg. Det gjelder også Hemne Lokal politisk styring Henger sammen med punkt 8. En kan frykte at en kommunesammenslåing svekker lokaldemokratiet. Dette er klart en utfordring. Spesielt knyttet til fysisk avstand og ulikhet i størrelse mellom kommuner som slår seg sammen. Dette kan kompenseres med lokalutvalg som både kan gis høringsmyndighet og for eksempel begrenset beslutningsmyndighet i forhold til plan- og bygningsloven innenfor sitt geografiske område. Dette bestemmer kommunene selv. Konklusjon: Et punkt det må være fokus på i sammenslåingsprosessen

Lokal identitet Vanskelig spørsmål. Hva er identitet knyttet til? Kommune? Sted? Fotballag? Svaret er vel alt. Identitet vil bli utfordret, men kanskje ikke i så stor grad som antatt da mye ikke vil bli endret med endret kommunestruktur. En opplevelse av felles kultur i kommunene som slår seg sammen, er et poeng. Det kan da være lettere å finne en ny identitet. Konklusjon: Utfordres, men kan endres. Kriterier for staten: Bred oppgaveportefølje Staten legger opp til at større kommuner vil få flere oppgaver. Statlig rammestyring Større vil få større beslutningsmyndighet og statlig detaljstyring og kontroll skal reduseres. Hovedkonklusjon: Hemne kommune har mye å vinne på å slå seg sammen med andre kommuner. 6. Veien fram til 3. mars 2015 PUK - Politisk utvalg kommunestruktur fattet følgende vedtak, 30.09.14 som sak 48/14 (14/774-20) Dato for innbyggerdialog: 13.01. - barn og unge. Dette i følge vedtak i PUK. Etter å ha deltatt på prosjektsamling hos Fylkesmannen og etter samtale med ordfører, vil rådmannen anbefale at dette punktet endres til at prosessen i forhold til barn og unge gjennomføres på skolene i skoletiden. Det kjøres en egen prosess med ungdomsrådet. Aktuelle aldergrupper er ungdomsskole og videregående skole. Her kan en ikke låse seg til absolutte datoer, da det må tilpasses ordførers timeplan og skolenes planer. Den 14. januar er allerede blinket ut som aktuell dato. Det kan hende en må bruke to til tre dager. Tema og gjennomføring må legges spesielt til rette for denne gruppen. 20.01. - næringsliv 03.02. - lag og foreninger 10.02. - innbyggere/folkemøte Forslag på at møtene starter klokka 19.00. Tar sikte på at det blir fattet kommunestyrevedtak den 3. mars 2015 om prioritert retningsvalg. Det skal gjennomføres en innbyggerundersøkelse.

Administrativ tilnærming: Rådmannen har engasjert prosjektmedarbeider i 50 % stilling innenfor rammen av skjønnsmidler (2014) og bevilgning over Statsbudsjettet fra 2015. Kommunereformen må ikke bli et prosjekt som kun håndteres av få personer. Rådmannen legger derfor opp til at den ordinære organisasjonen skal håndtere de deler av prosessen som er nært deres ordinære funksjonsområder. Etter hvert ser en for seg at stadig flere blir trukket med i prosessen. De mest nærliggende oppgavene fram mot 3. mars løses på følgende måte: Prosjektmedarbeider / rådmann. Overordnet blikk, framdrift og gjennomføring. Saksbehandling og sekretariat for PUK og rådmannens gruppe. Leder fellestjenester: Tilrettelegging for arenaer, bestilling av lokaler, rigging av utstyr etc. Ansvarlig for utarbeidelse av forslag til informasjonsstrategi og for ajourhold av informasjon på hjemmeside og på intranett. Barn og unge SJF dagtid. Næringsliv OHU Lag og foreninger RKL Innbygger/folkemøter AMO/TAA/ERO Innbyggerundersøkelsen Sjekke Fosen Rissa Tre mulige tilbydere er NIVI, Sentio og TNS Gallup 7. Beslutningsfasen - vedtak om retningsvalg Oppdateres når informasjon foreligger. 8. Gjennomføringsfasen Krever en egen plan, overordnet del oppdateres når informasjon foreligger 9. Informasjonsstrategi/-plan Beskrives nærmere i rådmannens gruppe. Informasjonsmøter se innbyggerdialog i punktet over. Kommunens hjemmeside, linker. Facebook Lokalaviser Ansatte

10. Hva er viktig for Hemne Hva vil Hemne kommune legge vekt på ved vurdering og beslutning om framtidige partnere? Må gjenspeiles i intensjonserklæring. 11. Intensjonserklæring Tema forhandling med framtidige partnere. Resultat: Felles for partnerne det en er enige om på overordnet nivå.