Prsjektplan fr bygging av ny kmmune 2017-2020 Den nye kmmunen skal være en fremtidsrettet g effektiv tjenesteleverandør, sm utvikler levende lkalsamfunn g attraktive arbeidsplasser. Versjn 2 29. januar 2018
Innhldsfrtegnelse 1. Ambisjner fr den nye kmmunen... 3 2. Sammendrag... 4 3. Å bygge en ny kmmune... 6 4. Fremdrift g milepæler... 7 5. Mål g suksesskriterier... 9 6. Rller g ansvar... 12 7. Delprsjekt... 17 Oppsummering... 20 Endringslgg... 21 Versjn 2 29. januar 2018
1. Ambisjner fr den nye kmmunen Den nye kmmunen skal bidra til å ppfylle refrmens hvedmål: Gde g likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig g samrdnet samfunnsutvikling Bærekraftige g øknmisk rbuste kmmuner Styrket lkaldemkrati Flyttemønster g arbeidsmønster viser at kmmunen er sterkt integrert med krte avstander mellm tettstedene. Den nye kmmunen vil være av str betydning fr å øke reginal slagkraft, g har meget gde frutsetninger fr bedret arealplanlegging g økt satsing på samferdsel g næringsutvikling. En kmmune på vår størrelse vil utgjøre et reginalt tyngdepunkt. Dette bør gi økte muligheter fr å få del i statlige tilskuddsrdninger (infrastrukturtiltak g stimuleringstilskudd) g få tildelt statlige arbeidsplasser. Med den nye kmmunen får vi gså langt større styringskapasitet g beslutningskraft. Det samme gjelder evnen til å gjøre helhetlige pririteringer g gjennmføre velferdsplitikk etter nasjnale mål. Våre flkevalgte vil få direkte innflytelse ver et mråde sm samsvarer med hvr de br, arbeider, mttar tjenester g kulturtilbud. Regjeringens nylig fremlagte perspektivmelding fr 2017 knstaterer at Nrge i dag har en str g arbeidsintensiv ffentlig sektr. Videre heter det at; «i møte med strammere budsjetter vil en gd utvikling i velferdstilbudet g frnuftig bruk av skattebetalernes penger kreve en betydelig effektivisering av ffentlig sektr». Dette er en tydelig g alvrlig utfrdring fr den nye kmmunen. Når Askim, Eidsberg, Hbøl, Spydeberg g Trøgstad bygger en ny større kmmune, kan en betydelig del av driftskstnadene sm kmmunene har felles effektiviseres ver tid. Dette kan nyttes til å styrke g bedre brukerrettede tjenester. Den nye kmmunen skal være: 1. En raus g slagkraftig kmmune med byer, tettsteder g landmråder i vekst, med fkus på mdømmebygging g nærdemkrati g der innbyggere kjenner hele kmmunen g trives 2. En attraktiv kmmune sm får en markert vekst i antall nye private g ffentlige (statlige) arbeidsplasser g med gd tilgang til næringsarealer med nærliggende bligmråder 3. Landets fremste kmmune på digital kmmunikasjn mellm innbyggere g kmmune 4. En kmmune med slid øknmi 5. En kmmune med sm tiltrekker den beste arbeidskraften, g gjennm det har høy kmpetanse g faglig nivå på tjenester til innbyggere g næringsliv 6. En kmmune uten eiendmsskatt på bliger, hytter g næring. Det pprettes et eget nærings- g kulturfnd sm finansieres fra eiendmsskatt på verker g bruk 7. En kmmune sm løser de fleste kmmunale ppgaver i egen regi i stedet fr flere av dagens interkmmunale selskaper 8. En kmmune sm får gjennmslag i større reginale g statlige satsinger 9. En ny kmmune med felles kmmune- g arealplan med vekt på jrdvern 10. En «grønn» kmmune sm arbeider fr å være klimanøytral, g sm tar i bruk de beste tilgjengelige løsninger innen miljø, klima, energi, med FN`s bærekraftsmål sm et viktig grunnlag. 11. Den nye kmmunen skal arbeide fr en helhetlig samfunnsutvikling sm fremmer flkehelse «i alt vi gjør». 3
2. Sammendrag Organiseringen av prsessen med å bygge en ny kmmune 22. februar km frslaget fra Regjeringen m at Askim, Eidsberg, Hbøl g Spydeberg kmmuner skulle slås sammen til én ny kmmune fra 1. januar 2020. Den 1. juni 2017 km innstillingen fra Strtingets kmmunalkmité m at Trøgstad kmmune inkluderes i den nye kmmunen. Endelig vedtak gjøres i Strtinget 8. juni 2017. Arbeidet med å bygge en helt ny kmmune, fra nå g frem til 1. januar 2020, rganiseres sm et prsjekt med prsjektleder g kmmende rådmann i spissen. Prsjektet vil ha klare målsettinger g bygges pp av flere mindre delprsjekt. Fellesnemnda vil samrdne g sikre at de nødvendige prsessene gjennmføres i de fem eksisterende kmmunene. Inndelingslvas frmålsparagraf m funksjnsdyktig lkalt flkestyre g effektiv lkalfrvaltning legges til grunn igjennm hele prsjektet. Likeverd, raushet g frståelse fr hverandres ståsted skal være fundamentene i bygging av ny kmmune. Nesten 40 000 innbyggere g m lag 3000 ansatte berøres av denne kmmunesammenslåingen. Gd prsjektledelse g gd prsjektrganisering er avgjørende fr prsessen med å bygge en ny kmmune, sm skal bli bedre enn summen av de nåværende fem. Da etableringen av den nye kmmunen skal være et utviklingsarbeid sm strekker seg ver t g et halvt år, vil det være rm fr å definere felles målsettinger g utarbeide et felles planverk tidlig i prsessen. Arbeidet med kmmuneplan, sektrplaner g temaplaner bør være pririterte ppgaver i sammenslåingsprsessen, frdi grunnlaget fr ressursptimalisering på tvers av kmmunegrensene legges her. Mål fr prsjektet Visjn, målsettinger g suksesskriterier fr prsessen med å bygge ny kmmune defineres i denne prsjektplanen. Dette fr å tydeliggjøre ambisjnene fr prsjektet g gi en klar retning til arbeidet sm skal gjøres. Prsjektplanen g prsjektets innhld legger følgende målsettinger til grunn: 1. Det skal bygges en helt ny kmmune sm skal være klar 31. desember 2019, med alle avgjørende elementer på plass 2. Byggingen av den nye kmmunen skal ta ut gevinster i frm av kvalitet g ressurser 3. Den nye kmmunen skal være innvativ fr å være tilpasset fremtidens samfunn g rustet fr kmmunesektrens endrede rammebetingelser Målsettingene vil gså være førende fr delprsjektene. Prinsipper fr rganisering ansvar g rller Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslåinger har vist at tydelig ansvars- g rlleavklaring mellm plitiske g administrative rganer i gjennmføringen av sammenslåingsprsessen er avgjørende fr hvrdan prsessen ppleves, g hvilke resultater det er mulig å ppnå. 4
Det er utarbeidet rlle- g ansvarsbeskrivelser fr de ulike rganene i sm er aktuelle i prsjektet, fr eksempel fellesnemnda, partssammensatt utvalg, prsjektleder, arbeidsutvalg g felles gruppelederfrum. Organisering i delprsjekt Oppgavene sm skal ivaretas i prsjektet er av ulik karakter nen ppgaver vil være et plitisk ansvar, andre ppgaver vil et administrativt ansvar, mens enkelte ppgaver har både plitiske g administrative dimensjner. Det vil derfr være hensiktsmessig å skille mellm plitiske delprsjekter, administrative delprsjekter g delprsjekt sm krever særskilt krdinering mellm plitikk g administrasjn. Freløpig budsjett fr prsjektet Det er beregnet at de fem eksisterende kmmunene vil få 57 mill. kr. i refrmstøtte. Fellesnemnda vil dispnere engangstilskudd fra staten i frbindelse med byggingen av ny kmmune, eventuelt andre særskilte tilskudd. Fr hvert delprsjekt må det utarbeides egne budsjetter sm innarbeides i prsjektmandatene. Alle prsjektmandat skal gdkjennes av fellesnemnda. Fellesnemnda skal behandle prsjektets budsjett g øknmiplan fr refrmperiden. 5
3. Å bygge en ny kmmune 3.1 Bakgrunn Å bygge en helt ny kmmune av fem eksisterende kmmuner er et strt endrings- g mstillingsarbeid. En helt ny kmmune gir muligheter fr å tenke nytt m hvrdan den nye kmmunen best skal levere tjenester til innbyggerne i fremtiden, g hvrdan rganiseringen av kmmunen skal legge til rette fr dette. Den nye kmmunen skal drives g videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kmmunenes unike natur- g kulturkvaliteter, tradisjner, ressurser g utfrdringer. Et levende lkaldemkrati med gde nærdemkratiske rdninger skal ha høy priritet. Den nye kmmunen skal være en fremtidsrettet g effektiv tjenesteleverandør, sm utvikler levende lkalsamfunn g attraktive arbeidsplasser. Kmmunen skal yte fremtidsrettede tjenester, utfrmet til det beste fr den enkelte innbygger. Kmmunen skal være rbust nk til å møte framtidige krav til frvaltning, tjenesteprduksjn g samfunnsutvikling. Kmmunen skal ha en bærekraftig rganisering, med utstrakt bruk av digitale løsninger. Kmmunen skal tilby høy tjenestekvalitet, g møte frventninger g kvalitetsnrmer sm er i tråd med lv- g frskrift. Dette skal blant annet gjøres ved å samle kmpetanse i større fagmiljøer, sm på en annen måte vil utvikle g ppretthlde kvalitet på tjenestene enn hva mindre kmmuner kan legge til rette fr. Kmmunen skal ivareta den enkelte innbyggers rettssikkerhet gjennm kmpetent g prfesjnell saksbehandling i alle tjenester g i alle ledd. Kmpetente fagmiljøer er et viktig frtrinn i den nye kmmunen. Dette skal bidra til at det utøves et faglig skjønn sm utnytter de muligheter g handlingsrm sm ligger i lvverket, tilpasset kmmunens styrker g behv. 3.2 Organiseringen av i sammenslåingsprsessen Sammenslåingen av Askim, Eidsberg, Hbøl, Spydeberg g Trøgstad kmmuner blir en mfattende g sammensatt prsess. Tidshrisnten fra endelig vedtak i Strtinget 8. juni frem til 1. januar 2020 er på t g et halvt år g vil kreve en detaljert g tydelig rganisering av sammenslåingsarbeidet. Gd prsjektledelse g tydelig prsjektrganisering er avgjørende fr en slid prsess når kmmuner skal slås sammen, ikke minst fr å sørge fr realisering av ptensielle gevinster sm følge av en sammenslåing. En viktig del av dette er å legge til rette fr en gd integrasjn mellm kmmunene sm rganisasjner g kulturbærere. Alle ledere g ansatte i de fem eksisterende kmmunene vil spille en svært viktig rlle i arbeidet med å bygge en ny rganisasjn. Mange vil bli direkte invlvert i delprsjekter g arbeidsgrupper, andre gjennm nettverk g fagmiljøer sm bidrar med infrmasjn, kunnskap g kvalitet innenfr sine respektive fagmråder. Deres innsats i prsjektet vil være avgjørende fr at alle målsettingene fr den nye kmmunen skal nås. Fr å ivareta de ansattes interesser i sammenslåingsprsessen vil de tillitsvalgte g vernetjenesten ha sentrale rller prsjektrganisasjnen. Beskrivelser av de ulike rllene g mandatene følger under. 6
3.3 Prsjektplanen Frmålet med denne prsjektplanen er å definere arbeidet sm skal gjennmføres frem til 1. januar 2020 g danne grunnlaget fr riktig g frutsigbar prsjektledelse. Prsjektplanen peker ut retningen g mfanget fr prsessen med å bygge en ny kmmune, g danner kntrakten mellm fellesnemnda g prsjektlederen. Prsjektplanen skal sikre at det freligger et arbeidsdkument sm prsjektleder g fellesnemnda kan bruke til å vurdere fremdrift g eventuelle krrektive tiltak. Videre skal prsjektplanen være en frståelig g frutsigbar ramme fr alle invlverte, både i prsjektet med å bygge en ny kmmune, g i alle de løpende delprsjektene. Med utgangspunkt i hvedmålet fr prsessen g suksesskriteriene skal det gjennmføres en verrdnet risikanalyse fr hele prsjektet. Identifiserte hendelser blir vurdert ut fra sannsynligheten fr at de vil inntreffe g hvr alvrlige knsekvensene vil være. Prsjektplanen vil kunne endres i prsjektperiden. Ny plan skal behandles i fellesnemnda ved hver endring, g når ny g vesentlig infrmasjn freligger. I tillegg kan det være behv fr å gjennmføre jevnlige ROSanalyser gjennm hele prsjektperiden, samt arbeide med å definere risikreduserende tiltak. Spesielt gjelder tiltak knyttet til etableringen av en rbust prsjektrganisasjn sm er egnet til å håndtere kmpleksiteten i det å bygge en helt ny kmmune. Risikbildet vil derfr være gjenstand fr løpende ppdatering. Det er gså lagt pp til at det enkelte delprsjekt skal gjennmføre egen risikanalyse g følge denne pp på tilsvarende måte. Omfanget av prsjektet g delprsjektene sm skal sørge fr at det bygges en ny kmmune, tilsier at det er behv fr å etablere et styrings- g rapprteringssystem. Det verrdnede prsjektet med bygging av ny kmmune, samt alle delprsjekt skal følge samme mal fr planlegging, styring g rapprtering. Det er planlagt å ta i bruk et digitalt prsjektstyringsverktøy, sm skal sikre at fellesnemnda g prsjektledelsen til enhver tid har versikt ver status i delprsjektene, g kan iverksette krrigerende tiltak. 4. Fremdrift g milepæler 4.1 Overrdnet milepælsplan Prsjektet benytter Prsjektveiviseren sm utgangspunkt fr prsjektstyringen. Prsjektet vil pågå fra pprettelsen frem til 01.01.2020, g vil inndeles i følgende verrdnede faser. 2017-2018 2017-2019 2020-7
I figuren nedenfr er de mest sentrale milepælene i prsjektet tidsmessig plassert. 2017 2018 2019 Opprette styringsrgan Ansette prsjektleder 1.K 2. K 3. K 4. K 1. K 2. K 3. K 4.K 1. K 2.K 3. K 4. K M1 M2 Utarbeide prsjektplan Etablere g rganisere prsjektet Utarbeide mandater fr delprsjektene Ansette Rådmann fr den nye kmmunen Utarbeide mstillingsavtale Ta ut gevinster ved tidlig samrganisering Utrede g vedta plitisk struktur Utrede g vedta administrativ struktur M3 M7 M4 M5 M6 M9 M8 M10 Ansette tppledergruppe fr ny kmmune Knseptfase hvr alternativer utredes M11 M12 Planleggingsfase M13 Gjennmføring av det enkelte delprsjekt M14 Avslutting g verføring til driftsrganisasjnen M15 Overrdnet milepælsplan. Grått felt illustrerer tidsperiden fr gjennmføring av ppgavene. M1 Opprette styringsrgan, juni 2017 M2 Ansette prsjektleder, juni 2017 M3 Utarbeide prsjektplan, juni 2017 M4 Etablere g rganisere prsjektet, februar 2018 M5 Utarbeide mandater fr delprsjektene, februar 2018 M6 Ansette Rådmann fr den nye kmmunen, mars 2018 M7 Utarbeide mstillingsavtale, januar 2018 M8 Ta ut gevinster ved tidlig samrganisering, juni 2018 M9 Utrede g vedta plitisk struktur, juni 2018 M10 Utrede g vedta administrativ struktur, september 2018 M11 Ansette tppledergruppe fr ny kmmune, september 2018 M12 Knseptfase hvr alternativer utredes, mars 2019 M13 Planleggingsfase, juni 2019 M 14 Gjennmføring av det enkelte delprsjekt, september 2019 M15 Avslutting g verføring til driftsrganisasjnen,1. januar 2020 8
5. Mål g suksesskriterier 5.1 Innledning Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslåinger viser at visjn g målsettinger fr prsessen bør defineres tidlig. Dette fr å tydeliggjøre ambisjnene fr selve prsjektet g gi en klar retning til arbeidet sm skal gjøres. Tydelige målfrmuleringer er gså viktig fr å gjøre en realistisk risikvurdering, frdi knsekvens g sannsynlighet av bestemte risikfaktrer avhenger av hvilke mål sm skal realiseres. Sentrale suksesskriterier må være til stede fr at prsessen med å bygge en ny kmmune skal bli vellykket. Suksesskriteriene har direkte sammenheng med målppnåelsen. 5.2 Visjn Visjnen fr den nye kmmunen er det prsjektet ønsker at skal være resultatet når byggingen av den nye kmmunen er ferdigstilt g ny kmmune er i drift. Den nye kmmunen skal bli «bedre enn summen» av de eksisterende fem kmmunene. Prsjektet legger følgende visjn til grunn fr arbeidet med den nye kmmunen: Den nye kmmunen skal være en fremtidsrettet g effektiv tjenesteleverandør, sm utvikler levende lkalsamfunn g attraktive arbeidsplasser. 5.3 Målsettinger På bakgrunn av visjnen sm nevnes ver, er det etablert flere målsettinger i prsjektet. Prsjektet, g alle delprsjektene har følgende hvedmålsettinger: 1. Det skal bygges en helt ny kmmune sm skal være klar 31. desember 2019, med alle avgjørende elementer på plass 2. Byggingen av den nye kmmunen skal ta ut gevinster i frm av kvalitet g ressurser 3. Den nye kmmunen skal være innvativ fr å være tilpasset fremtidens samfunn g rustet fr kmmunesektrens endrede rammebetingelser Fr å kunne realisere visjnen fr den nye kmmunen, må disse målene nås. Og fr å nå nettpp disse målene må det arbeides på mange frnter samtidig. Suksesskriteriene sm beskrives under vil være avgjørende i denne sammenheng. 5.4 Suksesskriterier Prsjektet legger seks verrdnede suksesskriterier til grunn fr at prsjektets målsettinger skal kunne ppnås. Hvert suksesskriterium perasjnaliseres under. ROS-analysen sm skal gjennmføres vil ha suksesskriteriene sm grunnlag fr vurdering av knsekvenser g alvrlighetsgrad. Suksesskriteriene er i str grad utfrmet på bakgrunn av råd fra tidligere sammenslåingsprsser i landet. Suksesskriteriene fr målppnåelse i prsjektet er: 9
1. En kmpetent prsjektrganisasjn med tydelige rller g mandat 2. Kntrll på sammenslåingsprsessen, delprsjektene g deres leveranser 3. Evnen til gd endringsledelse 4. Invlvering g tydelig kmmunikasjn 5. Innvasjn 6. Ressursstyring En kmpetent prsjektrganisasjn med tydelige rller g mandat frutsetter: Tydelige rllebeskrivelser g mandat Utarbeide en realistisk prsjektplan med klare mandat fr alle delprsjekt Etablere ny plitisk g administrativ struktur tidlig Velge kmpetente prsjektledere g fristille disse delvis fra driftsppgaver Sikre tilstrekkelig pplæring i prsjektrganisasjnen Kntrll på sammenslåingsprsessen, delprsjektene g deres leveranser frutsetter: Sikre frutsigbarhet gjennm gd prsjektledelse Sikre effektiv g praktisk bruk av styrings- g rapprteringsverktøy Vurdere g håndtere risiker g utfrdringer løpende Jbbe kntinuerlig med gevinstrealisering g rapprtering fr å sikre realisering av målsettinger Oppretthlde fkus på gd øknmistyring g daglig drift parallelt med sammenslåingsprsessen Evnen til gd endringsledelse frutsetter: Sikre en gd mstilling av persnell Sikre at persnal- g rganisasjnsfunksjnene er gdt frberedt med nk ressurser g riktig kmpetanse Identifisere g erkjenne kulturelle frskjeller på et tidlig tidspunkt, g jbbe med å skape en ny felles kultur Sikre at berørte ledere har kapasitet til å håndtere mstillingen samtidig sm driften ivaretas Omstilling fr å etablere «neste praksis» g øke frståelsen fr at man bygger en helt ny kmmune Redusere usikkerhet g tvetydighet ved å implementere ny rganisasjnsstruktur Invlvering g tydelig kmmunikasjn frutsetter: Kmmunikasjn preget av åpenhet, respekt g trverdighet Sikre likeverdighet g balanse i invlveringen av alle fem kmmuner Sikre rett mengde infrmasjn til de ansatte til rett tid Sikre rett mengde infrmasjn til rett tid til ulike interessentgrupper Innbyggermedvirkning i de delene av sammenslåingsprsessen hvr dette er nødvendig eller naturlig Etablere en «vi-følelse» blant ansatte i den nye kmmunen 10
Innvasjn Etablere kultur fr å frigjøre seg fra tradisjnelle løsninger Skape «neste praksis» i mtsetning til bare å fusjnere Ta i bruk digitalisering g teknlgi fr bærekraftige løsninger Ressursstyring Utvikle nye arbeidsprsesser tilpasset den nye kmmunen Utarbeide en verrdnet bemanningsplan sm underbygger prsjektets målsettinger Tidsavgrenset peride fr uttak av åpenbare samdriftsgevinster fr å minimere driftsfrstyrrelser i prsjektperiden g ha tilstrekkelig fkus på prsjektets målppnåelse Definere servicenivå i den nye kmmunen fr å sikre like vilkår g realistiske pririteringer Se på alle gde ressurser i ny kmmune, både areal, bygg, eierskap/verdier, øknmi g ansatte 11
6. Rller g ansvar 6.1 Overrdnet prsjektrganisering Å bygge en ny kmmune krever en slid prsjekt- g fremdriftsrganisering, med tydelige rller g ansvarsfrhld. I mdellen under vises de ulike rllene i prsjektet med å bygge en ny kmmune, g frhldet mellm disse. Det er lagt vekt på å skille mellm de plitiske g administrative rganene i prsjektet, g å legge til rette fr tydelige rapprteringslinjer g gd krdinering av prsjektet g delprsjektene. 6.2 Fellesnemnda Det pprettes en fellesnemnd sm skal samrdne g ta seg av frberedelsene til en ny kmmune, jfr. Inndelingslva 26, sm ppnevnes av g blant kmmunestyrenes medlemmer. Fellesnemnda skal bestå av fem plitikere fra hver av de eksisterende kmmunene. Ordfører i Askim kmmune er leder g rdfører i Eidsberg kmmune er nestleder. Ordfører i Hbøl kmmune er vara fr leder i fellesnemnda g rdfører i Spydeberg er vara fr nestleder i fellesnemnda. Fr øvrig er de fem vararepresentantene fra hver kmmune ikke persnlige vararepresentanter, men rekkefølgerepresentanter. Fellesnemnda er prsjekteier. Fellesnemnda skal lede arbeidet med å bygge den nye kmmunen g sikre nødvendig samrdning mellm de fem eksisterende kmmunene frem til knstituerende møte er hldt av nyvalgt kmmunestyre høsten 2019. Fellesnemnda fatter vedtak med alminnelig flertall, men skal søke å skape enighet m beslutningene. Ved uenighet kan fellesnemnda vurdere m spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kmmunestyre er knstituert, 12
eller vurdere m spørsmålet bør drøftes i de fem kmmunestyrene før frnyet behandling i fellesnemnda. Ved stemmelikhet har lederen dbbeltstemme. Alle saker av prinsipiell betydning skal frankres i det enkelte kmmunestyre før saken tas pp til behandling i fellesnemda. Reglene i kmmunelven g møte- g talerett fr rdførere, leder av kmmunestyret, administrasjnssjef g ansatte gjelder tilsvarende fr nemda. Reglene i 59 m lvlighetskntrll gjelder tilsvarende fr alle avgjørelser fellesnemnda fatter. Hver av kmmunene har i periden frem til sammenslåing ansvar fr sin rdinære drift, men spørsmål sm kan ha betydning fr den nye kmmunen bør drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kmmunestyrer. Fellesnemnda kan på eget initiativ uttale seg m saker sm er til behandling i kmmunenes frskjellige utvalg, g sm kan ha knsekvenser fr byggingen av den nye kmmunen. Inndelingslva gir fellesnemnda et særlig ansvar fr saker av øknmisk betydning. Fellesnemnda skal uttale seg m kmmunenes budsjett g øknmiplaner, g frbereder budsjettet 2020 g øknmiplanen 2020 2023 fr kmmunestyret i den nye kmmunen. Kmmuneplanen samrdnes gjennm å etablere en felles prsess. Fellesnemnda vedtar (etter innstilling fra kntrllutvalgene i de deltakende kmmunene) revisjnsrdning fr den nye kmmunen. Fellesnemnda setter gså ned de plitiske delprsjektene. Nemndas knstituering skjer med frbehld m vedtak i Strtinget m sammenslåing av Askim, Eidsberg, Hbøl, Spydeberg g Trøgstad kmmuner 8. juni 2017. Dersm Strtinget fatter vedtak m sammenslåing, knstitueres nemda etter at felles kmmunestyremøte er avhldt i regi av Fylkesmannen, jfr. Inndelingslva 25. Medlemmer i Fellesnemnda 6.3 Delegasjn til fellesnemnda Fellesnemda skal tilstrebe knsensus. Fellesnemda skal: 1. Gjennmgå g vurdere alle prinsipielle frhld vedrørende sammenslåingsprsessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker sm er nødvendig fr å etablere den nye kmmunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kmmunene. Denne bestemmelsen skal legges til grunn fr tlkningen av bestemmelsene i punktene 2-19. 2. Nemnda dispnerer engangstilskudd fra staten, g eventuelle andre tilskudd, i frbindelse med kmmunesammenslåingen (Se punkt 11). 3. Ansette prsjektleder/rådmann fr den nye kmmunen etter innstilling fra fem kmmunestyrer. Rådmannen er prsjektleder fr sammenslåingsprsessen. 4. Fastsette den plitiske rganiseringen g den verrdnede administrative rganiseringen av den nye kmmunen. Kmmunestyret i den enkelte kmmune skal uttale seg m saken før den behandles i fellesnemda. 5. Utarbeide frslag til plitisk reglement, gdtgjørelsesreglement g øvrige reglement sm skal vedtas av kmmunestyret i den nye kmmunen. 6. Fastsette navn på den nye kmmunen, samt velge kmmunevåpen. 13
7. Fastsette arbeidsgiverplitikk fr den nye kmmunen i tråd med medbestemmelsesrdningen i hvedavtalen g arbeidsmiljølven. 8. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg g ppnevne arbeidsgivers representanter fra fellesnemnda til utvalget. Nemnda skal knsultere partssammensatt utvalg (PSU) bestående av seks representanter fra fellesnemnda, fem ansatte (frtrinnsvis med en representant fra hver hvedsammenslutning) g ett hvedvernembud sm har møte g talerett (utpekt blant de fem kmmunene) i alle saker frbundet med de ansattes interesser. 9. Fastsette mstillingsavtale sm legger grunnlag fr arbeidsgiverplitiske spørsmål under sammenslåingsprsessen g sm sørger fr at lver, regler g avtaler m ansattes g tillitsvalgtes medvirkning ved sammenslåing blir ivaretatt. 10. Inngå avtaler på vegne av den nye kmmunen, herunder vurdere eksisterende vertskmmunesamarbeid, interkmmunale selskap.l. Fellesnemnda fatter vedtak i alle saker sm er nødvendig fr å etablere den nye kmmunen, med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kmmunene. En eventuell ppløsning av IKS (g eventuelle andre interkmmunale samarbeider), må behandles i det enkelte kmmunestyret, jfr. IKS-lven 32. 11. Fastsette budsjett fr prsjektet 2017 2019, g dispnere mstillingsmidlene. 12. Utarbeide verrdnede øknmiske handlingsregler fr de fem kmmunene fr 2018 g 2019, primært innenfr investeringer, fndsdispnering g større øknmiske frpliktelser sm vil påvirke den nye kmmunens øknmi fra 2020. 13. Velge revisr til fellesnemd g sørge fr en hensiktsmessig kntrllutvalgsrdning. 14. Fremlegge frslag til budsjett g øknmiplan fr det nye kmmunestyret. 15. Freslå nye satser fr ffentlige avgifter, gebyrer g egenbetalinger. 16. Freslå revisr fr den nye kmmunen til kmmunestyrets første møte. 17. Fastsette gdtgjørelser fr fellesnemdas virksmhet g andre ppnevnte utvalg underlagt fellesnemda. 18. Utarbeide frslag til beredskapsplan fr den nye kmmunen. 19. Utarbeide en strategisk kmmunikasjnsplan fr arbeidet med kmmunesammenslåingen. 6.4 Partssammensatt utvalg (PSU) Det pprettes et partssammensatt utvalg fr drøfting av saker sm gjelder frhldet mellm den nye kmmunen sm arbeidsgiver g de ansatte, i tråd med bestemmelsene i etter kmmunelvens 25, arbeidsmiljølven, inndelingslvens 26 g Hvedavtalen. Syv representanter fra fellesnemnda utgjør arbeidsgivers medlemmer i et partssammensatt utvalg, sm har samme funksjnstid sm fellesnemnda. Fra arbeidstakersiden ppnevner de ansatte fem medlemmer. Ett hvedvernembud, utpekt blant hvedvernembudene i de fem kmmunene, har møte- g talerett i PSU. Prsjektleder saksfrbereder til PSU. Det partssammensatte utvalget sørger fr at prsessen fram til 1. januar 2020 skjer i samsvar med bestemmelsene i nevnte lv- g avtaleverk sm regulerer frhldet mellm kmmunen sm arbeidsgiver g de ansatte. Medlemmer i Partssammensatt utvalg (PSU) 6.5 Felles gruppelederfrum 14
Felles gruppelederfrum består av samtlige gruppeledere fra alle partier representert i kmmunestyrene i de fem eksisterende kmmunene. Felles gruppelederfrum skal være et ufrmelt drøftingsfrum fr fellesnemnda, men uten beslutningsmyndighet. Arbeidsutvalget møter i felles gruppelederfrum. 6.6 Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget er underlagt fellesnemnda g består av de fem rdførerne i kmmunene, samt prsjektleder/rådmann i ny kmmune. Utvalget frbereder sakskartet g møtene i fellesnemnda. Arbeidsutvalget kan på vegne av fellesnemnda krdinere eventuelle arrangementer, aktiviteter g infrmasjnstiltak. Medlemmer i Arbeidsutvalget 6.7 Prsjektleder/rådmann Det er ansatt en prsjektleder fr byggingen av den nye kmmunen. Det skal snarest mulig ansettes en rådmann fr den nye kmmunen sm vil verta prsjektlederrllen frem til 1 januar 2020 g deretter være rådmannen i den nye kmmunen. Etter ansettelsen av ny ledergruppe til den nye kmmune, vil ledergruppen støtte prsjektleder/rådmann i ivaretakelse av prsjektledelsen. I hele prsjektperiden samarbeider prsjektleder tett med rådmennene i de fem eksiterende kmmunene. Prsjektleder knsulterer med arbeidsutvalget ved ansettelse av ny ledergruppe. Prsjektlederen har ledelses- g krdineringsansvar fr det verrdnede sammenslåingsprsjektet g de ulike delprsjektene, g må rapprtere jevnlig m status til fellesnemnda i tråd med styrings- g rapprteringssystemet sm skal tas i bruk. Dette innebærer å sørge fr at det utarbeides g gdkjennes nødvendig styrende dkumenter fr gjennmføringen av delprsjektene, slik at de strategiske målene realiseres innenfr gitte rammer. Prsjektleder har ansvar fr å frberede g innstille på saker til behandling i Fellesnemnda g PSU. Prsjektleder er ansvarlig fr at prsjektet er frmålstjenlig g effektivt rganisert g at det ppretthldes nødvendig fremdrift i leveranser. Fellesnemnda gir prsjektleder mandat til å pprette de administrative delprsjektene, g prsjektleder har et særskilt ansvar m å hlde fellesnemnda løpende rientert m status g framdrift. 6.8 Prsjektstab Prsjektstaben vil være prsjektlederens/rådmannens stab i prsjektperiden, g settes sammen etter behv. Fr prsjektperiden er det ansatt prsjektkrdinatr g rådgivere innen HR, anskaffelser, digitalisering g jus. Prsjektstab 6.9 Tillitsvalgtes- g vernetjenestens rlle i prsjektrganiseringen Tillitsvalgte g representanter fr vernetjenesten skal ha en sentral plass i prsjektperiden. Behvet fr representasjn fra fagrganisasjnene i mange fra krever at fagrganisasjnene selv finner en 15
hensiktsmessig rganisering, på tvers av de fem kmmunene. Det er avgjørende at tillitsvalgte sm sitter i PSU, delprsjektgrupper g fagteam er tydelige på hvem de representerer i ulike fra; eget frbund, egen kmmune eller alle ansatte. I tillegg til dette vil det være behv fr å samrdne de tillitsvalgtes innsats mellm de fem kmmunene. Hvedtillitsvalgte (HTV) Hvedvernembud (HVO) 6.10 Styringsgruppe Det er etablert en felles styringsgruppe fr alle delprsjektene. Styringsgruppen består av rdførere g rådmenn fra alle kmmunene, samt 3 hvedtillitsvalgte, ett hvedvernembud g prsjektleder. Styringsgruppen ledes av rdfører Erik Unaas. Fellesnemnda har vedtatt et eget mandat fr styringsgruppens arbeid. Styringsgruppe 16
7. Delprsjekt Prsjektet med å bygge en ny kmmune består av tre typer delprsjekter: Plitiske delprsjekt: De plitiske delprsjektene har en direkte styringslinje fra fellesnemnda. Prsjektleder har allikevel ansvar fr frberedelse/innstille sakene sm skal til frmell behandling i fellesnemnda. Felles delprsjekt: Disse delprsjektene har ansvaret fr ppgaver sm krever kartlegging, utredninger g planarbeid, med behv fr krdinering på tvers av de fem kmmunene g på tvers av plitikk g administrasjn. Administrative delprsjekt: Her går det en direkte styringslinje fra prsjektleder til ledere av delprsjekt. Prsjektgrupper g deltakere 7.1 Plitiske delprsjekt Den plitiske delen av prsjektet rganiseres sm ulike delprsjekt med egne delprsjektledere g prsjektgrupper. Innenfr de mest mfattende delprsjektene vil det være behv fr å nedsette ytterligere grupper fr å utrede/ivareta avgrensede ppgaver. Dette kan eksempelvis dreie seg m å utrede en bestemt prblemstilling, eller utarbeide beslutningsgrunnlag fr en anbefaling. Graden av gdtgjørelse avhenger av størrelsen på prsjektet, milepæler fr levering g det øknmiske handlingsrmmet. 17
7.2 Felles delprsjekt Plitisk g administrative samarbeidsprsjekt Flere av prsjektene det skal arbeides med i byggingen av ny kmmune vil kreve et nært samspill mellm plitisk g administrativt nivå. 18
7.3 Administrative delprsjekt Den administrative delen av prsjektet rganiseres i ulike delprsjekter, på lik linje sm de plitiske delprsjektene. Det ppnevnes en delprsjektleder fr hvert delprsjekt. Delprsjektledere frikjøpes fra deler av sin stilling fr å kunne priritere prsjektarbeidet. Graden av frikjøp avhenger av størrelsen på prsjektet, milepæler fr levering, sm skal ledes g det øknmiske handlingsrmmet. 19
Oppsummering Delprsjektene er ment å fungere sm prsjektgrupper, med ansvar fr å utrede g kmme fram til frslag til løsning innenfr sitt mandat. Delprsjektgruppene skal på basis av mandatet detaljplanlegge delprsjektet g utarbeide en fremdriftsplan med tydelige milepæler fr sitt arbeid, i tråd med delprsjektmalen. Delprsjektene er selv ansvarlig fr å gjennmføre de utredninger sm er nødvendig fr å ppfylle sitt mandat, men kan støtte seg til prsjektleder g eventuelt kmmuneadministrasjnene ved behv. Delprsjektene Anskaffelser, digitalisering g kmmunikasjn vil løpende gi bistand g prsessveledning til de andre prsjekt/arbeidsgruppene. Delprsjektleder skal hlde prsjektleder løpende rientert m status i arbeidet g hendelser sm kan frrykke fremdriften i prsjektet. Det vil gså innenfr disse delprsjektene kunne bli behv fr å nedsette ytterligere undergrupper fr å utrede/ivareta avgrensede ppgaver. Dette kan eksempelvis dreie seg m å utrede en bestemt prblemstilling, eller utarbeide beslutningsgrunnlag fr en anbefaling. Disse gruppene skal samle fagekspertise på tvers av de fem kmmunene. Gruppene skal være hurtigarbeidende g ha et ppgave- g tidsavgrenset mandat. Det er gjennm innsats i delprsjekt g grupper at ledere g medarbeidere fra Askim, Eidsberg, Hbøl, Spydeberg g Trøgstad kmmuner i størst utstrekning vil bli invlvert i prsjektet g byggingen av ny kmmune. Deltagelse i delprsjektene er derfr en særdeles viktig arena fr medvirkning. 20
Endringslgg 18.01.2018. Versjn 2 Prsjektplanen er tydeliggjrt ved å frsterke betydningen av øknmiske utfrdringer, fkus på flkehelse, miljøhensyn, invlveringsprsesser g vernetjenestens deltagelse i prsjektet. Dkumentet er ppdatert ved å justere verrdnet fremdriftsplan rganisasjnskart g beskrive styringsgruppa fr delprsjektene. Planen er tydeliggjrt ved å fjerne ne verflødig tekst g figurer. Det er satt inn relevante linker i dkumentet. 21